Цель управления проектом: передача сведений по проекту

Передача сведений о проекте часто бывает сложной задачей, будь то получение сведений о состоянии от команды или передача сведений о состоянии проекта руководителям. Узнайте, когда и как передавать сведения о проекте и сообщать о ней. В противном случае пострадает эффективная совместная работа, и успех проекта может оказаться под угрозой. Ссылки на другие статьи из серии справочных руководств по управлению проектами см. в статье Схема управления проектами.

Советы по управлению проектами, которые следует прочитать до начала работы . . .

• Перечисление заинтересованных лиц Перед началом проекта узнайте, кто ваши заинтересованные лица. Один из верных способов остановить проект — забыть о критическом заинтересованных лицах, которые влияют на ваш проект.
• Создание плана коммуникации на ранних этапах Разработайте стратегии и процессы коммуникации в проекте до начала проекта. Еще лучше, чтобы процессы коммуникации отображались в качестве задачи в первых строках вашего проекта, чтобы эта важная часть совместной работы стала обязательством всех.
• Часто общайтесь Сбор сведений о состоянии задачи раз в неделю — это право на устранение проблем, прежде чем они обостряются. Если вы общаетесь чаще, участники команды могут прекратить отправку обновлений из-за дополнительного времени на их подготовку.
• Поиск проблем Если все, кажется, идет хорошо, потому что вы не слышали ничего негативного, вы, вероятно, направляетесь к неприятностям. Даже самые лучшие запускаемые проекты имеют проблемы. Ваша работа заключается в том, чтобы найти их, прежде чем они перерастут в более крупные проблемы.
• Использование соответствующей технологии Понимание потребностей участников команды и заинтересованных лиц в общении. Например, участники команды, сообщая о состоянии задачи, могут использовать электронную почту или Project Online, тогда как руководитель может предпочесть хорошо представленную диаграмму или сводную таблицу. Ниже приведен список программ, которые можно использовать для общения.

Приложение	Преимущества	Недостатки
Project	Встроенные инструменты презентации для всех уровней заинтересованных лиц. Легко понятные представления временная шкала и планировщика команд. Экспортирует данные в Excel и Visio для обмена сложными данными.	Ваша компания может не использовать Project. Проекты, над которые работает ваша компания, могут быть слишком малы, чтобы воспользоваться преимуществами мощного программного обеспечения для планирования.
Project Online	Лучше всего подходит для расширенного взаимодействия и создания отчетов о проекте в организации. Может сравнить состояние нескольких проектов или для портфеля проектов.	Небольшим компаниям может потребоваться помощь консультантов для установки и использования Project Online.
Excel	Project может экспортировать данные в Excel для расширенного анализа, например ANOVA и анализа полученной стоимости. Идеально подходит для раннего планирования проектов или для высокоуровневых конечных результатов, которые позже можно добавить в Project.	В Excel отсутствуют функции автоматического планирования для более сложных проектов.
Word	Идеально подходит на этапе запуска, когда необходимо совместно использовать документы планирования, такие как бюджеты и конечные планы.	Не идеально подходит для визуальных презентаций для заинтересованных лиц руководства. Вместо этого используйте собственные функции отчетов Excel, Visio, PowerPoint или Project.
SharePoint	Предлагает функции синхронизации без Project Server. Изменение в одном списке задач будет отражено в другом.	Затраты на развертывание по всей компании. Если у вас нет корпоративных ресурсов для установки SharePoint, вы можете использовать Microsoft 365 с SharePoint Online.
PowerPoint	Идеально подходит для презентаций с эффектными данными для руководителей заинтересованных лиц.	Аналитикам и инженерам могут потребоваться более подробные диаграммы для сложного анализа бюджета.
Visio	Идеально подходит на начальных этапах проекта, где необходимо передать бизнес-процессы и производственные процессы с помощью блок-диаграмм или других схем.	Может представлять слишком много информации для аудитории руководителей. Вместо этого используйте собственные функции отчетов Project.
Microsoft Teams	Идеально подходит для команд в разных местах. Вы можете делиться информацией о проекте с помощью обмена мгновенными сообщениями, голосовой связи, видео или во время собраний по сети.	Может потребоваться развертывание ИТ-отдела.

Передача сведений о проекте

Проверка обновлений состояния из Project Online	Если ваша команда использует Project Online, скачайте обновления состояния задачи с сервера, прежде чем общаться с командой о ходе выполнения проекта.
Отслеживание хода выполнения календарного плана	Существуют простые способы отслеживания хода выполнения, а есть и более сложные способы. Найдите способ, который лучше всего подходит для вашего проекта и вашей команды.
Передача сведений о полученной стоимости	Сбор сведений о полученной стоимости — это более сложный, но очень мощный шаг к обнаружению положительных и плохих показателей производительности проекта. Общие факты, которые вы получаете от этого, это то, что ваши заинтересованные лица хотят видеть.
Создание отчета о проекте	С помощью Project можно создавать и настраивать яркие графические отчеты для любых данных проекта, не используя другое программное обеспечение. По мере работы над проектом отчеты изменяются, чтобы отражать последние сведения— обновления вручную не требуются.
Синхронизация со списком задач SharePoint	Участники команды могут просматривать расписание и обновлять свою работу в SharePoint, а вы увидите изменения в Project. И наоборот.
Использование Microsoft 365	Передача сведений о проекте с помощью Microsoft 365. Пока вы работаете на компьютере с подключением к Интернету, вы можете работать с документами, используя полные версии Word, Excel, PowerPoint или OneNote— по запросу в любом месте.
Публикация изменений к задачам на сервере	Когда вы вносите изменения в задачи, опубликуйте эти изменения в Project Online, чтобы у всех была правильная информация для продолжения работы.
Взаимодействие с Microsoft Teams	Если люди не могут прийти на собрание, используйте Teams для обмена информацией о проекте. Делитесь слайдами PowerPoint, листами Excel или записной книжкой OneNote, чтобы поделиться планами проектов. People могут участвовать в собраниях по сети в своем офисе, дома или с помощью мобильного устройства.

Вернуться к статье Схема управления проектами