Введение в использование выражений

Применяется к

Access для Microsoft 365 Access 2024 Access 2021 Access 2019 Access 2016

Выражения можно использовать для различных задач в Microsoft Access, таких как выполнение математических вычислений, объединение или извлечение текста или проверка данных. В этой статье содержатся общие сведения о выражениях: когда их следует использовать, какие составные части и как они сравниваются с формулами Microsoft Excel.

В этом разделе...

Общие сведения о выражениях
Способы использования выражений
Примеры выражений
Компоненты выражений
Сравнение выражений Access и формул Excel

Общие сведения о выражениях

Это можно представить себе следующим образом: если вы хотите, чтобы приложение Access сделало что-то, вам нужно обратиться к нему на его языке. Например, предположим, что вы хотите сказать Access : "Посмотрите на поле BirthDate в таблице Клиенты и сообщите мне год рождения клиента". Это выражение можно записать как:

DatePart("yyyy",[Customers]![BirthDate])

Это выражение состоит из функции DatePart и двух значений аргументов: "yyyy" и [Customers]![BirthDate].

Рассмотрим его более подробно.

Пример выражения

1 DatePart — это функция, которая проверяет дату и возвращает определенную часть. В этом случае используются первые два аргумента.

2 Аргумент interval сообщает Access, какую часть даты следует вернуть. В этом случае указывает Access, "yyyy" что требуется только часть возвращаемой даты года.

3 Аргумент date сообщает Access, где искать значение даты. В этом случае [Customers]![BirthDate] указывает Access, что нужно искать дату в поле BirthDate таблицы Customers.

Способы использования выражений

С помощью выражений можно делать следующее:

Вычислять значения, которые отсутствуют в данных. Можно вычислять значения в полях таблиц и запросов и в элементах управления форм и отчетов.
Присваивать значения по умолчанию полям таблиц или элементам управления в формах и отчетах. Эти значения по умолчанию отображаются при каждом открытии таблицы, формы или отчета.
Создавать правила проверки, чтобы определять значения, которые пользователь может вводить в поле или элемент управления.
Определять условия запроса для ограничения результатов нужным подмножеством.

Вычисление значений

Один из наиболее распространенных способов использования выражений в Access — вычисление значений, которые присутствуют непосредственно в данных. Столбец в таблице или запросе, в котором сохраняются результаты таких вычислений, называется вычисляемым полем. Вы можете создать вычисляемое поле, в котором объединяются данные из двух или нескольких полей таблицы. Например, имена и фамилии часто хранятся в разных полях. Если вы хотите объединить имена и фамилии, а затем отобразить их в одном поле, можно создать вычисляемое поле в таблице или запросе:

[FirstName] & " " & [LastName].

В этом случае амперсанды (&) объединяют значение в FirstName поле, пробел (пробел, заключенный в кавычки) и значение в LastName поле.

Определение значения по умолчанию

В Microsoft Access с помощью выражений можно установить значения по умолчанию для поля в таблице или элемента управления. Например, чтобы задать значение по умолчанию для поля даты текущей даты, в поле Свойства Значение по умолчанию для этого поля введите:

Date()

Создание правила проверки

Кроме того, выражения можно использовать для настройки правила проверки. Например, правило проверки можно использовать в элементе управления или поле таблицы, чтобы требовать ввода даты, которая не предшествует текущей. В этом случае в поле свойства ValidationRule (Правило проверки) нужно ввести выражение:

>= Date()

Определение условий запроса

Наконец, выражения можно использовать для определения условий запросов. Предположим, что необходимо получить данные о продажах для заказов, поставленных в определенный период времени. Можно ввести условия для определения диапазона данных, а Microsoft Access вернет только те строки, которые соответствуют им. Например, выражение может выглядеть следующим образом:

Between #1/1/2017# And #12/31/2017#

При добавлении условий в запрос и выполнении этого запроса возвращаются только те значения, которые соответствуют указанным датам.

Примеры выражений

В приведенной ниже таблице представлены некоторые примеры выражений Access и типичные способы их использования.

Выражение	Назначение
`=[RequiredDate]-[ShippedDate]`	Вычисляет разницу между значениями дат в двух текстовых полях (RequiredDate и ShippedDate) отчета.
`Date()`	Устанавливает текущую дату в качестве значения по умолчанию для поля даты и времени в таблице.
`Between #1/1/2017# And #12/31/2017#`	Определяет условия для поля даты и времени в запросе.
`=[Orders Subform].Form!OrderSubtotal`	Возвращает значение элемента управления OrderSubtotal подчиненной формы Orders в форме Orders.
`>0`	Задает правило проверки для числового поля таблицы: пользователи должны вводить значения больше нуля.

Некоторые выражения начинаются с оператора equal (=), а другие — нет. При вычислении значения для элемента управления в форме или отчете = для начала выражения используется оператор . В других случаях, например при вводе выражения в запросе или в свойстве DefaultValue или ValidationRule поля или элемента управления, оператор не используется = , если вы не добавляете выражение в текстовое поле таблицы. В некоторых случаях, например при добавлении выражений в запросы, Access автоматически удаляет = оператор.

Компоненты выражений

Выражение представляет собой набор компонентов, используемых по одному или в сочетании друг с другом, который дает определенный результат. Вот эти компоненты:

идентификаторы — имена полей таблицы или элементов управления в форме или отчете либо свойства этих полей или элементов управления;
Операторов Например, + (плюс) или - (минус).
Функции Например, СУММ или AVG.
константы — постоянные значения, например текстовые строки или числа, не вычисляемые выражением;
Значения Строки, например "Введите число от 1 до 10" или числа, например 1254, которые используются в операциях.

Эти компоненты описаны более подробно в разделах ниже.

Идентификаторы

Идентификатор — это имя поля, свойства или элемента управления. Идентификаторы используются в выражении для ссылки на значение, связанное с полем, свойством или элементом управления. Например, рассмотрим выражение =[RequiredDate]-[ShippedDate]. Это выражение вычитает значение ShippedDate поля или элемента управления из значения RequiredDate поля или элемента управления. В этом выражении оба RequiredDate и ShippedDate служат идентификаторами.

Оператор

Access поддерживает различные операторы, включая распространенные арифметические операторы, такие как +, -, * (умножение) и / (деление). Можно также использовать операторы сравнения, такие как < (меньше) или > (больше) для сравнения значений, текстовые операторы, такие как & и + для объединения текста, логические операторы, такие как Not и And для определения значений true или false, а также другие операторы, относящиеся к Access.

Функции

Функции — это встроенные процедуры, которые можно использовать в выражениях. Функции можно применять для широкого ряда операций, например для вычисления значений, работы с текстом и датами, а также для подведения итогов. Например, одной из распространенных функций является DATE, которая возвращает текущую дату. Функцию DATE можно использовать различными способами (например, в выражении, которое задает значение по умолчанию для поля или таблицы). В данном примере при добавлении новой записи в качестве значения для поля по умолчанию устанавливается текущая дата.

Для некоторых функций требуются аргументы. Аргумент — это значение, которое передает функции входные параметры. Если функции требуется несколько аргументов, они разделяются точкой с запятой. Например, рассмотрим функцию DATE в следующем примере выражения:

=Format(Date(),"mmmm d, yyyy")

В этом примере используются два аргумента:

Первым аргументом Date() является функция, которая возвращает текущую дату. Даже если аргументов нет, после имени функции необходимо ввести скобки.
Второй аргумент "mmmm d, yyyy", который отделен от первого аргумента запятой, указывает текстовую строку, чтобы указать функции FORMAT, как форматировать возвращаемое значение даты. Обратите внимание: текстовую строку необходимо заключить в кавычки.

Это пример также иллюстрирует вложение функций: результат, возвращенный одной функцией, часто служит аргументом другой функции. В этом случае Date() выступает в качестве аргумента.

Константы

Константа — это элемент, значение которого не изменяется во время работы Access. Константы True, Falseи Null часто используются в выражениях.

Значения

В выражениях можно использовать значения-литералы, такие как число 1254 или строка "Введите число от 1 до 10". Вы также можете использовать числовые значения, представляющие собой последовательность цифр и при необходимости содержащие знак и десятичный разделитель.

При использовании текстовых строк заключайте их в кавычки, чтобы они правильно интерпретировались в Access. В некоторых ситуациях Access вводит кавычки за пользователя. Например, при вводе текста в выражение для правила проверки или условий запроса Access автоматически заключает текстовые строки в кавычки.

Чтобы использовать значения даты и времени, заключите значения в знаки фунта (#). Например, #3-7-17#, #7-Mar-17#и #Mar-7-2017# являются допустимыми значениями даты и времени. Когда приложение Access встречает допустимое значение даты и времени, заключенное в символы "#", значение автоматически обрабатывается как имеющее тип даты и времени.

К началу страницы

Сравнение выражений Access и формул Excel

Выражения Access напоминают формулы Excel, так как для получения результатов в них используются похожие элементы. И в формулах Excel, и в выражениях Access содержатся некоторые или все из указанных ниже элементов.

Идентификаторы В Excel идентификаторы — это имена отдельных ячеек или диапазонов ячеек в книге, таких как A1, B3:C6 или Sheet2. C32. В Access идентификаторами являются имена полей таблицы (например [Contacts]![First Name], ), элементов управления в формах или отчетах (например, Forms![Task List]![Description]) или свойств этих полей или элементов управления (например, Forms![Task List]![Description].ColumnWidth).
Операторов В Access и Excel операторы используются для сравнения значений или выполнения простых вычислений данных. Примеры: + (плюс) или - (минус).
Функции В Access и Excel функции и аргументы используются для выполнения задач, которые невозможно выполнить только с помощью операторов. Например, можно найти среднее значение значений в поле или преобразовать результат вычисления в денежный формат. Примерами функций могут служить SUM и STDEV (в Excel — СУМ и СТАНДОТКЛОН). Аргументы — это значения, используемые для передачи данных функциям. И в Access, и в Excel есть много функций, но имена схожих функций в этих приложениях различаются. Например, функция СРЗНАЧ в Excel соответствует функции AVG в Access.
Константы. И в Access, и в Excel константы — это значения, которые не изменяются (например, числа, не вычисляемые с помощью выражений).
Значения В Access и Excel значения используются одинаково.

В выражениях Access используются такие же операторы и константы, как и в формулах Excel, но другие идентификаторы и функции. В то время как формулы Excel, как правило, используется только в ячейках листа, выражения Access используются во многих частях приложения для решения широкого круга задач, включая следующие:

создание вычисляемых элементов управления в формах и отчетах;
создание вычисляемых полей в таблицах и запросах;
составление условий в запросах;
проверка данных, вводимых в поле, элемент управления или форму;
группировка данных в отчетах.

Выражения Access и формулы Excel можно использовать для вычисления числовых значений или значений даты и времени с помощью математических операторов. Например, чтобы вычислить скидку для клиента, можно использовать формулу Excel =C2*(1–D2) или выражение = [Unit Price]*(1-[Discount])Access .

Выражение Access или формулу Excel можно использовать для объединения, разбиения или другой обработки строк с помощью строковых операторов. Например, чтобы объединить имя и фамилию в одну строку, можно использовать формулу Excel =D3 & "" & D4 или выражение = [First Name] & " " & [Last Name]Access .