В Access есть несколько способов повторного использования структуры базы данных. Вы можете сохранить всю базу данных как шаблон, часть базы данных как часть приложения или поле или набор полей как шаблон типа данных. В каждом случае Access создает файл, которым можно поделиться с другими пользователями. Точно так же вы можете использовать такие файлы сторонних производителей.
В этой статье описывается сохранение различных объектов баз данных в качестве шаблонов, в некоторых случаях включающих данные. Здесь также рассматриваются различные файлы шаблонов и способы их совместного использования. В этой статье приведены некоторые сведения о частях приложения, которые поставляются с Access.
В этом разделе...
- Обзор
- Сохранение и совместное использование элементов структуры базы данных
- Сохранение базы данных как шаблона базы данных или части приложения (*.accdt)
- Сохранение поля в качестве шаблона типа данных (*.accft)
- Повторное использование структуры базы данных стороннего производителя
Обзор
Иногда не хочется начинать все с нуля. Когда вы тратите много времени на правильный дизайн, вы хотите извлечь из него максимальную пользу, например, повторно использовать. Или, может быть, вы хотите воспользоваться преимуществами проектной работы, уже проделанной другими. В Access есть три основных способа повторного использования структуры базы данных:
- Шаблоны баз данных — это файлы (тип *.accdt), которые можно использовать для создания новой базы данных. Как правило, база данных, созданная на основе шаблона, готова к использованию, но ее можно настроить для конкретных нужд. Например, шаблон веб-базы данных "Ресурсы" предлагает основные возможности управления активами, но вы можете захотеть расширить их, добавив некоторые сведения об отделах или бюджете, относящиеся к вашей организации. Access поставляется с различными шаблонами баз данных, которые можно отобразить в представлении Backstage при открытии Access.
- Части приложения представляют собой такие же файлы, как и шаблоны баз данных, но они используются для добавления элементов конструктора в существующую базу данных, а не для создания новой базы данных. Например, в части приложения "Комментарии" представлена таблица, настроенная для хранения комментариев, включая поле даты и времени. Некоторые части приложения запускают мастер, помогающий создать отношение для определения того, как часть приложения вписывается в существующие таблицы. Access состоит из нескольких частей приложения, которые можно найти на вкладке "Создание ".
- Шаблоны типов данных — это файлы, с помощью которых можно создавать новые поля и сочетания полей. Например, шаблоны с типами данных "Начальная и конечная даты" позволяют добавлять в таблицу пару полей даты и времени одним щелчком мыши. В шаблонах типов данных используется другой тип файлов (*.accft), отличный от типа шаблонов баз данных и частей приложения. Access поставляется с различными шаблонами типов данных, которые можно отобразить на вкладке "Поля ", если открыта таблица в режиме таблицы.
Сохранение и совместное использование элементов структуры базы данных
Создание шаблона базы данных или части приложения Сохраните базу данных как файл *.accdt с помощью команд на вкладке "Файл ". (Инструкции см. в разделе "Сохранение и повторное использование элементов структуры базы данных".) Затем с помощью шаблона можно создать новую базу данных или, если это часть приложения, добавить ее функции в существующую базу данных.
Шаблоны баз данных и части приложений, которые вы создаете, по умолчанию хранятся в папке шаблонов данных перемещаемых приложений (например, C:\Users\<username>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Access\). Файлы шаблонов можно поместить в эту папку, чтобы сделать их доступными в качестве шаблонов баз данных или частей приложения. Точно так же вы можете скопировать файлы шаблонов из этой папки и передать их другим пользователям для личного использования.
Примечание
Как всегда, будьте осторожны при использовании файлов сторонних производителей.
Создание шаблона типа данных Сохраните выбранные поля таблицы в файле *.accft с помощью команды на вкладке "Поля ". (Инструкции см. в разделе "Сохранение и повторное использование элементов структуры базы данных".)
Создаваемые шаблоны типов данных по умолчанию хранятся в папке шаблонов данных перемещаемых приложений (например, C:\Users\<username>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Access\). Файлы шаблонов типов данных можно поместить в эту папку, чтобы сделать их доступными в качестве типов данных для новых полей. Точно так же вы можете скопировать файлы шаблонов из этой папки и передать их другим пользователям для личного использования.
Примечание
Как всегда, будьте осторожны при использовании файлов сторонних производителей.
Сохранение базы данных как шаблона базы данных или части приложения (*.accdt)
База данных сохраняется как шаблон базы данных или часть приложения с помощью команд на вкладке "Сохранить & Опубликовать " в представлении Backstage.
На вкладке "Файл " нажмите кнопку "Сохранить" & "Опубликовать".
В группе "Сохранить базу данных как" щелкните "Шаблон".
В диалоговом окне "Создание шаблона из этой базы данных " укажите указанные ниже поля.
Name (Имя) Обязательно. Введите текст, который будет идентифицировать шаблон или часть приложения. Access отображает это имя рядом с шаблоном или частью приложения.
Описание Введите текст, описывающий содержимое или назначение шаблона или части приложения. Это появится во всплывающей подсказке для части шаблона или приложения.
КатегорияВыберите "Пользовательские шаблоны ", чтобы часть приложения отображалась в разделе "Пользовательские шаблоны" на ленте (по умолчанию). Можно также добавить категорию, введя ее, и затем назначить эту и будущую части приложения этой категории. Новая категория появится на ленте.
Значок Укажите значок, который будет отображаться для шаблона или части приложения. Для частей приложения этот значок будет отображаться в коллекции частей приложения на ленте.
Предварительный просмотр Укажите изображение большего размера, которое будет отображаться в шаблоне в представлении Backstage. При выборе шаблона вы увидите это изображение.
главная таблица Укажите таблицу, которая будет основной таблицей для части приложения. Эта таблица будет использоваться по умолчанию для связи части приложения с другими таблицами в базе данных, в которую она добавлена. Когда кто-то использует часть приложения, Access запускает мастер для создания отношения. Хотя главная таблица используется по умолчанию, при запуске мастера можно выбрать другую таблицу.
Форма создания экземпляра Укажите форму, которая будет открываться по умолчанию при первом открытии баз данных, созданных на основе этого шаблона. Эта форма по умолчанию открывается только один раз. Форма может содержать код, выполняемый при открытии, но наличие кода приведет к появлению предупреждения системы безопасности.
Прикладная часть Установите этот флажок, чтобы сохранить базу данных как часть приложения. Если эта проверка снята, база данных будет сохранена как шаблон базы данных.
Примечание
Необходимо установить это поле проверка, прежде чем указывать значение для главной таблицы.
Включить данные в шаблон Установите этот флажок для проверки, чтобы сохранить данные, хранящиеся в базе данных как часть шаблона. При создании новых баз данных на основе шаблона в них указываются эти данные.
Нажмите кнопку "ОК", чтобы сохранить шаблон. По умолчанию Access сохраняет шаблон в папке C:\Users\<current user>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Access\.
Сохранение поля в качестве шаблона типа данных (*.accft)
Чтобы создать шаблон типа данных, необходимо выбрать поле или сочетание полей, а затем с помощью команды на ленте сохранить их в качестве шаблона. Перед началом настройки убедитесь, что поле или поля настроены нужным образом: укажите все свойства, которые нужно сохранить, в шаблоне типа данных. Например, если вы хотите создать шаблон с типом данных "евро", можно создать поле валюты и задать для него формат в евро.
Откройте таблицу с полями, которые требуется сохранить как шаблон.
Выберите поле или поля, которые требуется сохранить для повторного использования.
На вкладке "Поля " в группе "Добавление & удаление " нажмите кнопку "Другие поля" и выберите пункт "Сохранить выделенный тип данных".
В диалоговом окне "Создание типа данных из полей " задайте следующие параметры:
- Name (Имя) Обязательно. Он определяет ваш шаблон типа данных и отображается в списке доступных полей при выборе поля из списка "Другие поля ".
- Описание Введите текст, описывающий содержимое или назначение шаблона типа данных. Это видно во всплывающей подсказке, которая появляется при наведении указателя мыши на шаблон типа данных в списке "Другие поля ".
- Категория Выберите категорию, в которой нужно добавить шаблон типа данных в списке "Другие поля ". По умолчанию выбрана категория "Пользовательские типы".
- Форма создания экземпляра При необходимости укажите форму, которая будет открываться по умолчанию при первом использовании шаблона типа данных.
Нажмите кнопку "ОК", чтобы сохранить шаблон типа данных.
Повторное использование структуры базы данных стороннего производителя
Вы можете добавить на ленту шаблон базы данных или часть приложения стороннего производителя, поместив копию файла .accdt в соответствующую папку на компьютере.
Получите файл шаблона (он должен иметь расширение .accdt или .accft).
Поместите копию файла в <папку System Root>Users\<Current user>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Access\, где:
<Корневой> каталог системы — это корневая папка установки Windows (обычно C:\).
<текущий пользователь> — это имя пользователя, которое вы использовали для входа в Windows.
Примечание
Если папки еще нет, создайте ее.
Выполните одно из следующих действий:
- Чтобы использовать шаблон базы данных, на вкладке "Файл " нажмите кнопку " Создать", щелкните пункт "Мои шаблоны", выберите нужный шаблон и нажмите кнопку "Создать".
- Чтобы использовать часть приложения, откройте базу данных, в которую нужно добавить часть, и на вкладке Создать щелкните Части приложения, а затем выберите нужную часть.
- Чтобы использовать шаблон типа данных, откройте таблицу, в которой нужно создать поле, а затем на вкладке "Поля " в группе "Добавить" & "Удалить " нажмите кнопку "Другие поля" и выберите нужный шаблон типа данных.