Важно
"Общие книги" — это более старая функция, которая позволяет нескольким пользователям совместно работать над книгой. Эта функция имеет множество ограничений и была заменена функцией совместного редактирования. Совместное редактирование Excel доступно в Приложения Microsoft 365, настольном клиенте Excel и Excel для подписчиков Microsoft 365.
Включение общих книг
- Прежде чем продолжить, вы должны быть уверены, что хотите использовать этот способ. Общие книги имеют ограничения, одним из которых является невозможность редактирования с помощью Excel для Интернета. Поэтому мы настоятельно рекомендуем совместное редактирование, которое заменяет общие книги.
- Создайте новую книгу или откройте существующую. Затем добавьте ее в сетевую папку. Например, поместите его в таком расположении, как \\server_name\folder_name. Не размещайте файл в OneDrive или SharePoint. Если вы хотите сохранить ее в эти расположения, используйте совместное редактирование.
- Выберите "Рецензирование>,предоставление общего доступа к книге".
Имейте в виду, что в последних версиях Excel эта кнопка скрыта. Ниже описано, как ее отобразить. - На вкладке Правка установите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно.
- На вкладке "Дополнительно" выберите параметры, которые нужно использовать для отслеживания и обновления изменений, а затем нажмите кнопку "ОК".
- Если книга новая, введите ее имя в поле Имя файла. Если это уже книга, нажмите кнопку "ОК", чтобы сохранить ее.
- Если книга содержит ссылки на другие книги и документы, проверьте их и исправьте все неработающие ссылки.
- Выберите "Сохранить файл>".
- Когда все будет готово, в верхней части окна Excel рядом с именем файла появится надпись — общая.
Дополнительные сведения
Неподдерживаемые возможности
Имейте в виду, что общие книги — это устаревший метод предоставления общего доступа. Поэтому при его использовании не поддерживаются различные возможности и действия. В таблице ниже приведн неполный список функций, которые не поддерживаются.
| Неподдерживаемые возможности | Неподдерживаемые действия |
|---|---|
| Создание и вставка таблиц | Вставка и удаление групп ячеек |
| Добавление и изменение условного форматирования | Удаление листов |
| Добавление или изменение проверки данных | Объединение ячеек и разделение объединенных ячеек |
| Создание и изменение диаграмм или отчетов сводных диаграмм | Сортировка и фильтрация по формату |
| Вставка или изменение рисунков и других объектов | Использование инструментов рисования |
| Вставка и редактирование гиперссылок | Назначение, изменение или удаление паролей |
| Создание, изменение и просмотр сценариев | Защита листов или книг и снятие защиты |
| Автоматическая вставка промежуточных итогов | Группировка или структурирование данных |
| Создание таблиц данных | Написание, запись, изменение, просмотр и назначение макросов |
| Создание и изменение отчетов сводных таблиц | Изменение или удаление формул массива |
| Создание и применение срезов | Добавление, переименование или удаление карт XML |
| Создание и изменение спарклайнов | Сопоставление ячеек с XML-элементами |
| Добавление или изменение листов диалогов Microsoft Excel 4 | Использование области задач "XML-источник", панели инструментов XML или XML-команд в меню "Данные" |
| Использование формы данных для добавления новых данных | |
| Добавление цепочки примечаний | Изменение и удаление цепочки примечаний |
Отключение пользователя
Перед отключением пользователей убедитесь, что они завершили работу с этой книгой. При удалении активных пользователей будут потеряны все их несохраненные изменения.
- Выберите "Рецензирование>,предоставление общего доступа к книге".
Имейте в виду, что в последних версиях Excel эта кнопка скрыта. Ниже описано, как ее отобразить. - На вкладке Правка в списке Файл открыт следующими пользователями просмотрите имена пользователей.
- Выберите имя пользователя, которого нужно отключить, а затем выберите "Удалить пользователя". Хотя данное действие отключает пользователя от книги, это не мешает ему снова начать ее редактирование.
- Чтобы удалить любые личные параметры представлений удаленного пользователя, выберите " Просмотр>настраиваемых представлений " и удалите все представления других пользователей.
Перед отключением общих книг
Прежде чем отключить эту функцию, может потребоваться создать копию журнала изменений. Убедитесь, что все пользователи завершили свою работу.
- Выберите "Просмотреть,>отслеживать изменения>","Выделить изменения".
Имейте в виду, что в последних версиях Excel эта кнопка скрыта. Ниже описано, как ее отобразить. - В списке по времени выберите вариант Все.
- Снимите флажки пользователем и в диапазоне.
- Установите флажок "Изменения списка на новом листе" для проверки и нажмите кнопку "ОК".
- Теперь можно распечатать лист журнала или скопировать его и вставить в другую книгу.
Отключение общих книг
Выберите "Рецензирование>,предоставление общего доступа к книге".
Имейте в виду, что в последних версиях Excel эта кнопка скрыта. Ниже описано, как ее отобразить.На вкладке Правка убедитесь, что вы — единственный пользователь, находящийся в списке Файл открыт следующими пользователями.
Снимите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно. Если этот флажок недоступен, необходимо сначала отменить защиту книги. Для этого сделайте следующее:
- Нажмите кнопку "ОК", чтобы закрыть диалоговое окно "Предоставление общего доступа к книге ".
- На вкладке " Рецензирование " в группе "Изменения " выберите "Снять защиту общей книги".
- При появлении запроса введите пароль и нажмите кнопку "ОК".
- На вкладке " Рецензирование " в группе "Изменения " выберите "Предоставить общий доступ к книге".
- На вкладке Правка снимите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно.
- Когда вам будет предложено рассказать о последствиях для других пользователей, нажмите кнопку "Да".