Использование функции слияния в Word для создания и печати стандартных писем, в которых используются данные с листа Excel

Вставка полей слияния

Вставьте поля слияния в те места, где требуется разместить имена, адреса и другую информацию из источника данных. Для вставки полей слияния выполните следующие действия.

1. В основном документе щелкните то место, в которое необходимо вставить поле.

2. Вставьте один из следующих параметров.
   

   • Адресный блок с именем, адресом и другой информацией.
     

     1. Щелкните Блок адреса.

     2. В диалоговом окне Вставка блока адреса выберите элементы адреса, которые необходимо включить, и нужные форматы, затем нажмите OК. Чтобы получить справку по параметру, щелкните вопросительный знак, а затем щелкните параметр.
        
        

     3. Чтобы получить справку по параметру, щелкните вопросительный знак, а затем щелкните параметр. Если появилось диалоговое окно Подбор полей, возможно, программе Word не удалось найти определенную информацию для блока адреса. Щелкните стрелку рядом с полем (отсутствует), затем выберите поле в источнике данных, соответствующем полю, необходимому для слияния.

   • Строка приветствия:
     

     1. Щелкните Строка приветствия.

     2. Выберите формат строки приветствия, включающий приветствие, формат имени и соответствующие знаки препинания.

     3. Выберите текст, который будет отображаться в тех случаях, когда программе Word не удается интерпретировать имя получателя. Например, программа Word не сможет интерпретировать имя, если в источнике данных для получателя указано только название компании, а имя и фамилия отсутствуют.
        

     4. Нажмите кнопку ОК.

     5. Если появилось диалоговое окно Подбор полей, возможно, программе Word не удалось найти определенную информацию для строки приветствия. Щелкните стрелку рядом с полем (отсутствует), затем выберите поле в источнике данных, соответствующем полю, необходимому для слияния.

   • Другие поля с информацией:
     

     1. Щелкните Другие элементы.

     2. Выполните одно из следующих действий.
        

        • Для выбора полей адресов, которые будут автоматически сопоставляться с соответствующими полями в источнике данных, даже в том случае, если имена полей источника данных не совпадают с именами ваших полей, щелкните Поля адреса.

        • Для выбора полей, которые всегда напрямую используют данные столбца базы данных, щелкните Поля базы данных.

     3. В диалоговом окне Поля выберите нужное поле.

     4. Щелкните Вставить, а затем Закрыть.

     5. Если появилось диалоговое окно Подбор полей, программе Word не удалось найти определенную информацию для вставки поля. Щелкните стрелку рядом с полем (отсутствует), затем выберите поле в источнике данных, соответствующем полю, необходимому для слияния.
        
        Примечание. При вставке поля из списка Поля базы данных и последующем переключении к источнику данных, в котором отсутствует столбец с таким же именем, Word не сможет вставить информацию этого поля в созданный документ.

   • Электронная почтовая марка.
     
     Для добавления электронной почтовой марки необходимо установить соответствующее программное обеспечение, приобретенное у стороннего поставщика в Интернете. Для использования электронной почтовой марки выполните следующие действия.

     1. Щелкните Почтовая марка.
        
        Если программное обеспечение для работы с электронными почтовыми марками не установлено, появляется запрос на его установку и предложение подключиться к следующему веб-узлу Microsoft Office:

        Печать электронных почтовых марок
        http://office.microsoft.com/services/service.aspx?sid=2.4

     2. Вставьте марку в соответствии с инструкциями программы.

   • Для добавления электронной почтовой марки необходимо установить соответствующее программное обеспечение, приобретенное у стороннего поставщика в Интернете. Для использования электронной почтовой марки выполните следующие действия. Почтовый штрихкод: Необходимо выбрать тип письма или конверта с поддержкой штрихкода POSTNET. Для использования почтового штрихкода выполните следующие действия.

     1. Щелкните Почтовый штрихкод.

     2. В диалоговом окне Вставка почтового штрихкода выберите соответствующие поля адреса.
        
        Примечание. Параметр Почтовый штрихкод отображается только при использовании программы Word на английском языке (США).

     3. Повторите шаг «а» и «б» для всех полей, которые необходимо вставить. ПРИМЕЧАНИЯ.

        • Нельзя ввести символы поля слияния (" ") или вставить их с помощью команды Символ в меню Вставка.

        • Если поля слияния заключены в фигурные скобки, например { MERGEFIELD City }, программа Word вместо значений отображает коды полей. Это не влияет на слияние, но при необходимости отображения результатов правой кнопкой мыши щелкните код поля, затем выберите Коды/значения полей в контекстном меню.

     Например, при использовании приведенной простой базы данных в вашем письме могут использоваться поля AddressBlock и GreetingLine, а первая страница будет выглядеть примерно так:

     26 февраля 2002 г.
     
     AddressBlock
     
     GreetingLine
     
     Введите сообщение.
     
     С уважением,
     
     Введите свое имя.
     
     

   Примечание. Для вставки полей слияния, работы с основным документом слияния и выполнения слияния можно использовать панель инструментов Слияние. Чтобы отобразить панель инструментов Слияние, в меню Сервис выберите Письма и рассылки, затем щелкните Показать панель инструментов слияния.
   
   
   На панели инструментов Слияние доступны дополнительные команды, отсутствующие в мастере слияния. Например, с помощью меню Вставить поле Word на панели инструментов Слияние можно вставлять поля Word для управления процессом слияния. Например, можно вставить поле IF, которое вставляет текст только в том случае, если в определенном поле слияния установлено указанное значение.
   
   Или можно щелкнуть Поиск ошибок для выполнения слияния и создания отчета об ошибках, содержащихся в основном документе.

Изменение формата объединенных данных

Для форматирования объединенных данных необходимо отформатировать поля в основном документе. Не форматируйте данные в источнике данных, поскольку это форматирование не сохраняется при слиянии данных в документе. Для изменения формата объединенных данных выполните следующие действия.

1. В основном документе выберите поле с информацией, которую необходимо отформатировать, включая символы, в которые заключено поле слияния (<< >>).

2. В Word 2003 и более ранних версиях щелкните Шрифт в меню Формат и установите нужные параметры.
   
   В Word 2007 щелкните нужный вариант в поле Шрифты темы в группе Шрифт на вкладке Главная.

Форматирование с помощью кодов полей

Для доступа к другим параметрам форматирования нажмите ALT+F9, чтобы отобразить коды полей, затем добавьте ключи в поля слияния. Ключ, используемый при работе с полями, является специальной инструкцией, которая приводит к выполнению определенного действия. В общем смысле ключ добавляется к полю для изменения результата.

Ниже приведены примеры использования ключей.

• Для отображения числа 34987,89 как $34 987,89 добавьте ключ числового формата (\#).

• Для печати имен клиентов в верхнем регистре добавьте ключ формата (\*).

• Чтобы размер и шрифт объединенной информации совпадали с размером и шрифтом, которые установлены для поля слияния, добавьте ключ Charformat (\*).

Персонализация отдельных писем

Для персонализации отдельных писем завершите слияние, а затем измените необходимую информацию в полученном объединенном документе. Для этого выполните следующие действия.

1. Щелкните Изменить часть писем.

2. В диалоговом окне Составные новые документы выберите записи, которые необходимо объединить.

3. Нажмите кнопку ОК.
   
   Word создает и открывает новый объединенный документ. Основной документ также остается открытым, и в него можно вернуться при необходимости изменения всех документов.

4. Найдите информацию, которую необходимо изменить, и внесите изменения.

5. Напечатайте или сохраните документ так же, как и любой другой документ.

Печать писем

Для печати писем воспользуйтесь одним из указанных ниже способов.

• Если элементы персонализированы и объединенный документ является активным, выполните следующие действия.
  

  1. В программе Word 2003 и более ранних версиях выберите пункт Печать в меню Файл.
     
     В программе Word 2007 нажмите кнопку Microsoft Office и щелкните Печать.

  2. Выберите нужные параметры.

• При необходимости печати напрямую из мастера слияния выполните следующие действия.
  

  1. На шаге 6 мастера слияния (завершение слияния), щелкните Печать.

  2. В диалоговом окне Составные печатные документы воспользуйтесь одним из следующих способов и нажмите кнопку OК.
     

     • Для печати всех документов щелкните Все.

     • Для печати документа, отображаемого в окне документа, щелкните Текущая запись.

     • Для печати диапазона документов щелкните С и введите номера записей в поля С и До.

  3. В диалоговом окне Печать выберите нужные параметры.

Сохранение объединенных писем для последующего использования

При необходимости изменения объединенных писем и их сохранения для последующего использования письма можно вставить в один документ. Для этого выполните следующие действия.

1. Щелкните Изменить часть писем.

2. В диалоговом окне Составные новые документы воспользуйтесь одним из следующих способов и нажмите кнопку OК.
   

   • Для объединения всех документов щелкните Все.

   • Для слияния только документа, отображаемого в окне документа, щелкните Текущая запись.

   • Для объединения диапазона документов щелкните С и введите номера записей в поля С и До.

3. Word открывает новый документ со всеми отдельными письмами. Затем можно сохранить документ для последующего использования так же, как и любой другой документ.