Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке) .
Сведения в этой статье рассказывается об понятие с помощью центра записей для хранения записей и управления ими. Вы найдете Общие рекомендации сведения в этой статье, чтобы помочь вам понять преимущества использования шаблона сайта центра записей. Более подробные сведения о создании и использовании центра записей воспользуйтесь ссылками в разделе См.
В этой статье
Общие сведения
Центр записей предназначен для использования в качестве централизованного репозитория для хранения записей предприятия, таких как юридические и финансовые документы, и управления ими. Его возможности охватывают весь процесс управления записями — от сбора до ликвидации. Проектированием и настройкой сайта центра записей, как правило, занимаются специалисты в области управления записями и информационных технологий для обеспечения поддержки установленной на предприятии схемы ведения документации.
Примечание: SharePoint предоставляет возможность управлять записями «.» Управление записями по месту можно использовать любые доступные функции в центр записей, например, применение политик управления сведения о маршрутизации и удержание, управлять записями на любом сайте. Чтобы узнать больше о управления записями по месту, воспользуйтесь ссылками в разделе Просмотр.
Шаблон сайта центра записей похож на другие сайты SharePoint тем, что он является общим репозиторием для документов и поддерживает совместную работу пользователей сайта. Тем не менее, это предварительно настроенный сайт, специально разработанный для того, чтобы помочь организациям реализовать систему хранения записей и управления ими. В него встроены такие полезные возможности, как управление версиями, аудит, управление метаданными, функции eDiscovery и настраиваемая маршрутизация записей.
Функции шаблона узла центра записей
Шаблон сайта центра записей объединяет некоторые стандартные возможности, доступные в Решение Microsoft Enterprise Project Management (EPM) с некоторыми возможностями управления Дополнительные специализированные записи для предоставления следующие возможности:
Возможности хранилища Центр записей есть несколько функций, обеспечивающие целостность записей, хранящихся в нем:
-
Записи никогда не изменяются системой автоматически, что гарантирует идентичность записей, которые помещаются в центр, а потом загружаются с него.
-
Администраторы сайта могут настроить параметры центра записей таким образом, чтобы запретить прямое незаконное изменение записей, контролируя версии всех внесенных в содержимое документа изменений и проверяя определенные типы изменений.
-
Центр записей позволяет ответственным за ведение записей добавлять и хранить метаданные элементов и метаданные записи независимо друг от друга с тем, чтобы сведения, касающиеся задач управления записями, можно было бы обновлять без изменения основной записи. Версии изменений, вносимых в метаданные, также контролируются.
Применение политик управления сведения Некоторые возможности доступны политики, которые могут быть полезны для управления записями:
-
Аудит Эта функция журнал событий и операций, выполняемых с файлами. Аудит полезен для записи whm просмотра и доступ к информации в центр записей.
-
Срок действия Эта функция указывает, сколько времени должно быть записи сохраняются и действие, выполняемое по окончании срока хранения, например удаления или запуска рабочего процесса утверждения ликвидации. Срок хранения для записи обычно начинается передаваемые записи изначально центра записей.
-
Штрихкоды Эта функция предоставляет все записи с изображениями уникальных штрих-код и числовое значение. Значение штрих-кода хранятся и индексированные вместе с электронных версии записи. Штрихкоды удобны для хранения и отслеживания физических записей. После физического версии записи в библиотеке штрихкоды позволяет сопоставить физический версий с соответствующими файлами электронных.
Интерфейс программируемой коллекций записи Центр записей поддерживает набор службами, которые облегчают коллекции записей. Центр записей программируемой интерфейса позволяют организациям оба документа управления и систем электронной почты для отправки файлов на сайт центра записей автоматически настроить. Содержимое можно отправлять в центр записей через веб-службы с помощью SOAP (простого протокола SOAP) или по электронной почте с помощью SMTP (простой Mail Transfer Protocol). Рабочие процессы оформленном Microsoft SharePoint Designer 2010 также можно использовать для отправки записей для центра записей. Для получения дополнительных сведений об отправке записи в центр записей, воспользуйтесь ссылками в разделе См.
Маршрутизации записей Центр записей включает организатор контента, который можно автоматически настроить маршрутизацию входящих записей (ли отправлять автоматически или вручную) их ПРОПНАЧ место на основании их тип записи. При отправке записи в центр записей, он часто сопровождается дополнительных сведений, таких как журнал аудита и метаданных. Журнал аудита записи хранятся в центре записей в XML-файл и запись метаданные хранятся в XML-файл и в столбцы метаданных на сайте центра записей. О настройке и маршрутизации записей с помощью организатора контента, читайте в статье по ссылкам в разделе См.
Удерживая нажатой Как часть так называемых обнаружения e центра записей позволяют организациям использовать записей, которые находятся в разделе юридического обнаружения в рамках судебного процесса, или относящихся к аудита или расследования и помещение их на удержание списка. При записи помещаются на удержание, они приостанавливаются из любой политики срока действия, которые могут быть фактически и тем самым защищены от удаления. Например если в случае судебного разбирательства, удерживайте нужных записей, которые он может быть, необходимого для создания на местах организации, этих записей доступны до завершения судебного процесса. Записи можно разместить на удержание более одной за раз. Руководители записи также можно найти центра записей для записей, которые должны размещаться на удержание. Дополнительные сведения о e обнаружения воспользуйтесь ссылками в разделе См.
Пример использования центра записей для управления записями
Часто компании необходимы для создания и предоставления финансовые отчеты регулярно для налогообложения. В любой момент компании может запрашиваемые для выпуска финансовых данных в процессе аудита, например, и финансовых данных должна быть выпущена с вашим требованиям, что данные не изменен каким-либо способом. Чтобы вместить этот запрос, финансового отдела компании поиск и направляет финансовые отчеты к выбранной библиотеке удержания в пределах сайта центра записей. Отправляя отчетов в библиотеку удержание, они приостанавливаются из любой предварительно определенных политик, возможно, в результате и доступа к отчетам блокируется до указанной даты и времени или до наступления надлежащей авторизации. Финансовые отчеты, сохраняются на сайт центра записей также журнал аудита связанного и другие метаданные.
Проектирование узла центра записей
На высшем уровне процесс проектирования узла центра записей для внедрения программы управления записями включает два основных этапа, описанных ниже.
-
Организация должен Разработка стратегии управления записями и официальный плана управления записями. Это является результатом совместной работы, который включает в себя координации между руководители записей, служащих соответствие требованиям, ИТ-специалисты и информационных работников.
-
Организация затем необходимо настроить один или несколько сайтов центра записей для реализации плана управления записями.
Перечисленные ниже разделы дают краткую характеристику основных компонентов каждого их этих этапов.
Планирование управления записями
Прежде чем настраивать узел центра записей в качестве решения управления записями, предприятию нужно разработать формальный план своей стратегии. Определенные элементы данного плана уникальны для отдельных организаций или предприятий. Но в сущности все планы управления записями включают следующие документы и процедуры:
План файлов План файлов описывает типы документов или элементов, которые являются официальными записями предприятия. В нем указывается место хранения записей и отличительные свойства разных типов записей. Данный план служит в качестве общего набора политик, процессов и рекомендаций, используемых при создании, хранении записей и управлении ими. Этот план должен охватывать все записи на любых носителях, в том числе бумажные документы, записи в блогах и на вики-страницах, электронные файлы и сообщения электронной почты. В нем также должен быть указан способ классификации каждой их записей, ее защиты и, в конечном счете, удаления. Кроме того, в плане должно уделяться внимание вопросам, связанным с определенными категориями записей, такими как конфиденциальные сведения, жизненно важные документы, коммерческие тайны и неподлежащая разглашению информация. И наконец, в плане необходимо перечислить лиц, ответственных за управление записями каждого из типов.
Библиотеки записей Библиотеки записей — это библиотеки документов, которые создаются для классификации и хранения важных записей. При этом для каждого типа записей создается отдельная библиотека. Записи автоматически направляются в соответствующую библиотеку на основе параметров, заданных в организаторе контента.
Типы контента Типы контента определяют типы записей, которые требуется хранить, и их уникальные свойства. Определив типы контента для конкретных типов записей, организация может гарантировать, что каждая из этих групп контента управляется единообразно. Документы Office, файлы PDF и TIFF (отсканированные изображения), сообщения электронной почты, разговоры в службе обмена мгновенными сообщениями, видеофайлы и физические записи можно классифицировать и хранить под созданным вами типом контента. Например, все записи с названием "контракт" в системе управления записями SharePoint будут обрабатываться одинаково. Использование типов контента для классификации и хранения записей служит альтернативой библиотекам записей.
Расписание хранения Расписание хранения задает период хранения каждого типа записей, указанного в плане файлов, и процесс его удаления по окончании этого периода. Рекомендации в расписании хранения, как правило, приводятся с учетом законодательных требований, рисков предприятия и деловых потребностей. Более того, обычно в расписании хранения описываются непредвиденные случаи, связанные с управлением рисками, которые определяют период хранения каждого типа записей.
Документ о соответствии требованиям Документ о соответствии требованиям определяет правила, которых должны придерживаться ИТ-системы, предназначенные для управления записями, обязательные возможности этих систем, а также типы постоянного контроля, которые должны поддерживаться такими системами в целях соблюдения требований.
-
Формальная процедура приостановки удаления записей Данная процедура, часто называемая удержанием, подробно описывает способ, используемый на предприятии для приостановки удаления записей в некоторых ситуациях, например в случае судебного разбирательства, аудита или расследования.
-
Система мониторинга и отчетности по управлению записями Чтобы гарантировать, что сотрудники предприятия организуют, используют записи и управляют ими в соответствии с установленными политиками и процедурами, программа управления записями должна включать процедуру или систему мониторинга и отчетности по управлению записями.
Примечание: Как с помощью любой другой сайт, вы можете вручную передать файлы размером до 2 ГБ размером в центр записей. Если вы используете организатора контента для маршрутизации записей в центр записей, максимальный размер файла для каждой записи — 50 МБ.
Дополнительные сведения о планировании решения для управления записями см. в статьях, ссылки на которые указаны в разделе См. также.
Настройка сайта центра записей
Когда специалисты предприятия приступят к подробному планированию управления записями и разработают формальный план данной процедуры, можно создать и настроить узел центра записей для оказания помощи во внедрении данной программы.
Чтобы настроить узел центра записей, выполните следующие действия.
-
Создайте библиотеки и списки записей для хранения каждого типа записей, указанных в схеме ведения документации, и управления ими.
-
Для каждого типа контента в схеме записей рекомендуется создать одну библиотеку.
-
Записи, передаваемые в центр, направляются в соответствующий список или библиотеку.
-
-
Создайте столбцы для соответствующих библиотек, списков или типов содержимого, в которых будут содержаться и отображаться метаданные для всех указанных в схеме ведения документации типов записей.
-
Задайте политики управления сведениями для каждого типа записей на узле центра. Эти политики должны отражать периоды хранения и требования аудита, указанные в схеме ведения документации, принятой на предприятии, а также графике хранения.
-
Настройте организатор контента для перенаправления записей каждого типа в подходящее место. При отправке записей на сайт центра записей, вручную или автоматически, приложение использует эту функцию для классификации записи на сайте центра записей и выбора места ее назначения.
Дополнительные сведения о настройке решения для управления записями см. в статьях, ссылки на которые указаны в разделе См. также.
