Создание списка заинтересованных лиц проекта и управление им

Джейн Суган, PMP

Так что же является заинтересованным лицом проекта?     Существует множество определений, и они различаются от источника к источнику и от компании к компании. Все предполагает, что заинтересованные лица являются людьми или группами, заинтересованными в результатах проекта. Управление заинтересованными лицами является синонимом управления отношениями: цель заключается в том, чтобы получить и сохранить приверженность вашему проекту.

В этом случае заинтересованными лицами являются лица или группы в организации, которые заинтересованы в результатах проекта или будут затронуты. Но прежде чем приступить к созданию списка заинтересованных лиц и управлению ими, убедитесь, что определение заинтересованных лиц соответствует определению заинтересованных лиц вашей организации.

Почему управление заинтересованными лицами важно?

Как бы мы ни хотели думать, что это не так, мы должны столкнуться с тем фактом, что не все будут на 100 процентов энтузиазма по поводу проекта. Заинтересованным лицам может потребоваться освоить новые инструменты или процессы, отказаться от контроля или в некоторых крайних случаях потерять работу. Бремя ложится на руководителя проекта и спонсоров, чтобы облегчить проблемы заинтересованных лиц, и маловероятно, что вы сможете сделать всех людей счастливыми, все время. Некоторые из них должны быть обработаны таким образом, что они не могут саботировать ваши усилия.

Понимание мотивов поможет вам решить проблемы и избежать негативных действий и тактик, таких как:

• Задержка необходимых входных данных или утверждений.

• Запуск конкурирующего проекта.

• Переназначение ресурсов другим проектам.

• Участие в политике задней комнаты, чтобы подорвать проект.

Преимущества эффективного управления заинтересованными лицами:

• Сокращение времени цикла проекта, удерживая его от увязнуть в политике.

• Упрощение процесса утверждения.

• Помощь в обеспечении доступности ресурсов проекта и их сосредоточения.

• Обеспечение потоковой информации.

К началу страницы

Разработка списка заинтересованных лиц

В начале проекта обратитесь к спонсору проекта, чтобы создать список всех возможных заинтересованных лиц. В зависимости от того, как вы определяете эту роль и от влияния проекта на организацию, этот список может быть длинным.

Список заинтересованных лиц является инструментом для руководителя проекта и ключевыми входными данными для плана коммуникации проекта. На основе оценки списка можно спланировать надежную стратегию коммуникации. Кроме того, вам не нужно предоставлять сведения о списке за пределами спонсора проекта.

С большинством проектов приходят политика, так что ожидайте, чтобы споткнуться в некоторых темных водах, когда вы оцениваете ваши заинтересованные стороны.

К началу страницы

Оценка списка заинтересованных лиц

Определите влияние каждого из заинтересованных лиц и классифицируйте их по уровню влияния. Некоторые из них будут иметь право держать проект двигаться вперед. Сюда могут входить спонсор проекта или руководители высшего звена. Из-за их должностей и ролей принятия решений вы захотите внимательно следить за этими заинтересованными лицами. Другие могут быть людьми, которые, хотя они не могут тянуть заглушку на проекте, могут работать за кулисами, чтобы подорвать и, возможно, даже закончить его.

Другой уровень заинтересованных лиц - те, кто будет жить с продуктом — иногда ежедневно. Эта группа предоставляет входные данные в виде бизнес-требований, которые должны быть выполнены. Они могут получить больше всего, если проект будет успешным, потому что это повлияет на них напрямую. Хотя они часто не могут прямо или косвенно завершить проект, они, тем не менее, имеют жизненно важное значение для его успеха. Если их потребности или проблемы не удовлетворены, они быстро перейдут от ваших крупнейших сторонников к вашей самой большой проблеме.

Другой способ организации заинтересованных лиц — группировать их по уровню участия и ответственности. Одна группа может активно участвовать в проекте и выполнять работу, другая может быть вовлечена в какой-то момент, а другая может быть заинтересованными лицами, которые не принимают активного участия, но должны получать сообщения о проекте.

К началу страницы

Использование RACI для классификации заинтересованных лиц

Ответственный, подотчетный, консультируемый и информированный (RACI) — это инструмент, используемый в организационном проектировании для назначения и назначения заинтересованных лиц по уровню участия в проекте и ответственности. Это полезный способ классификации заинтересованных лиц, чтобы вы могли спланировать наиболее эффективную стратегию коммуникации для каждого человека или группы. Эти заинтересованные лица определяются следующим образом:

• Ответственность    Этот человек отвечает за выполнение задачи.

• Ответственность    Этот пользователь будет вызван к ответственности, если задача не завершена и может управлять лицом, который отвечает за ее выполнение. Эту роль часто выполняют руководители проектов.

• Консультации    Несмотря на то, что он не несет ответственности или не отвечает за выполнение, он консультируется по аспектам задачи.

• Информированы    Владелец этой пассивной роли информируется, но не несет ответственности за задачи.

К началу страницы

Унция предотвращения ...

Управление проектами — это управление ожиданиями. Найдите время в начале проекта, чтобы поработать со спонсором для выявления и оценки заинтересованных лиц. Обязательно обновляйте список на протяжении всего срока действия проекта. Вы должны знать, кто ваши заинтересованные лица и их интересы, чтобы эффективно управлять ими. Это избавит вас от трудностей в долгосрочной перспективе и обеспечит успешность проекта.

К началу страницы