Microsoft Teams и электронная почта, жизнь в гармонии
Руководство по повышению производительности, полное советов и рекомендаций по использованию Microsoft Teams, от людей, которые каждый день создают и используют Teams на своей работе.
Teams изменяет ваше взаимодействие с электронной почтой. Если вся ваша группа работает в Teams, вы будете получать меньше сообщений электронной почты. И вы будете меньше времени проводить в папке "Входящие", так как для большинства бесед будет использоваться Teams.
Но вам по-прежнему будет доступна (и даже нужна) электронная почта для некоторых действий. Баланс зависит от того, как часто вы взаимодействуете с пользователями, не применяющими Teams, а также от ваших предпочтений. (Есть люди, которые просматривают электронную почту лишь раз в день, а другие — постоянно используют ее одновременно с приложением Teams.) Большинству пользователей для выполнения работы требуется Teams и электронная почта.
Вот некоторые из популярных действий:
1. Использование чатов и каналов в Teams для повседневной работы с коллегами.
Ежедневные взаимодействия лучше выполнять в Teams. Чаты и каналы предназначены для обсуждения планов событий, сравнения преимуществ и недостатков новых функций, а также отправки обновлений о ходе работы.
Благодаря исключению таких сообщений из папки "Входящие" изменился объем и тип действий, выполняемых с электронной почтой (дополнительные сведения см. в следующем разделе).
Чтобы отслеживать текущие беседы, назовите и закрепите свой групповой чат.
2. Выбор, где отвечать на приглашения на собрания.
Некоторые пользователи любят просматривать приглашения на собрания одно за другим в Outlook. Другие предпочитают делать это в разделе Календарь в Teams. Любой из этих способов отлично подходит — выбирайте оптимальный для себя.
Вам по-прежнему будет доступна (и даже нужна) электронная почта для некоторых действий. Баланс зависит от того, как часто вы взаимодействуете с пользователями, не применяющими Teams, а также от ваших предпочтений.
3. Просмотр почты на предмет общих объявлений и информационных бюллетеней.
Обычно мы получаем по электронной почте официальные объявления для всей организации, например об изменении в подразделении, запуске ежегодной подарочной кампании, сообщение от руководителя, информационный бюллетень от службы поддержки клиентов и т. д. Как правило, они хорошо отформатированы и предназначены для большого числа людей. Мы просматриваем электронную почту на предмет таких сообщений. Иногда люди пересылают такие сообщения в один из наших каналов, чтобы их увидели даже те пользователи, которые редко проверяют электронную почту.
Просмотрите это видео, чтобы узнать, как пересылать важные сообщения электронной почты в каналы.
4. Выбор внешних пользователей для добавления в качестве гостей в Teams.
Если мы работаем над проектом с пользователями не из корпорации Майкрософт, мы можем создать для проекта специальную группу Teams, а затем пригласить этих внешних пользователей в качестве гостей. Это позволяет взаимодействовать по проекту удобным способом в Teams и получать уведомления о проекте прямо в Teams. Так как здесь мы также отслеживаем все свои остальные проекты, повышается вероятность, что мы своевременно увидим важные чаты и файлы.
Для внешних пользователей, с которыми мы работаем лишь время от времени, подойдет электронная почта.
Хотите узнать, как добавить гостя? См. статью Добавление гостей в команду.
Далее: Настройка уведомлений
Нужна дополнительная помощь?
Нужны дополнительные параметры?
Изучите преимущества подписки, просмотрите учебные курсы, узнайте, как защитить свое устройство и т. д.
В сообществах можно задавать вопросы и отвечать на них, отправлять отзывы и консультироваться с экспертами разных профилей.
