Предоставление общего доступа к календарю и доступ к ним с помощью прав или делегирования разрешений в Outlook

В новый Outlook вы можете предоставить любому пользователю в редакторе организации или делегировать доступ к календарю.

В чем разница между разрешениями на изменение и делегирование разрешений?

• Редакторов можно назначать своему основному календарю (который называется "Календарь") или другим календарям, которые вы создали.

• Делегатов можно назначать только основному календарю. Делегаты могут планировать собрания и отвечать на них от вашего имени.

Назначение разрешений только на редактирование

1. В новый Outlook в области навигации выберите Календарь.

2. На вкладке Главная выберите Общий доступ к календарю.

3. На странице Общий доступ и разрешения введите имя или адрес электронной почты пользователя, которому вы хотите предоставить доступ к календарю. Хотя вы можете предоставить общий доступ к календарю нескольким пользователям, одновременно можно добавить только одного пользователя.

4. После добавления пользователя, которому вы хотите управлять календарем, выберите раскрывающийся список рядом с его именем и выберите нужный уровень доступа.

5. Выберите значение Может вносить изменения, чтобы предоставить разрешение на изменение календаря.

   • Варианты Может просматривать сведения о моей занятости, Может просматривать названия и расположения и Может просматривать все сведения позволяют пользователям просматривать ваш календарь, но не дают прав на внесение изменений. Доступ для пользователей за пределами организации ограничен этими параметрами.

Назначение разрешений делегатам

Делегаты могут не только редактировать календарь, но и планировать собрания и отвечать на них от вашего имени.

1. В области навигации новый Outlook выберите Календарь.

2. На вкладке Главная выберите Общий доступ к календарю.

3. На странице Общий доступ и разрешения введите имя или адрес электронной почты пользователя, которому вы хотите предоставить общий доступ к календарю, и назначьте делегированный доступ. Хотя вы можете поделиться календарем с несколькими людьми, в Outlook в Интернете одновременно можно указать только одного человека.

4. После добавления пользователя, которому вы хотите управлять календарем, выберите раскрывающийся список рядом с его именем и выберите нужный уровень доступа.

   • Выберите уровень доступа Представитель, чтобы в дополнение к разрешениям уровня "Редактор" пользователь получал приглашения на собрания и отвечал на них от вашего имени. Чтобы разрешить делегату просматривать события в календаре, который вы пометили как Закрытый, установите флажок Разрешить делегату просматривать частные события. Чтобы разрешить делегату управлять категориями, установите флажок Разрешить делегату управлять категориями.

     

     Примечание: Элементы календаря, помеченные как частные, защищены. Большинство пользователей, которым предоставлен доступ к календарю, смогут видеть только время частных элементов, но не смогут видеть тему, расположение и другие сведения. Исключение применяется, если вы установите флажок Разрешить делегату просматривать частные события.

5. После добавления пользователя, которому вы хотите предоставить общий доступ к календарю, и выберите разрешение, которое вы хотите предоставить ему, выберите Поделиться. Если вы решили не предоставлять общий доступ к календарю прямо сейчас, выберите Удалить.

   Пользователь, которому вы предоставили доступ к календарю, получит по электронной почте соответствующее уведомление. Когда он нажмет кнопку Принять в приглашении, ваш календарь будет добавлен в его список календарей.

6. После предоставления пользователю разрешения делегата для вашего календаря, в диалоговом окне Общий доступ и разрешения отображаются дополнительные параметры, которые позволяют настроить обработку приглашений на собрания и ответов на них. Если у вас несколько делегатов, это необходимо сделать для каждого из них.

7. В окне Делегаты в разделе Отправлять приглашения и ответы на них выберите одно из следующих значений:

   • Только представителю. Приглашения на собрания и ответы на них отправляются только вашим представителям.

   • Делегирование и отправка копии Приглашения на собрания и ответы отправляются вам и вашим делегатам. Только ваши делегаты увидят вариант принять или отклонить приглашение на собрание, и уведомление, отправленное вам, будет отображаться как обычное сообщение электронной почты. Вы по-прежнему можете ответить на собрание, открыв элемент календаря и ответив.

   • Моему представителю и мне. Приглашения на собрания и ответы на них отправляются вам и вашим представителям. Как вы, так и делегаты можете ответить на приглашение.

8. Если вы решили не предоставлять кому-либо общий доступ к календарю, в разделе Делегаты выберите Удалить для пользователя, которого вы больше не хотите выступать в качестве делегата.

Прекращение общего доступа к календарю

Если вы хотите прекратить доступ другого пользователя к календарю, удалите его разрешения в Outlook в Интернете.

1. В новый Outlook в области навигации выберите Календарь.

2. На вкладке Главная выберите Общий доступ к календарю.

   По умолчанию основной календарь называется "Календарь". Если вы создали другие календари, можно выбрать один из них. Удалить разрешения из календарей, принадлежащих другим пользователям, невозможно.

3. Выберите Удалить рядом с пользователем, с которым вы хотите прекратить общий доступ к календарю.

   Этот человек будет удален из списка пользователей, которым предоставлен доступ к календарю. Если пользователь находится в вашей организации, ваш календарь будет удален из списка календарей. Если пользователь находится за пределами вашей организации, его копия календаря не удаляется, но больше не будет синхронизироваться с вашим календарем или получать обновления.

Сделать кого-то моим делегатом в классической версии Outlook

Представитель автоматически получает разрешение «Отправлять от имени». По умолчанию он может читать только приглашения на собрания и ответы, адресованные руководителю. Делегату не предоставляется разрешение на чтение других сообщений в папке "Входящие".

1. В классическом Outlook перейдите на вкладку Файл , а затем выберите Параметры учетной записи > Делегирование доступа.

2. В диалоговом окне выберите Добавить.

   Если добавить не отображается, между Outlook и Exchange может не существовать активное подключение. В строке состояния Outlook отображается состояние подключения.

3. Введите имя пользователя, которого вы хотите назначить делегатом, или найдите и выберите имя в списке результатов поиска.

   Примечание:  Представитель должен быть включен в глобальный список адресов (GAL) Exchange вашей организации.

4. Нажмите кнопку Добавить, а затем нажмите кнопку ОК.

5. В диалоговом окне Права представителя можно принять параметры разрешений по умолчанию или задать настраиваемые уровни разрешений для доступа к папкам Exchange.

   Если представителю требуется разрешение для работы только с приглашениями на собрания и ответами на них, достаточно принять параметры разрешений по умолчанию, таких как Представитель получает копии сообщений о моих встречах. Можно не предоставлять разрешение на доступ к папке Входящие (оставить значение Нет). Приглашения на собрания и ответы на них будут отправляться непосредственно в папку Входящие представителя.

   Примечание: По умолчанию представителю предоставляется доступ на уровне Редактор (может просматривать, создавать и изменять элементы) к папке Календарь руководителя. Когда представитель отвечает на приглашение на собрание от имени руководителя, делегирующего права доступа, приглашение автоматически добавляется в папку Календарь руководителя.

6. Чтобы отправлять представителю уведомления об изменении его разрешений, установите флажок Автоматически отправлять представителю сообщение о его правах.

7. При необходимости установите флажок Представителю доступны частные разделы.

   Важно: Этот параметр влияет на все папки Exchange. Сюда входят все папки "Почта", "Контакты", "Календарь", "Задачи", "Заметки" и Журнал. Нет способа предоставить доступ к частным элементам только в указанных папках.

8. Нажмите кнопку ОК.

   Примечания: 

   • В сообщениях, отправляемых с разрешением «Отправлять от имени», в поле От включаются как имя представителя, так и имя делегирующего. При отправке сообщения с разрешениями "Отправить как" отображается только ваше имя.

   • После добавления пользователя в качестве делегата он может добавить ваш почтовый ящик Exchange в профиль Outlook. Инструкции см. в разделе Управление элементами почты и календаря другого пользователя.

К началу страницы

Изменение разрешений представителя

1. В классическом Outlook перейдите на вкладку Файл , а затем выберите Параметры учетной записи > Делегирование доступа.

2. Выберите имя делегата, для которого требуется изменить разрешения, а затем выберите Разрешения.

   Примечание: Если вы хотите удалить все разрешения делегирования доступа, не выбирайте Разрешения , а вместо этого выберите Удалить и пропустите остальные действия.

3. Измените разрешения представителя на доступ к любым папкам Outlook.

4. Чтобы отправлять представителю уведомления об изменении его разрешений, установите флажок Автоматически отправлять представителю сообщение о его правах.

К началу страницы

Изменение прав доступа представителя к частным разделам

Если вы назначили делегату разрешения на доступ к Outlook папкам, вы можете скрыть личную информацию во встречах, собраниях, задачах и контактах. Откройте каждый личный элемент и в группе Теги выберите Частный.

Чтобы предоставить представителю доступ к частным элементам, выполните указанные ниже действия.

1. В классическом Outlook перейдите на вкладку Файл , а затем выберите Параметры учетной записи > Делегирование доступа.

2. Выберите имя делегата, для которого требуется изменить доступ к личным встречам, а затем выберите Разрешения.

3. Установите флажок Представителю доступны частные разделы.

К началу страницы

Любому пользователю в организации можно предоставить права делегата или редактора для вашего календаря. Редакторов можно назначать своему основному календарю (который называется "Календарь") или другим календарям, которые вы создали. Делегатов можно назначать только основному календарю. Пользователям вне организации предоставить такие права доступа нельзя.

Назначение редактора без разрешений на делегирование

1. В Outlook в Интернете в области навигации выберите Календарь.

2. На вкладке Главная выберите Общий доступ к календарю.

3. На странице Общий доступ и разрешения введите имя или адрес электронной почты пользователя, которому вы хотите предоставить доступ к календарю. Хотя вы можете предоставить общий доступ к календарю нескольким пользователям, одновременно можно добавить только одного пользователя.

4. После добавления пользователя, которому вы хотите управлять календарем, выберите раскрывающийся список рядом с его именем и выберите нужный уровень доступа.

5. Выберите значение Может вносить изменения, чтобы предоставить разрешение на изменение календаря.

   • Варианты Может просматривать сведения о моей занятости, Может просматривать названия и расположения и Может просматривать все сведения позволяют пользователям просматривать ваш календарь, но не дают прав на внесение изменений. Доступ для пользователей за пределами организации ограничен этими параметрами.

Назначение делегата

Делегат может не только редактировать календарь, но и планировать собрания и отвечать на них от вашего имени.

1. В Outlook в Интернете в области навигации выберите Календарь.

2. На вкладке Главная выберите Общий доступ к календарю.

3. На странице Общий доступ и разрешения введите имя или адрес электронной почты пользователя, которому вы хотите предоставить общий доступ к календарю, и назначьте делегированный доступ. Хотя вы можете поделиться календарем с несколькими людьми, в Outlook в Интернете одновременно можно указать только одного человека.

4. После добавления пользователя, которому вы хотите управлять календарем, выберите раскрывающийся список рядом с его именем и выберите нужный уровень доступа.

   • Выберите уровень доступа Представитель, чтобы в дополнение к разрешениям уровня "Редактор" пользователь получал приглашения на собрания и отвечал на них от вашего имени. Чтобы разрешить делегату просматривать события в календаре, который вы пометили как Частные, выберите поле проверка для параметра Разрешить делегату просматривать частные события.

     

     Примечание: Элементы календаря, помеченные как частные, защищены. Большинство пользователей, которым предоставлен доступ к календарю, смогут видеть только время частных элементов, но не смогут видеть тему, расположение и другие сведения. Исключение применяется, если вы установите флажок Разрешить делегату просматривать частные события.

5. После добавления пользователя, которому вы хотите предоставить общий доступ к календарю, и выберите разрешение, которое вы хотите предоставить ему, выберите Поделиться. Если вы решили не предоставлять общий доступ к календарю прямо сейчас, выберите Удалить.

   Пользователь, которому вы предоставили доступ к календарю, получит по электронной почте соответствующее уведомление. Когда он нажмет кнопку Принять в приглашении, ваш календарь будет добавлен в его список календарей.

6. После предоставления пользователю разрешения делегата для вашего календаря, в диалоговом окне Общий доступ и разрешения отображаются дополнительные параметры, которые позволяют настроить обработку приглашений на собрания и ответов на них. Если у вас несколько делегатов, это необходимо сделать для каждого из них.

7. В окне Делегаты в разделе Отправлять приглашения и ответы на них выберите одно из следующих значений:

   • Только представителю. Приглашения на собрания и ответы на них отправляются только вашим представителям.

   • Делегирование и отправка копии Приглашения на собрания и ответы отправляются вам и вашим делегатам. Только ваши делегаты увидят вариант принять или отклонить приглашение на собрание, и уведомление, отправленное вам, будет отображаться как обычное сообщение электронной почты. Вы по-прежнему можете ответить на собрание, открыв элемент календаря и ответив.

   • Моему представителю и мне. Приглашения на собрания и ответы на них отправляются вам и вашим представителям. Как вы, так и делегаты можете ответить на приглашение.

8. Если вы решили не предоставлять кому-либо общий доступ к календарю, в разделе Делегаты выберите Удалить для пользователя, которого вы больше не хотите выступать в качестве делегата.

Прекращение общего доступа к календарю

Если вы хотите прекратить предоставление общего доступа к календарю и удалить его разрешение, сделайте следующее:

1. В Outlook в Интернете в области навигации выберите Календарь.

2. На вкладке Главная выберите Общий доступ к календарю.

   По умолчанию основной календарь называется "Календарь". Если вы создали другие календари, можно выбрать один из них. Удалить разрешения из календарей, принадлежащих другим пользователям, невозможно.

3. Выберите Удалить рядом с пользователем, с которым вы хотите прекратить общий доступ к календарю.

   Этот человек будет удален из списка пользователей, которым предоставлен доступ к календарю. Если пользователь находится в вашей организации, ваш календарь будет удален из списка календарей. Если пользователь находится за пределами вашей организации, его копия календаря не удаляется, но больше не будет синхронизироваться с вашим календарем или получать обновления.

Назначение разрешений на редактирование

1. В Outlook.com в области навигации выберите Календарь.

2. На вкладке Главная выберите Общий доступ к календарю.

3. На странице Общий доступ и разрешения введите имя или адрес электронной почты пользователя, которому вы хотите предоставить доступ к календарю. Хотя вы можете предоставить общий доступ к календарю нескольким пользователям, одновременно можно добавить только одного пользователя.

4. После добавления пользователя, которому вы хотите предоставить общий доступ к календарю, выберите раскрывающийся список рядом с его именем и выберите нужный уровень доступа.

5. Выберите Может редактировать , чтобы предоставить этому пользователю разрешение на внесение изменений в календарь. Затем выберите Поделиться. Пользователь, которому вы предоставляете общий доступ, получит приглашение принять и просмотреть календарь по электронной почте.