Помимо личных задач вы можете создавать задачи для назначения другим пользователям.
Задачи помогают отслеживать необходимые задачи. Вы также можете назначать задачи другим людям.
-
На панель навигации выберите задачи, а затем нажмите кнопку Новаязадача или откройте существующую задачу.
Сочетание клавиш Чтобы создать задачу, нажмите CTRL+SHIFT+K.
-
Нажмите кнопку Назначить задачу.
-
В поле Кому введите имя или адрес электронной почты.
-
Введите Тема,Дата началаи Срок.
-
Если вы хотите, чтобы задача повторялись, нажмите кнопку Повторение, выберите нужные параметры и нажмите кнопку ОК.
-
Нажмите кнопку Отправить.
Примечание: При назначении повторяющейся задачи ее копия остается в вашем списке задач, но не обновляется. Если вы проверяете поле Отправлять мне отчет о состоянии по завершению задачи, вы получаете отчеты о состоянии для каждого завершенного вхождения задачи.
Открыв назначенную задачу, вы можете просмотреть ход выполнения задач с полем % завершения, которое может обновляться вами или получателем при отправке вам отчета о состоянии назначенной задачи.
Примечание: Задачи, которые Outlook для Windows должны быть приняты или отклонены с помощью Outlook для Windows приложения. Эта поддержка не поддерживается Outlook в Интернете.
Outlook может отслеживать ход выполнения задачи, назначенной одному человеку. Если вы хотите, чтобы над задачей работало несколько человек, лучше разделить ее на части или назначить каждую задачу по отдельности. Например, чтобы отслеживать отчет, который должен быть написан тремя авторами, создайте три отдельные задачи с именами Написать отчет:Елена , Написать отчет:Васильева и Написать отчет: Michiyoи назначьте каждую отдельную задачу соответствующему автору.
Отслеживание задач, которые вы назначены другому человеку
-
На панель навигации выберите Задачи.
-
Нажмите кнопку > изменить представление >назначено.
Отсутствуют задачи, которые назначены
Если вы не видите задач, которые вы назначили, возможно, Outlook не настроены для сохраняемого копирования задач, которые вы назначаете.
-
Щелкните Файл > Параметры >задачи.
-
В окнеПараметры задачи проверьте, обновляется ли список задач с копиями задач, которые я назначаю другим людям.
Если этот параметр засвечивать, то задачи, которые вы уже назначили, не отслеживаются, но будут отслеживаться все новые задачи, которые вы назначаете.
После создания задачи и ее назначения другому пользователю у вас могут появиться обязанности по ее отслеживанию вплоть до момента ее завершения. Например, вам могут требоваться отчеты о состоянии и обновления по мере выполнения задачи. Кроме того, если человек, которому назначена задача, отказался от назначения, может быть нужно переназначить ее кому-то еще.
Чтобы назначить задачу, сначала создайте ее, а затем отправьте запрос выполнения задачи другому пользователю. Человек, получающий запрос выполнения задачи, становится ее временным владельцем. Этот человек может отклонить задачу, принять ее или назначить кому-то другому. Отклоненная задача возвращается вам.
Примечание: Однако отклоненная задача, возвращенная вам, по-прежнему принадлежит получателю до тех пор, пока вы не освободите ее, вернув в собственный список задач.
Назначение задачи другому человеку
-
Выполните одно из указанных ниже действий.
-
Назначение задачи В меню Файл выберите пункты Новыеи Запросы задач.
-
Назначение существующей задачи В списке задач откройте задачу, которую вы хотите назначить. На вкладке Задача в группе Управление задачей нажмите кнопку Назначить задачу.
-
-
В поле Кому введите имя или адрес электронной почты человека, которому хотите назначить задачу.
Чтобы выбрать имя в списке, нажмите кнопку Кому.
-
В поле Тема введите имя задачи.
Примечание: Для существующей задачи поле Тема уже заполнено.
-
Укажите нужные значения параметров Срок и Состояние.
-
Установите или снимите флажки Держать обновленную копию этой задачи в списке задач и Отправлять мне отчет о состоянии по завершении задачи.
-
Чтобы задача повторялась, на вкладке Задача в группе Параметры нажмите кнопку Повторение, выберите нужные параметры и нажмите кнопку ОК.
-
В тексте повторяющейся задачи введите сведения о задаче, которые считаете нужным сообщить.
-
Нажмите кнопку
.Примечание: При назначении повторяющейся задачи ее копия остается в вашем списке задач, но не обновляется. Если вы установили флажок Отправлять мне отчет о состоянии по завершении задачи, то будете получать отчеты о состоянии для каждого завершенного экземпляра задачи.
-
Откройте задачу, которую хотите отправить.
-
На вкладке Задача в группе Управление задачей нажмите кнопку Переслать.
Чтобы перенажать задачу, нажмите клавиши CTRL+F.
-
В полях Кому и Копия введите имена или адреса электронной почты получателей.
-
В тексте задачи введите любое сообщение, которое считаете нужным. Чтобы отправить несколько задач, перетащите добавочные задачи из списка задач в текст той задачи, которую пересылаете.
-
Нажмите кнопку
.
-
Откройте сообщение электронной почты, содержащее запрос выполнения задачи. Обычно это сообщение находится в папке Отправленные.
-
На вкладке Задача в группе Управление задачей нажмите кнопку Вернуться к списку задач.
Вы также можете освободить задачу из сообщения об отклоненной задаче, щелкнув Вернуться к списку задач.
Задачи, которые вы назначили другим людям, можно отслеживать тремя способами.
-
Автоматическое сохранение копий назначаемых задач и получение автоматизированных отчетов о состоянии
-
В меню Сервис выберите команду Параметры.
-
Нажмите кнопку Параметры задачи.
-
Установите флажок Хранить обновленные копии порученных задач в списке задач.
-
Установите флажок Отправлять отчеты после выполнения порученных задач.
-
-
Просмотр задач, назначенных вами другим людям
-
Выберите категорию Задачи.
-
В меню Вид выберите пункт Текущее представление, а затем — команду Назначение.
-
-
Просмотр списка людей, получающих обновленные копии назначенной задачи
-
Откройте назначенную задачу, для которой хотите просмотреть список.
-
На вкладке Подробности просмотрите имена в поле Обновить для.
-
-
Откройте задачу или запрос выполнения задачи.
-
На вкладке Задача в группе Управление задачей нажмите кнопку Принять или Отклонить.
-
Выполните одно из указанных ниже действий.
-
Выберите команду Изменить ответ перед отправкой, введите в сообщении свое примечание и нажмите кнопку Отправить.
-
Выберите команду Отправить ответ сейчас.
-
-
Откройте задачу, для которой хотите отправить отчет о состоянии или примечание.
-
На вкладке Задача в группе Управление задачей нажмите кнопку Отправить отчет о состоянии, Ответить или Ответить всем.
-
В полях Кому и Копия введите имена или адреса электронной почты получателей.
Если задача назначена вам, имена получателей обновлений будут добавлены автоматически.
-
В тексте сообщения введите любые сведения, которые считаете нужным включить в отчет о состоянии.
-
Нажмите кнопку
.
После создания задачи и ее назначения другому пользователю у вас могут появиться обязанности по ее отслеживанию вплоть до момента ее завершения. Например, вам могут требоваться отчеты о состоянии и обновления по мере выполнения задачи. Кроме того, если человек, которому назначена задача, отказался от назначения, может быть нужно переназначить ее кому-то еще.
Чтобы назначить задачу, сначала создайте ее, а затем отправьте запрос выполнения задачи другому пользователю. Человек, получающий запрос выполнения задачи, становится ее временным владельцем. Этот человек может отклонить задачу, принять ее или назначить кому-то другому. Отклоненная задача возвращается вам.
Примечание: Однако отклоненная задача, возвращенная вам, по-прежнему принадлежит получателю до тех пор, пока вы не освободите ее, вернув в собственный список задач.
Назначение задачи другому человеку
-
Выполните одно из указанных ниже действий.
-
Назначение задачи В меню Файл выберите пункты Новыеи Запросы задач.
-
Назначение существующей задачи В списке задач откройте задачу, которую вы хотите назначить. На вкладке Задача в группе Управление задачей нажмите кнопку Назначить задачу.
-
-
В поле Кому введите имя или адрес электронной почты человека, которому хотите назначить задачу.
Чтобы выбрать имя в списке, нажмите кнопку Кому.
-
В поле Тема введите имя задачи.
Примечание: Для существующей задачи поле Тема уже заполнено.
-
Укажите нужные значения параметров Срок и Состояние.
-
Установите или снимите флажки Держать обновленную копию этой задачи в списке задач и Отправлять мне отчет о состоянии по завершении задачи.
-
Чтобы задача повторялась, на вкладке Задача в группе Параметры нажмите кнопку Повторение, выберите нужные параметры и нажмите кнопку ОК.
-
В тексте повторяющейся задачи введите сведения о задаче, которые считаете нужным сообщить.
-
Нажмите кнопку
.Примечание: При назначении повторяющейся задачи ее копия остается в вашем списке задач, но не обновляется. Если вы установили флажок Отправлять мне отчет о состоянии по завершении задачи, то будете получать отчеты о состоянии для каждого завершенного экземпляра задачи.
-
Откройте задачу, которую хотите отправить.
-
На вкладке Задача в группе Управление задачей нажмите кнопку Переслать.
Чтобы перенажать задачу, нажмите клавиши CTRL+F.
-
В полях Кому и Копия введите имена или адреса электронной почты получателей.
-
В тексте задачи введите любое сообщение, которое считаете нужным. Чтобы отправить несколько задач, перетащите добавочные задачи из списка задач в текст той задачи, которую пересылаете.
-
Нажмите кнопку
.
-
Откройте сообщение электронной почты, содержащее запрос выполнения задачи. Обычно это сообщение находится в папке Отправленные.
-
На вкладке Задача в группе Управление задачей нажмите кнопку Вернуться к списку задач.
Вы также можете освободить задачу из сообщения об отклоненной задаче, щелкнув Вернуться к списку задач.
Задачи, которые вы назначили другим людям, можно отслеживать тремя способами.
-
Автоматическое сохранение копий назначаемых задач и получение автоматизированных отчетов о состоянии
-
В меню Сервис выберите команду Параметры.
-
Нажмите кнопку Параметры задачи.
-
Установите флажок Хранить обновленные копии порученных задач в списке задач.
-
Установите флажок Отправлять отчеты после выполнения порученных задач.
-
-
Просмотр задач, назначенных вами другим людям
-
Выберите категорию Задачи.
-
В меню Вид выберите пункт Текущее представление, а затем — команду Назначение.
-
-
Просмотр списка людей, получающих обновленные копии назначенной задачи
-
Откройте назначенную задачу, для которой хотите просмотреть список.
-
На вкладке Подробности просмотрите имена в поле Обновить для.
-
-
Откройте задачу или запрос выполнения задачи.
-
На вкладке Задача в группе Управление задачей нажмите кнопку Принять или Отклонить.
-
Выполните одно из указанных ниже действий.
-
Выберите команду Изменить ответ перед отправкой, введите в сообщении свое примечание и нажмите кнопку Отправить.
-
Выберите команду Отправить ответ сейчас.
-
-
Откройте задачу, для которой хотите отправить отчет о состоянии или примечание.
-
На вкладке Задача в группе Управление задачей нажмите кнопку Отправить отчет о состоянии, Ответить или Ответить всем.
-
В полях Кому и Копия введите имена или адреса электронной почты получателей.
Если задача назначена вам, имена получателей обновлений будут добавлены автоматически.
-
В тексте сообщения введите любые сведения, которые считаете нужным включить в отчет о состоянии.
-
Нажмите кнопку
.
