Поиск записей с наиболее или наименее последними датами

Использование фильтра вместо запроса на использование верхних значений

Фильтр обычно лучше, если у вас есть определенная дата. Чтобы определить, стоит ли создавать запрос на набор значений или же следует применить фильтр, примите во внимание следующее:

• Если вы хотите вернуть все записи, в которых дата совпадает, предстояла или позже определенной даты, используйте фильтр. Например, для просмотра дат продаж между апрелем и июлем нужно применить фильтр.

• Если вы хотите вернуть указанное количество записей, которые имеют самые последние или последние даты в поле, но точные значения дат не известны или не имеют значения, вы можете создать запрос на значения. Например, чтобы увидеть пять лучших кварталов продаж, используйте запрос на значения.

Дополнительные сведения о создании и использовании фильтров см. в статье "Применение фильтра для просмотра отдельных записей в базе данных Access".

К началу страницы

В этом примере данные в листах Excel

1. Запустите Excel. Откроется пустая книга.

2. Нажмите shift+F11, чтобы вставить в таблицу таблицу (потребуется четыре).

3. Скопируйте данные из каждого примера таблицы на пустой таблицу. Включить заголовки столбцов (первую строку).

Создание таблиц базы данных на основе листов

1. Выберем данные с первого таблицы, включая заголовки столбцов.

2. Щелкните правой кнопкой мыши в области навигации и выберите "Вировать".

3. Нажмите кнопку "Да", чтобы подтвердить, что первая строка содержит заголовки столбцов.

4. Повторите действия 1–3 для каждого из оставшихся на каждом из них.

Создание простого запроса на набор значений

1. На вкладке Создание в группе Запросы нажмите кнопку Конструктор запросов.

2. Дважды щелкните таблицу "Сотрудники" и нажмите кнопку "Закрыть".

   Если используется пример данных, добавьте в запрос таблицу "Сотрудники".

3. Добавьте на бланк поля, которые вы хотите использовать в запросе. Вы можете дважды щелкнуть каждое поле или перетащить его в пустую ячейку в строке Поле.

   Если вы работаете с примером таблицы, то добавьте поля "Фамилия", "Имя" и "Дата рождения".

4. В поле, которое содержит искомые наибольшие или наименьшие значения (при использовании примера таблицы — поле "Дата рождения), в строке Сортировка выберите порядок сортировки По возрастанию или По убыванию.

   При сортировке по убыванию будут возвращены самые последние даты, при сортировке по возрастанию — самые давние.

   Важно: В строке Сортировка следует установить значение только для полей, содержащих даты. Если порядок сортировки задан по другому полю, запрос не вернет ожидаемых результатов.

5. На вкладке Конструктор в группе Сервис щелкните стрелку вниз рядом со значением Все (список Набор значений) и либо введите число записей, которые вы хотите просмотреть, либо выберите значение из списка.

6. Чтобы выполнить запрос и отобразить результаты в режиме таблицы, нажмите кнопку Выполнить .

7. Сохраните запрос в качестве NextBirthDays.

Как вы видите, этот тип запросов на набор значений дает ответы на основные вопросы, например "Кто из сотрудников самый старший или самый молодой?". Ниже описано, как с помощью выражений и других условий создавать более точные и гибкие запросы. Запрос по описанным ниже условиям выдает ближайшие дни рождения у трех сотрудников.

Добавление условий в запрос

Для выполнения этих действий используется запрос, созданный в предыдущей процедуре. Вы можете использовать разные запросы на набор значений, если они содержат фактические данные о дате и времени, а не текстовые значения.

1. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши запрос NextBirthDays и выберите "Конструктор".

2. В конструкторе запросов в столбце справа от Столбец "ДатаРождения" введите следующую дату:
   MonthPart("m";[ДатаРождения]).
   Это выражение извлекает месяц из BirthDate с помощью функции DatePart.

3. В следующем столбце конструктора запросов введите следующую
   информацию: DayOfMonthPart("d";[ДатаРождения])Это выражение извлекает день месяца из столбца BirthDate с помощью функции
   DatePart.

4. В строке "Показать" откажитесь от флажков для каждого из двух только что в введеныных выражений.

5. Щелкните строку "Сортировка" для каждого выражения и выберите "По возрастанию".

6. В строке "Условия" столбца "Дата рождения" введите следующее выражение:
   Month([Дата рождения]) > Month(Date()) OR Month([Дата рождения])= Month(Date()) AND Day([Дата рождения])>Day(Date())Это выражение делает
   следующее:

   • Month( [Дата рождения]) > Month(Date()) указывает, что дата рождения каждого сотрудника приходится на будущий месяц.

   • Month( [Дата рождения])= Month(Date()) And Day([Дата рождения])>Day(Date()) указывает, что если дата рождения приходится на текущий месяц, день рождения приходится на текущий день или после текущего дня.

     Коротко говоря, это выражение исключает все записи, в которых дни рождения возникают между 1 января и текущей датой.

     Совет:  Другие примеры выражений условия запроса см. в статье "Примеры условия запроса".

7. На вкладке "Конструктор" в группе "Настройка запроса" введите "3" в поле "Возврат".

8. На вкладке Конструктор в группе Результаты нажмите кнопку Выполнить .

К началу страницы

Создание итогового запроса

В этой процедуре для ответа на этот вопрос используются примеры таблиц Events и EventType.

Когда событие было последним в каждом из типов событий, кроме концертов?

1. На вкладке Создание в группе Запросы нажмите кнопку Конструктор запросов.

2. Дважды щелкните таблицы Events и EventType.
   Каждая таблица отображается в верхней части конструктора запросов.

3. Дважды щелкните поле EventType таблицы EventType и поле EventDate из таблицы Events, чтобы добавить поля в таблицу конструктора запросов.

4. В сетке конструктора запросов в строке "Условия" поля EventType введите<>"Концерт".

   Совет:  Другие примеры выражений условия см. в статье "Примеры условия запроса".

5. На вкладке Конструктор в группе Показать или скрыть нажмите кнопку Итоги.

6. В сетке конструктора запросов щелкните строку "Итог" в поле "EventDate" и выберите "Максимум".

7. На вкладке Конструктор в группе Результаты выберите команду Режим, а затем — пункт SQL.

8. В окне SQL, в конце предложения SELECT, сразу после ключевого слова AS, замените MaxOfEventDate на MostRecent.

9. Сохраните запрос mostRecentEventByType.

Создание второго запроса для отображения более подробных данных

В этой процедуре для ответа на этот вопрос используется запрос MostRecentEventByType из предыдущей процедуры:

Кто был клиентом на последних событиях каждого типа события?

1. На вкладке Создание в группе Запросы нажмите кнопку Конструктор запросов.

2. На вкладке "Запросы" дважды щелкните запрос MostRecentEventByType.

3. На вкладке "Таблицы" дважды щелкните таблицы "Мероприятия" и "Клиенты".

4. В конструкторе запросов дважды щелкните следующие поля:

   1. В таблице Events дважды щелкните EventType.

   2. В запросе MostRecentEventByType дважды щелкните mostRecent.

   3. В таблице "Клиенты" дважды щелкните "Компания".

5. В сетке конструктора запросов в строке "Сортировка" столбца EventType выберите "По возрастанию".

6. На вкладке Конструктор в группе Результаты нажмите кнопку Выполнить.

К началу страницы