Поиск записей с самыми или последними датами

Рассмотрите возможность использования фильтра вместо запроса с верхними значениями

Фильтр обычно лучше, если вы имеете в виду определенную дату. Чтобы определить, стоит ли создавать запрос на набор значений или же следует применить фильтр, примите во внимание следующее:

• Если вы хотите вернуть все записи, в которых дата совпадает, находится до определенной даты или позже определенной даты, используйте фильтр. Например, для просмотра дат продаж между апрелем и июлем нужно применить фильтр.

• Если вы хотите вернуть указанное количество записей с самыми последними или последними датами в поле, а точные значения даты не известны или они не имеют значения, создайте запрос на самые верхние значения. Например, чтобы просмотреть пять лучших кварталов продаж, используйте запрос с максимальными значениями.

Дополнительные сведения о создании и использовании фильтров см. в статье Применение фильтра для просмотра избранных записей в базе данных Access.

К началу страницы

Вставка примера данных на листы Excel

1. Запустите Excel. Откроется пустая книга.

2. Нажмите клавиши SHIFT+F11, чтобы вставить лист (потребуется четыре).

3. Скопируйте данные из каждого примера таблицы на пустой лист. Включите заголовки столбцов (первая строка).

Создание таблиц базы данных на основе листов

1. Выберите данные с первого листа, включая заголовки столбцов.

2. Щелкните правой кнопкой мыши область навигации и выберите команду Вставить.

3. Нажмите кнопку Да , чтобы убедиться, что первая строка содержит заголовки столбцов.

4. Повторите шаги 1–3 для каждого оставшегося листа.

Создание простого запроса на набор значений

1. На вкладке Создание в группе Запросы нажмите кнопку Конструктор запросов.

2. Дважды щелкните таблицу Сотрудники и нажмите кнопку Закрыть.

   Если используется пример данных, добавьте в запрос таблицу "Сотрудники".

3. Добавьте на бланк поля, которые вы хотите использовать в запросе. Вы можете дважды щелкнуть каждое поле или перетащить его в пустую ячейку в строке Поле.

   Если вы работаете с примером таблицы, то добавьте поля "Фамилия", "Имя" и "Дата рождения".

4. В поле, которое содержит искомые наибольшие или наименьшие значения (при использовании примера таблицы — поле "Дата рождения), в строке Сортировка выберите порядок сортировки По возрастанию или По убыванию.

   При сортировке по убыванию будут возвращены самые последние даты, при сортировке по возрастанию — самые давние.

   Важно: В строке Сортировка следует установить значение только для полей, содержащих даты. Если порядок сортировки задан по другому полю, запрос не вернет ожидаемых результатов.

5. На вкладке Конструктор в группе Сервис щелкните стрелку вниз рядом со значением Все (список Набор значений) и либо введите число записей, которые вы хотите просмотреть, либо выберите значение из списка.

6. Чтобы выполнить запрос и отобразить результаты в режиме таблицы, нажмите кнопку Выполнить .

7. Сохраните запрос как NextBirthDays.

Как вы видите, этот тип запросов на набор значений дает ответы на основные вопросы, например "Кто из сотрудников самый старший или самый молодой?". Ниже описано, как с помощью выражений и других условий создавать более точные и гибкие запросы. Запрос по описанным ниже условиям выдает ближайшие дни рождения у трех сотрудников.

Добавление условий в запрос

В этих шагах используется запрос, созданный в предыдущей процедуре. Вы можете выполнить запрос с другими значениями, если он содержит фактические данные даты и времени, а не текстовые значения.

1. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши запрос NextBirthDays и выберите пункт Конструктор.

2. В сетке конструктора запросов в столбце справа от BirthDate введите следующее:
   MonthBorn: DatePart("m",[BirthDate]))..
   Это выражение извлекает месяц из BirthDate с помощью функции DatePart .

3. В следующем столбце сетки конструктора запросов введите следующий код:
   DayOfMonthBorn: DatePart("d",[BirthDate])
   Это выражение извлекает день месяца из BirthDate с помощью функции DatePart .

4. Очистите поля проверка в строке Показать для каждого из двух только что введенных выражений.

5. Щелкните строку Сортировка для каждого выражения и выберите По возрастанию.

6. В строке Условия столбца Дата рождения введите следующее выражение:
   Month([Дата рождения]) > month(Date()) OR Month([Дата рождения])= Month(Date()AND Day([Дата рождения])>Day(Date())Это
   выражение делает следующее:

   • Month( [Дата рождения]) > Month(Date()) указывает, что дата рождения каждого сотрудника приходится на будущий месяц.

   • Month( [Дата рождения])= Month(Date()) And Day([Дата рождения])>Day(Date()) указывает, что если дата рождения приходится на текущий месяц, день рождения приходится на текущий день или позже.

     Короче говоря, это выражение исключает все записи, в которых день рождения наступает между 1 января и текущей датой.

     Совет:  Дополнительные примеры выражений условий запроса см. в статье Примеры условий запроса.

7. На вкладке Конструктор в группе Настройка запросов введите 3 в поле Возвращаемый результат .

8. На вкладке Конструктор в группе Результаты нажмите кнопку Выполнить .

К началу страницы

Создание итогового запроса

В этой процедуре для ответов на этот вопрос используется таблица примеров событий и таблица EventType :

Когда было последнее событие каждого типа, за исключением концертов?

1. На вкладке Создание в группе Запросы нажмите кнопку Конструктор запросов.

2. Дважды щелкните таблицы События и EventType.
   Каждая таблица отображается в верхнем разделе конструктора запросов.

3. Дважды щелкните поле EventType таблицы EventType и Поле EventDate из таблицы События, чтобы добавить поля в сетку конструктора запросов.

4. В сетке конструктора запроса в строке Условия поля EventType введите <>Concert.

   Совет:  Дополнительные примеры выражений условий см. в статье Примеры условий запроса.

5. На вкладке Конструктор в группе Показать или скрыть нажмите кнопку Итоги.

6. В сетке конструктора запроса щелкните строку Всего в поле EventDate и нажмите кнопку Макс.

7. На вкладке Конструктор в группе Результаты выберите команду Режим, а затем — пункт SQL.

8. В окне SQL в конце предложения SELECT сразу после ключевое слово AS замените MaxOfEventDateна MostRecent.

9. Сохраните запрос как MostRecentEventByType.

Создание второго запроса для отображения более подробных данных

Эта процедура использует запрос MostRecentEventByType из предыдущей процедуры, чтобы ответить на этот вопрос:

Кто был клиентом на последнем событии каждого типа?

1. На вкладке Создание в группе Запросы нажмите кнопку Конструктор запросов.

2. На вкладке Запросы дважды щелкните запрос MostRecentEventByType.

3. На вкладке Таблицы дважды щелкните таблицы События и Клиенты.

4. В конструкторе запросов дважды щелкните следующие поля:

   1. В таблице События дважды щелкните EventType.

   2. В запросе MostRecentEventByType дважды щелкните Элемент MostRecent.

   3. В таблице Клиенты дважды щелкните Пункт Компания.

5. В сетке конструктора запроса в строке Сортировка столбца EventType выберите По возрастанию.

6. На вкладке Конструктор в группе Результаты нажмите кнопку Выполнить.

К началу страницы