Метки хранения можно применять к файлам в SharePoint и OneDrive по отдельности или совместно.
Метки, которые вы видите, были настроены вашей организацией. Если у вас есть вопросы о том, какую метку следует применить, обратитесь в службу поддержки или ИТ-отдел.
Применение метки хранения к элементу
В OneDrive или библиотеке SharePoint можно применить метку хранения к файлу, например к документуMicrosoft 365, созданному в Word, PowerPoint, Excel илиOneNote записной книжке. Вы также можете пометить файлы, отличные от Office, например PDF-документ или файл изображения. SharePointэлементы спискатакже можно пометить.
Вы также можете применить метку к библиотеке или папке. Когда вы помечаете библиотеку или папку, эта метка хранения применяется по умолчанию к файлам без меток в этой папке. Дополнительные сведения о метках по умолчанию для SharePoint.
Применение метки в OneDrive или SharePoint
-
Выберите элемент.
-
В правом верхнем углу выберите Открыть область сведений
-
В разделе Применить метку выберите Выбрать метку , чтобы открыть список параметров.
-
Выберите соответствующую метку хранения для документа. (Чтобы узнать о различиях между метками, можно указать на каждую из них, чтобы увидеть описание и период хранения.)
-
Если появится параметр Сохранить , выберите его.
Установка метки хранения по умолчанию для библиотеки документов SharePoint
-
Откройте библиотеку документов.
-
В правом верхнем углу окна щелкните значок Параметры:
-
Выберите Параметры библиотеки.
-
На странице Параметры в разделе Разрешения и управление выберите Применить метку к элементам в этом списке или библиотеке.
-
На странице Применить метку выберите раскрывающийся список, а затем выберите метку, которую нужно применить.
Выбранная метка будет автоматически применена ко всем новым файлам, добавленным в библиотеку документов, начиная с этого момента.
-
Необязательно. Чтобы автоматически применить метку ко всем файлам, которые сейчас находятся в библиотеке документов, выберите Применить метку к существующим элементам в библиотеке.
-
Нажмите кнопку Сохранить.
Примечание: Метки хранения могут быть перезаписаны на уровне файла. Другими словами, после установки метки по умолчанию для библиотеки можно при необходимости назначить альтернативную метку отдельному элементу или элементам в библиотеке.
Создание представления, содержащего метки хранения
В SharePoint (и Teams, но не OneDrive ) можно создать представление библиотеки, содержащее столбец Метки или Элемент является столбцом Запись. Это представление позволяет быстро увидеть метки хранения, назначенные всем элементам, и какие элементы являются записями. Обратите внимание, однако, что вы не можете отфильтровать представление по столбцу Элемент является записью. Вот как создать такое представление.
Начните с того, чтобы сделать столбец Метка хранения видимым:
-
В верхней части любого столбца щелкните стрелку вниз
-
В области Изменение столбцов представления выберите поле Метка хранения.
-
По завершении нажмите кнопку Применить.
При желании вы можете сохранить представление для быстрого доступа позже:
-
В правом конце панели команд выберите Параметры представления > Сохранить представление как:
-
Присвойте представлению имя.
-
Выберите, будет ли представление общедоступным для других пользователей.
-
Нажмите кнопку Сохранить.
Некоторые действия не разрешены для элементов с метками
Если элемент имеет метку хранения, некоторые действия запрещены в зависимости от параметров, выбранных администратором.
Если в SharePoint отображается сообщение о том, что вы не можете изменить помеченный элемент, это связано с тем, что он помечен как запись. Возможно, вы сможете изменить этот элемент, если сначала разблокируете его. Инструкции см. в следующем разделе.
Блокировка или разблокировка записи
Некоторые метки хранения могут блокировать элемент, так как это запись , которую необходимо сохранить. Это предотвращает удаление элемента, например. Для таких вещей, как контракты, это важная мера ведения учета. Однако вы можете разблокировать элементы, чтобы их можно было изменить или обновить с помощью новой версии.
Примечание: Возможность блокировки или разблокировки элемента определяется параметрами, управляемыми администраторами, включая конфигурацию меток, конфигурацию сайта и наличие разрешений "Участие".
-
В библиотеке или списке выберите элемент, который нужно заблокировать или разблокировать.
-
В правом верхнем углу окна выберите Открыть область сведений:
-
В области Сведения в разделе Состояние записи выберите Заблокировано.
-
Рядом с именем параметра появится переключатель. Щелкните переключатель, чтобы переключиться с "Заблокировано" на "Разблокировано" или наоборот.
После разблокировки элемента его можно изменить. Завершив редактирование, вы также можете снова заблокировать элемент, выполнив описанные выше действия и переключив состояние записи обратно в положение Заблокировано.
Важно: Если администратор отключил управление версиями и запись запускается как разблокированная, вы сможете заблокировать элемент, но вы не сможете разблокировать его снова. Другими словами, для этого сценария это одностороннее действие, а не переключатель.
См. также
Для администраторов: сравните ограничения для разрешенных или заблокированных действий.
