Метки хранения можно применять к файлам в SharePoint и OneDrive по отдельности или в совокупности.
Метки, которые вы видите, были настроены вашей организацией. Если у вас есть вопросы о том, какую метку применить, обратитесь в службу поддержки или в ИТ-отдел.
Применение метки хранения к элементу
В OneDrive или библиотеке SharePoint можно пометить большинство файлов — документы Office, созданные в Word, PowerPoint, Excel и так далее, или дажеOneNote файла. вы также можете пометить Office файлы, не в том Office, например PDF.)
В библиотеке можно также пометить папку. Когда вы пометили папку, она будет применена к всем файлам в этой папке.
В SharePoint можно пометить некоторые типы элементов.
Применение метки в OneDrive или SharePoint
-
Выберите элемент.
-
В правом верхнем углу выберите открыть
-
В списке Применитьметку выберите Выберите метку, чтобы открыть список параметров.
-
Выберите соответствующую метку хранения для документа. (Чтобы узнать о различиях между наклейками, можно указать на каждую из них, чтобы увидеть ее описание и период хранения.)
-
Если появится параметр Сохранить, выберите его.
Настройка метки хранения по умолчанию для SharePoint документов
-
Откройте библиотеку документов.
-
В правом верхнем окне выберите значок Параметры
-
Выберите Параметры библиотеки.
-
На странице Параметры в спискеРазрешения и управление выберите Применить метку к элементу в этом списке или библиотеке.
-
На странице Применить метку выберите поле, а затем выберите метку, которую вы хотите применить.
Выбранная метка будет автоматически применена к новым файлам, добавленным в библиотеку документов, начиная с текущего времени.
-
Необязательно: чтобы автоматически применить метку к всем файлам в библиотеке документов, выберите Применить метку к существующим в библиотеке файлам.
-
Нажмите кнопку Сохранить.
Примечание: Метки хранения можно перезаписать на уровне файла. Другими словами, после настройки метки по умолчанию для библиотеки можно при необходимости назначить альтернативную метку отдельному элементу или элементу в библиотеке.
Создание представления с меткой хранения
В SharePoint (и Teams), но не OneDrive ), вы можете создать представление библиотеки, которая содержит столбец Метки или Элемент является записью. Это представление позволяет быстро просмотреть метки хранения, присвоенные всем пунктам, и элементы, которые являются записями. Обратите внимание, что представление нельзя отфильтровать по столбце Элемент является записью. Вот как можно создать такое представление.
Начните с того, чтобы столбец Метка хранения был виден:
-
В верхней части любого столбца выберите стрелку вниз
и выберите Столбец Параметры > Показать или скрыть столбцы.
-
В области Изменение столбцов представления выберите поле Метка хранения.
-
Когда все будет готово, выберите Применить.
При этом вы можете сохранить представление для быстрого доступа позже.
-
В правой части панели команд выберите Параметры просмотра > Сохранить представление как:
-
Назначьте представление имя.
-
Выберите, должно ли представление быть общедоступным, чтобы его могли видеть другие люди.
-
Нажмите кнопку Сохранить.
Некоторые действия запрещены для элементов с меткой
Если элемент имеет метку хранения, некоторые действия запрещены в зависимости от параметров, выбранных администратором.
Если в SharePoint сообщение о том, что изменить элемент с меткой нельзя, это потому, что оно помечено как запись. Вы сможете изменить этот элемент, если сначала разблокируете его. Инструкции см. в следующем разделе.
Разблокировка записи
Некоторые метки хранения могут "заблокировать" элемент, так как это запись, которую необходимосохранить. Например, это предотвращает удаление элемента. Для таких показателей, как контракты, это важный показатель ведения записи. Однако вы можете разблокировать элементы, чтобы они могли быть изменены или обновлены в новой версии.
Примечание: Возможность разблокировки элемента определяется настройками, которые определяются администраторами, включая конфигурацию меток, конфигурацию сайта и на то, есть ли у вас разрешения "Участие".
-
В библиотеке или списке выберите элемент, который нужно разблокировать.
-
В правой верхней части окна выберите открыть окно сведений
-
В области Сведения в области Состояние записивыберите Заблокировано.
-
Рядом с именем параметра появится параметр управления. Щелкните переключатель, чтобы перейти с заблокированного на Разблокированный.
Разблокировав элемент, вы можете изменить его. Когда вы закончили редактирование, вы также можете снова заблокировать элемент, выровняв состояние записи в положение Заблокировано.
См. также
Для администраторов: сравнение ограничений на разрешенные или заблокированные действия
