В Microsoft Office Excel есть ряд функций, которые упрощают управление данными и их анализ. Чтобы в полной мере воспользоваться этими возможностями, важно упорядочить и отформатировать данные на листе в соответствии со следующими рекомендациями.
В этой статье
Советы по организации данных
Помещайте аналогичные элементы в один столбец. Проектируйте данные так, чтобы все строки в одном столбце содержали аналогичные элементы.
Разделение диапазона данных Оставьте по крайней мере один пустой столбец и одну пустую строку между связанным диапазоном данных и другими данными на листе. Это позволит легче находить и выделять диапазоны при сортировке, фильтрации или автоматической вставке промежуточных итогов.
Располагайте критически важные данные над или под диапазоном. Не размещайте критически важные данные слева или справа от диапазона, потому что они могут быть скрыты при его фильтрации.
Избегайте пустых строк и столбцов в диапазоне Старайтесь не помещать пустые строки и столбцы в диапазон данных. Это поможет легче находить и выделять связанные диапазоны данных.
Отображение всех строк и столбцов в диапазоне Перед внесением изменений в диапазон данных убедитесь, что отображаются скрытые строки или столбцы. В противном случае можно непреднамеренно удалить данные. Дополнительные сведения см. в статье Отображение и скрытие строк и столбцов.
Советы по форматированию данных
Использование меток столбцов для идентификации данных Создайте названия столбцов в первой строке диапазона данных, применив к ним другой формат. Затем можно использовать эти подписи для создания отчетов, а также для поиска и упорядочения данных. Используйте для подписей столбцов шрифт, выравнивание, формат, узор, границу или стиль написания прописными буквами, которые отличаются от формата, применяемого для данных в диапазоне. Отформатируйте ячейки как текст перед вводом их подписей. Дополнительные сведения см. в статье Способы форматирования листа.
Использование границ ячеек для различения данных Если требуется отделить метки от данных, вставляйте строки под ними с помощью границ ячеек, а не пустых строк или пунктирных линий. Дополнительные сведения см. в статье Применение и удаление границ ячеек на листе.
Во избежание ошибок старайтесь не указывать начальные или конечные пробелы Старайтесь не вставлять пробелы в начале или конце ячейки для отступа данных. Такие лишние пробелы могут влиять на сортировку, поиск и формат, который применяется к ячейке. Вместо того чтобы добавлять отступы с помощью пробелов, можно использовать команду Увеличить отступ для текста в ячейке. Дополнительные сведения см. в статье Поворот и изменение положения данных в ячейке.
Расширение форматов данных и формул При добавлении новых строк данных в конец диапазона данных Excel расширяет возможности согласованного форматирования и формул. Чтобы формат применялся, он должен использоваться в трех из пяти предыдущих ячеек. Формула применяется только в том случае, если она использовалась во всех предыдущих ячейках. Дополнительные сведения см. в статье Автоматическое заполнение ячеек листа данными.
Использование формата таблицы Excel для работы со связанными данными Непрерывный диапазон ячеек на листе можно преобразовать в таблицу Excel. С данными, определенными как таблица, можно работать независимо от данных, внешних по отношению к таблице, при этом можно использовать функции работы с таблицами для быстрого выполнения сортировки, фильтрации, вычисления суммы или расчета данных. Таблицы можно также использовать для разделения наборов связанных данных на группы путем упорядочения этих данных в несколько таблиц на одном листе. Дополнительные сведения см. в статье Общие сведения о таблицах Excel.