В Microsoft Office Excel есть ряд возможностей, облегчающих управление данными и их анализ. Чтобы можно было воспользоваться ими, важно упорядочивать и форматировать данные на листе в соответствии с описанными ниже принципами.
В этой статье
Советы по организации данных
Помещайте аналогичные элементы в один столбец. Проектируйте данные так, чтобы все строки в одном столбце содержали аналогичные элементы.
Разделяйте диапазоны данных. Оставляйте хотя бы один пустой столбец и одну пустую строку между диапазоном связанных данных и другими данными в листе. Это позволит легче находить и выделять диапазоны при сортировке, фильтрации или автоматической вставке промежуточных итогов.
Располагайте критически важные данные над или под диапазоном. Не размещайте критически важные данные слева или справа от диапазона, потому что они могут быть скрыты при его фильтрации.
Не оставляйте пустые строки и столбцы в диапазоне. Предотвращайте появление пустых строк и столбцов в диапазоне данных. Это поможет легче находить и выделять связанные диапазоны данных.
Отобразите все строки и столбцы в диапазоне. Перед внесением изменений в диапазон данных убедитесь в том, что все скрытые строки или столбцы отображаются. В противном случае можно непреднамеренно удалить данные. Дополнительные сведения см. в статье Отображение и скрытие строк и столбцов.
Советы по форматированию данных
Используйте заголовки столбцов для определения данных. Добавьте подписи столбцов в первую строку диапазона, применив к данным другой формат. Затем можно использовать эти подписи для создания отчетов, а также для поиска и упорядочения данных. Используйте для подписей столбцов шрифт, выравнивание, формат, узор, границу или стиль написания прописными буквами, которые отличаются от формата, применяемого для данных в диапазоне. Отформатируйте ячейки как текст перед вводом их подписей. Дополнительные сведения см. в статье Способы форматирования листа.
Используйте границы ячеек для разграничения данных. Если вы хотите отделить подписи от данных, используйте границы ячеек, а не пустые строки или пунктирные линии. Дополнительные сведения см. в статье Применение и удаление границ ячеек на листе.
Не добавляйте начальные и конечные пробелы, чтобы избежать ошибок. Не используйте пробелы в начале или конце ячейки для создания отступов. Такие лишние пробелы могут влиять на сортировку, поиск и формат, который применяется к ячейке. Вместо того чтобы добавлять отступы с помощью пробелов, можно использовать команду Увеличить отступ для текста в ячейке. Дополнительные сведения см. в статье Поворот и изменение положения данных в ячейке.
Расширение форматов данных и формул. При добавлении новых строк данных в конец диапазона Excel применяет к ним то же форматирование и формулы. Чтобы формат применялся, он должен использоваться в трех из пяти предыдущих ячеек. Формула применяется только в том случае, если она использовалась во всех предыдущих ячейках. Дополнительные сведения см. в статье Автоматическое заполнение ячеек листа данными.
Используйте для работы со связанными данными табличный формат Excel. Непрерывный диапазон ячеек можно преобразовать в таблицу Excel. С данными, определенными как таблица, можно работать независимо от данных, внешних по отношению к таблице, при этом можно использовать функции работы с таблицами для быстрого выполнения сортировки, фильтрации, вычисления суммы или расчета данных. Таблицы можно также использовать для разделения наборов связанных данных на группы путем упорядочения этих данных в несколько таблиц на одном листе. Дополнительные сведения см. в статье Общие сведения о таблицах Excel.
