CSV-файлы (файлы данных с разделителями-запятыми) — это файлы особого типа, которые можно создавать и редактировать в Excel. В CSV-файлах данные хранятся не в столбцах, а разделенные запятыми. Текст и числа, сохраненные в CSV-файле, можно легко переносить из одной программы в другую. Например, вы можете экспортировать контакты из Google в CSV-файл, а затем импортировать их в Outlook.
Сведения об импорте и экспорте контактов в Outlook с использованием файла .csv см. в статье "Импорт и экспорт контактов в Outlook".
Создание CSV-файла из другой программы или службы электронной почты другого поставщика
При экспорте контактов из другой программы, например Gmail, обычно можно выбрать один из нескольких форматов. В Gmail на выбор предлагаются CSV-файл Google, CSV-файл Outlook и файлы vCard. При экспорте данных из профиля Outlook для последующего импорта в другой профиль можно выбрать CSV-файл или файл данных Outlook (PST).
Скачивание и открытие образца CSV-файла для импорта контактов в Outlook
Вы можете создать CSV-файл вручную одним из двух способов.
Создание файла Excel и его сохранение в формате CSV
Если сведения о контактах хранятся в программе, из которой их невозможно экспортировать, вы можете ввести их вручную.
Создайте новый документ в Excel.
Добавьте заголовок столбца для каждого фрагмента сведений, который вы хотите записать (например, для имени, фамилии, адреса электронной почты, номера телефона и дня рождения), а затем введите данные в соответствующие столбцы.
Когда вы закончите, файл Excel должен выглядеть примерно так:
Выберите "Сохранить файл>как".
В раскрывающемся списке выберите пункт "CSV (разделитель — запятая) (*.csv)", присвойте имя файлу и нажмите кнопку Сохранить.
Теперь вы можете использовать этот CSV-файл для импорта контактов в Outlook.
Скачивание шаблона CSV-файла
Если вы хотите начать с пустого CSV-файла, то можете скачать образец ниже.
-
Скачайте этот образец файла .csv на компьютер. При появлении запроса нажмите кнопку Сохранить и сохраните файл на своем компьютере в формате CSV. Если сохранить файл в формате Excel (XLS или XLSM) все данные будет добавлены в один столбец.
- Откройте Excel на компьютере.
- В Excel перейдите враздел "Открыть>файл>", а затем перейдите к файлу .csv, который вы только что скачали на компьютер. Чтобы найти CSV-файл, выберите Все файлы. Щелкните CSV-файл, чтобы открыть его.
При работе с этим CSV-файлом нужно помнить о нескольких вещах.
- Для Outlook необходимо, чтобы в первой строке находились заголовки столбцов, поэтому не заменяйте их другими данными.
Язык заголовков столбцов должен совпадать с языком Outlook, используемым по умолчанию. Например, если в качестве языка Outlook по умолчанию настроен португальский, требуется изменить заголовки столбцов, чтобы они отображались на португальском языке.
- Вы можете удалить данные из строк 2–6 (например, имена, телефонные номера, адреса электронной почты и т. д).
- Вводить данные во всех столбцах необязательно. Укажите только необходимые сведения.
- Сохраните файл в формате CSV под другим именем. Если вы работаете с этим файлом в Excel, то при его сохранении получите несколько запросов такого типа: "Вы действительно хотите сохранить файл в формате CSV?" Всегда выбирайте "Да". Если выбрать "Нет", файл будет сохранен в собственном формате Excel (.xlsx), и Outlook не сможет использовать его для импорта данных.
- Попробуйте импортировать CSV-файл с несколькими контактами, чтобы убедиться в получении правильных результатов. После этого можно удалить импортированные контакты, добавить все нужные контакты в CSV-файл и снова импортировать его.
Изменение CSV-файла с контактами, которые нужно импортировать в Outlook
Предположим, вы хотите изменить CSV-файл, экспортированный из Outlook, а затем снова импортировать его в это приложение или другую почтовую службу. Вы можете легко сделать это с помощью Excel.
При изменении CSV-файла учитывайте перечисленные ниже моменты.
- Заголовки столбцов должны оставаться в первой строке.
- При сохранении файла в Excel несколько раз появятся запросы такого типа: "Вы действительно хотите сохранить файл в формате CSV?" Всегда выбирайте ответ "Да". Если вы выберете "Нет", файл будет сохранен в собственном формате Excel (XLSX) и его нельзя будет использовать для импорта в Outlook.
Проблема: все данные выводятся в первом столбце
Это могло произойти по нескольким причинам, поэтому можно попробовать несколько решений.
Если вы сохраните CSV-файл в другом формате, например XLS, XLSX или XLM, все данные будут отображаться в первом столбце. Вернитесь к исходному CSV-файлу и сохраните его в формате CSV.
Возможно, программа, в которой был создан CSV-файл, добавляет к данным дополнительные кавычки, из-за чего Excel считает их одной строкой. Предположим, например, что у вас такие данные:
a, b, c, d — Excel поместит каждую букву в отдельный столбец.
"a, b, c, d", e — Excel поместит a, b, c, d в один столбец, а e — в другой.
Чтобы проверить, не в этом ли проблема, откройте файл в Блокноте: щелкните CSV-файл правой кнопкой мыши в Windows и выберите "Открыть в>Блокноте". Выполните поиск дополнительных кавычек.
Если они есть, вот как можно исправить файл:- Откройте CSV-файл в Excel. Все данные будут добавлены в столбец A без кавычек.
- С помощью мастера распределения текста по столбцам разделите данные столбца A на отдельные столбцы: в строке меню выберитепункт "Данные> из текста по столбцам".
- Выберите "Далеес разделителями>". Затем нажмите " Запятая>Готово".
- Сохраните файл с использованием .csv для его последующего импорта в Outlook.