Создание и совместное использование информационной панели с помощью Excel и групп

Получение данных

1. Вы можете скопировать и вставить данные непосредственно в Excel или настроить запрос из источника данных. В этой статье мы использовали запрос Анализ продаж из шаблона Борей для Microsoft Access. Если вы хотите использовать его, откройте Access, выберите Файл > Создать, выполните поиск по запросу "Борей" и создайте шаблон базы данных. После этого вы сможете получить доступ ко всем запросам, которые включены в шаблон. Мы уже вставили эти данные в книгу Excel, поэтому не беспокойтесь, если у вас нет Access.

2. Убедитесь, что данные правильно структурированы и нет пропущенных строк или столбцов. Каждая строка должна представлять отдельную запись или элемент. Сведения о настройке запроса и управлении данными можно найти в статье Функция "Скачать и преобразовать" в Excel.

   

3. При необходимости отформатируйте данные в виде таблицы Excel. При импорте из Access данные автоматически импортируются в таблицу.

Создание сводных таблиц

1. Выделите любую ячейку в диапазоне данных и выберите Вставка > Сводная таблица > На новый лист. Дополнительные сведения см. в статье Создание сводной таблицы для анализа данных листа.

2. Добавьте нужные поля сводной таблицы, а затем отформатируйте ее по своему усмотрению. Эта сводная таблица станет основой для других, поэтому внесите все необходимые изменения в ее стиль, макет отчета и форматирование, чтобы не делать этого несколько раз. Дополнительные сведения см. в статье Проектирование макета и формата сводной таблицы.

   В этом примере мы создали общую сводку продаж по категориям продуктов и отсортировали данные по полю "Продажи" в порядке убывания.

   

   Дополнительные сведения см. в статье Данные в отчете сводной таблицы или сводной диаграммы.

3. Создав образец сводной таблицы, выберите и скопируйте его, а затем вставьте в пустые области листа столько раз, сколько необходимо. В нашем примере в сводных таблицах могут меняться строки, но не столбцы, поэтому они расположены в одну строку и разделены пустым столбцом. Однако если в сводных таблицах можно раскрывать столбцы, их может потребоваться поместить друг под другом.

   Важно: Сводные таблицы не могут накладываться друг на друга, поэтому оставьте между ними достаточно места для их развертывания и свертывания при фильтрации, добавлении и удалении значений.

   Рекомендуем присвоить сводным таблицам понятные имена, чтобы знать, для чего они нужны. По умолчанию они называются "Сводная таблица1", "Сводная таблица2" и т. д. Выделите каждую таблицу, откройте вкладку Работа со сводными таблицами > Анализ и введите новое название в поле Имя сводной таблицы. Имена понадобятся при подключении сводных таблиц к срезам и временным шкалам.

   

Создание сводных диаграмм

1. Щелкните в любом месте первой сводной таблицы, выберите Работа со сводными таблицами > Анализ > Сводная диаграмма и укажите тип диаграммы. Мы выбрали комбинированную диаграмму, на которой столбец "Продажи" показан как гистограмма с группировкой, а данные из столбца "% от итога" представлены как линейный график на вспомогательной оси.

   

2. Выберите диаграмму, а затем укажите ее размер и формат на вкладке Работа со сводными диаграммами. Дополнительные сведения можно найти в серии статей по форматированию диаграмм.

3. Повторите действия для каждой сводной таблицы.

4. Настало время переименовать сводные диаграммы. Откройте вкладку Работа со сводными диаграммами > Анализ и введите новое название в поле Имя диаграммы.

Добавление срезов и временных шкал

Срезы и временные шкалы позволяют быстро отфильтровать сводные таблицы и диаграммы, чтобы получить только интересующие вас данные.

1. Выберите любую сводную таблицу и перейдите в раздел Средства сводной таблицы > анализ > фильтр > вставка среза, а затем проверка каждый элемент, который вы хотите использовать для среза. Для этой панели мониторинга мы выбрали Категория, Название продукта, Сотрудник и Имя клиента. Когда вы нажмете кнопку ОК, срезы будут добавлены в середину экрана с накоплением друг над другом, поэтому вам потребуется упорядочить и изменить их размер по мере необходимости.

   

2. Параметры среза: щелкните срез, выберите Средства среза > Параметры и задайте различные настройки, например стиль и количество столбцов. Чтобы выровнять несколько срезов, щелкните их, удерживая клавишу CTRL, и нажмите одну из кнопок в группе Выровнять на вкладке Средства среза.

3. Подключения к срезам: срезы будут связаны только со сводной таблицей, в которой они были созданы, поэтому нужно выбрать каждый срез, щелкнуть Средства среза > Параметры > Подключения к отчетам и указать, какие сводные таблицы необходимо подключить к ним. С помощью срезов и временных шкал можно управлять сводными таблицами на любом листе, даже если он скрыт.

   

4. Добавление временной шкалы: выберите сводную таблицу, щелкните Работа со сводными таблицами > Анализ > Фильтр > Вставить временную шкалу и выберите элементы, которые вы хотите использовать. Для этой информационной панели мы выбрали поле "Дата заказа".

5. Параметры временной шкалы: щелкните временную шкалу, откройте вкладку Инструменты временной шкалы > Параметры и задайте такие настройки, как Стиль, Заголовок и Подпись. Выберите параметр Подключения к отчетам, чтобы связать временную шкалу с нужной сводной таблицей.

Узнайте больше о срезах и временных шкалах.

Дальнейшие действия

Теперь на информационной панели доступны все функции, но, вероятно, вы захотите внести в нее завершающие штрихи. Например, можно добавить название отчета или фон. В этом примере мы добавили фигуры вокруг сводных таблиц и отключили заголовки и линии сетки на вкладке "Вид".

Обязательно проверьте все срезы и временные шкалы, чтобы убедиться, что сводные таблицы и диаграммы работают так, как нужно. Если при использовании срезов и временных шкал одна из сводных таблиц пересекается с другой, выводится сообщение об ошибке. Такие проблемы нужно исправить перед распространением информационной панели.

После завершения настройки информационной панели щелкните вкладку "Общий доступ к панели мониторинга" в верхней части этой статьи, чтобы узнать, как распространить ее.