Создание опроса FindTime

FindTime — это надстройка Outlook для планирования собраний. Организатор может отправить несколько вариантов времени через FindTime и свести к минимуму сообщения электронной почты в режиме планирования.

Чтобы запланировать собрание в Outlook с помощью FindTime:

1. Создайте сообщение электронной почты или выберите сообщение, на который нужно ответить.

2. Список пользователей, необходимых для собрания, в разделе Кому и необязательных участников в Cc. 

3. На вкладке Главная выберите Ответить с опросом на собрание.
   
   

4. Выберите параметры собрания:
   
   

   • Длительность: выберите длительность из списка.

     • Выберите 8 часов для собрания на целый день.

     • Выберите Настраиваемый в раскрывающемся меню времени, чтобы задать собственное время. Максимальная продолжительность составляет 23 часа 59 минут.

   • Часы работы. Проверьте, чтобы ограничить рекомендуемое время собрания только рабочими днями и часами.

     Примечание: Рабочее время, используемое по умолчанию, извлекается из параметров организатора и завершается сбоем этих параметров Exchange. По умолчанию они находятся с 8 утра до 5 вечера, если параметры не найдены.

   • Часовой пояс. Выберите раскрывающееся меню часового пояса, чтобы изменить часовой пояс для собрания.

     Примечания: 

     • Используемый часовой пояс извлекается из параметров организатора, но вы можете выбрать новый из списка.

     • Учитывается летнее время, а собрания после ежегодного переключения показывают правильное время

5. FindTime просматривает расписания участников (если доступно) и предлагает подходящее время собрания.

   Примечание: FindTime использует вашу бизнес-учетную записьMicrosoft 365 для доступа к календарю и календари участников в вашей организации для определения доступности. Календари, не связанные с учетной записью Microsoft 365, не поддерживаются.

   Используйте ссылки для сортировки параметров собрания.

   

   • Доступность: список наиболее подходящих вариантов (время, когда все необходимые участники собрания будут бесплатными). Факторы, используемые для определения наилучших вариантов, включают, сколько участников являются бесплатными, сколько обязательных и необязательных участников являются свободными, имеют ли конфликтующие участники предварительные или занятые обязательства в своем календаре.

   • Время: перечисляет параметры в хронологическом порядке.
     
     Примечание. С помощью стрелок можно прокрутить дни и месяцы. Доступные дни выделены зеленым цветом. Более темно-зеленый цвет обозначает дни с наибольшим числом вариантов, а более светлый зеленый и красный указывает на наибольшее число конфликтов. Выходные дни помечаются доступными, если не выбран параметр Часы работы .

   • Значки людей показывают, требуются ли участники собрания и их доступность.

     

     • Подчеркнутое: обязательный

     • Зеленый: доступно

     • Желтый: может быть занят

     • Красный: занят

     • Серый: неизвестно

   • Значки можно использовать для доступа к дополнительным сведениям.

     • Выберите , чтобы открыть область состояния участника.

     • Наведите указатель мыши на значок каждого пользователя или просмотрите сведения о доступности.

     • Выберите , чтобы просмотреть календарь.

6. Выберите несколько подходящих времени для собраний.

   • Поле времени изменяется на синий при выборе.
     
     

     Примечание: Опросы, которые имеют 20 предложений или меньше, с большей вероятностью достигнут консенсуса. 

7. Нажмите кнопку Далее.

8. Введите место собрания.

   • Собрания по сети включены по умолчанию. Установите флажок Проверка собрания по сети, чтобы отключить его. 
     
     
     
     Если выбран параметр Собрание по сети, FindTime запланируют собраниеSkype для бизнеса илиMicrosoft Teams. FindTime будет использовать любой канал собраний по умолчанию, заданный вашей организацией. 

     Примечание: Если вы сохранили параметрSkype для бизнеса на панели мониторинга, FindTime будет использовать его вместо Microsoft Teams. Если вы хотите использоватьMicrosoft Teams, удалите параметрSkype для бизнеса на панели мониторинга.

9. Выберите Параметры опроса и переключите параметры ВКЛ./ВЫКЛ .

   Примечание: Вы по-прежнему можете удалить выбранное время собрания на этом этапе, выбрав X в списке Выбранное время .

   • Уведомлять меня об обновлениях опроса. Вы будете получать электронное письмо каждый раз, когда участник проголосует. Сообщение содержит текущее состояние опроса и возможность расписания.

   • Планирование достижения консенсуса участниками. Событие календаря автоматически планируется, если все необходимые участники проголосовали за определенный вариант времени. Если доступно несколько вариантов, будет запланирован самый ранний вариант.

   • Удержание выбранного времени в моем календаре: в календаре размещается предварительное событие для каждого варианта, который вы предлагаете. Все удержания удаляются при планировании собрания или отмене опроса.

   • Блокировка опроса для участников. Участники не смогут предложить новое время или изменить других участников.

   • Требовать от участников проверки их личности. Чтобы предотвратить анонимное голосование, участникам потребуется пройти проверку подлинности перед голосованием.

   • Email уведомления на языке FindTime. Язык, на который вы используете FindTime, будет использоваться для отправки связанных Уведомления по электронной почте. В противном случае эти уведомления будут отправляться на английском языке.

10. Выберите Вставить по электронной почте.

11. FindTime вставляет предложенное время собрания в сообщение электронной почты. При необходимости выберите Изменить параметры , чтобы изменить параметры собрания.

    Примечание: Если вы внесете изменения и повторно внесете время собрания, необходимо вручную удалить исходное приглашение.

12. Нажмите кнопку Отправить , чтобы отправить приглашения на собрание и начать процесс голосования.

13. Вы получите прямую ссылку на страницу голосования для собрания.