Если в тексте сообщений электронной почты есть ссылки, указывающие на файлы, хранящиеся в OneDrive или SharePoint, Outlook отображает несколько типов сведений об этих ссылках и позволяет управлять доступом к связанным файлам.
Разделы справки знаете, какие ссылки указывают на файлы, хранящиеся в OneDrive или SharePoint?
Когда вы добавляете ссылку на файл в OneDrive или SharePoint в текст сообщения электронной почты, Outlook отображает эту ссылку серым фоном. Если щелкнуть ссылку, появится небольшое диалоговое окно, в которое вы узнаете, кто сможет получить доступ к ссылке.
Примечание: Эта информация относится только к ссылкам, вставленным в текст сообщения электронной почты. Несмотря на то, что вы можете вложить файлы непосредственно в сообщение электронной почты из OneDrive или SharePoint и управлять разрешениями для этих файлов аналогичным образом, информация в этом разделе относится только к ссылкам, вставленным в текст сообщения электронной почты.
Разделы справки вставить ссылку на файл OneDrive или SharePoint?
Существует несколько способов вставки ссылки в текст сообщения электронной почты.
-
Скопируйте ссылку из OneDrive или SharePoint, а затем вставьте ее в текст сообщения.
-
Открыв новое сообщение электронной почты, ответить или переслать, выберите Сообщение > ссылка > Вставить ссылку. Затем выберите файл, хранящийся в OneDrive или SharePoint.
-
Ответить на сообщение или переслать его с помощью существующих ссылок.
Outlook автоматически установит разрешения на ссылку на то, что администратор клиента выбрал в качестве разрешения по умолчанию для вашей организации.
Разделы справки изменить разрешения на ссылку?
Если вы хотите изменить пользователей, имеющих доступ к вашей ссылке на документ OneDrive или SharePoint, щелкните ссылку в тексте сообщения электронной почты, а затем выберите символ> в диалоговом окне разрешений, чтобы отобразить параметры ссылки.
Выберите или щелкните любой из перечисленных параметров.
Помимо выбора уровня доступа, вы также можете разрешить редактирование (или снять флажок, чтобы отключить редактирование) и даже заблокировать скачивание. В этом случае файл, на который связан, будет открываться только в окне браузера.
Примечание: Чтобы заблокировать скачивание файла, снимите флажок Разрешить редактирование .
Нажмите кнопку Применить , чтобы сохранить изменения. Вы можете задать отдельные уровни разрешений для каждой ссылки, добавляемой в текст сообщения электронной почты.
Будут ли мои получатели иметь доступ к связанному файлу?
Outlook проверяет, смогут ли получатели сообщений получить доступ к имеющимся в сообщении ссылкам на файлы, хранящиеся в OneDrive или SharePoint. Этот процесс выполняется быстро, но может занять дополнительное время, если вы отправляете сообщение большому количеству получателей. Вы не сможете отправить сообщение, пока Outlook не завершит эту проверка.
Если Outlook подтвердит, что один или несколько получателей не смогут получить доступ к вашей ссылке, ссылка изменится на красный цвет, а рядом с именем ссылки появится небольшой красный восклицательный знак. Щелкнув ссылку, вы увидите сведения о том, какие получатели не могут получить доступ к вашей ссылке и почему.
Во всплывающем окне вы сможете управлять доступом и изменять уровень доступа ссылки, вложить файл как копию, а не ссылку, или игнорировать предупреждение.
Совет: Если в сообщении электронной почты есть несколько ссылок с ошибками доступа, вы можете перемещаться между ссылками с ошибками с помощью сочетания клавиш CTRL+ALT+F1.
Если Outlook не может проверить, имеют ли получатели доступ к ссылке, рядом с именем ссылки появится небольшой восклицательный знак, но цвет ссылки не изменится. Щелкнув ссылку, вы сможете игнорировать это уведомление.
Перед отправкой сообщения Outlook предупредит вас, если у некоторых получателей нет доступа к одной или нескольким ссылкам. Вы можете отправить в любом случае или выбрать Не отправлять , чтобы вернуться к разрешениям на доступ к ссылке.
Отправка сообщения
Если вы попытаетесь отправить сообщение электронной почты до завершения проверки Outlook, чтобы узнать, могут ли все получатели получить доступ к ссылкам в нашем сообщении, вы увидите предупреждающее сообщение. Вы можете отправить в любом случае или Не отправлять и разрешить Outlook завершить проверку разрешений. Если вы ничего не сделаете, предупреждающее сообщение изменится, как только Outlook завершит проверку ваших ссылок.
