Вы когда-нибудь путали фазу с процессом? Или портфолио с конечным результатом? Может быть, это и нет, но терминология управления проектами может быть запутанной, и эта статья поможет вам разобраться в этом.
В этой статье
- Сориентироваться: этапы, процессы, портфели и продукты
- Результат: результаты вашего проекта
- Как Microsoft Project вписывается в вашу систему управления проектами?
- Вам не надоело? Все еще хотите узнать больше?
Сориентироваться: этапы, процессы, портфели и продукты
Проект — это просто набор действий, которые выполняются в соответствии с расписанием и дают определенный результат. Некоторые проекты существуют отдельно, не имея никакого отношения к другой работе, выполняемой в организации. С другой стороны, некоторые проекты являются частью более крупных усилий, таких как этапы, процессы, программы и портфели.
Этапы
Проекты могут планироваться поэтапно, чтобы несколько проектов, связанных с одной целью, могли управляться вместе. Например, благотворительная организация проводит сбор средств каждый год. Для управления всеми проектами, связанными с этой функцией, они группируют проекты в три этапа: планирование, день мероприятия и последующие действия. Каждый этап содержит несколько проектов.
| Этап | Проекты | Выход фазы |
|---|---|---|
| Планирование |
|
Готовый документ плана мероприятия |
| День события |
|
Мероприятие проходит по плану |
| Follow-Up |
|
Завершенный документ по результатам разбора инцидента |
Процессы
Мероприятия в двух разных проектах могут быть взаимосвязаны, образуя процесс. Например, предположим, что у вас есть два проекта: один содержит действия, необходимые для создания системы управления тикетами call-центра, а другой — действия, необходимые для найма и обучения персонала службы поддержки для call-центра.
| Проект 1 | Проект 2 |
|---|---|
Мероприятия:
|
Мероприятия:
|
|
Выход: Система управления тикетами call-центра |
Выход: Сотрудники службы поддержки call-центра |
Объединенный набор действий из двух проектов формирует процесс создания колл-центра. Результатом процесса является полностью функционирующий колл-центр.
| Процесс. |
|---|
Деятельность по проекту 1:
|
Мероприятия по проекту 2:
|
|
Результат процесса: Полнофункциональный колл-центр |
"Программы"
Программа — это группа проектов, которые управляются вместе, чтобы максимально использовать их взаимосвязанный статус. Например, строительная компания, которая работает над новым разделом, управляет каждым домом в этом районе как отдельным проектом. Сгруппировав проекты в программу для всего подразделения, компания может легко увидеть прогресс подразделения в целом и спланировать привлечение сторонних ресурсов, таких как бетоновозы или ландшафтные дизайнеры.
| Программа | Проекты |
|---|---|
| Contoso Estates |
|
Портфолио
Некоторые менеджеры проектов могут использовать портфели для сопоставления проектов и программ с соответствующими стратегическими бизнес-целями. Например, компания, занимающаяся разработкой программного обеспечения, определила три стратегические бизнес-цели: "Внедрение инноваций в отрасли", "Разработка безопасного программного обеспечения" и "Обеспечение первоклассной поддержки клиентов". Организация создает портфели для каждой из этих целей (инновации, безопасность и поддержка) и согласовывает текущие проекты и программы в рамках этих портфелей.
| Портфолио | Проекты и программы |
|---|---|
| Инновации |
|
| Безопасность |
|
| Поддержка |
|
Результат: результаты вашего проекта
Проекты, этапы и процессы — все это дает какой-то выход, называемый конечным результатом. Обычно конечным результатом является какой-либо материальный объект, такой как документ или завершенный продукт. Конечными результатами могут быть продукты или товары, но они также могут быть результатами или услугами. В следующей таблице приведены некоторые примеры этих типов конечных результатов.
| Тип конечного результата | Описание | Примеры |
|---|---|---|
| Продукт | Материальный объект, являющийся результатом проекта, этапа или процесса. Продукты могут быть автономными или компонентами более крупного результата. | Документ, программа, дом |
| Result (Результат) | Выходные данные завершенного проекта, этапа или процесса. | Пересмотренный процесс сортировки ошибок, новая организационная структура, рекомендации по зеленому строительству |
| Служба | Выходные данные проекта, этапа или процесса, который позволяет организации выполнять бизнес-функции. | Полнофункциональный колл-центр, укомплектованный стол на конференции, диспетчерская служба радиосвязи |
Как Microsoft Project вписывается в вашу систему управления проектами?
Зайдя еще дальше в прошлое, «система» управления проектами относится к интегрированному набору процессов, методов, методологий и инструментов, которые используются для планирования и отслеживания проектов. Microsoft Project — это инструмент в более крупной системе управления проектами. Проекты, также называемые планами проектов, сохраняются в Project 2010 в виде отдельных файлов и могут быть сгруппированы в более крупные мероприятия, такие как этапы, процессы, программы и портфели.