Организатор контента — это компонент SharePoint, автоматически управляющий некоторыми важными задачами библиотеки. Это не только экономит время, но и обеспечивает единообразное управление библиотекой документов.
Возможности организатора контента
Организатор контента может автоматически выполнять следующие задачи.
- Маршрутизация документов в другие библиотеки или папки По сути, Организатор контента выступает в качестве привратника для документов. Каждый раз при отправке документа он, используя созданные вами правила, определяет, можно ли пропустить этот документ. Затем он направляет его в нужную библиотеку или папку, которая может находиться в другом семействе сайтов. В основе этих правил может лежать сочетание метаданных и типов контента.
- Загрузка всех документов в библиотеку приема Вы можете настроить Организатор контента таким образом, чтобы поместить все загруженные документы в библиотеку Drop-Off, где можно ввести метаданные и завершить процесс отправки.
- Управление размером папки Вы можете настроить администратор контента так, чтобы он отслеживал количество элементов в папках и не допускал, чтобы папка содержала больше указанного количества элементов. По умолчанию максимальное количество элементов составляет 2500, и при поступлении 2501-го организатор контента автоматически создает новую папку и помещает в нее этот документ. Вы можете изменить допустимое количество элементов, которое организатор контента разрешает хранить в каждой папке.
- Управление дублирующимися отправками После отправки документа, который уже существует в библиотеке, организатор контента может либо использовать версии SharePoint, либо изменить имя файла, добавив уникальные символы. Это гарантирует сохранение как существующего документа, так и его дубликата.
- Ведение журналов аудита. Организатор контента может вести журналы аудита о сохранении документа после его перенаправления.
Включение компонента "Организатор контента" на сайте
У вас должны быть как минимум разрешения владельца сайта, а функции публикации должны быть включены.
Чтобы включить компонент "Организатор контента" на сайте:
перейдите на сайт, который нужно настроить;
Щелкните значок
и выберите "Параметры сайта" в раскрывающемся меню.
В SharePoint щелкните значок " ), выберите "Контент сайта", а затем — "Параметры сайта".На странице Параметры сайта в группе Действия с сайтом щелкните Управление функциями сайта.
рядом с названием компонента "Организатор контента" нажмите кнопку Активировать. После включения компонента в столбце Состояние отображается надпись Активный.
Настройка организатора контента для маршрутизации документов
Примечание
Для настройки организатора контента требуются права уровня не ниже владельца сайта.
Перейдите к сайту, на котором требуется настроить организатор контента для автоматической маршрутизации документов в указанные расположения.
Щелкните значок
и выберите "Параметры сайта" в раскрывающемся меню.
В SharePoint щелкните значок " ), выберите "Контент сайта", а затем — "Параметры сайта".В группе Администрирование сайта выберите пункт Параметры организатора контента.
Примечание
Ссылка "Параметры организатора контента" отображается, если соответствующий компонент включен для этого сайта.
В разделе Перенаправление пользователей в библиотеку-распределитель установите флажок, включающий использование организатора контента. Это позволит автоматически перенаправлять пользователей в библиотеку-распределитель при попытке отправить документ.
В разделе Отправка на другой сайт установите флажок, если нужно разрешить перенаправление документов на другой сайт.
В разделе Разбиение папки на разделы установите флажок Создание вложенных папок, если конечное расположение содержит слишком много элементов, чтобы автоматически создавались вложенные папки, когда количество элементов в расположении превысит определенный предел.
- В поле Число элементов в одной папке введите число документов, которые могут быть сохранены в одной папке, прежде чем будет создана новая.
- В поле Формат имени папки укажите способ именования новых папок.
В разделе Дубликаты отправленных элементов укажите, нужно ли к дубликатам применять управление версиями, или же к именам файлов элементов должны всегда добавляться уникальные символы.
Установите флажок в разделе Сохранение контекста, если для отправленных элементов или документов нужно сохранять журналы аудита или метаданные в виде записей аудита.
В разделе "Диспетчеры правил " введите имена пользователей, которые являются администраторами правил в вашей организации. Менеджеры правил должны иметь разрешения на управление веб-сайтом для доступа к странице настройки правил организатора контента. Дополнительные сведения см. в разделе Создание правил организатора контента для маршрутизации документов.
Установите соответствующие флажки для проверки, чтобы сообщения электронной почты автоматически отправлялись менеджерам правил. Организатор контента может отправить сообщение электронной почты, если отправка не соответствует правилу или когда какое-либо содержимое отправляется Организатору контента.
Примечание
Email должны быть настроены вашим администратором SharePoint или сетью для сервера или службы, чтобы установить эти флажки.
В разделе Точки отправки введите сведения о других сайтах или приложениях электронной почты, используемых для передачи контента на текущий сайт.
Совет
В этом разделе представлен URL-адрес веб-службы для отправки контента на сайт в том случае, если вы хотите создать рабочий процесс или настраиваемое решение для передачи документов по электронной почте.