Чтобы определить, как маршрутизировать документ, администратор контента использует созданные вами правила. Правила основаны на сочетании типов контента и метаданных.
В этой статье описывается создание правил для организации и маршрутизации документов или записей. Для маршрутизации документов можно включить любой корпоративный сайт SharePoint.
Важно
Необходимо сначала включить функцию "Организатор контента" и настроить организатор для маршрутизации записей. Дополнительные сведения о настройке организаторов контента см. в разделе Настройка организатора контента для маршрутизации документов.
В этой статье
- Подготовка к созданию правил: первые шаги
- Понимание маршрутизации документов
- Создание правил для маршрутизации документов
Подготовка к созданию правил: первые шаги
Прежде чем создавать правила маршрутизации документов, необходимо выполнить несколько важных действий.
- Включите функцию "Администратор контента".
- Создайте библиотеки и папки, в которые будут направляться документы. Возможно, потребуется создать папки для каждого типа документов, которые вы маршрутизируете. Например, можно создать библиотеку только для записей электронной почты или электронных таблиц Excel. Дополнительные сведения о создании библиотек см. в статье Создание библиотеки документов в SharePoint.
- Типы контента должны быть связаны с документами, которые должны быть маршрутизированы. В них тип контента может быть частью условия, определяющего конечное место хранения документа.
Понимание маршрутизации документов
Вы можете направлять документы в библиотеку или папку на сайте центра записей или на любом другом сайте SharePoint. В качестве расположения по умолчанию используется библиотека Drop-Off, которая автоматически создается при активации функции «Организатор контента». Процесс маршрутизации документов состоит из нескольких элементов:
Целевые библиотеки и папки Распорядители контента или записи вручную создают библиотеки и папки, куда должны направляться документы, и назначают эти библиотеки в качестве конечных библиотек.
Типы контента сайта У каждого документа должен быть тип контента, и пользователи могут вручную добавлять соответствующие типы контента сайта в целевые библиотеки.
Библиотека Drop Off Документы, которые не соответствуют правилу или в которых отсутствуют обязательные метаданные, отправляются в библиотеку приема, чтобы пользователи могли ввести обязательные метаданные. Кроме того, можно настроить организатор контента таким образом, что все отправленные документы будут временно направляться в библиотеку приема.
Примечание
Библиотека Drop Off предназначена для всех элементов, не соответствующих ни одному правилу. Он предназначен как временное расположение, а не как постоянное место для совместной работы.
Список правил для документов Это коллекция всех правил маршрутизации. Распорядители контента или менеджеры записей посещают этот список для создания, администрирования и просмотра правил маршрутизации.
На следующей схеме показано, как документы и сообщения электронной почты маршрутизируются на основе соответствия определенным критериям, а также как документы, в которых отсутствует информация, возвращаются в библиотеку приема.
Создание правил для маршрутизации документов
Для каждого типа записи, добавляемой в список маршрутизации записей, задается заголовок и описание записи. Также указывается расположение на сайте, в котором хранится запись. Чтобы обеспечить маршрутизацию всех важных записей в нужное расположение, можно указать альтернативные имена для типа записи.
Примечание
Чтобы создавать правила для маршрутизации документов, необходимо иметь как минимум разрешения владельца сайта.
Перейдите на сайт, для которого вы хотите создать правила организатора контента.
Чтобы просмотреть параметры содержимого сайта , на панели быстрого запуска выберите пункт "Еще".
В строке меню "Приложения" выберите "Параметры".
На странице Параметры сайта в разделе Администрирование сайта выберите Правила организатора контента.
На странице правил организатора контента в разделе Щелкните, чтобы добавить новый элемент, выберите "Добавить".
В разделе Имя правила введите имя, описывающее условия и действия правила.
Чтобы применить правило к входящему содержимому, в разделе "Состояние и приоритет " выберите "Активно". Затем выберите приоритет, чтобы определить, как маршрутизируется содержимое, если оно соответствует нескольким правилам организатора контента.
Если вы не хотите, чтобы это правило применялось к входящему содержимому, выберите "Неактивно".В разделе "Тип контента" сопоставьте правило с типом контента. Таким образом, отправки, отправляемые Организатору контента, помечаются выбранным типом контента, а также идентифицируются свойства, используемые в условиях правила.
- Выберите подходящую группу содержимого. Выбранная группа определяет типы контента, которые можно выбрать на следующем шаге.
- Выберите соответствующий тип содержимого.
- Если выбранный тип контента имеет другое имя на другом сайте SharePoint, в разделе "Альтернативные имена" установите флажок. Затем в предоставленном поле введите имя, которое используется на другом сайте, и нажмите кнопку "Добавить". Названия альтернативных типов контента отображаются в списке ниже.
В разделе Условия выберите условия, которым должны соответствовать свойства отправки для правила. Например, вы можете применить правило ко всем документам, в названии которых есть слово "бюджет". Чтобы добавить дополнительные условия, щелкните ссылку Добавить еще одно условие .
Примечание
Свойства, доступные в раскрывающемся списке "Свойства ", различаются в зависимости от типа содержимого, выбранного на шаге 6.
В разделе "Целевое расположение " введите или выберите расположение для размещения содержимого, соответствующего правилу. Чтобы сгруппировать похожие документы в папки, установите флажок Автоматически создавать папку . Например, если у вас есть свойство, в котором перечислены все документы для проектов в вашей организации, вы можете принудительно создать отдельную папку для каждого проекта.
Примечание
Правила Организатора контента предназначены для маршрутизации документов в разные места. Мы не поддерживаем использование правил для повторной публикации файлов в то же расположение во время совместной работы.