В этой статье приводятся общие сведения о некоторых ключевых понятиях, связанных с работой с новыми функциями управляемых метаданных в SharePoint Server. Вы узнаете, как новые функции управляемых метаданных обеспечивают поддержку для внедрения формальных таксономий с помощью управляемых терминов. Здесь также поясняется, каким образом работают теги и как они связаны с функциями управляемых метаданных, такими как управляемые термины и корпоративные ключевые слова.
В этой статье
Функции управляемых метаданных
Новые функции управляемых метаданных в SharePoint Server включаются в новом приложении службы управляемых метаданных, которое обеспечивает поддержку двух ключевых вещей:
- Публикация типов контента Совместное использование типов контента между семействами веб-сайтов и веб-приложениями. Дополнительные сведения о публикации типов контента см. в статье Общие сведения о типах контента и их публикации.
- Таксономии Создание и управление иерархическими коллекциями централизованно управляемых терминов (называемых наборами терминов), которые можно использовать в качестве атрибутов для элементов на сайтах SharePoint. Эти наборы терминов можно совместно использовать в семействах веб-сайтов и веб-приложениях. Создавать наборы терминов и управлять ими можно с помощью специального компонента, который называется средством управления банками терминов.
Ключевые термины и понятия
Существует несколько ключевых терминов и концепций, которые можно понять при работе с различными функциями метаданных в SharePoint Server. Эти знания помогут вам понять важную информацию, изложенную как в этой статье, так и в других статьях о функциях управляемых метаданных.
Таксономия
Таксономия — иерархическая классификация слов, меток и терминов с упорядочением по группам на основе сходства. Определить таксономию и управлять ею может один человек или несколько. Хорошо известный пример таксономии, которая используется для классификации экономических данных — Международная стандартная отраслевая классификация, разработанная ООН. Таксономии полезны, так как обеспечивают логическую иерархическую структуру метаданных, которые можно использовать для единообразной классификации информации.
Фолксономия
Фолксономия — это классификация, которая является результатом совместного применения слов, меток и терминов на сайте его пользователями. Если вы когда-нибудь видели облако тегов на веб-сайте, то знайте, что это визуальное представление фолксономии. На рисунке ниже показана веб-часть "Облако тегов" на сайте SharePoint. Основанный на фолксономии подход к метаданным может быть полезен тем, что при этом используются знания и опыт посетителей сайта и создателей контента, а классификация контента может развиваться вместе изменением деловых потребностей и интересов пользователей.
Набор терминов
Набор терминов — это группа связанных терминов.
В зависимости от того, где создается набор терминов, его действие может быть локальным или глобальным.
- Локальные наборы терминов создаются в контексте конкретного семейства веб-сайтов и доступны (а также видны) только его пользователям. Например, если добавить столбец управляемых метаданных в список или библиотеку и создать для него новый набор терминов, он будет локальным для семейства веб-сайтов, которое содержит этот список или библиотеку.
- Глобальные наборы терминов можно использовать на всех сайтах, имеющих подписку на конкретное приложение службы управляемых метаданных.
Наборы терминов можно настроить для закрытия. Это означает, что пользователи не могут добавлять к ним новые термины при вводе значения для столбца, сопоставленного с набором терминов. Кроме того, они могут быть открыты. Это означает, что пользователи могут добавлять новые термины в набор терминов при обновлении значения столбца, сопоставленного с набором терминов.
Термин
Термин — это отдельный элемент в наборе терминов, и это определенное слово или фраза, которые можно связать с элементом на сайте SharePoint Server. У термина есть уникальный идентификатор, и он может иметь много разных текстовых меток (синонимов). Если сайт является многоязычным, для термина могут также существовать метки на разных языках.
Существует два типа терминов.
Управляемые термины
Управляемые термины обычно предварительно определены и упорядочены в виде иерархического набора терминов. Это делает администратор банка терминов или другой пользователь с разрешениями для работы с управляемыми метаданными.
Корпоративные ключевые слова
Корпоративный ключевое слово — это слово или фраза, добавляемые к элементам на сайте SharePoint. Корпоративные ключевые слова упорядочены в один неиерархиационный набор терминов в средстве управления хранилищем терминов, который называется набором ключевых слов. Так как пользователи обычно могут добавлять любое слово или фразу к элементу в качестве ключевое слово, ключевые слова предприятия можно использовать для добавления тегов в стиле фолксономии. Администраторы хранилища терминов или другие пользователи, имеющие разрешение на управление метаданными, могут выбрать перемещение ключевых слов из набора терминов ключевых слов в определенный управляемый набор терминов, после чего ключевые слова станут доступны в контексте определенного набора терминов. Администраторы хранилища терминов также могут сделать набор ключевых слов закрытым, чтобы пользователи не могли отправлять новые ключевые слова и ограничены использованием существующих ключевых слов.
Группа
С помощью групп можно задать ограничения, связанные с безопасностью. Группа представляет собой несколько наборов с общими требованиями к безопасности. Управлять наборами терминов, относящимися к группе, и создавать в ней новые наборы могут только пользователи, назначенные для нее на роль участников. В организациях следует создавать отдельные группы для наборов терминов с уникальными потребностями с точки зрения доступа и безопасности.
Средство управления банками терминов
Средство управления банками терминов позволяет таксономистам, администраторам и лицам, управляющим таксономиями, создавать и импортировать наборы терминов, а также управлять ими и отдельными терминами. В средстве управления банками терминов отображается глобальный набор терминов и все локальные наборы, доступные в семействе веб-сайтов, из которого вызвано это средство.
Столбец "Управляемые метаданные"
Столбец Управляемые метаданные — это новый тип столбца, который можно добавить в списки или библиотеки, чтобы пользователи сайта или владельцы контента могли выбирать значения из определенного набора терминов и применять их к содержимому. Столбец управляемых метаданных можно настроить для сопоставления с существующим набором терминов или создать новый набор терминов специально для столбца. Если создать новый набор терминов специально для столбца Управляемые метаданные, этот набор терминов будет локальным набором терминов, доступным только для использования в семействе веб-сайтов, в котором он был создан.
Столбец "Корпоративные ключевые слова"
"Корпоративные ключевые слова" — это столбец, который можно добавлять к типам контента, спискам и библиотекам, чтобы пользователи могли помечать элементы словами или фразами по своему усмотрению. Этот столбец по умолчанию является многозначным. Когда пользователи вводят в нем слово или фразу, им предлагаются подходящие варианты, среди которых могут быть элементы как из наборов управляемых терминов, так и из набора терминов "Ключевые слова". Пользователи могут выбрать существующее значение или ввести новое (если набор терминов "Ключевые слова" открыт для добавления терминов пользователями).
Теги
Теги — это слова или фразы, которые пользователи могут применять к контенту на сайте SharePoint, чтобы классифицировать информацию удобным для себя способом. Теги можно также применять к URL-адресам за пределами сайта SharePoint. Теги подходят для пометки контента на основе фолксономии. Тег содержит указатели на данные трех типов:
- удостоверение пользователя;
- URL-адрес элемента;
- термин.
Эти указатели хранятся в хранилище тегов, которое является частью приложения службы профилей пользователей. С технической точки зрения социальные теги не являются частью функций управляемых метаданных в SharePoint Server, но они подключаются к функциям управляемых метаданных несколькими важными способами, которые помогают обеспечить согласованное использование метаданных в организации. Часть тега, соответствующая термину, указывает на термин в наборе "Ключевые слова" из хранилища терминов для одного из приложений службы управляемых метаданных, к которым подключен сайт.
Например, при создании нового тега социальной сети вы можете выбрать из существующих терминов, которые могут включать управляемые термины, а также ключевые слова предприятия. Если выбрать один из этих существующих терминов, ваш социальный тег содержит указатель на этот термин. Если вы решили не выбирать существующий термин и создадите термин, который никогда ранее не использовался, для него будет создано новое ключевое слово в наборе терминов Ключевых слов в хранилище терминов, и ваш новый социальный тег указывает на этот термин.
Таким образом, ключевые слова, используемые в тегах социальных параметров, добавляются в набор терминов, отображаемый в средстве управления хранилищем терминов (если они еще не существуют), и ими могут управлять администраторы хранилища терминов. Кроме того, когда пользователи применяют ключевые слова предприятия или управляемые термины к содержимому путем обновления столбца Корпоративные ключевые слова или Управляемые метаданные, социальные теги можно создавать автоматически, чтобы эти термины отображались в виде тегов в каналах новостей, облаках тегов или профилях личного сайта. Владельцы списков или библиотек могут включить или отключить публикацию метаданных, обновив параметры корпоративных метаданных и ключевых слов для списка или библиотеки.
Добавляя тег к документу, вы можете сделать свое удостоверение и URL-адрес элемента конфиденциальными, но термин, который хранится в банке терминов, всегда будет общедоступным.
Благодаря использованию тегов пользователи могут улучшить обнаруживаемость контента и информации на сайте.
Дополнительные сведения о последствиях для конфиденциальности и безопасности тегов социальных параметров см. в разделе Влияние тегов на конфиденциальность и безопасность социальных параметров.
Добавление тегов
В общем смысле добавление тегов может означать применение метаданных к элементу (как управляемых метаданных, так и собственно тегов). В этой статье фраза "добавление тегов" используется в широком смысле и не относится только к тегам как таковым.
Сценарии использования метаданных: от таксономий до фолксономий
Функции управления метаданными в SharePoint Server поддерживают ряд подходов к управлению метаданными и их использованию. Этот спектр можно представить себе в виде непрерывного отрезка прямой. У левого края отрезка находятся таксономии — формальные иерархические группы терминов с централизованным управлением. У другого края расположены фолксономии — классификации, являющиеся плодом совместной работы отдельных пользователей, которые свободно применяют теги к контенту.
SharePoint Server поддерживает как крайности этого континуума, так и точки на этом пути. На одном конце отрезка — возможность внедрять формальные таксономии, используя управляемые термины и наборы терминов. На другом — поддержка применения корпоративных ключевых слов и тегов для пометки контента по усмотрению пользователей сайта.
Между этими крайними значениями можно применить гибкие степени структуры и управления к метаданным, а также настроить область, на которых применяется этот элемент управления, выбрав глобальный для разных сайтов или локальный для определенных сайтов. Например, вы можете настроить наборы терминов для закрытия или открытия для пользовательских вкладов. Вы можете использовать корпоративные ключевые слова и теги социальных параметров в сочетании с управляемыми терминами или нет. SharePoint Server позволяет организациям сочетать преимущества формальных управляемых таксономий с динамическими преимуществами добавления тегов в социальных сетях с помощью настраиваемых способов.
На схеме ниже показаны различные виды решений на базе SharePoint, для каждого из которых может потребоваться особый подход к метаданным с учетом задач бизнеса.
Преимущества управляемых метаданных
Использование управляемых метаданных на сайтах организации обеспечивает ряд преимуществ.
Согласованное использование метаданных Функции управляемых метаданных в SharePoint Server позволяют применять настраиваемые степени управления к метаданным, добавляемым в содержимое. С помощью наборов терминов и управляемых терминов можно установить контроль над типами терминов, доступных для добавления в содержимое, и у кого есть возможность добавлять новые термины. Вы также можете ограничить использование корпоративных ключевых слов определенным списком ключевых слов, настроив набор терминов ключевых слов как закрытый.
Если на сайтах согласованно используются одни и те же термины, становится проще создавать надежные процессы или решения, основанные на метаданных. Кроме того, пользовательский интерфейс для работы с метаданными на сайтах, в списках и библиотеках, а также в клиентских приложениях Office делает применение согласованных метаданных к контенту простой задачей для пользователей сайтов.
Улучшенная возможность обнаружения содержимого Если содержимое на разных сайтах в организации содержит согласованные метаданные, проще найти и получить доступ к бизнес-информации и данным с помощью поиска. Новые функции поиска, например панель уточнения результатов, отображаемая в левой части страницы с результатами поиска, позволяют пользователям фильтровать результаты на основе метаданных.
Кроме того, можно настроить навигацию для метаданных в списках и библиотеках, чтобы пользователи могли создавать динамические представления данных на основе определенных полей метаданных. Пользователи могут перемещаться в библиотеках по папкам или по сводным метаданным, а затем уточнять результаты, используя дополнительные ключевые фильтры.
Повышенная гибкость Функции управляемых метаданных позволяют администраторам хранилища терминов (или другим пользователям с разрешением на обновление управляемых метаданных) легко поддерживать и адаптировать метаданные по мере развития бизнес-потребностей. Вы можете легко обновить набор терминов в средстве управления хранилищем терминов, и новые или обновленные термины будут автоматически доступны для использования везде, где доступен столбец Управляемые метаданные, связанный с этим набором терминов. При объединении нескольких терминов в один термин содержимое, помеченное этими терминами, автоматически обновляется в соответствии с этим изменением. Для отдельных терминов можно указать несколько синонимов (или меток). Если ваш сайт является многоязычным, вы также можете указать многоязычные метки для отдельных терминов.
Управление метаданными
Планирование и настройка управляемых метаданных
Прежде чем начать использовать функции управляемых метаданных в организации, возможно, потребуется уделить внимание планированию. Объем работы по планированию примерно пропорционален степени формализации и уровню контроля, которые необходимо обеспечить для метаданных.
Если нужно, чтобы пользователи могли участвовать в развитии таксономии, можно просто разрешить им добавлять ключевые слова к элементам, а затем по мере необходимости упорядочивать эти слова в наборы терминов.
Если в вашей организации намечено внедрение предопределенных формальных таксономий на основе наборов управляемых терминов, то ключевым сотрудникам, лично заинтересованным в определении структуры таксономии, потребуется объединить свои усилия для планирования и разработки наборов терминов и самих терминов, которые предполагается использовать. Дополнительные сведения об этом процессе планирования см. в разделе Термины и наборы терминов плана. Дополнительные сведения о настройке приложения службы управляемых метаданных см. в разделе Управляемое администрирование метаданных.
После того как ключевые заинтересованные лица в организации достигнут согласия по поводу необходимых наборов терминов, вы сможете воспользоваться средством управления банками терминов, чтобы импортировать или создать наборы терминов, а также поддерживать их и управлять ими, в то время как пользователи начнут работу с метаданными. Если приложение службы управляемых метаданных настроено для вашего веб-приложения, а вы являетесь администратором семейства веб-сайтов или выделенным администратором банка терминов, вы можете запустить средство управления банками терминов следующим образом: в меню Действия сайта выберите пункт Параметры сайта, а затем в разделе Администрирование сайта щелкните ссылку Управление банком терминов.
Создание наборов терминов и управление ими
В средстве управления банками терминов доступен элемент управления в виде дерева, с помощью которого можно выполнять большинство задач. Набор доступных задач зависит от роли пользователя. Для работы со средством управления банками терминов необходимо иметь права администратора фермы, администратора банка терминов, руководителя группы или участника для наборов терминов. Подробные сведения об этих ролях см. в разделе Роли управляемых метаданных.
Для выполнения действий с элементом в иерархии наведите указатель мыши на имя приложения службы управляемых метаданных, группу, набор терминов или термин, которые нужно изменить, щелкните появившуюся стрелку и выберите в меню необходимую команду.
Пример:
Если вы являетесь администратором банка терминов, то можете создавать и удалять группы в рамках приложения службы управляемых метаданных.
Если вы администратор банка терминов или руководитель группы, вы можете создавать, импортировать и удалять наборы терминов в группе. Участники наборов терминов могут создавать новые наборы.
Если вы администратор банка терминов, руководитель группы или участник набора терминов, вы можете создавать и повторно использовать термины в наборе терминов, а также копировать, перемещать и удалять выделенный набор терминов.
Если вы администратор банка терминов, руководитель группы или участник набора терминов, вы можете копировать, повторно использовать, объединять, объявлять устаревшими, перемещать и удалять отдельные термины в наборе терминов.
На каждом уровне иерархии можно настроить особые свойства для группы, набора терминов или термина с помощью области Свойства, которая отображается справа от древовидной структуры банка терминов.
Например, при настройке набора терминов в области Свойства вы можете задать такие свойства, как "Имя", "Описание", "Владелец", "Контакт" и "Заинтересованные стороны". Кроме того, есть переключатель, с помощью которого можно сделать набор терминов открытым или закрытым для отправки пользователями новых терминов. Можно также указать, разрешено ли использовать этот набор терминов для добавления тегов. Если вы запретите это, то набор терминов будет невидимым для большинства пользователей. Например, можно запретить использование набора терминов для добавления тегов, если он еще находится в стадии разработки.
Применение метаданных
Пометка контента с помощью управляемых терминов
Если столбец управляемых метаданных был добавлен в тип контента, список или библиотеку, владельцы содержимого могут пометить свое содержимое управляемыми терминами из определенного набора терминов, изменив свойства для элемента списка или библиотеки, а затем обновив соответствующие поля в форме Изменение свойств для элемента или документа. Столбцы управляемых метаданных легко определить, так как в них отображается значок тегов, который можно использовать для запуска диалогового окна средства выбора терминов.
В окне выбора терминов можно выбрать термин в иерархии. Это полезно, если вы не знаете, какие термины доступны. Если набор терминов настроен как открытый, а соответствующий столбец "Управляемые метаданные" допускает варианты заполнения, то вам может быть доступно добавление нового термина в набор. Возможно также, что вы сможете просто отправить отзыв контактному лицу, ответственному за набор терминов.
По мере того как вы вводите нужный термин, на выбор предлагаются подходящие доступные варианты. За термином может следовать информация в квадратных скобках: имя набора терминов и иерархия, к которой относится термин. Это полезно, когда нужно выбрать один из нескольких похожих терминов.
Если предлагаются повторяющиеся или похожие термины, возможно, вы увидите описание, которое добавил администратор банка терминов, чтобы помочь пользователям сделать правильный выбор.
Пометка контента с помощью корпоративных ключевых слов
Если столбец Корпоративные ключевые слова был добавлен в тип контента, список или библиотеку, владельцы содержимого (или любой пользователь с разрешениями на участие для списка или библиотеки) могут пометить содержимое доступными управляемыми терминами или ключевыми словами, изменив свойства для элемента списка или библиотеки и введя нужные им ключевые слова в поле Корпоративные ключевые слова . Если соответствующий или аналогичный термин существует, он будет предложен, и его можно выбрать. Кроме того, можно добавить новую ключевое слово, если набор терминов Keywords настроен так, чтобы он был открыт для новых терминов. Поле Корпоративные ключевые слова является многозначным, поэтому в элемент можно добавить несколько ключевых слов.
Пометка контента с помощью тегов
Если включена функция пометки тегами, на сайте SharePoint можно добавлять теги к контенту, который вы считаете важным или интересным. Чтобы пометить тегом страницу, воспользуйтесь значком тега (в виде бирки), который отображается в ее верхней части.
Пометить тегом документы или элементы списка можно с помощью команды "Теги и заметки", которая находится на вкладке ленты Библиотека или Список.
По мере ввода тега, который вы хотите применить, на выбор предлагаются существующие ключевые слова или управляемые термины. Если набор терминов "Ключевые слова" открыт, можно также добавлять новые ключевые слова.
Вы также можете помечать содержимое на внешних сайтах, таких как другие сайты интрасети или Интернета, добавив в браузер теги и заметки SharePoint. Дополнительные сведения о маркировке внешних сайтов см. в статье Начало работы с вашим личных сайтов.
Дополнительные сведения о функциях добавления тегов в социальных сетях см. в разделах Использование тегов и примечаний для обмена информацией с коллегами .