Формула успешных сайтов и довольных пользователей — это хорошо спланированный и устойчивый подход к управлению сайтом и пользователями. Ниже описаны некоторые основные задачи и понятия, которые можно использовать для планирования сайтов и управления пользователями в организации.
О семействах веб-сайтов
Независимо от того, новичок вы в SharePoint или работаете с разными версиями, современный интерфейс SharePoint обеспечивает большую гибкость и упрощает навигацию, а все сайты адаптированы для мобильных устройств. Рекомендуется создавать семейства веб-сайтов для каждой рабочей нагрузки в организации. Современный интерфейс SharePoint упрощает навигацию и обслуживание, так как каждый сайт теперь является семейством веб-сайтов. Узнайте больше о современных возможностях SharePoint и преимуществах использования центральных сайтов. Рекомендуется создавать семейства веб-сайтов для каждой рабочей нагрузки, а затем связывать их все с центральным сайтом. Это обеспечивает большую гибкость и упрощает адаптацию к меняющимся потребностям организации. Дополнительные сведения см. в статье Что такое центральный сайт SharePoint?.
Администратор SharePoint делегирует управление семействами веб-сайтов разным пользователям в вашей организации. Модель разрешений SharePoint позволяет назначать разрешения разным ролям, таким как администратор семейства веб-сайтов, владелец сайта и другие. Дополнительные сведения о добавлении и удалении администраторов семейства веб-сайтов см. в статье "Управление администраторами семейства веб-сайтов".
Администратор семейства веб-сайтов имеет уровень разрешений " Полный доступ " для семейства веб-сайтов. Это означает, что вы можете добавлять или удалять сайты или изменять параметры любого сайта в семействе веб-сайтов. Кроме того, вы можете просматривать, добавлять, удалять или изменять все содержимое на этих сайтах. Дополнительный администратор семейства веб-сайтов может быть назначен администратором семейства веб-сайтов. Как администратор семейства веб-сайтов, вы можете добавить другого администратора семейства веб-сайтов или изменить администратора семейства веб-сайтов на странице "Параметры". Дополнительные сведения об этой задаче см. в статье Управление администраторами семейства веб-сайтов.
Традиционное семейство веб-сайтов — это группа сайтов SharePoint с одинаковым владельцем и общими параметрами администрирования, например разрешениями. Дочерние сайты наследуют навигацию, разрешения и структуру сайта из семейства веб-сайтов. Поэтому каждый раз, когда участники и проекты вашего сайта меняются, ваши сайты также должны меняться,
Выбор сайтов для каждой рабочей нагрузки
Важно спланировать тип семейства веб-сайтов SharePoint, необходимого для ваших рабочих нагрузок. Затем следует сделать так, чтобы пользователям было легко находить нужные сведения. В этом разделе приводятся сведения о некоторых современных сайтах SharePoint, а также сведения о навигации по этим сайтам. Отличная статья о планировании навигации — "Планирование навигации для современного интерфейса SharePoint".
Центральный сайт SharePoint можно рассматривать как структуру или основу, с помощью которой можно организовать различные сайты групп и информационные сайты. При создании семейств веб-сайтов для каждой рабочей нагрузки в организации центральный сайт логически соединяет эти семейства веб-сайтов, что упрощает поиск и управление. После этого вы можете перемещать семейства веб-сайтов между центральными сайтами и управлять ими в любое время при изменении рабочих нагрузок. Дополнительные сведения см. в статье Планирование центральных сайтов SharePoint.
Сайт группы SharePoint и все страницы, созданные на нем, доступны только пользователям, которых вы пригласили путем предоставления им разрешения на сайт. Вы также можете подключить сайт группы к группе Microsoft 365. С помощью сайта группы ваша организация, команда или группа могут связываться друг с другом и совместно работать над документами и другими файлами, публиковать объявления, планировать собрания, вести задачи, отслеживать проблемы или поручения, а также хранить информацию в списках. Дополнительные сведения см. в статье Что такое сайт группы SharePoint?
Информационный сайт SharePoint позволяет обмениваться с другими людьми, например новостями, отчетами и статусом. На информационном сайте обычно мало участников, но много участников.
Модель управления
Управление — это набор политик, ролей, обязанностей и процессов, которые направляют, направляют и контролируют взаимодействие бизнес-подразделений и технических команд организации для достижения бизнес-целей. Применительно к семейству веб-сайтов SharePoint план управления может служить руководством по планированию ролей, обязанностей и политик, необходимых для поддержки семейства веб-сайтов. В плане может среди прочего оговариваться следующее:
- архитектура данных, включая веб-страницы, документы, списки и данные;
- Мероприятия по обслуживанию, в том числе по управлению учетными записями пользователей
- Политики настройки и использования фирменной символики
- Обучение
Подготовка плана управления для организации — важная задача. Участвуя в разработке такого плана, можно определить зоны ответственности бизнес-команд и технических групп, указав, за какие части системы кто отвечает. Дополнительные сведения о разработке плана управления см. в статье "Обзор: рекомендации по управлению использованием сайта группы".
Управление пользователями
Примечание
Для управления пользователями может потребоваться взаимодействие с администратором SharePoint. Например, администратор SharePoint управляет профилями пользователей.
Учетные записи пользователей в Microsoft 365
Глобальный администратор добавляет новых пользователей в Microsoft 365 с помощью Центра администрирования Microsoft 365, который является порталом для управления пользователями и настройки служб. Дополнительные сведения см. в разделе Пользователи и роли. При добавлении нового пользователя глобальный администратор выполняет следующие действия:
- Определяет, может ли этот пользователь также получить доступ к Центру администрирования.
- задает географическое положение пользователя;
- выбирает тип пользовательской лицензии;
- создает имя пользователя и пароль.
Пользователи сайта группы
Вы можете добавлять пользователей на сайт группы и настраивать разрешения для них. Уровни разрешений и членство в группах SharePoint можно найти в разделе "Параметры". Однако теперь в Microsoft 365 создается группа безопасности с именем "Все, кроме внешних пользователей ", которая содержит всех пользователей в каталоге Microsoft 365 (кроме пользователей, которые не входят в вашу организацию и приглашенные с помощью функции внешнего общего доступа). Этой группе безопасности автоматически предоставляется доступ в качестве участника в SharePoint. Это означает, что пользователи, которых вы добавляете в каталог Microsoft 365, могут изменять сайты, списки и библиотеки по умолчанию.
Уровни разрешений и членство в группах
Уровни разрешений — это наборы прав SharePoint, которые позволяют пользователям выполнять набор связанных задач. Например, уровень разрешений Чтение включает такие необходимые для просмотра документов, элементов и страниц на сайте SharePoint разрешения, как "Просмотр элементов", "Открытие элементов", "Просмотр страниц" и "Просмотр версий". Разрешения могут быть заданы на нескольких уровнях. Дополнительные сведения см. в статье Планирование стратегии разрешений.
Не рекомендуется назначать уровни разрешений непосредственно отдельным пользователям, так как это может значительно затруднить отслеживание и управление доступом к сайтам. Иногда это необходимо, но должно быть сведено к минимуму, чтобы избежать сложностей. Вместо этого назначьте разрешения группам, а затем назначьте отдельных пользователей соответствующим группам. Группа — это набор пользователей, определенных на уровне семейства веб-сайтов для удобного управления разрешениями. Дополнительные сведения см. в статьях Группы SharePoint по умолчанию и Настройка разрешений сайта. Каждой группе назначен уровень разрешений по умолчанию. Например, некоторые из основных групп SharePoint по умолчанию включают следующие уровни разрешений:
| Группа | Уровень разрешений |
|---|---|
| Владельцы | Полный доступ к управлению |
| посетители; | Чтение |
| Участники | Участие |
Любой пользователь с разрешением "Полный доступ" может создавать настраиваемые группы.
Когда группы SharePoint на уровне семейства веб-сайтов назначаются уровням разрешений, по умолчанию все сайты и контент сайтов наследуют эти уровни разрешений. Это поведение по умолчанию называется наследованием разрешений. Можно указать, следует ли задавать уникальные разрешения при создании дочернего сайта или разорвать наследование разрешений для сайта, списка, библиотеки или элемента. Дополнительные сведения см. в статье Что такое наследование разрешений?
Так как уровень разрешений пользователя определяет, что он может видеть и получить к чему доступ на сайте, необходимо тщательно продумать его членство в группах. Например, пользователь, отвечающий за создание и настройку сайтов, должен принадлежать по крайней мере к группе "Проектирование". С другой стороны, пользователь, которому необходимо только читать и скачивать контент и который может быть только членом группы "Посетители". Дополнительные сведения см. в статье Уровни разрешений в SharePoint.
Планирование использования функций сайта и семейства веб-сайтов
Вам, как администратору семейства веб-сайтов, может потребоваться управлять функциями на уровне семейства веб-сайтов и сайта. Эти задачи могут включать активацию или деактивацию функций в соответствии с вашим планом управления. Дополнительные сведения см. в статье Включение и отключение функций семейства веб-сайтов. См. также статью Управление корзиной семейства веб-сайтов SharePoint.