Примечание: Access не поддерживает импорт Excel данных с примененной меткой конфиденциальности. В качестве обходного решения можно удалить метку перед импортом, а затем повторно применить метку после импорта. Дополнительные сведения см. в статье Применение меток конфиденциальности к файлам и электронной почте в Office.
Данные из книги Excel можно перенести в Access базы данных различными способами. Вы можете скопировать данные с открытого листа и вставить их в таблицу Access, импортировать лист в новую или существующую таблицу или связать лист из базы данных Access.
В этом разделе подробно объясняется, как импортировать данные Excel из Access классических баз данных или связать их с ней.
В этой статье
Общие сведения об импорте данных из Excel
Если вы хотите сохранить некоторые или все данные с одного или нескольких Excel листов в Access, следует импортировать содержимое листа в новую или существующую базу данных Access. При импорте данных Access создает копию данных в новой или существующей таблице без изменения исходного Excel листа.
Распространенные сценарии импорта данных Excel в Access
-
Вы давно являетесь пользователем Excel но в дальнейшем вы хотите использовать Access для работы с данными. Вы хотите переместить данные на листах Excel в одну или несколько новых баз данных Access.
-
Отдел или рабочая группа использует Access, но иногда вы получаете данные в Excel формате, которые необходимо объединить с базами данных Access. Вы хотите импортировать эти Excel листы в базу данных по мере их получения.
-
Вы используете Access для управления данными, но еженедельные отчеты, которые вы получаете от остальной части команды, Excel книги. Требуется организовать процесс импорта таким образом, чтобы данные импортировались в базу данных каждую неделю в заданное время.
Если вы впервые импортируете данные из Excel
-
Нет способа сохранить книгу Excel в качестве базы данных Access. Excel не предоставляет функциональные возможности для создания базы данных Access на основе Excel данных.
-
При открытии книги Excel в Access (в диалоговом окне Открытие файла измените список Тип файла на MicrosoftOfficeExcel Файлы и выберите нужный файл), Access создает ссылку на книгу вместо импорта ее данных. Связывание с книгой Excel кардинально отличается от импорта листа в базу данных. Дополнительные сведения о связывании см. ниже в разделе Связывание с данными Excel.
Импорт данных из Excel
В этом разделе описано, как подготовиться к операции импорта, выполнить ее и как сохранить параметры импорта в виде спецификации для повторного использования. Помните, что данные можно одновременно импортировать только из одного листа. Импортировать все данные из книги за один раз невозможно.
Подготовка листа
-
Найдите исходный файл и выберите лист, содержащий данные, которые необходимо импортировать для Access. Если необходимо импортировать лишь часть данных листа, можно задать именованный диапазон, содержащий только те ячейки, которые требуется импортировать.Определение именованного диапазона (необязательно)
-
Переключитесь на Excel и откройте лист с данными, которые требуется импортировать.
-
Выделите диапазон ячеек, содержащих данные, которые необходимо импортировать.
-
Щелкните выделенный диапазон правой кнопкой мыши и выберите пункт Имя диапазона или Определить имя.
-
В диалоговом окне Создание имени укажите имя диапазона в поле Имя и нажмите кнопку ОК.
Имейте в виду, что в ходе одной операции импорта можно импортировать лишь один лист. Чтобы импортировать данные нескольких листов, операцию импорта следует повторить для каждого листа.
-
-
Просмотрите исходные данные и выполните необходимые действия в соответствии с приведенной ниже таблицей.
Элемент
Описание
Число столбцов
Число исходных столбцов, которые требуется импортировать, не может превышать 255, так как Access не поддерживает более 255 полей в таблице.
Пропуск столбцов и строк
В исходный лист или именованный диапазон рекомендуется включать только те строки и столбцы, которые требуется импортировать.
Смещ_по_строкам В ходе операции импорта невозможно фильтровать или пропускать строки.
Столбцы. В ходе операции экспорта невозможно пропускать столбцы, если данные добавляются в существующую таблицу.
Табличный формат
Убедитесь, что ячейки имеют табличный формат. Если лист или именованный диапазон включает объединенные ячейки, их содержимое помещается в поле, соответствующее крайнему левому столбцу, а другие поля остаются пустыми.
Пустые столбцы, строки и ячейки
Удалите все лишние пустые столбцы и строки из листа или диапазона. При наличии пустых ячеек добавьте в них отсутствующие данные. Если планируется добавлять записи к существующей таблице, убедитесь, что соответствующие поля таблицы допускают использование пустых (отсутствующих или неизвестных) значений. Поле допускает использование пустых значений, если свойство Обязательное поле (Required) имеет значение Нет, а свойство Условие на значение (ValidationRule) не запрещает пустые значения.
Значения ошибок
Если одна или несколько ячеек на листе или в диапазоне содержат значения ошибок, например #ЧИСЛО или #ДЕЛ, исправьте эти значения до начала операции импорта. Если исходный лист или диапазон содержит значения ошибок, Access помещает значение NULL в соответствующие поля таблицы. Дополнительные сведения о способах исправления таких ошибок см. ниже в разделе Разрешение вопросов, связанных с отсутствующими и неверными значениями.
Тип данных
Чтобы избежать ошибок во время импорта, убедитесь, что каждый исходный столбец содержит данные одного типа в каждой строке. Access сканирует первые восемь исходных строк, чтобы определить тип данных полей в таблице. Настоятельно рекомендуется убедиться, что первые восемь исходных строк не смешивают значения разных типов данных ни в одном из столбцов. В противном случае Access может не назначить столбецу правильный тип данных.
Кроме того, рекомендуется отформатировать каждый исходный столбец в Excel и присвоить каждому столбцу определенный формат данных перед началом операции импорта. Форматирование является необходимым, если столбец содержит значения с различными типами данных. Например, столбец "Номер рейса" может содержать числовые и текстовые значения, такие как 871, AA90 и 171. Чтобы исключить отсутствующие или неверные значения, выполните указанные ниже действия.
-
Щелкните заголовок столбца правой кнопкой мыши и выберите пункт Формат ячеек.
-
На вкладке Числовой в группе Категория выберите формат. Для столбца "Номер рейса" лучше выбрать значение Текстовый.
-
Нажмите кнопку ОК.
Если исходные столбцы отформатированы, но все же содержат смешанные значения в строках, следующих за восьмой строкой, в ходе операции импорта значения могут быть пропущены или неправильно преобразованы. Сведения о разрешении этих вопросов см. в разделе Разрешение вопросов, связанных с отсутствующими и неверными значениями.
Первая строка
Если первая строка листа или именованный диапазон содержит имена столбцов, можно указать, что Access обрабатывать данные в первой строке как имена полей во время операции импорта. Если исходный лист или диапазон не содержит имен, рекомендуется добавить их в исходные данные до операции импорта.
Примечание: Если планируется добавить данные в существующую таблицу, убедитесь, что имя каждого столбца в точности соответствует имени поля. Если имя столбца отличается от имени соответствующего поля в таблице, операция импорта завершится неудачей. Чтобы просмотреть имена полей, откройте таблицу в режиме конструктора в Access.
-
-
Закройте исходную книгу, если она открыта. Если исходный файл остается открытым в ходе операции импорта, могут возникнуть ошибки преобразования данных.
Подготовка конечной базы данных
-
Откройте базу данных Access, в которой будут храниться импортированные данные. Убедитесь, что база данных доступна не только для чтения и что есть права на ее изменение.
-или-
Если ни одна из существующих баз данных не подходит для хранения импортируемых данных, создайте пустую базу данных. Для этого выполните указанные ниже действия.
Откройте вкладку Файл, нажмите кнопку Создать и выберите пункт Пустая база данных.
-
Перед началом операции импорта следует определить, в какой таблице будут храниться данные: в новой или существующей.
Создание новой таблицы. Если вы решили сохранить данные в новой таблице, Access создает таблицу и добавляет импортированные данные в эту таблицу. Если таблица с указанным именем уже существует, Access перезаписывает содержимое таблицы импортированными данными.
Добавление в существующую таблицу. Если вы решили добавить данные в существующую таблицу, строки на Excel листе добавляются в указанную таблицу.
Следует помнить, что ошибки в ходе операции добавления зачастую объясняются тем, что исходные данные не соответствуют структуре и параметрам полей в конечной таблице. Чтобы избежать таких ошибок, откройте таблицу в режиме конструктора и проверьте указанные ниже параметры.
-
Первая строка. Если первая строка исходного листа или диапазона не содержит заголовки столбцов, убедитесь, что расположение и тип данных каждого столбца соответствуют нужному полю таблицы. Если же первая строка содержит заголовки столбцов, совпадение порядка следования столбцов и полей необязательно, но имя и тип данных каждого столбца должны в точности совпадать с именем и типом данных соответствующего поля.
-
Отсутствующие или лишние поля. Если одно или несколько полей исходного листа отсутствуют в конечной таблице, их следует добавить до начала операции импорта. Если же таблица содержит поля, которые отсутствуют в исходном файле, их не требуется удалять из таблицы при условии, что они допускают использование пустых значений.
Совет: Поле допускает использование пустых значений, если его свойство Обязательное поле (Required) имеет значение Нет, а свойство Условие на значение (ValidationRule) не запрещает пустые значения.
-
Первичный ключ. Если таблица содержит поле первичного ключа, исходный лист или диапазон должен содержать столбец со значениями, совместимыми с полем первичного ключа, а импортированные значения ключей должны быть уникальными. Если импортируемая запись содержит значение первичного ключа, которое уже существует в таблице, отображается сообщение об ошибке.
-
Индексированные поля. Если свойство Индексировано поля таблицы имеет значение Да (без повторов), соответствующий столбец исходного листа или диапазона должен содержать уникальные значения.
Для выполнения операции импорта перейдите к указанным ниже действиям.
-
Запуск операции импорта
-
Расположение мастера импорта и компоновки немного отличается в зависимости от версии Access. Выберите шаги, которые соответствуют вашей версии Access:
-
Если вы используете последнюю версию Microsoft 365, Access 2021 или Access 2019, на вкладке Внешние данные в группе Импорт ссылки & щелкните Создать источник данных > из файла > Excel.
-
Если вы используете Access 2016, на вкладке Внешние данные в группе Импорт ссылки & щелкните Excel.
Примечание: Вкладка Внешние данные доступна только в том случае, если открыта база данных.
-
-
В диалоговом окне Получение внешних данных — Excel электронная таблица в поле Имя файла укажите имя Excel файла, содержащего данные, которые требуется импортировать.
-или-
Чтобы указать импортируемый файл, нажмите кнопку Обзор и воспользуйтесь диалоговым окном Открытие файла.
-
Укажите способ сохранения импортируемых данных.
Чтобы сохранить данные в новой таблице, выберите вариант Импортировать данные источника в новую таблицу в текущей базе данных. Позднее будет предложено указать имя этой таблицы.
Чтобы добавить данные в существующую таблицу, выберите параметр Добавить копию записей в конец таблицы и выберите таблицу в раскрывающемся списке. Этот параметр недоступен, если база данных не содержит таблиц.
Сведения о связывании с источником данных путем создания связанной таблицы см. ниже в разделе Связывание с данными Excel.
-
Нажмите кнопку ОК.
Будет запущен мастер импорта электронных таблиц, который поможет выполнить импорт. Перейдите к дальнейшим действиям.
Использование мастера импорта электронных таблиц
-
На первой странице мастера выберите лист, содержащий данные, которые необходимо импортировать, и нажмите кнопку Далее.
-
На второй странице мастера щелкните элемент листы или именованные диапазоны, выберите лист или именованный диапазон, который необходимо импортировать, и нажмите кнопку Далее.
-
Если первая строка исходного листа или диапазона содержит имена полей, выберите вариант Первая строка содержит заголовки столбцов и нажмите кнопку Далее.
При импорте данных в новую таблицу Access используют эти заголовки столбцов для имен полей в таблице. Эти имена можно изменить в ходе операции импорта или после ее завершения. Если данные добавляются к существующей таблице, убедитесь, что заголовки столбцов исходного листа в точности соответствуют именам полей конечной таблицы.
Если данные добавляются к существующей таблице, перейдите к действию 6. Если данные добавляются в новую таблицу, выполните оставшиеся действия.
-
Мастер предложит просмотреть свойства полей. Щелкните столбец в нижней части страницы, чтобы отобразить свойства нужного поля. При необходимости выполните указанные ниже действия.
-
Просмотрите и измените имя и тип данных конечного поля.
Access проверяет первые восемь строк в каждом столбце, чтобы предложить тип данных для соответствующего поля. Если первые восемь строк столбца на листе содержат значения разных типов, например текст и числа, мастер предлагает тип данных, совместимый со всеми значениями столбца — как правило, это текстовый тип данных. Хотя можно выбрать и другой тип данных, следует помнить, что значения, несовместимые с этим типом, будут в ходе импорта пропущены или преобразованы неправильно. Дополнительные сведения о том, как исправить неверные или отсутствующие значения, см. ниже в разделе Разрешение вопросов, связанных с отсутствующими и неверными значениями.
-
Чтобы создать индекс для поля, присвойте свойству Индексировано (Indexed) значение Да.
-
Чтобы пропустить весь исходный столбец, установите флажок Не импортировать (пропустить) поле.
Настроив параметры, нажмите кнопку Далее.
-
-
На следующем экране задайте первичный ключ для таблицы. Если выбрать Параметр Разрешить Access добавить первичный ключ, Access добавит поле AutoNumber в качестве первого поля в целевой таблице и автоматически заполняет его уникальными значениями идентификаторов, начиная с 1. После этого нажмите кнопку Далее.
-
На последнем экране мастера укажите имя целевой таблицы. в поле Импорт в таблицу. Если таблица уже существует, Access отображается запрос на перезапись существующего содержимого таблицы. Нажмите кнопку Да , чтобы продолжить, или Нет , чтобы указать другое имя для целевой таблицы, а затем нажмите кнопку Готово , чтобы импортировать данные.
Если Access удалось импортировать некоторые или все данные, мастер отобразит страницу с состоянием операции импорта. Кроме того, сведения об операции можно сохранить в виде спецификации для дальнейшего использования. И наоборот, если операция завершилась сбоем, Access отображает сообщение Ошибка при попытке импорта файла.
-
Нажмите кнопку Да, чтобы сохранить сведения об операции для использования в будущем. Сохранение сведений позволяет выполнять операцию повторно без использования мастера.
Сведения о том, как сохранить спецификацию, см. в статье Сохранение параметров операции импорта или экспорта в виде спецификации.
Сведения о том, как запустить сохраненную спецификацию импорта или экспорта, см. в статье Запуск сохраненной спецификации импорта или экспорта.
Сведения о том, как запланировать выполнение задач импорта и связывания в определенное время, см. в статье Планирование спецификации импорта или экспорта.
Разрешение вопросов, связанных с отсутствующими и неверными значениями
Сообщение Ошибка при попытке импорта файла свидетельствует о том, что операция импорта завершилась неудачей. Если же после операции импорта отображается диалоговое окно, в котором предлагается сохранить сведения об операции, это означает, что данные успешно импортированы полностью или частично. В сообщении о состоянии указывается также имя таблицы, которая содержит описание всех ошибок, возникших в ходе операции импорта.
Важно: Даже если в сообщении о состоянии указано, что операция завершилась успешно, перед использованием таблицы следует просмотреть ее содержимое и структуру, чтобы убедиться в правильности всех данных.
-
Откройте целевую таблицу в режиме таблицы, чтобы убедиться, что в таблицу были добавлены все данные.
-
Откройте таблицу в режиме конструктора, чтобы проверить типы данных и другие свойства полей.
В приведенной ниже таблице описаны действия по разрешению проблем, связанных с отсутствующими или неверными значениями.
Совет: Если при устранении неполадок обнаружено лишь несколько отсутствующих значений, можно добавить их в таблицу вручную. Если же отсутствует или неправильно импортирован целый столбец либо большой объем данных, следует исправить исходный файл. После устранения всех возможных проблем повторите операцию импорта.
|
Проблема |
Решение |
||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
Графические элементы |
Графические элементы, такие как логотипы, диаграммы и рисунки, не импортируются. Их следует добавить в базу данных вручную после завершения операции импорта. |
||||||||||||
|
Вычисляемые значения |
Импортируются результаты вычисляемого столбца или ячейки, но не базовая формула. В ходе операции импорта можно указать тип данных, совместимый с результатами формулы, например числовой. |
||||||||||||
|
Значения TRUE или FALSE и -1 или 0 |
Если исходный лист или диапазон содержит столбец, содержащий только значения TRUE или FALSE, Access создает для столбца поле "Да/Нет" и вставляет в поле значения -1 или 0. Однако если исходный лист или диапазон содержит столбец, содержащий только значения -1 или 0, Access по умолчанию создает числовое поле для столбца. Чтобы избежать этой проблемы, можно изменить в ходе импорта тип данных поля на логический. |
||||||||||||
|
Многозначные поля |
При импорте данных в новую таблицу или добавлении данных в существующую таблицу Access не включает поддержку нескольких значений в поле, даже если исходный столбец содержит список значений, разделенных точкой с запятой (;). Список значений обрабатывается как одно значение и помещается в текстовое поле. |
||||||||||||
|
Усеченные данные |
Если в столбце таблицы Access отображаются усеченные данные, попробуйте увеличить ширину столбца в режиме таблицы. Если проблема не устранена, данные в числовом столбце в Excel слишком велики для размера поля целевого поля в Access. Например, в Access базе данных для целевого поля свойство FieldSize может иметь значение Byte , но исходные данные содержат значение больше 255. Исправьте значения в исходном файле и повторите операцию импорта. |
||||||||||||
|
Формат отображения |
Чтобы обеспечить правильное отображение значений в режиме таблицы, может потребоваться изменить свойство Формат некоторых полей в режиме конструктора. Ниже приведены примеры.
Примечание: Если исходный лист содержит элементы форматирования RTF, например полужирный шрифт, подчеркивание или курсив, текст импортируется без форматирования. |
||||||||||||
|
Повторяющиеся значения (нарушение уникальности ключа) |
Импортируемые записи могут содержать повторяющиеся значения, которые невозможно сохранить в поле первичного ключа в конечной таблице или в поле, для которого свойству Индексировано присвоено значение Да (без повторов). Удалите повторяющиеся значения в исходном файле и повторите операцию импорта. |
||||||||||||
|
Значения дат, сдвинутые на 4 года |
Поля дат, импортируемые с листа Excel, могут быть отключены на четыре года. Excel для Windows можно использовать две системы дат:
Систему дат можно задать в разделе Параметры Excel: Параметры > файлов > Расширенные > Использовать систему дат 1904. Примечание При импорте из книги XLSB в ней всегда используется система дат 1900 независимо от параметра Система дат. Перед импортом данных измените систему дат для книги Excel или после добавления данных выполните запрос на обновление, в котором для исправления дат используется выражение [имя поля даты] + 1462. Excel для Macintosh используется только система дат 1904. |
||||||||||||
|
Пустые значения |
В конце операции импорта может появиться сообщение об ошибке о данных, которые были удалены или потеряны во время операции, или при открытии таблицы в режиме таблицы может отобразиться, что некоторые значения полей пусты. Если исходные столбцы в Excel не имеют форматирования или первые восемь исходных строк содержат значения разных типов данных, откройте исходный лист и выполните следующие действия.
Описанные выше действия позволяют свести к минимуму количество пустых значений. В приведенной ниже таблице представлены ситуации, в которых пустые значения все же будут появляться.
|
||||||||||||
|
Значения дат, замененные числовыми значениями |
Случайные пятизначные числа отображаются вместо фактических значений дат в указанных ниже случаях.
|
||||||||||||
|
Числовые значения, замененные значениями даты |
Случайные значения даты отображаются вместо фактических числовых значений в указанных ниже случаях.
Чтобы избежать этой проблемы, замените числовые значения значениями дат в исходном столбце и повторите попытку импорта. |
Кроме того, может потребоваться просмотреть таблицу ошибок, о которой говорится на последней странице мастера, в режиме таблицы. Эта таблица содержит три поля: "Ошибка", "Поле" и "Строка". В каждой ее строке содержатся сведения об определенной ошибке, и данные в поле "Ошибка" можно использовать при разрешении вопросов.
Строки ошибок и советы по устранению неполадок
|
Ошибка |
Описание |
|---|---|
|
Обрезка полей |
Значение в поле превышает размер, заданный свойством FieldSize этого поля. |
|
Ошибка преобразования типа |
Значение на листе не соответствует типу данных поля. Это значение может быть заменено пустым или неверным значением в конечном поле. Дополнительные сведения об устранении этой проблемы см. в предыдущей таблице. |
|
Нарушение уникальности ключа |
Значение первичного ключа записи совпадает со значением, уже имеющимся в таблице. |
|
Нарушение условия на значение |
Значение не соответствует правилу, заданному для этого поля или таблицы с помощью свойства ValidationRule. |
|
Пустое значение в обязательном поле |
Данное поле не может иметь пустое значение, поскольку его свойство Обязательное поле (Required) имеет значение Да. |
|
Пустое значение в поле счетчика |
Импортируемые данные содержат пустое значение (NULL), и была выполнена попытка добавить его в поле счетчика. |
|
Неинтерпретируемая запись |
Текстовое значение содержит знак разделителя (как правило, это прямые кавычки). Если значение содержит знак разделителя, он должен содержаться в текстовом файле дважды, например: Диаметр 4 1/2"" |
Связь с данными в Excel
Связав базу данных Access с данными в другой программе, вы можете использовать средства запросов и создания отчетов, предоставляемые Access без необходимости поддерживать копию Excel данных в базе данных.
При связывании с листом Excel или именованным диапазоном Access создает новую таблицу, связанную с исходными ячейками. Все изменения, внесенные в исходные ячейки в Excel отображаются в связанной таблице. Однако нельзя изменить содержимое соответствующей таблицы в Access. Если требуется добавить, изменить или удалить данные, изменения необходимо внести в исходный файл.
Распространенные сценарии связывания с листом Excel из Access
Как правило, ссылка на лист Excel (а не импорт) выполняется по следующим причинам:
-
Вы хотите продолжать хранить данные на Excel листах, но иметь возможность использовать мощные функции запросов и отчетов Access.
-
Ваш отдел или рабочая группа использует Access, но данные из внешних источников, с которыми вы работаете, содержатся на Excel листах. Вы не хотите хранить копии внешних данных, но хотите иметь возможность работать с ним в Access.
Если вы впервые связываетесь с листом Excel
-
Невозможно создать ссылку на базу данных Access из Excel.
-
При связывании с файлом ExcelAccess создает новую таблицу, которую часто называют связанной таблицей. В ней отображаются данные исходного листа или именованного диапазона; при этом они не сохраняются в базе данных.
-
Невозможно связать данные Excel с существующей таблицей в базе данных. Это означает, что операция связывания не позволяет добавлять данные в существующую таблицу.
-
База данных может содержать несколько связанных таблиц.
-
Все изменения, внесенные в данные в Excel, автоматически отражаются в связанной таблице. Однако содержимое и структура связанной таблицы в Access доступны только для чтения.
-
При открытии книги Excel в Access (в диалоговом окне Открытие файла измените список Тип файлов на Excelи выберите нужный файл), Access создает пустую базу данных и автоматически запускает мастер связывания электронных таблиц.
Подготовка данных Excel
-
Найдите файл Excel и лист или диапазон с данными, с которыми вы хотите связать. Если нет необходимости создавать связь со всем листом, можно определить именованный диапазон, включающий только нужные ячейки.Создание именованного диапазона в Excel (необязательно— полезно, если требуется связать только некоторые данные листа)
-
Переключитесь на Excel и отобразите лист, на котором нужно определить именованный диапазон.
-
Выделите диапазон ячеек, содержащих данные, на которые необходимо создать ссылку.
-
Щелкните выделенный диапазон правой кнопкой мыши и выберите пункт Имя диапазона или Определить имя.
-
В диалоговом окне Создание имени укажите имя диапазона в поле Имя и нажмите кнопку ОК.
Имейте в виду, что в ходе одной операции связывания можно создать связь лишь с одним листом или диапазоном. Чтобы создать связь с несколькими местами в книге, следует повторить операцию связывания для каждого листа или диапазона.
-
-
Просмотрите исходные данные и выполните необходимые действия в соответствии с приведенной ниже таблицей.
Элемент
Описание
Табличный формат
Убедитесь, что ячейки имеют табличный формат. Если диапазон включает объединенные ячейки, их содержимое помещается в поле, соответствующее крайнему левому столбцу, а другие поля остаются пустыми.
Пропуск столбцов и строк
Во время операции связывания нельзя пропустить исходные столбцы и строки. Однако можно скрыть поля и отфильтровать записи, открыв связанную таблицу в режиме таблицы после импорта в Access.
Число столбцов
Число исходных столбцов не может превышать 255, так как Access поддерживает не более 255 полей в таблице.
Пустые столбцы, строки и ячейки
Удалите все ненужные пустые столбцы и пустые строки на Excel листе или диапазоне. При наличии пустых ячеек попытайтесь добавить отсутствующие данные.
Значения ошибок
Если одна или несколько ячеек на листе или в диапазоне содержат значения ошибок, исправьте эти значения до начала операции импорта. Обратите внимание, что если исходный лист или диапазон содержит значения ошибок, Access вставляет значение NULL в соответствующие поля таблицы.
Тип данных
Изменить тип данных и размер полей в связанной таблице невозможно. Перед началом связывания следует проверить тип данных в каждом столбце.
Настоятельно рекомендуется отформатировать все столбцы, которые содержат значения с разными типами данных. Например, столбец "Номер рейса" может содержать числовые и текстовые значения, такие как 871, AA90 и 171. Чтобы исключить отсутствующие или неверные значения, выполните указанные ниже действия.
-
Щелкните столбец правой кнопкой мыши и выберите пункт Формат ячеек.
-
На вкладке Числовой в группе Категория выберите формат.
-
Нажмите кнопку ОК.
Первая строка
Если первая строка листа или именованный диапазон содержит имена столбцов, можно указать, что Access должны обрабатывать данные в первой строке как имена полей во время операции связывания. Если на листе нет имен столбцов или если определенное имя столбца нарушает правила именования полей в Access, Access присваивает допустимое имя каждому соответствующему полю.
-
-
Закройте исходный файл, если он открыт.
Подготовка конечной базы данных
-
Откройте базу данных, в которой требуется создать связь. Убедитесь, что база данных доступна не только для чтения и что у вас есть права на внесение в нее изменений.
-
Если вы не хотите хранить ссылку в существующих базах данных, создайте пустую базу данных. Перейдите на вкладку Файл , щелкните Создать, а затем — Пустая база данных.
После этого можно начать операцию связывания.
Создание связи
-
Расположение мастера импорта и компоновки немного отличается в зависимости от версии Access. Выберите шаги, которые соответствуют вашей версии Access:
-
Если вы используете последнюю версию подписки на Microsoft 365Access, Access 2021 или Access 2019, на вкладке Внешние данные в группе Импорт & link щелкните Создать источник данных > из файла > Excel.
-
Если вы используете Access 2016 или Access 2013, на вкладке Внешние данные в группе Импорт ссылки & щелкните Excel.
Примечание: Вкладка Внешние данные доступна только в том случае, если открыта база данных.
-
-
В диалоговом окне Получение внешних данных — Excel электронная таблица в поле Имя файла укажите имя исходного файла Excel.
-
Выберите вариант Создать связанную таблицу для связи с источником данных и нажмите кнопку ОК.
Откроется мастер связи с электронной таблицей, который поможет выполнить связывание.
-
На первой странице мастера выберите лист или именованный диапазон с нужными данными и нажмите кнопку Далее.
-
Если первая строка исходного листа или диапазона содержит имена полей, выберите вариант Первая строка содержит заголовки столбцов. Access используют эти заголовки столбцов для имен полей в таблице. Если имя столбца содержит определенные специальные символы, его нельзя использовать в качестве имени поля в Access. В таких случаях отображается сообщение об ошибке о том, что Access назначит допустимое имя поля. Нажмите кнопку ОК для продолжения.
-
На последней странице мастера укажите имя связанной таблицы и нажмите кнопку Готово. Если таблица с указанным именем уже существует, будет предложено перезаписать существующую таблицу или запрос. Нажмите кнопку Да, чтобы перезаписать таблицу или запрос, или кнопку Нет, чтобы указать другое имя.
Access пытается создать связанную таблицу. Если операция выполнена успешно, Access отобразится сообщение О завершении связывания таблицы . Откройте связанную таблицу и просмотрите поля и данные, чтобы убедиться в их правильности.
При наличии ошибок или неверных данных необходимо устранить ошибки в исходных данных. Дополнительные сведения об устранении ошибок или неверных значений см. в следующем разделе.
Разрешение вопросов, связанных со значением #Число! и другими неверными значениями в связанной таблице
Даже если появится сообщение Завершено связывание таблицы, откройте таблицу в режиме таблицы и убедитесь, что строки и столбцы содержат правильные данные.
При наличии в таблице ошибок или неверных данных необходимо выполнить действия, описанные в приведенной ниже таблице, и повторить попытку связывания. Следует помнить, что добавить значения непосредственно в связанную таблицу невозможно, т.к. она доступна только для чтения.
|
Проблема |
Решение |
|---|---|
|
Графические элементы |
Графические элементы листа Excel, такие как логотипы, диаграммы и рисунки, не могут быть связаны в Access. |
|
Формат отображения |
Чтобы обеспечить правильное отображение значений в режиме таблицы, может потребоваться изменить свойство Формат некоторых полей в режиме конструктора. |
|
Вычисляемые значения |
Результаты вычисляемого столбца или ячеек отображаются в соответствующем поле, но невозможно просмотреть формулу (или выражение) в Access. |
|
Усеченные текстовые значения |
Увеличьте ширину столбца в режиме таблицы. Если даже после этого значение не отображается целиком, возможно, его длина превышает 255 знаков. Access может ссылаться только на первые 255 символов, поэтому следует импортировать данные, а не ссылаться на них. |
|
Сообщение о переполнении числового поля |
Даже если таблица кажется правильной, впоследствии при выполнении запроса с использованием этой таблицы может быть выведено сообщение об ошибке Переполнение числового поля. Это может объясняться конфликтом между типом данных поля в связанной таблице и типом данных, хранящихся в этом поле. |
|
Значения TRUE или FALSE и -1 или 0 |
Если исходный лист или диапазон содержит столбец, содержащий только значения TRUE или FALSE, Access создает поле Да/Нет для столбца в связанной таблице. Однако если исходный лист или диапазон содержит столбец, содержащий только значения -1 или 0, Access по умолчанию создает числовое поле для столбца, и вы не сможете изменить тип данных соответствующего поля в таблице. Если требуется, чтобы в связанной таблице было создано логическое поле, убедитесь, что исходный столбец содержит значения TRUE и FALSE. |
|
Многозначные поля |
Access не включает поддержку нескольких значений в поле, даже если исходный столбец содержит список значений, разделенных точкой с запятой (;). Список значений обрабатывается как одно значение и помещается в текстовое поле. |
|
#Число! |
Access отображается #Num! отображается в полях вместо данных в указанных ниже случаях.
Чтобы свести к минимуму число пустых значений в таблице, выполните указанные ниже действия.
|
|
Числовые значения, замененные значениями дат |
Если поле содержит случайные пятизначные числа, проверьте исходный столбец с числовыми значениями на наличие значений дат. Значения дат в числовых столбцах преобразуются в числа. Замените значения дат числовыми значениями и повторите попытку связывания. |
|
Значения дат, замененные числовыми значениями |
Если поле содержит случайные значения дат, проверьте исходный столбец со значениями дат на наличие числовых значений. Числовые значения в столбцах дат преобразуются в даты. Замените числовые значения значениями дат и повторите попытку связывания. |
