Для версии Microsoft Word 2002 в данной статье см.294683. Для версии Microsoft Word 97 в данной статье см.141922.
В ЭТОЙ ЗАДАЧЕ
Обзор
Данная статья содержит пошаговые какое средство слияния и как выполнять основные слияния для создания бланка письма в Microsoft Word.Статей в этой статье. Описание терминов, используемых в данной статье в разделе глоссария данной статьи.
Дополнительные сведения о выполнении других типов слияние, объединение с другими типами данных и решения проблем просмотрите список статей в разделеЧто такое слияние?
Слиянием называется функция в Microsoft Word. Слияние можно выполнить слияние стандартный текст (например, письма) с переменной информации (базы данных имен) и адреса клиентов. Таким образом, может иметь документы, которые являются почти точно: вещество документов — это то же самое для каждого клиента, при этом каждый документ настраивается для определенного пользователя в базе данных.
Существует три основных компонента для слияния:-
Основной документ, содержащий шаблонные элементы: текст и рисунки. Основной документ также определяет формат составном документе; например на бланке, конверты или наклейки.
-
Источник данных, содержащий сведения о переменных: список имен и адресов, например.
-
Объединенный документ, содержащий сочетание шаблонные элементы текста и переменных.
В основном документе содержится стандартный текст и графику, которые должны в каждой версии составного документа. В основном документе вставьте специальные инструкции, называемые полями слияния, чтобы указать место сведения о переменных для отображения. При слиянии данных в источнике данных с основным документом, сведения о переменных заменяет индивидуализированные сведения полей слияния. Результатом является составной документ, содержащий сочетание стандартного текста и переменных.
Источник данных содержит сведения (такие как имена, адреса и номера телефонов), зависит от каждой версии документа. В большинстве случаев, данные можно хранить в документе Word; Тем не менее Microsoft Word распознает также другие форматы. Например источник данных может быть лист Microsoft Excel, базы данных Microsoft Access или файл переменной с разделителями запятыми (CSV). Настройка источника данных с строку заголовка (также называется записью заголовка) и записи данных. Строка заголовка является первым элементом в источнике данных. Он содержит имена полей, которые определяют сведения о переменных. Данные записи содержат конкретные сведения. Каждая запись данных состоит из одного или нескольких полей в зависимости от того, сколько информации о переменных для каждого пользователя. Этот набор информации составляют запись данных. Процесс слияния состоит из четырех основных шагов:-
Откройте или создайте основной документ.
-
Откройте или создайте источник данных.
-
Правка основного документа.
-
Для выполнения слияния.
Ниже описана процедура создания бланка письма, присоедините его к источнику данных, отформатировать его и объединить документы. Аналогично процедуре создания конверты или наклейки. Для получения дополнительных сведений см. соответствующие статьи, перечисленные вСвязанные статьи раздела данной статьи.
Шаг 1: Откройте или создайте основной документ
-
Если у вас есть документ, содержащий стандартный текст, который вы хотите использовать, откройте его. Или, если вы хотите создать новые письма и пустой документ не отображается, нажмите кнопку Создать на панели инструментов Стандартная .
-
В меню Сервис выберите команду Слияние.
-
В области основного документа в диалоговом окне « Слияние » нажмите кнопку Создать.
-
Выберите Формы Письмо.
Предложено использовать активное окно для основного документа или создать новый основной документ. Выберите активное окно. Активный документ становится основным документом слияния. Возвращает документа слияния Word. -
Последовательно выберите пункты Шаг 2: Откройте или создайте источник данных.
Шаг 2: Откройте или создайте источник данных
Если открыть или создать источник данных с помощью документа слияния, вы указываете Word использовать определенный набор переменных для слияния. Воспользуйтесь одним из следующих методов для присоединения основного документа с источником данных.
Метод 1: При вводе имен и адресов в первый раз
Чтобы создать новую базу данных, выполните следующие действия.
-
В области источник данных диалогового окна '' Слияние нажмите кнопку Получить данные.
-
Нажмите кнопку Создать источник данных.
Появится диалоговое окно Создание источника данных . В этом диалоговом окне можно указать имена полей в источнике данных. В поле Имена полей в строке заголовков перечислены имена полей, которые часто используются в бланке, почтовых наклеек и конвертов. Можно удалить поля, которые требуется отключить, выбрав их один раз и нажав кнопку Удалить имя поля. Если требуется создать новые имена полей в поле Имя поля введите имя нового поля и нажмите кнопку Добавить имя поля. Завершив создание новых полей и удаление полей, которые не требуется, нажмите кнопку ОК. -
Откроется диалоговое окно Сохранить как . В поле Имя файла введите имя, назначаемое источнику данных и нажмите кнопку Сохранить.
-
При появлении запроса на изменение источника данных или Настройка основного документа, нажмите кнопку Изменить источник данных.
-
В появившемся диалоговом окне Форма данных введите данные в форму. Если нет данных для определенного поля, оставьте поле пустым. По умолчанию Word пропускает пустые поля, если пустые записи в форме слияния не влияет. Набор сведений в каждой форме составляют запись данных.
-
После ввода сведений для записи, нажмите кнопку Добавить для перехода к следующей записи.
-
После добавления всех данных, нажмите кнопку ОК , чтобы вернуться в основной документ.
Обратите внимание, панель инструментов Слияние . -
Сохраните основной документ.
При сохранении главного документа в данный момент сохранения источника данных и подключения его к основному документу. -
Последовательно выберите пункты Шаг 3: Правка основного документа.
Метод 2: Если вы используете существующего источника данных
Для использования существующего источника данных, выполните следующие действия.
-
В диалоговом окне Слияние нажмите кнопку Получить данные.
-
Выберите Тип источника данных.
-
В диалоговом окне Открыть источник данных выберите файл, который содержит сведения о переменной, которую требуется использовать и нажмите кнопку Открыть.
Примечание: Если источник данных не отображается в списке файлов, выберите соответствующий диск и папку. Если необходимо, выберите соответствующий параметр в поле Тип файлов . Выберите файл и нажмите кнопку Открыть. На экране появится следующее сообщение об ошибке:Найдены отсутствуют поля слияния в основной документ. Нажмите кнопку Правка основного документа для вставки полей слияния в основной документ.
-
Щелкните Правка основного документа , чтобы вернуться в основной документ.
Обратите внимание, панель инструментов Слияние . -
Сохраните основной документ. При сохранении главного документа в данный момент сохранения источника данных и подключения его к основному документу.
-
Последовательно выберите пункты Шаг 3: Правка основного документа.
Шаг 3: Правка основного документа
На шаге 1 выбрано открыть существующий документ или создайте новый. Воспользуйтесь одним из следующих методов в зависимости от выбора, созданного на шаге 1.
Метод 1: При использовании существующего документа
-
Выберите, где нужно вставить данные из источника данных.
-
На панели инструментов Слияние нажмите кнопку Вставить поле слиянияи нажмите кнопку поля слияния, который требуется использовать.
Примечание: Убедитесь в том, что ввести любые пробелы или знаки пунктуации, необходимо между двух полей или после поля слияния. Можно также форматировать (форматирование полужирным шрифтом или курсивом) поля слияния, так же, как обычный текст. -
Повторите шаги 1 и 2 для каждого поля слияния, который требуется добавить в документ.
-
После завершения редактирования основного документа, нажмите кнопку Сохранить или Сохранить как в меню файл . Введите имя файла и нажмите кнопку Сохранить.
-
Последовательно выберите пункты Шаг 4: выполнить слияние.
Метод 2: Если вы используете создать основной документ
-
Введите или добавление текста и графики, которые нужно включить в письмо.
-
Каждый раз, когда вы находитесь в месте, где требуется вставить сведения из источника данных, на панели инструментов Слияние , щелкните Вставить поле слияния и щелкните поле слияния, который требуется использовать.
Примечание: Убедитесь в том, что ввести любые пробелы или знаки пунктуации, необходимо между двух полей или после поля слияния. Можно также форматировать (форматирование полужирным шрифтом или курсивом) поля слияния, так же, как обычный текст. -
После завершения редактирования основного документа, нажмите кнопку Сохранить или Сохранить как в меню файл . Введите имя файла и нажмите кнопку Сохранить.
-
Последовательно выберите пункты Шаг 4: выполнить слияние.
Шаг 4: Выполнить слияние
-
В меню Сервис выберите команду Слияние.
-
При слиянии данных в документенажмите кнопку Объединить.
-
В диалоговом окне Объединить нажмите кнопку, Чтобы объединитьи выберите новый документ для отображения объединенного документа на экране. Печать объединенного документа, нажмите кнопку Печать в меню файл .
Примечание: В поле Слияния выберите принтер , если вы хотите отправить на печать объединенного документа без первого просмотра на экране. -
Нажмите кнопку Объединить.
Глоссарий
Стандартный. Общие сведения, повторяющееся в каждой на бланке, почтовых метки, конверт или каталога.
Поле данных. Категории данных в источнике данных. Для одного столбца данных в источнике данных соответствует полю данных. Имя каждого поля данных отображается в первой строке (строке заголовка) источника данных. «Индекс» и «LastName» приведены примеры имен полей данных. Запись данных. Полный набор связанных данных в источнике данных. Запись данных соответствует одна строка сведений в источнике данных. Вся информация о одного клиента в списке рассылки клиента является примером записи данных. Источник данных. Источник данных — это файл, содержащий данные, различающиеся в каждой копии составного документа. Например источник данных может включать имя и адрес каждого получателя письма. С разделителями. Текстовый файл, содержащий поля данных разделены (или с разделителями) вкладку символы или запятые и данные записями, разделенные знаками абзаца. Строка заголовка. Первая строка (или запись) в источнике данных слияния. Строка заголовка содержит имена полей для категории сведений в источнике данных; например «Имя» и «Город». Строка заголовка также могут храниться в отдельном документе называется источник заголовка. Основного документа. При выполнении операции слияния, документ, содержащий текст и изображения, которые остаются неизменными для каждой версии составного документа; Например обратный адрес и тело письма. Поле слияния. Местозаполнитель, который необходимо вставить в основной документ. Поля слияния прямые Microsoft Word место вставки определенных сведений из источника данных. Например можно вставьте поле слияния «Город» Word подставит вместо него название «Париж», хранящихся в поле данных «Город». Документ Merged. Документ, который создается путем объединения данных из источника данных в основной документ.Ссылки
Дополнительные ресурсы
Ресурсы поддержки слияния Word Дополнительные сведения о слиянии в меню Справка выберите команду Справка Microsoft Word , введите в поле помощника Office или мастера ответов слияния и нажмите кнопку поиска , чтобы отобразить найденные разделы справки.
Связанные статьи
Для слияния Дополнительные сведения щелкните следующий номер статьи базы знаний Майкрософт:
212322 как: разработка и создание данных слияния в Microsoft Word 2000
212017 как: Использование слияния для создания конвертов в Word 2000
212034 как: Создание почтовых наклеек с помощью слияния в Word 2000
212029 как: создать специальную наклейку или изменить существующую метку в Word 2000
212012 WD2000: как заставить текст до начала в одной строке в объединенные письма
211363 WD: как указать несколько условий внутри вложенных конструкций IF
212314 как: использование источника данных Excel для слияния в Word 2000
214183 как: использования слияния с запросами параметров Access в Word 2000
211190 как: использование данных Microsoft Access 2000 в программе Word 2000
211206 как: слияния в Microsoft Word с помощью Outlook Express адресной книги
212379 WD2000: преобразование файлов данные WordPerfect 6.x и адресные книги
212334 WD2000: способ преобразования данных из одного столбца в таблицу
211702 WD2000: как преобразовать данные WordPerfect слияния
214827 WD: как используют вложенные Если почты поля слияния документов
264722 WD2000: как во время слияния пропускать пустые строки
Как 211303 Использование слияния для создания списков, отсортированных по категориям, в Word 2000
211293 как: изменение доставки или возвращают формат адреса в программе Word 2000
212078 как: добавить рисунок или логотип на все наклейки в Word 2000
212358 WD2000: источник данных не удается присоединить или слияния
212263 WD2000: сообщение об ошибке: не удается открыть < Name.doc файл > как данных или заголовок источника, так как он является основным документом слияния активных
212125 WD2000: сообщение об ошибке: "Ошибка! Источник ссылки не найден "с пустой запрос или поле Fillin
211729 WD2000: сообщение об ошибке: «Word не может объединить основной документ с источником данных, так как записи данных пусты или нет записей данных сопоставить параметры запроса.»
242339 WD2000: слова не помечаются при проверке орфографии почты слиянии документов с ошибками
211437 WD2000: основной слияния и данные документы не сохранены в фоновом режиме
240854 WD2000: преобразование документов WordPerfect 5.x ограничения
211727 WD2000: восстановить обычный документ Word основным документом слияния
189196 WD2000: сообщение об ошибке: «< имя файла основного документа > является основным документом слияния» с помощью Outlook 97 или Schedule+
212354 WD2000: символ форматирование в источнике данных, не сохраняются после слияния
212068 WD2000: изменить регистр не форматировать поля слияния
220250 WD2000: сообщение об ошибке: слишком глубокий уровень вложения поля слияния
211322 WD2000: невозможно изменить имена полей по умолчанию в слияние
214157 WD2000: нельзя заменить все вхождения поля MERGEFIELD недопустимый
211651 WD2000: Если поле оставлено пустым при слиянии появляется пустое пространство
264892 WD2000: пустая строка не подавляется в условной слияния
270623 OLEXP: использование Outlook Express адресной книги в процедуру слияния
192258 как выполнить слияние со списка контактов в Outlook 2000