Vytvorenie novej databázy

Tento článok popisuje základný proces spustenia Accessu a vytvorenia databázy, ktorá sa bude používať v stolných počítačoch, nie na webe. Vysvetľuje, ako vytvoriť počítačovú databázu pomocou šablóny a ako vytvoriť databázu úplne od začiatku vytvorením vlastných tabuliek, formulárov, zostáv a iných databázových objektov. Vysvetľujú sa v ňom tiež niektoré postupy, ktoré môžete použiť na načítanie existujúcich údajov do novej databázy.

Obsah článku

• Prehľad
• Vytvorenie databázy pomocou šablóny
• Vytvorenie databázy bez použitia šablóny
• Kopírovanie údajov z iného zdroja do tabuľky Accessu
• Importovanie, pripojenie alebo prepojenie s údajmi z iného zdroja
• Pridanie komponentu aplikácie
• Otvorenie existujúcej accessovej databázy

Prehľad

Pri prvom spustení Accessu alebo pri zatvorení databázy bez zavretia Accessu sa zobrazí zobrazenie MicrosoftOffice Backstage.

Zobrazenie Backstage je východiskovým bodom, z ktorého môžete vytvoriť novú databázu, otvoriť existujúcu databázu, zobraziť odporúčaný obsah z Office.com – čokoľvek, na čo môžete použiť Access so súborom databázy alebo mimo databázy, na rozdiel od toho, čo je možné v rámci databázy.

Vytvorenie databázy

Po otvorení Accessu sa v zobrazení Backstage zobrazí karta Nové . Nová karta ponúka niekoľko spôsobov, ktorými môžete vytvoriť novú databázu:

• Prázdna databáza Ak chcete, môžete začať úplne od začiatku. Je to dobrá voľba, ak máte veľmi špecifické požiadavky na návrh alebo ak máte existujúce údaje, ktoré potrebujete spracovať alebo začleniť.
• Šablóna, ktorá je nainštalovaná s Accessom Ak začínate nový projekt a chcete začať dopredu, zvážte použitie šablóny. Access obsahuje niekoľko predvolene nainštalovaných šablón.
• Šablóna z Office.com Okrem šablón, ktoré sú súčasťou Accessu, na Office.com nájdete mnoho ďalších šablón. Nemusíte ani otvárať prehliadač, šablóny sú k dispozícii z karty Nové .

Pridanie do databázy

Pri práci v databáze môžete pridávať polia, tabuľky alebo časti aplikácie.

Aplikačné časti predstavujú funkciu umožňujúcu používať viacero súvisiacich databázových objektov naraz tak, akoby išlo o jeden. Aplikačná časť môže napríklad pozostávať z tabuľky a formulára, ktorý je založený na tejto tabuľke. Pomocou aplikačnej časti môžete pridať tabuľku aj formulár súčasne.

Môžete tiež vytvárať dotazy, formuláre, zostavy, makrá – všetky databázové objekty, s ktorými ste zvyknutí pracovať.

Vytvorenie databázy pomocou šablóny

Access obsahuje množstvo šablón, ktoré môžete použiť tak, ako sú, alebo ako východiskový bod. Šablóna je databáza pripravená na použitie, ktorá obsahuje všetky tabuľky, dotazy, formuláre, makrá a zostavy potrebné na vykonanie konkrétnej úlohy. Existujú napríklad šablóny, ktoré môžete použiť na sledovanie problémov, spravovanie kontaktov alebo evidenciu výdavkov. Niektoré šablóny obsahujú niekoľko vzorových záznamov, ktoré pomáhajú demonštrovať ich použitie.

Ak niektorá z týchto šablón vyhovuje vašim potrebám, jej použitie je zvyčajne najrýchlejším spôsobom, ako spustiť tvorbu databázy. Ak však máte údaje z iného programu, ktoré chcete importovať do Accessu, môžete sa rozhodnúť, že bude lepšie vytvoriť databázu aj bez použitia šablóny. Šablóny už majú definovanú štruktúru údajov. Prispôsobenie existujúcich údajov štruktúre šablóny však môže vyžadovať veľa práce.

1. Ak máte otvorenú databázu, kliknite na karte Súbor na tlačidlo Zavrieť. V zobrazení Backstage sa zobrazí karta Nové .
2. Na karte Nové je k dispozícii niekoľko skupín šablón, niektoré z nich sú vstavané do Accessu. Ďalšie šablóny si môžete stiahnuť z lokality Office.com. Podrobnosti nájdete v nasledujúcej časti tohto článku.
3. Vyberte požadovanú šablónu.
4. Access navrhne názov súboru databázy v poli Názov súboru – názov súboru môžete v prípade potreby zmeniť. Ak chcete databázu uložiť do iného priečinka, ako je priečinok zobrazený pod poľom Názov súboru, kliknite na položku , vyhľadajte priečinok, do ktorého chcete súbor uložiť, a potom kliknite na tlačidlo OK. Voliteľne môžete vytvoriť a prepojiť databázu s lokalitou SharePoint.
5. Kliknite na položku Vytvoriť.
   Access vytvorí databázu z vybratej šablóny a potom databázu otvorí. V mnohých šablónach sa zobrazí formulár, do ktorého môžete začať zadávať údaje. Ak šablóna obsahuje vzorové údaje, môžete každý záznam odstrániť tak, že kliknete na selektor záznamu (podfarbené pole alebo pruh naľavo od záznamu) a potom vykonáte nasledovný postup:
   Na karte Domov kliknite v skupine Záznamy na položku Odstrániť.
6. Ak chcete začať zadávať údaje, kliknite do prvej prázdnej bunky vo formulári a začnite písať. Pomocou navigačnej tably môžete vyhľadať iné formuláre alebo zostavy, ktoré by ste mohli použiť. Niektoré šablóny obsahujú formulár navigácie, ktorý umožňuje presun medzi rôznymi objektmi databázy.

Ďalšie informácie o práci so šablónami nájdete v článku Použitie šablóny na vytvorenie accessovej počítačovej databázy.

Na začiatok stránky

Vytvorenie databázy bez použitia šablóny

Ak nechcete použiť šablónu, môžete vytvoriť databázu zostavením vlastných tabuliek, formulárov, zostáv a iných databázových objektov. Vo väčšine prípadov to zahŕňa jednu alebo obe z nasledujúcich príčin:

• Zadávanie, prilepovanie alebo importovanie údajov do tabuľky, ktorá sa vytvorí pri vytváraní novej databázy, a následné zopakovanie tohto procesu s novými tabuľkami vytvorenými pomocou príkazu Tabuľka na karte Vytvoriť .
• Importovanie údajov z iných zdrojov a vytváranie nových tabuliek počas procesu.

Vytvorenie prázdnej databázy

1. Na karte Súbor kliknite na položku Nový a potom na položku Prázdna databáza.
2. Do poľa Názov súboru zadajte názov súboru. Ak chcete zmeniť umiestnenie súboru z predvoleného, kliknite na položku Vyhľadať umiestnenie, do ktorého sa má uložiť databáza (vedľa poľa Názov súboru ), prejdite na nové umiestnenie a potom kliknite na tlačidlo OK.
3. Kliknite na položku Vytvoriť.
   Access vytvorí databázu s prázdnou tabuľkou s názvom Tabuľka1 a potom otvorí súbor Tabuľka1 v údajovom zobrazení. Kurzor sa umiestni do prvej prázdnej bunky v stĺpci Kliknutím pripočítať .
4. Ak chcete pridať údaje, začnite písať, alebo môžete údaje prilepiť z iného zdroja, ako je to popísané v časti Kopírovanie údajov z iného zdroja do tabuľky v Accesse.

Zadávanie údajov v údajovom zobrazení je navrhnuté tak, aby bolo veľmi podobné práci v excelovom hárku. Štruktúra tabuľky sa vytvára počas zadávania údajov. Keď do údajového hárka pridáte nový stĺpec, v tabuľke sa zadefinuje nové pole. V závislosti od zadaných údajov Access automaticky nastaví typ údajov každého poľa.

Ak momentálne nechcete zadávať údaje do tabuľky Tabuľka1, kliknite na Zavrieť. Ak ste v tabuľke vykonali nejaké zmeny, Access zobrazí výzvu na uloženie zmien. Kliknite na tlačidlo Áno , ak chcete zmeny uložiť, kliknutím na tlačidlo Nie ich zahodíte a kliknutím na tlačidlo Zrušiť ponechajte tabuľku otvorenú.

Pridanie tabuľky

Nové tabuľky môžete do existujúcej databázy pridať pomocou príkazov v skupine Tabuľky na karte Vytvoriť .

Vytvorenie tabuľky v údajovom zobrazení V údajovom zobrazení môžete okamžite zadať údaje a nechať Access zostaviť štruktúru tabuľky na pozadí. Názvy polí sa priraďujú číselne (Pole1, Pole2 atď.) a Access automaticky nastaví typ údajov každého poľa na základe zadaných údajov.

1. Na karte Vytvoriť kliknite v skupine Tabuľky na položku Tabuľka.
   Access vytvorí tabuľku a vyberie prvú prázdnu bunku v stĺpci Kliknutím pripočítať .
2. Na karte Polia tabuľky kliknite v skupine Pridať & Odstrániť na typ poľa, ktoré chcete pridať. Ak sa požadovaný typ nezobrazuje, kliknite na obrázok polia.
3. Access zobrazí zoznam bežne používaných typov polí. Kliknite na požadovaný typ poľa a Access pridá nové pole do údajového hárka na mieste vyznačeného kurzora.
   Pole môžete premiestniť tak, že ho presuniete myšou. Keď presuniete pole v údajovom hárku, zobrazí sa zvislý pruh vloženia na miesto, kam sa pole umiestni.
4. Ak chcete pridať údaje, začnite zadávať údaje do prvej prázdnej bunky alebo prilepte údaje z iného zdroja, ako je to popísané v časti Kopírovanie údajov z iného zdroja do tabuľky v Accesse.
5. Ak chcete premenovať stĺpec (pole), dvakrát kliknite na záhlavie stĺpca a potom zadajte nový názov.
   Každé pole je vhodné zmysluplne pomenovať, aby ste podľa zobrazenia na table Zoznam polí ľahko rozpoznali, čo ho obsahuje.
6. Ak chcete stĺpec premiestniť, kliknutím na jeho záhlavie vyberte stĺpec a potom ho presuňte na požadované miesto. Môžete tiež vybrať viaceré susediace stĺpce a potom ich naraz presunúť na nové miesto. Ak chcete vybrať viaceré susediace stĺpce, kliknite na hlavičku prvého stĺpca a potom so stlačeným klávesom SHIFT kliknite na hlavičku posledného stĺpca.

Vytvorenie tabuľky v návrhovom zobrazení V návrhovom zobrazení vytvoríte štruktúru tabuľky. Potom môžete prepnúť na údajové zobrazenie a zadať údaje alebo iným spôsobom, napríklad prilepením či importom.

1. Na karte Vytvoriť kliknite v skupine Tabuľky na položku Návrh tabuľky.

2. Pre každé pole v tabuľke zadajte názov do stĺpca Názov poľa a potom vyberte typ údajov zo zoznamu Typ údajov .

3. Ak chcete, môžete zadať popis každého poľa v stĺpci Popis . Keď sa kurzor nachádza v danom poli v údajovom zobrazení, popis sa následne zobrazí v stavovom riadku. Popis sa tiež používa ako text stavového riadka pre všetky ovládacie prvky vo formulári alebo zostave vytvorené presunutím poľa z tably Zoznam polí , ako aj pre všetky ovládacie prvky vytvorené pre dané pole pri použití Sprievodcu formulárom alebo Sprievodcu zostavou.

4. Po pridaní všetkých polí tabuľku uložte:

   • Na karte Súbor kliknite na položku Uložiť.

5. Údaje do tabuľky môžete začať zadávať kedykoľvek prepnutím do údajového zobrazenia a kliknutím na prvú prázdnu bunku. Môžete tiež prilepiť údaje z iného zdroja, ako je to popísané v časti Kopírovanie údajov z iného zdroja do tabuľky v Accesse.

Nastavenie vlastností poľa v návrhovom zobrazení Bez ohľadu na spôsob vytvorenia tabuľky je vhodné preskúmať a nastaviť vlastnosti poľa. Hoci sú niektoré vlastnosti k dispozícii v údajovom zobrazení, niektoré vlastnosti je možné nastaviť iba v návrhovom zobrazení. Ak chcete prejsť do návrhového zobrazenia, kliknite pravým tlačidlom myši na tabuľku na navigačnej table a potom kliknite na položku Návrhové zobrazenie. Ak chcete zobraziť vlastnosti poľa, kliknite na pole v mriežke návrhu. Vlastnosti sa zobrazia pod mriežkou návrhu v časti Vlastnosti poľa.

Ak chcete zobraziť popis jednotlivých vlastností poľa, kliknite na danú vlastnosť a prečítajte si popis v poli vedľa zoznamu vlastností v časti Vlastnosti poľa. Podrobnejšie informácie získate kliknutím na tlačidlo Pomocník.

V nasledujúcej tabuľke sú popísané niektoré vlastnosti poľa, ktoré sa bežne upravujú.

Vlastnosť	Popis
Veľkosť poľa	Pre textové polia táto vlastnosť nastavuje maximálny počet znakov, ktoré môžu byť uložené v poli. Maximum je 255. Pre číselné polia táto vlastnosť určuje typ čísla, ktoré sa uloží (Long Integer, Double atď.). V záujme čo najefektívnejšieho ukladania údajov sa odporúča vyhradiť čo najmenší priestor, ktorý podľa vás budete pre údaje potrebovať. Ak sa zmenia vaše potreby, hodnotu môžete neskôr upraviť smerom nahor.
Formátovanie	Táto vlastnosť určuje spôsob zobrazenia údajov. Nemá vplyv na skutočné údaje, keďže sú uložené v poli. Môžete vybrať preddefinovaný formát alebo zadať vlastný formát.
Vstupná maska	Túto vlastnosť použite, ak chcete zadať vzorku pre všetky údaje, ktoré sa zadajú do tohto poľa. Vďaka tomu sa zabezpečí, že všetky údaje sú zadané správne a že obsahujú požadovaný počet znakov. Ak potrebujete pomoc so zostavením vstupnej masky, kliknite na na pravej strane poľa vlastnosti.
Predvolená hodnota	Túto vlastnosť použite na určenie predvolenej hodnoty, ktorá sa zobrazí v tomto poli pri každom pridaní nového záznamu. Ak napríklad máte pole Dátum a čas, do ktorého chcete vždy zaznamenať dátum pridania záznamu, môžete ako predvolenú hodnotu zadať "Date()" (bez úvodzoviek).
Povinné	Táto vlastnosť určuje, či sa v tomto poli vyžaduje hodnota. Ak nastavíte túto vlastnosť na hodnotu Áno, Access nepovolí pridanie nového záznamu, pokiaľ pre toto pole nezadáte hodnotu.

Na začiatok stránky

Kopírovanie údajov z iného zdroja do tabuľky Accessu

Ak sú údaje momentálne uložené v inom programe, napríklad v Exceli, môžete ich skopírovať a prilepiť do accessovej tabuľky. Vo všeobecnosti to najlepšie funguje, ak sú údaje už rozdelené do stĺpcov tak, ako sa nachádzajú v excelovom hárku. Ak sa údaje nachádzajú v programe na spracovanie textu, je najlepšie oddeliť stĺpce s údajmi pomocou kariet alebo ich pred skopírovaním údajov skonvertovať do tabuľky v textovom editore. Ak je potrebné údaje upraviť alebo s nimi manipulovať (napríklad oddeliť celé mená na krstné mená a priezviská), mali by ste to urobiť ešte pred skopírovaním údajov, najmä ak nemáte skúsenosti s Accessom.

Keď prilepíte údaje do prázdnej tabuľky, Access nastaví typ údajov každého poľa podľa toho, aký druh údajov v nich nájde. Ak napríklad prilepené pole neobsahuje nič okrem hodnôt dátumu, Access pre toto pole použije typ údajov Dátum a čas. Ak prilepené pole obsahuje iba slová áno a nie, program Access použije pre toto pole typ údajov Áno/Nie.

Program Access nazve polia podľa toho, čo nájde v prvom riadku prilepených údajov. Ak má prvý riadok prilepených údajov podobný typ ako nasledujúce riadky, program Access určí, že prvý riadok je súčasťou údajov, a priradí poliam všeobecné názvy (F1, F2 atď.). Ak sa prvý riadok prilepených údajov nepodobá nasledujúcim riadkom, program Access určí, že prvý riadok pozostáva z názvov polí. Program Access polia pomenuje príslušným spôsobom a nezahrnie prvý riadok do údajov.

Ak Access priraďuje všeobecné názvy polí, mali by ste polia čo najskôr premenovať, aby ste sa vyhli nedorozumeniam. Použite nasledujúci postup:

1. Stlačením kombinácie klávesov CTRL + S uložte tabuľku.
2. V údajovom zobrazení dvakrát kliknite na záhlavie každého stĺpca a potom zadajte popisný názov poľa pre každý stĺpec.
3. Tabuľku znova uložte.

Na začiatok stránky

Importovanie, pripojenie alebo prepojenie s údajmi z iného zdroja

Môžete mať údaje, ktoré sú uložené v inom programe, a možno ich chcete importovať do novej tabuľky alebo ich pripojiť do existujúcej tabuľky v Accesse. Alebo môžete spolupracovať s ľuďmi, ktorí uchovávajú svoje údaje v iných programoch, a chcete s nimi pracovať v Accesse vytvorením prepojenia na údaje. V oboch prípadoch Access uľahčuje prácu s údajmi z iných zdrojov. Môžete importovať údaje z hárka programu Excel, z tabuľky v inej databáze programu Access, zo zoznamu lokality SharePoint alebo z mnohých ďalších zdrojov. Použitý proces sa v závislosti od zdroja mierne líši, ale nasledujúci postup vám pomôže začať.

1. V Accesse vyberte na karte Externé údaje v skupine Importovať & Prepojenie položku Nový zdroj údajov a potom vyberte príkaz pre typ súboru, ktorý importujete.
   Ak napríklad importujete údaje z excelového hárka, kliknite na položku Nový zdroj> údajovzo súboru>Excelu.

   Poznámka

   Ak ste nenašli správny typ formátu v skupine Importovať & Prepojenie , pred importovaním týchto údajov do Accessu bude pravdepodobne potrebné spustiť program, v ktorom ste pôvodne údaje vytvorili, a potom tento program použiť na uloženie údajov v bežnom formáte súboru (napríklad ako textový súbor s oddeľovačmi).

2. V dialógovom okne Získať externé údaje kliknite na položku Prehľadávať a vyhľadajte zdrojový údajový súbor alebo do poľa Názov súboru zadajte úplnú cestu k zdrojovému údajovému súboru.

3. Kliknite na požadovanú možnosť (všetky programy umožňujú import, niektoré umožňujú pripojenie alebo prepojenie) v časti Určiť, ako a kde chcete ukladať údaje v aktuálnej databáze. Môžete vytvoriť novú tabuľku, ktorá bude používať importované údaje, alebo (v niektorých programoch) môžete pripojiť údaje do existujúcej tabuľky, prípadne vytvoriť prepojenú tabuľku, ktorá zachováva prepojenie na údaje v zdrojovom programe.

4. Ak sa spustí sprievodca, postupujte podľa pokynov na nasledujúcich stránkach sprievodcu. Na poslednej strane sprievodcu kliknite na tlačidlo Dokončiť.
   Ak importujete objekty alebo prepájate tabuľky z accessovej databázy, zobrazí sa dialógové okno Importovať objekty alebo Prepojiť tabuľky . Vyberte požadované položky a potom kliknite na tlačidlo OK.
   Presný postup závisí od toho, či sa rozhodnete údaje importovať, pripojiť alebo prepojiť.

5. Access zobrazí výzvu, či chcete uložiť podrobnosti o operácii importovania, ktorú ste práve dokončili. Ak predpokladáte, že túto istú operáciu importovania budete v budúcnosti vykonávať znova, kliknite na položku Uložiť kroky importu a zadajte podrobnosti. Potom môžete túto operáciu jednoducho zopakovať v budúcnosti kliknutím na Uložené importy v skupine Importovať & Prepojenie na karte Externé údaje. Ak nechcete uložiť podrobnosti operácie, kliknite na tlačidlo Zavrieť.

Ak sa rozhodnete importovať tabuľku, Access importuje údaje do novej tabuľky a potom zobrazí tabuľku v skupine Tabuľky na navigačnej table. Ak sa rozhodnete pripojiť údaje do existujúcej tabuľky, údaje sa pridajú do tejto tabuľky. Ak sa rozhodnete vytvoriť prepojenie na údaje, Access vytvorí prepojenú tabuľku v skupine Tabuľky na navigačnej table.

Na začiatok stránky

Pridanie komponentu aplikácie

Komponent aplikácie môžete použiť na pridanie funkcií do existujúcej databázy. Časť aplikácie môže byť jednoduchá ako jedna tabuľka alebo môže obsahovať viacero súvisiacich objektov, ako je napríklad tabuľka a viazaný formulár.

Napríklad aplikačná časť Komentáre pozostáva z tabuľky s identifikačným poľom automatického číslovania, poľom dátumu a poľom poznámka. Môžete ho pridať do ľubovoľnej databázy a používať ho tak ako je, alebo s minimálnym prispôsobením.

1. Otvorte databázu, do ktorej chcete pridať komponent aplikácie.
2. Kliknite na kartu Vytvoriť .
3. V skupine Šablóny kliknite na položku Časti aplikácie. Otvorí sa zoznam dostupných častí.
4. Kliknite na komponent aplikácie, ktorý chcete pridať.

Na začiatok stránky

Otvorenie existujúcej accessovej databázy

1. Na karte Súbor kliknite na položku Otvoriť.

2. V dialógovom okne Otvoriť vyhľadajte databázu, ktorú chcete otvoriť.

3. Použite jeden z nasledovných postupov:

   • Dvojitým kliknutím na databázu ju otvorte v predvolenom režime špecifikovanom v dialógovom okne Možnosti programu Access alebo v režime, ktorý bol nastavený politikou správy.
   • Kliknutím na položku Otvoriť otvoríte databázu na zdieľaný prístup v prostredí s viacerými používateľmi, aby ste vy aj ostatní používatelia mohli čítať a zapisovať do databázy.
   • Kliknite na šípku vedľa tlačidla Otvoriť a potom kliknutím na položku Otvoriť iba na čítanie otvorte databázu s prístupom iba na čítanie. Môžete ju zobrazovať, nie však upravovať. Ostatní používatelia môžu naďalej čítať a zapisovať do databázy.
   • Kliknite na šípku vedľa tlačidla Otvoriť a potom kliknutím na položku Výhradný prístup otvorte databázu s výhradným prístupom. Keď máte otvorenú databázu s výhradným prístupom, všetkým ostatným používateľom, ktorí sa pokúsia databázu otvoriť, sa zobrazí hlásenie "Súbor sa už používa".
   • Kliknite na šípku vedľa tlačidla Otvoriť a potom kliknutím na položku Výhradný prístup iba na čítanie otvorte databázu s prístupom iba na čítanie. Ostatní používatelia môžu naďalej otvoriť databázu, ale sú obmedzení na režim iba na čítanie.

Tipy

• Ak chcete otvoriť niektorú z naposledy otvorených databáz, kliknite na karte Súbor na položku Nedávne a potom kliknite na názov súboru danej databázy. Access otvorí databázu s použitím rovnakých nastavení možností, aké sa použilo pri poslednom otvorení. Ak sa zoznam naposledy použitých súborov nezobrazuje, kliknite na karte Súbor na položku Možnosti. V dialógovom okne Access – možnosti kliknite na položku Klientske nastavenia. V časti Zobraziť zadajte maximálny počet dokumentov, ktoré sa majú zobraziť v zozname Naposledy používané dokumenty.
  Naposledy použité databázy môžete zobraziť aj na navigačnom paneli v zobrazení Backstage, ak chcete získať prístup pomocou dvoch kliknutí: 1) kartu Súbor , 2) naposledy použitú databázu, ktorú chcete otvoriť. V dolnej časti karty Naposledy použité začiarknite políčko Rýchly prístup k tomuto počtu naposledy použitých databáz a potom prispôsobte počet databáz, ktoré sa majú zobraziť.
• Ak otvárate databázu kliknutím na príkaz Otvoriť na karte Súbor , môžete zobraziť zoznam odkazov na databázy, ktoré ste predtým otvorili kliknutím na položku Moje naposledy použité dokumenty v dialógovom okne Otvoriť .

Na začiatok stránky