Do natívneho zoznamu alebo knižnice môžete pridať špeciálny typ stĺpca s názvom stĺpec externých údajov. Tento stĺpec umožňuje skombinovať stĺpec údajov z externého zdroja údajov s inými stĺpcami v natívnom zozname alebo knižnici. Keďže sa do natívneho zoznamu alebo knižnice pridá stĺpec externých údajov, fungujú všetky súvisiace funkcie zoznamu alebo knižnice vrátane tvorby verzií, schvaľovania, vrátenia do projektu a vzatia z projektu a priloženia súborov.
Ďalšie informácie nájdete v téme Hľadanie obsahu o externých údajoch.
Čo vás zaujíma?
- Skôr než začnete
- Vysvetlenie príkladov používania stĺpcov externých údajov
- Vytvorenie stĺpca externých údajov v zozname alebo knižnici
- Aktualizácia stĺpca externých údajov
- Obnovenie stĺpca externých údajov
Skôr než začnete
Práca s externými údajmi vyžaduje vykonanie niekoľkých povinných úkonov, ktorými sa zaistí bezpečný prístup k údajom. Nasledujúce informácie vám môžu pomôcť pri plánovaní vašich ďalších krokov. Taktiež vám pomôžu pri riešení problémov, ktoré sa môžu vyskytnúť pri práci s externými údajmi. Na zaistenie prístupu k externým údajom je potrebné, aby ste vy alebo správca vykonali tieto kroky:
Príprava externého zdroja údajov Možno bude potrebné, aby správca vytvoril konto a poskytol povolenia k zdroju údajov. Tým zabezpečí, aby mali k údajom prístup iba správni ľudia a údaje neskončili v nesprávnych rukách. V externej databáze môže správca vytvoriť špecifické tabuľky, zobrazenia, dotazy a podobne, pomocou ktorých obmedzí výsledky iba na tie, ktoré sú potrebné, a pomôže zlepšiť výkon.
Konfigurácia služieb a kont SharePointu Správca musí aktivovať služby Business Data Connectivity a službu zabezpečeného ukladacieho priestoru.
Konfigurácia služieb zabezpečeného ukladacieho priestoru Správca musí určiť najlepší režim prístupu pre externý zdroj údajov, vytvoriť cieľovú aplikáciu a nastaviť pre ňu poverenia.
Konfigurácia služieb Business Data Connectivity Services Správca musí zabezpečiť, aby mal používateľ, ktorý vytvára externý typ obsahu, povolenia k ukladaciemu priestoru metaúdajov služby Business Data Connectivity a aby mali príslušní používatelia prístup k externému typu obsahu, na ktorom je založený externý zoznam.
Vytvorenie typu externého obsahu Používateľ musí definovať externý typ obsahu, ktorý obsahuje informácie o pripojeniach, prístupe, metódach operácií, stĺpcoch, filtroch a ďalších metaúdajoch, ktoré sa používajú na načítanie údajov z externého zdroja údajov.
Vysvetlenie príkladov používania stĺpcov externých údajov
V nasledujúcich častiach sú popísané niektoré praktické použitia pridania stĺpca externých údajov do zoznamu alebo knižnice.
Zákaznícke zmluvy a kontaktné informácie Máte knižnicu dokumentov, ktorá obsahuje zákaznícke zmluvy. Všetky informácie o zákazníkoch sa však uchovávajú v podnikových aplikáciách (napríklad SAP alebo Microsoft CRM), ktorých zdroj údajov je vo vzťahu k produktom SharePointu externý. Chcete sledovať zmluvy zákazníka v knižnici dokumentov a zároveň zabezpečiť, aby boli súvisiace informácie o zákazníkoch aktuálne a zbytočne sa neduplicitne. Môžete to urobiť pridaním jedného alebo viacerých stĺpcov externých údajov do knižnice, čím sa ku každej zmluve uloženej v knižnici priradí príslušné meno zákazníka a telefónne číslo. Stĺpec externých údajov uľahčuje zadávanie alebo aktualizáciu správnych informácií a automaticky načítava informácie o zákazníkoch z externého zdroja údajov. V tomto scenári môžete tiež vytvoriť štruktúrovaný dokument Word, ktorý zvyšuje hodnoty stĺpcov externých údajov na dokument Word, aby ste mohli upraviť hodnoty na informačnom paneli dokumentu alebo pomocou ovládacích prvkov obsahu vo Worde.
Základné údaje o produkte s obrázkami Vytvorili ste knižnicu obrázkov, ktorá obsahuje fotografie produktov, ktoré vaša organizácia predáva. Stĺpec externých údajov môžete pridať do knižnice, ktorá pristupuje k názvu produktu, kódu produktu a aktuálnej cene z externej databázy. Pri vytváraní externého typu obsahu však budete mať istotu, že externé údaje budú iba na čítanie. Pravidlá a procesy vo vašej spoločnosti vyžadujú, aby sa zmeny informácií o produkte vykonávali prostredníctvom databázového systému. Teraz však môže viac ľudí vo vašej organizácii jednoducho zobraziť všetky spoločné informácie o produkte spoločne v jednom zobrazení knižnice.
Vytvorenie stĺpca externých údajov v zozname alebo knižnici
Poznámka
Vytvorenie stĺpca externých údajov vyžaduje povolenie na prispievanie alebo vyššie v zozname alebo knižnici.
Prejdite na lokalitu SharePoint a potom na zoznam alebo knižnicu.
Poznámka
Do externého zoznamu nie je možné pridať stĺpec externých údajov.
Kliknite na položku Nastavenia zoznamu alebo zoznamu knižnice> alebo Nastavenie knižnice.
V časti Stĺpce kliknite na položku Vytvoriť stĺpec.
Zadajte názov stĺpca, napríklad Zákazník, a potom v časti Typy stĺpcov kliknite na položku Externé údaje.
V časti Typ externého obsahu kliknite na výber typu externého obsahu a potom vyberte v zozname typov externého obsahu príslušnú položku, napríklad CustomerCRM.
Určite, ako sa majú spracovať akcie definované pre externý typ obsahu, vykonaním niektorých z nasledujúcich krokov:
- Ak chcete zobraziť ponuku s jednou alebo viacerými akciami, kliknite na položku Zobraziť ponuku akcií.
- Ak chcete, aby stĺpec externých údajov po výbere vykonával predvolenú akciu, kliknite na položku Prepojiť tento stĺpec s predvolenou akciou typu externého obsahu.
V časti Pridať stĺpec na zobrazenie všetkých ďalších polí kliknite na položku Vybrať všetky polia alebo vyberte jeden alebo viacero konkrétnych názvov polí, ako napríklad MenoZákazníka a TelefónneČíslo.
Tip
Predvolene sa ku každému stĺpcu na základe názvu stĺpca externých údajov pridá predponu. Je vhodné definovať stručný názov stĺpca, napríklad CustID, najmä ak pridávate veľa ďalších stĺpcov. Ak je funkcia Rýchle úpravy pre zoznam alebo knižnicu zapnutá, môžete použiť funkciu Rýchle úpravy a zmeniť názvy stĺpcov.
Aktualizácia stĺpca externých údajov
Poznámka
Aktualizácia stĺpca externých údajov vyžaduje povolenie na prispievanie alebo vyššie v zozname alebo knižnici.
- Prejdite na lokalitu SharePoint a potom na zoznam alebo knižnicu.
- Pridajte alebo upravte položku v zozname alebo vlastnosti knižnice dokumentov.
- V textovom poli stĺpca externých údajov, napríklad meno zákazníka, kliknite na výber položky externých údajov.
Autor typu externého obsahu musí definovať spôsob fungovania Výberu položiek externých údajov výberom vhodného poľa identity a vytvorením jedného alebo viacerých filtrov, aby ste mohli rýchlo vyhľadať správnu hodnotu. Ak to tak nie je, obráťte sa na autora externého typu obsahu alebo na správcu. - V dialógovom okne vyberte príslušnú položku, napríklad Anna Porubská, a potom kliknite na tlačidlo OK.
Údaje sa aktualizujú v externom zozname a v externom zdroji údajov.
Obnovenie stĺpca externých údajov
Z dôvodu výkonu sa údaje v stĺpci externých údajov ukladajú do vyrovnávacej pamäte servera alebo služby a nemusia zobrazovať najnovšie hodnoty z externého údajového systému. Ak chcete zabezpečiť aktuálnosť zobrazených externých údajov, obnovte stĺpec s externými údajmi. Obnovenie buďte však opatrné, pretože v závislosti od nastavenia externých údajov môže trvať dlho.
Poznámka
Obnovenie stĺpca externých údajov vyžaduje povolenie na prispievanie alebo vyššie povolenie v zozname alebo knižnici.
- Prejdite na lokalitu SharePoint a potom na zoznam alebo knižnicu.
- V hlavičke stĺpca stĺpca externých údajov kliknite na položku Obnoviť.
- Na stránke obnovenia sa rozhodnite, či chcete obnoviť len aktuálny priečinok alebo aktuálny priečinok so všetkými jeho podpriečinkami.
- Kliknite na tlačidlo OK.