Ak sa chcete uistiť, či Word nájde stĺpec v súbore s údajmi, ktorý zodpovedá všetkým adresám alebo prvkom pozdravu, pravdepodobne bude potrebné priradiť polia hromadnej korešpondencie vo Worde k stĺpcom v súbore s údajmi.
Po kliknutí na položku Priradiť polia v skupine Zapísať & Vložiť polia karty Korešpondencia sa otvorí dialógové okno Mapovanie polí .
Prvky adresy a pozdravu sú uvedené na ľavej strane. Záhlavia stĺpcov zo súboru s údajmi sú zobrazené napravo.
Word vyhľadá stĺpec, ktorý zodpovedá jednotlivým prvkom. Na obrázku Word automaticky priradil stĺpec Názov údajového súboru k Zdvorilostnému osloveniu. Word však nedokázal porovnávať ostatné prvky. Z tohto údajového súboru napríklad Word nedokáže nájsť zhodu s prostredným menom.
V zozname na pravej strane je možné vybrať stĺpec z údajového súboru, ktorý sa zhoduje s prvkom na ľavej strane. Je v poriadku, že zdvorilé tituly a jedinečný identifikátor nie sú zhodné. Menovka hromadnej korešpondencie nemusí obsahovať každé pole. Ak pridáte pole, ktoré neobsahuje údaje, z údajového súboru, v zlúčenom dokumente sa zobrazí ako prázdny zástupný objekt – zvyčajne prázdny riadok alebo skryté pole.