Úvod do služby InfoPath Forms Services

Synopsis služba InfoPath Forms Services je serverová technológia, ktorá umožňuje ľuďom vypĺňať formuláre vo webovom prehliadači. Spravovaním formulárov v centrálnom umiestnení môžete zjednodušiť obchodné procesy a zlepšiť vzťahy so zákazníkmi, partnermi a dodávateľmi.

Prehľad služba InfoPath Forms Services

Oslovte zákazníkov, partnerov a dodávateľov používateľsky prívetivými formulármi

Zjednodušenie obchodných procesov riadených formulármi

Spravovanie formulárov a šablón formulárov v centralizovanom umiestnení

Prehľad služba InfoPath Forms Services

Používatelia nemusia mať v počítači nainštalovaný program InfoPath, aby vyplnili šablónu formulára podporovanú prehliadačom, ani si nemusia stiahnuť z webu nič navyše. Stačí im prístup k prehliadaču, ako je napríklad Windows Internet Explorer, Apple Safari alebo Mozilla Firefox. služba InfoPath Forms Services tiež umožňuje ukladať a spravovať formuláre a šablóny formulárov v centralizovanom umiestnení. služba InfoPath Forms Services je vstavaný a vyžaduje Windows SharePoint Services 3.0, ktorý umožňuje publikovať šablóny formulárov, ktoré navrhujete na bežné miesto v rámci organizácie. Okrem toho môžu používatelia odosielať formuláre do knižníc SharePointu, čo sú priečinky, kde je uložená kolekcia súborov a kde súbory často používajú rovnakú šablónu. Formuláre je tiež možné integrovať do spravovania dokumentov a úloh životného cyklu, ako sú napríklad pracovné postupy a správa prístupových práv.

Technológia služba InfoPath Forms Services je k dispozícii v systéme Microsoft Office SharePoint Server 2007 Enterprise CAL a samostatne aj v Microsoft Office Forms Server 2007.

Návrhové prostredie

Šablóny formulárov, ktoré možno vyplniť v prehliadači, sa nazývajú šablóny formulárov podporované prehliadačom. Ak chcete vytvoriť tento typ šablóny formulára, navrhnete šablónu formulára kompatibilnú s prehliadačom v programe InfoPath, publikujete ju na serveri spustenom služba InfoPath Forms Services a povolíte ju na používanie na webe.

V niektorých prípadoch môžete povoliť používanie šablóny formulára na webe začiarknutím políčka Povoliť vypĺňanie tohto formulára pomocou prehliadača v Sprievodcovi publikovaním programu InfoPath. V iných prípadoch je potrebné publikovať šablónu formulára do zdieľaného umiestnenia v podnikovej sieti a potom sa obrátiť na správcu serverovej farmy a požiadať ho o pomoc pri povolení šablóny formulára a jej sprístupnení na serveri.

Schválenie správcom sa vyžaduje v nasledujúcich scenároch:

• Šablóna formulára obsahuje spravovaný kód.
• Šablóna formulára vyžaduje úroveň zabezpečenia s úplnou dôveryhodnosťou, ktorá výsledným formulárom umožňuje úplný prístup k systémovým prostriedkom v počítačoch používateľov, ako sú napríklad súbory a nastavenia.
• Šablóna formulára používa údajové pripojenie, ktoré spravuje správca.
• Šablóna formulára je povolená na zobrazenie v mobilnom zariadení.

Ak sa vyžaduje schválenie správcom, Sprievodca publikovaním vás prevedie krokmi prípravy šablóny formulára na odovzdanie správcovi.

Keď je šablóna formulára kompatibilná s prehliadačom podporovaná prehliadačom, používatelia môžu pomocou prehliadača vyplniť formuláre založené na danej šablóne formulára.

Možnosti používateľa

Používanie vypĺňania formulára v prehliadači je takmer totožné s vypĺňaním formulára v programe InfoPath. Napríklad ovládacie prvky, ako sú opakujúce sa sekcie a funkcie, ako sú vzorce a podmienené formátovanie, fungujú v oboch prostrediach rovnako.

Hoci vypĺňanie formulára v prehliadači je ako vypĺňanie formulára v infopathe, je tu jeden kľúčový rozdiel. Vo webovom prehliadači sa ponuky a panely s nástrojmi programu InfoPath nahradia panelom s nástrojmi v hornej časti formulára, ktorý zobrazuje možnosti uloženia, zatvorenia, tlače a aktualizácie formulára. Tento pruh sa zobrazí aj v dolnej časti formulára, aby sa používatelia nemuseli posúvať späť do hornej časti dlhého formulára, aby mohli formulár vyplniť.

Ak povolíte možnosti odosielania pre šablónu formulára, používateľom sa na paneli s nástrojmi zobrazí aj tlačidlo Odoslať . Po kliknutí na toto tlačidlo sa údaje formulára odošlú priamo do zdroja údajov, ktorý ste zadali pri navrhovaní šablóny formulára, ako je napríklad webová služba alebo zoznam lokality SharePoint. Ak šablóna formulára obsahuje viac ako jedno zobrazenie, používateľom sa na paneli s nástrojmi zobrazí aj zoznam Zobrazenia .

1. Používatelia odošlú údaje do externých zdrojov údajov kliknutím na tlačidlo Odoslať na paneli s nástrojmi.

2. Používatelia prepínajú medzi zobrazeniami kliknutím na položku v zozname Zobraziť na paneli s nástrojmi.

Pri navrhovaní šablóny formulára môžete prispôsobiť nastavenia panela s nástrojmi v dialógovom okne Možnosti formulára . Môžete napríklad odstrániť niektoré tlačidlá alebo skryť panel s nástrojmi v dolnej časti formulára používateľa.

V nasledujúcich častiach sa dozviete viac o výhodách používania služba InfoPath Forms Services.

Na začiatok stránky

Oslovte zákazníkov, partnerov a dodávateľov používateľsky prívetivými formulármi

Keď publikujete šablónu formulára na serveri s služba InfoPath Forms Services, môžete ju distribuovať nielen na podnikovom intranete, ale aj na externých webových lokalitách, ako sú napríklad extranetové lokality alebo podnikové webové lokality. To vám umožní zhromažďovať údaje od zákazníkov, partnerov, dodávateľov a ďalších používateľov, ktorí sú životne dôležití pre úspech vášho podniku. Veľká poisťovňa môže napríklad použiť jednu šablónu formulára s podporou prehliadača na zhromažďovanie a spracovanie poistných nárokov. Poisťovací zákazník môže použiť prehliadač na vyplnenie formulára reklamácie na webovej lokalite spoločnosti. Prípadne, ak zákazník zavolá poisťovňu na nahlásenie reklamácie, poisťovací agent môže použiť InfoPath na vyplnenie rovnakého formulára reklamácie na intranetovej lokalite. Podobne môže vládna agentúra zhromažďovať údaje od občanov zverejnením šablón formulárov podporovaných prehliadačom na svojej webovej lokalite.

Keď používatelia pristupujú k formuláru buď prechodom do knižnice alebo zadaním URL adresy formulára v prehliadači, môže sa stať jedna z dvoch vecí:

• Formulár sa otvorí v prehliadači Ak používatelia nemajú v počítači nainštalovaný Program InfoPath, formulár sa otvorí v prehliadači, kde ho môžu vyplniť rovnako ako akýkoľvek iný webový formulár.

• Formulár sa otvorí v programe InfoPath Ak majú používatelia v počítači nainštalovaný program InfoPath, formulár sa otvorí v programe InfoPath, kde ho môžu vyplniť rovnako ako akýkoľvek iný formulár programu InfoPath. Keďže vypĺňajú formulár v programe InfoPath, títo používatelia budú mať pridanú výhodu, že budú môcť používať celý rad funkcií programu InfoPath na vypĺňanie formulárov, z ktorých niektoré nie sú k dispozícii vo formulároch prehliadača.

  Poznámka

  Nastavenia šablóny formulára môžete prispôsobiť tak, aby sa vždy otvárali v prehliadači, a to aj v prípade, že používatelia majú v počítači nainštalovaný Program InfoPath. Môže to byť užitočné vtedy, keď chcete, aby bolo vypĺňanie formulára pre všetkých rovnaké alebo ak nechcete, aby sa formulár otvoril v programe InfoPath, pretože nechcete, aby používatelia otvárali alebo upravovali základnú šablónu formulára v režime návrhu.

Ak používatelia vyplnia formuláre v mobilnom zariadení, ako je napríklad osobný digitálny asistent (PDA) alebo smartfón, môžete navrhnúť šablónu formulára s podporou prehliadača tak, aby ju bolo možné otvoriť a vyplniť pomocou prehliadača mobilného zariadenia. Keď používatelia použijú na prístup k formuláru mobilné zariadenie, otvorí sa na ich obrazovke v zjednodušenom formáte.

Zjednodušenie obchodných procesov riadených formulármi

Formuláre sú stredobodom mnohých obchodných procesov. Hosťovaním šablón formulárov podporovaných prehliadačom na serveri spustenom služba InfoPath Forms Services môžete integrovať údaje formulára s existujúcimi obchodnými procesmi alebo aplikáciami. Môžete napríklad:

• Odoslanie údajov do existujúcich podnikových systémov Pri navrhovaní šablóny formulára kompatibilnej s prehliadačom môžete vytvoriť údajové pripojenia k webovým službám alebo iným externým zdrojom údajov. To vám umožní odosielať údaje do existujúcich podnikových systémov, podnikových aplikácií alebo podnikových databáz. Oddelenie predaja môže napríklad navrhnúť formulár, ktorý môže odoslať potenciálnych zákazníkov a informácie o zákazníkoch do existujúceho systému riadenia vzťahov so zákazníkmi (CRM).
• Dotazovanie údajov z existujúcich podnikových systémov Dotazovať možno aj údaje v existujúcich podnikových systémoch, podnikových aplikáciách alebo podnikových databázach. Ak napríklad používatelia otvoria formulár založený na šablóne formulára, môžete chcieť, aby sa údaje z externého zdroja údajov zobrazovali v poliach s názvom a adresou vo formulári. Umožní vám to využiť existujúce údaje organizácie a zjednodušiť proces vypĺňania formulára.
• Pridanie pracovného postupu do formulárov Pracovný postup môžete pridať do šablóny formulára, ktorá je uložená v knižnici. To vám umožní konzistentne spravovať bežné obchodné procesy. Ako manažér môžete napríklad použiť pracovný postup schválenia na smerovanie formulára vyúčtovania výdavkov prostredníctvom zoznamu schvaľovateľov. Schvaľovatelia môžu schváliť alebo odmietnuť formulár vyúčtovania výdavkov, zmeniť priradenie úlohy schválenia alebo požiadať o zmeny vo formulári. V infopathe používatelia kliknú na príkazy v ponuke Súbor a zúčastnia sa pracovného postupu. Na serveri môžu odkazovať na názov formulára v knižnici, kliknúť na zobrazenú šípku a potom kliknúť na položku Pracovné postupy na účasť v pracovnom postupe.
  

Na začiatok stránky

Spravovanie formulárov a šablón formulárov v centralizovanom umiestnení

Šablóny formulárov a ich priradené formuláre môžete uložiť do centralizovaného odkladacieho priestoru na serveri spustenom služba InfoPath Forms Services. Vďaka tomu môžete jednoducho vyhľadávať, zdieľať a spravovať formuláre a šablóny formulárov.

Medzi kľúčové výhody patrí možnosť:

• Uloženie formulárov a šablón formulárov v centralizovanom umiestnení Šablónu formulára môžete priradiť ku knižnici, ktorá je umiestnením na lokalite SharePoint, kde môžete vytvárať, zhromažďovať, aktualizovať a spravovať súbory s inými ľuďmi v organizácii. Keď používatelia vypĺňajú formuláre založené na šablóne formulára v danej knižnici, dokončené formuláre sa zobrazia v knižnici spolu s kľúčovými informáciami zo samotných formulárov. V závislosti od spôsobu návrhu knižnice SharePointu môžu používatelia vypĺňať formuláre založené na vašej šablóne formulára, exportovať údaje z dokončených formulárov do programu Microsoft Office Excel alebo zlúčiť údaje z viacerých formulárov do jedného formulára. Nasledujúci príklad zobrazuje vyúčtovania výdavkov uložené v knižnici.
  
• Spravovanie šablón formulárov pomocou typov obsahu Na publikovanie šablóny formulára ako typu obsahu lokality môžete použiť Sprievodcu publikovaním programu InfoPath. Typ obsahu definuje šablónu formulára, množinu stĺpcov a nastavenia správy dokumentov na serveri, ako sú napríklad pracovné postupy alebo nastavenia politiky.
  Vytvorením typov obsahu môžete opakovane používať šablóny formulárov a nastavenia v rámci kolekcie lokalít. Ak ste v minulosti chceli použiť šablónu formulára vo viacerých knižniciach SharePointu, museli ste publikovať dve odlišné kópie šablóny formulára, jednu pre každú knižnicu. Ak chcete aktualizovať šablónu formulára, museli ste zmeniť šablónu formulára na oboch miestach. Teraz však môžete publikovať šablónu formulára ako typ obsahu lokality. Keď aktualizujete typ obsahu, zmena sa automaticky použije všade, kde sa daný typ obsahu používa.
  Jeden typ obsahu môžete priradiť k viacerým knižniciam v rámci kolekcie lokalít alebo priradiť viaceré typy obsahu do jednej knižnice. Môžete napríklad pridať typ obsahu pre formuláre správ o stave do všetkých knižníc, ktoré používa oddelenie predaja vo vašej spoločnosti, aby každý tím predaja zhromažďoval a vykazoval manažmentu rovnaký typ informácií. Prípadne predpokladajme, že vaše oddelenie používa rôzne šablóny formulárov na žiadosti o cestu, výkaz výletu a formuláre vyúčtovania výdavkov. Tieto tri šablóny formulárov môžete publikovať ako typy obsahu lokality a pridať ich do jednej knižnice, ktorá sa používa na ukladanie informácií súvisiacich s tímovým cestovaním. Keď používatelia vytvoria nový formulár z knižnice, môžu potom vybrať, ktorú z týchto šablón formulárov chcú použiť.
• Spravovanie formulárov a šablón formulárov Správcovia serverovej farmy môžu riadiť spôsob prístupu používateľov k šablónám formulárov a ich nasadzovanie v rámci celej organizácie. Môžu napríklad určiť, kto môže publikovať šablóny formulárov na lokalite alebo rozhodnúť, ako inovovať šablóny formulárov na serveri s minimálnym vplyvom na používateľov formulárov.
• Správa pripojení údajov v centrálnom umiestnení Ak viaceré šablóny formulárov budú používať rovnaké údajové pripojenia, môžete uložiť nastavenia pre toto pripojenie údajov do súboru pripojenia údajov v knižnici pripojení údajov. Keď používateľ otvorí formulár, ktorý sa pripojí k súboru pripojenia údajov, InfoPath použije nastavenia v danom súbore na pripojenie k externému zdroju údajov. Týmto spôsobom môžu viaceré šablóny formulárov používať rovnaký súbor pripojenia údajov, takže nie je potrebné manuálne vytvoriť rovnaké údajové pripojenie pre každú šablónu formulára. Okrem toho, ak sa zmení umiestnenie alebo nastavenie pripojenia pre externý zdroj údajov, nemusíte aktualizovať každú šablónu formulára, ktorá používa pripojenie údajov. Namiesto toho stačí jedenkrát aktualizovať súbor pripojenia údajov a všetky šablóny formulárov budú naďalej fungovať podľa očakávaní.

Na začiatok stránky