Či už odstránite alebo archivujete e-mailovú správu, zmizne z priečinka doručenej pošty. Odstránená správa prejde do priečinka Kôš, ale archivovaná správa predvolene prejde do priečinka Archív alebo Všetky správy v službe Gmail/Google Apps.
V závislosti od politiky poskytovateľa e-mailu alebo spoločnosti sa odstránené správy môžu z koša automaticky natrvalo vymazať (často po 30 dňoch). Priečinok Archív sa nikdy nevyprázdňuje automaticky. Všetky e-maily, ktoré vidíte v priečinku Kôš alebo Archív, možno premiestniť späť do priečinka doručenej pošty.