Úprava dokumentov služieb Office 365 v Viva Engage

Každý člen komunity Viva Engage môže upravovať súbory, ktoré tam používatelia uverejnia. Viva Engage ukladá históriu verzií pre každý súbor.

Poznámka

  • Viva Engage ukladá všetky súbory pripojených komunít v SharePointe. Všetky súbory sú prístupné zo služby Viva Engage. Keď sa Viva Engage pripojí k Microsoft 365, každá komunita sa prepojí so skupinou v Microsoft 365. Ak chcete skontrolovať, či vaša organizácia má túto funkciu, pozrite si tému Kde sú uložené moje súbory Viva Engage?
  • Staršie inštalácie Viva Engage používajú inú schému cloudového úložiska. Väčšina prešla konverziou na Microsoft 365 s ukladacím priestorom SharePointu. Počas tejto konverzie budú všetky existujúce súbory pre komunity pripojené k službe Viva Engage určené iba na čítanie. V takýchto prípadoch budete musieť súbor stiahnuť a znova nahrať a potom v prípade potreby upraviť novo nahratú verziu. Ďalšie informácie nájdete v nasledujúcich častiach.

Spôsoby úpravy súborov, zobrazenia histórie verzií a otvorenia predchádzajúcich revízií závisia od typu súboru a miesta, kde je súbor uložený.

  • Pre súbory Word, PowerPoint alebo Excel uložené vo Viva Engage: Ak chcete sledovať revízie, na stránke Viva Engage pre súbor otvorte súbor v službách Office 365.
    Práca v službe Microsoft 365 pre web je podobná ako v službe Microsoft 365 v počítači. Tipy a pomoc s prácou v aplikáciách Microsoft 365 pre web nájdete v témach Základné úlohy vo Worde pre web, Základné úlohy v Exceli Online a Základné úlohy v PowerPointe pre web.
  • Ak chcete zobraziť históriu verzií, skontrolujte stránku každého súboru Viva Engage.
  • Pre súbory Word, PowerPoint alebo Excel uložené v SharePointe: Ak chcete sledovať revízie, môžete vykonávať zmeny buď v službe Microsoft 365 pre web, alebo priamo vo Worde, PowerPointe alebo Exceli. História verzií sa zobrazuje v knižnici dokumentov skupiny SharePointu Online.
  • Iné typy súborov: Stiahnite súbor, vykonajte zmeny a nahrajte aktualizovaný súbor. Viva Engage sleduje revízie súborov v cloudovom úložisku a v SharePointe súbory uložené v SharePointe.

Zobrazenie ukážky alebo úprava súboru z konverzácie

  1. Vyberte súbor. Viva Engage otvorí stránku súboru so zobrazením ukážky, ak je k dispozícii.

    Tip

    Ďalšie možnosti súborov zobrazíte výberom ikony Ďalšie v poli prílohy konverzácie.

  2. V zozname Akcie súboru vyberte položku Upraviť súbor. Otvorí sa nová karta súboru.
    Časť Akcie súboru

  3. Vykonajte požadované zmeny. Vykonávanie úprav ukončíte zavretím karty prehliadača. Vaše zmeny sa automaticky uložia v priloženom súbore.

  4. Ak je súbor uložený v SharePointe, v hornej časti sa zobrazí možnosť upraviť súbor vo Worde, Exceli alebo PowerPointe.
    Ak nie je k dispozícii žiadna ukážka alebo nie je k dispozícii žiadne prepojenie Upraviť súbor , vykonajte nasledujúce kroky:

  5. Vyberte položku Stiahnuť kliknutím (alebo Prevziať) a uložte súbor do počítača.

  6. Upravte súbor (nie je potrebné na nahrávanie).

  7. Nahrajte ho do Viva Engage vyhľadaním pôvodnej verzie. Potom vyberte položku Akcie> súboruNahrať novú verziu. Nahratie obnoví stav súboru do stavu čítania a zapisovania.

Zobrazenie ukážky alebo úprava súboru zo skupiny

  1. V skupine vyberte položku Files a potom kliknite na názov súboru. Súbor sa zobrazí v konverzácii, v ktorej je uverejnený.
  2. Ak chcete zobraziť ukážku súboru, kliknite na položku Kliknite sem a zobrazte dokument. Ak možno súbor zobraziť ako ukážku, otvorí sa ukážka.
  3. Ak chcete upraviť súbor, vyberte položky Akcie> súborovUpraviť súbor.
    Časť Akcie súboru
  4. Vykonajte požadované zmeny. Vykonávanie úprav ukončíte zavretím karty prehliadača. Vaše zmeny sa automaticky uložia v priloženom súbore.
  5. Ak je súbor uložený v SharePointe, môžete ho upraviť vo Worde, Exceli alebo PowerPointe v hornej časti.
    Ak v zozname Akcie súboru nemôžete vybrať možnosť Upraviť súbor:
  6. V zozname Akcie súboru kliknite na položku Stiahnuť a uložte súbor do počítača.
  7. V prípade potreby súbor upravte a nahrajte ho do Viva Engage vyhľadaním pôvodnej verzie. Potom vyberte položku Akcie>súboru Nahrať novú verziu. Nahratie obnoví stav súboru do stavu čítania a zapisovania.

Zobrazenie ukážky alebo úprava súboru zo zoznamu Viva Engage Files

  1. Ak chcete nájsť súbor, keď si nie ste istí, v ktorej komunite sa nachádza, vyberte ikonu nastavení ikonu nastavení, vyberte položku Files a potom preskúmajte najpravdepodobnejšie umiestnenie súboru.
    List showing file locations
    V tomto zobrazení sa akcie so súbormi zobrazujú v rozbaľovacej ponuke v stĺpci Naposledy aktualizované .
    Rozbaľovací zoznam v stĺpci Naposledy aktualizované zobrazuje možné akcie
  2. Ak chcete zobraziť ukážku súboru, vyberte položku Ukážka.
    Ak sa ukážka v zozname nenachádza, nie je pre tento typ súboru k dispozícii.
  3. Ak chcete súbor upraviť, vyberte položku Upraviť.
  4. Súbor upravte. Vykonávanie úprav ukončíte zavretím karty prehliadača. Vaše zmeny sa automaticky uložia v priloženom súbore.
  5. Ak je súbor uložený v SharePointe, môžete ho upraviť vo Worde, Exceli alebo PowerPointe v hornej časti.
    Ak sa nedá upravovať, súbor bude potrebné stiahnuť a upraviť a potom ho znova nahrať.
  6. Ak chcete uložiť súbor do počítača, vyberte položku Stiahnuť .
  7. Upravte súbor a nahrajte ho do služby Viva Engage vyhľadaním pôvodnej verzie. Potom vyberte položku Akcie> súboruNahrať novú verziu.

Práca so súbormi zo SharePointu

Ak chcete vykonať úlohy so súbormi v SharePointe, vyberte na stránke skupiny prepojenie na knižnicu dokumentov SharePointu a prejdite do priečinka Aplikácie .

Informácie o práci so súbormi zo SharePointu nájdete v nasledujúcich článkoch:

Najčastejšie otázky

Otázka: Ako môžem zabezpečiť, že sa moje zmeny súboru služieb Office 365 uložia?

Odpoveď: Zmeny sa ukladajú v Office 365 tak, ako ich vykonáte. Ak chcete skontrolovať, či sa zmeny v súbore nachádzajú, obnovte prehliadač a pozrite si ukážku súboru.

Otázka: Prečo sú niektoré súbory v Office 365 určené iba na čítanie?

Odpoveď: Ak pre súbory Word, PowerPoint alebo Excel chýba prepojenie Upraviť, znamená to jednoducho to, že inštalácia Viva Engage vašej organizácie prešla na Office 365 a súbory Viva Engage sú teraz uložené v SharePointe. Dokument budete musieť stiahnuť a znova nahrať. Tým sa obnoví súbor tak, aby bol čitateľný a zapisovateľný.

Otázka: Keď pracujem s typom súboru, ktorý nemôžem upravovať vo Viva Engage, môžem nahradiť staršiu verziu mojou aktualizovanou?

Odpoveď: Pre iné typy súborov ako Word, PowerPoint a Excel áno. Vyhľadajte pôvodnú verziu súboru v Viva Engage a v zozname akcií súborov vyberte položku Nahrať novú verziu.  Nahrať novú verziu nie je k dispozícii pre dokumenty Word, Excel ani PowerPoint: sledovanie verzií pre tieto typy súborov je možné len v prípade, že zmeny boli vykonané pomocou služieb Office 365.

Otázka: Ako zabezpečím, že nikto nezmení môj súbor?

  • Odpoveď: Ak je súbor uložený v službe Viva Engage, požiadajte správcu skupiny, aby klikol na jeho názov a potom v zozname Akcie súboru na ľavej strane vyberte položku Označiť ako oficiálne a uzamknúť zmeny.
    Súbor sa zobrazí so žltou hviezdičkou.
    Súbor zobrazujúci hviezdičku, ktorá ho označuje ako zamknutý

  • Ak sa váš súbor nachádza v SharePointe, môžete súbor vziať z projektu, aby ho nikto iný nemohol otvoriť, alebo môžete zmeniť povolenia SharePointu pre súbor.

    1. Ak chcete nájsť súbor v SharePointe, kliknite na prepojenie Knižnica dokumentov SharePointu na stránke pripojenej skupiny a vyhľadajte priečinok Aplikácie .
    2. Postupujte podľa pokynov SharePointu v téme Vzatie z projektu, vrátenie do projektu a zahodenie zmien v súboroch v knižnici alebo úprava povolení pre zoznam alebo knižnicu SharePoint.

Zistite viac

Kde sú uložené moje súbory Viva Engage?