Fungovanie tvorby verzií v zoznamoch a knižniciach

Keď je v zozname alebo knižnici povolená tvorba verzií, môžete ukladať, sledovať a obnovovať položky v zozname a súbory v knižnici vždy, keď sa zmenia. Tvorba verzií vám v kombinácii s ďalšími nastaveniami, ako je napríklad vzatie z projektu, dáva kontrolu nad obsahom uverejneným na lokalite. Tvorbu verzií môžete použiť aj na zobrazenie alebo obnovenie starej verzie zoznamu alebo knižnice.

Prehľad tvorby verzií

Zapnúť alebo vypnúť tvorbu verzií v zozname alebo knižnici môže ktokoľvek s povolením spravovať zoznamy. Tvorba verzií je k dispozícii pre položky zoznamov vo všetkých predvolených typoch zoznamov vrátane kalendárov, zoznamov na sledovanie problémov a vlastných zoznamov. Je k dispozícii aj pre všetky typy súborov, ktoré možno uložiť v knižniciach, vrátane stránok webových častí. Ďalšie informácie o nastavení a používaní tvorby verzií nájdete v téme Zapnutie a konfigurácia tvorby verzií v zozname alebo knižnici.

Tvorbu verzií môžete použiť na:

• Sledovanie histórie verzie Ak je tvorba verzií povolená, môžete zobraziť kedy a kto položku alebo súbor zmenil. Môžete tiež zobraziť, kedy sa zmenili vlastnosti (informácie o súbore). Ak niekto zmenil napríklad termín dokončenia položky zoznamu, táto informácia sa zobrazí v histórii verzií. Môžete zobraziť aj komentáre, ktoré používatelia zadávajú pri vrátení súborov do knižníc.
• Obnovenie predchádzajúcej verzie Ak ste urobili chybu v aktuálnej verzii, ak je aktuálna verzia poškodená alebo ak vám jednoducho viac vyhovuje predchádzajúca verzia, môžete nahradiť aktuálnu verziu predchádzajúcou verziou. Obnovená verzia sa stane novou aktuálnou verziou.
• Zobrazenie predchádzajúcej verzie Predchádzajúcu verziu môžete zobraziť bez prepísania aktuálnej verzie. Ak zobrazujete históriu verzií v rámci dokumentu balíka Microsoft Office, napríklad v rámci wordového alebo excelového súboru, môžete porovnať dve verzie a nájsť medzi nimi rozdiely.

Ak zoznam alebo knižnica obmedzuje počet verzií, mali by ste zabezpečiť, aby prispievatelia vedeli o tom, že po dosiahnutí limitu verzií sa staršie verzie odstránia.

Kedy sa verzie vytvárajú

Ak je povolená tvorba verzií, verzie sa vytvárajú v nasledujúcich situáciách:

• Pri prvom vytvorení položky zoznamu alebo súboru alebo pri nahratí súboru.

  Poznámka

  Ak sa vyžaduje vzatie súboru z projektu, na vytvorenie prvej verzie súboru je potrebné vrátiť súbor do projektu.

• keď sa nahrá súbor, ktorý má rovnaký názov ako existujúci súbor,

• Keď sa zmenia vlastnosti položky zoznamu alebo súboru.

• pri otvorení a uložení dokumentu balíka Office. Po opätovnom otvorení dokumentu sa po uložení úpravy vytvorí nová verzia.

• Pravidelne pri úprave a ukladaní dokumentov balíka Office. Nie všetky úpravy a uloženia vytvoria nové verzie. Pri častom ukladaní úprav napríklad každá nová verzia nezachytáva určitý časový bod, nie každá jednotlivá úprava. Je to bežné, keď je automatické ukladanie zapnuté.

• Keď počas spolutvorby dokumentu začne na danom dokumente pracovať aj iný používateľ alebo keď používateľ kliknutím na tlačidlo Uložiť nahrá zmeny, ktoré boli v knižnici vykonané.

V ľubovoľnom okamihu môžu existovať najviac tri aktuálne verzie súboru: verzia vzatá z projektu, najnovšia vedľajšia alebo pracovná verzia a najnovšia publikovaná alebo hlavná verzia. Všetky ostatné verzie sa považujú za historické verzie. Niektoré aktuálne verzie sa zobrazujú iba používateľom, ktorí majú povolenia na ich zobrazenie.

Hlavné a vedľajšie verzie

Hlavné verzie predstavujú zvyčajne dôležitú fázu, napríklad odoslanie súboru na kontrolu alebo jeho publikovanie, zatiaľ čo vedľajšia verzia je pracovná fáza, ktorá nie je v stave, aby ju mohli čítať všetci používatelia lokality. V závislosti od spôsobu práce sa môže stať, že tím bude potrebovať skôr najnovšie vedľajšie verzie, napríklad tie, ktoré boli upravené nedávno. Po istom čase tím nemusí potrebovať staršie vedľajšie verzie.

Niektoré organizácie sledujú vo svojich knižniciach hlavné aj vedľajšie verzie súborov. Ostatné sledujú len hlavné verzie. Hlavné verzie sú označené celým číslom, napríklad 5.0; Vedľajšie verzie sú označené desatinným číslom, napríklad 5.1.

Vedľajšie verzie sa vo väčšine organizácií používajú počas vytvárania súborov, zatiaľ čo hlavné verzie predstavujú dosiahnutie určitých medzníkov alebo keď sú súbory pripravené na revíziu širším publikom. V mnohých organizáciách je zabezpečenie konceptov nastavené tak, aby umožňovalo zobrazenie súborov iba ich vlastníkom a používateľom, ktorí majú povolenia na schvaľovanie súborov. Znamená to, že vedľajšie verzie môžu iní používatelia zobraziť až po publikovaní hlavnej verzie.

Zoznamy podporujú len hlavné verzie. Každá verzia položky zoznamu je označená celým číslom. Ak sa v organizácii vyžaduje schválenie položiek v zozname, položky zostanú v stave Čakajúce, až kým ich neschváli používateľ s povoleniami na schvaľovanie položiek. Keď sa položky nachádzajú v stave Čakajúce, sú očíslované desatinnými číslami a označujú sa ako koncepty.

Maximálny počet vedľajších verzií je 511 a počet hlavných verzií je možné upraviť. Informácie o nastavení počtu hlavných verzií nájdete v časti Ovládanie množstva uložených verzií .

Ak používate online aplikáciu alebo najnovšiu počítačovú verziu a pokúsite sa uložiť inú vedľajšiu verziu nad maximálny limit, prepíšete najnovšiu vedľajšiu verziu. Ak používate starého klienta, nebudete môcť uložiť ani nahrať žiadne zmeny. Ak sa chcete vyhnúť prepísaniu alebo chcete pokračovať v nahrávaní zmien, musíte publikovať ďalšiu hlavnú verziu. Potom budete môcť publikovať až maximálny počet vedľajších verzií pre danú hlavnú verziu. Postup na publikovanie nových verzií nájdete v téme Publikovanie alebo zrušenie publikovania verzie súboru.

Ďalšie informácie o zapnutí a nastavení tvorby verzií vrátane hlavných a vedľajších verzií nájdete v téme Zapnutie a konfigurácia spravovania verzií v zozname alebo knižnici.

Číslovanie verzií

Čísla verzií sa automaticky pridávajú pri každom vytvorení novej verzie. V zozname alebo knižnici s povolenou tvorbou hlavných verzií sú verzie označené celými číslami, napríklad 1.0, 2.0, 3.0 a tak ďalej. V knižniciach môže správca zapnúť tvorbu verzií pre hlavné aj vedľajšie verzie. Ak sa sledujú vedľajšie verzie, označujú sa desatinnými číslami, napríklad 1.1, 1.2, 1.3 a tak ďalej. Po publikovaní jednej z týchto verzií ako hlavnej verzie sa číslo verzie zmení na verziu 2.0. Ďalšie vedľajšie verzie budú mať číslo 2.1, 2.2, 2.3 a tak ďalej.

Keď zahodíte vzatie z projektu, číslo verzie sa nezmení. Ak bola posledná verzia 3.0, po zahodení vzatia z projektu zostane verziou 3.0.

Keď odstránite verziu, premiestni sa do Koša spolu so svojím číslom. V histórii verzií budú uvedené zostávajúce čísla verzií. Čísla ostatných verzií sa nemenia. Ak napríklad dokument obsahuje vedľajšie verzie 4.1 a 4.2 a rozhodnete sa odstrániť verziu 4.1, vo výslednej histórii verzií sa zobrazia iba verzie 4.0 a 4.2. Tento prípad je znázornený na nasledujúcom obrázku.

Ďalšie informácie o zapnutí a nastavení tvorby verzií vrátane hlavných a vedľajších verzií nájdete v téme Zapnutie a konfigurácia spravovania verzií v zozname alebo knižnici. 

Určenie osob, ktoré si môžu pozrieť položky konceptu

Môžete nakonfigurovať, kto si môže pozrieť koncepty položiek zoznamu a súborov. Koncepty sa vytvárajú v dvoch prípadoch:

• keď sa v knižnici, ktorá sleduje hlavné a vedľajšie verzie, vytvorí alebo aktualizuje vedľajšia verzia súboru;
• keď sa v zozname alebo knižnici vytvorí alebo aktualizuje položka zoznamu alebo súbor, v ktorých sa požaduje schválenie obsahu.

Pri sledovaní hlavných a vedľajších verzií môžete určiť, či musia mať osoby pred zobrazením a čítaním vedľajšej verzie povolenie na úpravu súborov. Pri použití tohto nastavenia môžu so súborom pracovať osoby s povolením na úpravu súboru, ale osobám s povolením len na čítanie súboru sa vedľajšia verzia nezobrazí. Možno nechcete, aby sa každému, kto má prístup k vašej knižnici, zobrazovali komentáre či revízie počas úpravy súboru. Ak sa sledujú hlavné a vedľajšie verzie a nikto ešte nepublikoval hlavnú verziu, súbor nie je viditeľný pre osoby, ktoré nemajú povolenie na prezeranie položiek konceptu.

Keď sa požaduje schválenie obsahu, môžete určiť, či si súbory čakajúce na schválenie môžu zobrazovať osoby s povolením na čítanie, osoby s povolením na úpravu alebo iba autor a osoby s povolením na schvaľovanie položiek. Ak sa sledujú hlavné aj vedľajšie verzie, je nutné, aby autor najskôr publikoval hlavnú verziu a až potom môže byť súbor odoslaný na schválenie. Keď sa požaduje schválenie obsahu, osobám, ktoré majú povolenie na čítanie obsahu, ale nemajú povolenie na prezeranie položiek konceptu, sa zobrazí posledná schválená alebo hlavná verzia súboru.

Bez ohľadu na to, či majú používatelia povolenie na úpravu súboru alebo nie, ak ľudia vyhľadávajú súbor, ktorý je v vedľajšej verzii, nezobrazia sa pre ne výsledky.

Ovládanie množstva uložených verzií

Niektoré organizácie povoľujú neobmedzený počet verzií súborov, iné uplatňujú obmedzenia. Pri kontrole najnovšej verzie súboru môžete zistiť, že chýba stará verzia. Ak je najnovšou verziou verzia 101.0 a verzia 1.0 už nie je k dispozícii, znamená to, že správca nakonfiguroval knižnicu na povolenie iba 100 hlavných verzií súboru. Pridaním 101. verzie sa prvá verzia odstráni. Zostávajú iba verzie 2.0 až 101.0. Podobne, ak sa pridá 102. verzia, zostanú iba verzie 3.0 až 102.0.

Správca sa môže tiež rozhodnúť obmedziť počet vedľajších verzií a ponechať iba určitý počet najnovších verzií. Ak je napríklad povolených 100 hlavných verzií, správca sa môže rozhodnúť ponechať vedľajšie koncepty iba pre päť najnovších hlavných verzií. Maximálny počet vedľajších verzií medzi hlavnými verziami je 511. Ďalšie informácie o publikovaní hlavných a vedľajších verzií a o tom, čo sa stane, keď máte viac ako maximálny počet vedľajších verzií, nájdete v časti Hlavné a vedľajšie verzie. Postup na publikovanie nových verzií nájdete v téme Publikovanie alebo zrušenie publikovania verzie súboru.

V knižnici s obmedzeným počtom hlavných verzií, pre ktoré sa uchovávajú vedľajšie verzie, sa po dosiahnutí limitu verzií odstránia vedľajšie verzie predchádzajúcich hlavných verzií. Ak napríklad uchovávate koncepty iba pre 100 hlavných verzií a váš tím vytvorí 105 hlavných verzií, uchovajú sa len hlavné verzie najstarších verzií. Vedľajšie verzie priradené k piatim najstarším hlavným verziám, napríklad 1.2 alebo 2.3, sa odstránia, ale hlavné verzie, ako 1, 2 atď, sa zachovajú, ak knižnica neobmedzuje aj počet hlavných verzií.

Vo všeobecnosti sa odporúča obmedzovať počet verzií. Znamená to, že šetríte miesto na serveri a zlepšujete prehľadnosť pre používateľov. Ak však vaša organizácia vyžaduje ukladanie všetkých verzií, či už z právnych alebo iných dôvodov, nepoužívajte žiadne obmedzenia.

Ďalšie informácie o zapnutí a nastavení tvorby verzií vrátane obmedzení nájdete v téme Zapnutie a konfigurácia spravovania verzií v zozname alebo knižnici.

Povolenie, konfigurácia a používanie tvorby verzií v zoznamoch a knižniciach

• Ak ste zákazníkom služieb Microsoft 365, tvorba verzií sa automaticky zapne pri vytvorení knižnice alebo zoznamu. Tvorbu verzií možno vypnúť pomocou prostredia PowerShell alebo rozhraní API vývojárov. Poznámka: Vypnutie tvorby verzií sa neodporúča, pretože sa ním vypne ochrana pred obnovením verzií.
• V prípade SharePoint Servera sa tvorba verzií zapne automaticky pri vytváraní knižnice, ale nie pri vytváraní zoznamu.

Tvorbu verzií môže zapnúť alebo vypnúť ktokoľvek s povolením spravovať zoznamy. Na mnohých lokalitách lokalitu spravuje jedna osoba, pretože zoznamy a knižnice dedia povolenia z lokality. Okrem povolenia tvorby verzií vlastník lokality (alebo iná osoba spravujúca zoznam alebo knižnicu) rozhoduje, či sa má vyžadovať schvaľovanie obsahu, kto môže zobraziť položky konceptu a či sa má vyžadovať vzatie súborov z projektu. Všetky tieto rozhodnutia majú vplyv na spôsob fungovania tvorby verzií. Ak napríklad osoba spravujúca knižnicu rozhodne, že sa bude vyžadovať vzatie z projektu, čísla verzií sa budú vytvárať len po vrátení súboru do projektu. Ak sa vyžaduje schvaľovanie obsahu, čísla hlavných verzií sa použijú až po schválení súborov používateľom s povolením na schvaľovanie obsahu.

Informácie o zapnutí tvorby verzií pre zoznam alebo knižnicu nájdete v téme Zapnutie a konfigurácia spravovania verzií v zozname alebo knižnici.

Ako funguje tvorba verzií s vyžadovaným schválením obsahu

Používateľ, ktorý v knižnici nastavuje a povoľuje vytváranie verzií, rozhoduje o sledovaní hlavných aj vedľajších verzií a taktiež rozhoduje o tom, kto si môže prezerať vedľajšie verzie. Vo väčšine prípadov, kedy sa vyžaduje schválenie obsahu, si môže vedľajšie verzie prezerať iba vlastník súboru a používatelia s povolením na schvaľovanie položiek. Iné knižnice umožňujú zobraziť všetky súbory všetkým používateľom, ktorí môžu upravovať súbory v knižnici alebo používateľom s povolením na čítanie súborov v knižnici. Po schválení verzie môže túto verziu vidieť každý používateľ s povolením na čítanie v zozname alebo knižnici.

Hoci zoznamy neobsahujú hlavné a vedľajšie verzie, za koncept sa považuje ľubovoľná položka so stavom Čakajúce. Väčšinou môže koncept prezerať iba autor položky a používatelia s povoleniami Úplný prístup alebo Návrh. Týmto používateľom sa zobrazí koncept so stavom Čakajúce, ale ostatným používateľom sa v histórii verzií zobrazí iba najnovšia verzia so stavom Schválené. Súbor po zamietnutí ostáva v stave Čakajúce, kým ho neodstráni niekto s potrebnými povoleniami.

Čakajúca položka alebo súbor sa predvolene zobrazuje iba autorovi a ľuďom s povolením spravovať zoznamy, môžete však určiť, či položku alebo súbor môžu zobraziť iné skupiny používateľov. Ak je knižnica nastavená na sledovanie hlavných aj vedľajších verzií, osoba, ktorá súbor upravuje, musí najprv publikovať hlavnú verziu súboru.

Ďalšie informácie o nastavovaní schvaľovania dokumentov nájdete v téme Požadovanie schválenia položiek v zozname alebo knižnici lokality.

Fungovanie tvorby verzií pri vzatí súboru z projektu

Keď vezmete súbor z projektu z knižnice s povolenou tvorbou verzií, vytvorí sa nová verzia pre každé ďalšie vrátenie súboru do projektu. Ak sú povolené hlavné a vedľajšie verzie, pri vracaní do projektu môžete rozhodnúť, ktorý typ verzie sa vráti do projektu. V knižniciach s povinným vzatím z projektu sa verzie vytvárajú iba pri vracaní do projektu.

V knižniciach bez povinného vzatia z projektu sa nová verzia vytvorí pri prvom uložení súboru po jeho otvorení. Každé následné uloženie prepíše verziu vytvorenú pri prvom uložení. Ak aplikáciu zatvoríte a potom znova otvoríte dokument, pri prvom uložení sa znova vytvorí verzia. To môže spôsobiť prudký nárast počtu verzií.

Ďalšie informácie o vzatí z projektu alebo vrátení do projektu nájdete v téme Vzatie z projektu, vrátenie do projektu a zahodenie zmien v súboroch v knižnici.

Ako funguje tvorba verzií pri premenovaní súborov pomocou funkcie Zobraziť v Prieskumníkovi"

Pri používaní funkcie Zobraziť v Prieskumníkovi na prácu so súbormi je dôležité poznamenať, že v porovnaní s prácou s prehliadačom je mierny rozdiel v správaní.

Vo funkcii Zobraziť v Prieskumníkovi sa premenovanie súboru nepovažuje za zmenu, ktorá spustí vytvorenie novej verzie. To znamená, že keď zmeníte názov súboru pomocou funkcie Zobraziť v Prieskumníkovi, SharePoint nevytvorí novú verziu súboru, ale súbor premenuje.

Pri použití prehliadača (alebo synchronizačného klienta pre OneDrive) však premenovanie súboru vedie k vytvoreniu novej verzie.

Vyžiadanie vzatia z projektu (iba pre knižnice)

Vyžadovanie vzatia z projektu môže tímu pomôcť čo najlepšie využiť tvorbu verzií, pretože ľudia konkrétne určujú, kedy sa má verzia vytvoriť. Verzia sa vytvorí len vtedy, keď niekto vezme súbor z projektu, zmení ho a potom ho vráti do projektu. Keď sa vzatie z projektu nevyžaduje, verzia sa vytvorí pri prvom uložení súboru a táto verzia sa aktualizuje, keď ho používateľ zavrie. Ak potom táto osoba alebo niekto iný súbor znova otvorí a uloží, vytvorí sa ďalšia verzia. V závislosti od situácie nemusíte plánovať vytváranie viacerých verzií, napríklad ak musíte zavrieť súbor, aby ste sa mohli zúčastniť schôdze a až potom dokončiť zmeny v súbore.

Ak sa vzatie z projektu vyžaduje, ľudia bez prvého vzatia súboru z projektu nemôžu súbory pridávať ani meniť, dokonca ani meniť vlastnosti súboru. Keď používatelia vrátia súbory späť do projektu, zobrazí sa im výzva, aby zadali komentáre týkajúce sa vykonaných zmien, vďaka čomu je možné vytvárať zmysluplnejšiu históriu verzií.

Ďalšie informácie o vyžadovaní vzatia z projektu nájdete v téme Nastavenie knižnice na vyžadovanie vzatia súborov z projektu.

Povolenia zoznamu alebo knižnice

V zoznamoch a knižniciach sa vyskytujú povolenia týkajúce sa tvorby verzií a vzatia z projektu, ktoré sa líšia v závislosti od úrovne povolení vzťahujúcich sa na používateľa alebo konkrétnu skupinu. Niekto, kto môže upravovať úrovne povolení, môže nakonfigurovať tieto povolenia inak, prípadne môže vytvoriť novú skupinu s prispôsobenými úrovňami povolení.

Tieto povolenia vám poskytnú flexibilitu pri spravovaní knižnice. Môžete napríklad chcieť, aby určitá osoba mohla odstraňovať verzie súboru bez toho, aby musela mať povolenie na odstránenie samotného súboru. Povolenie na odstránenie verzie nie je to isté ako povolenie na odstránenie položky, takže môžete poskytnúť prispôsobenú úroveň prístupu.

V nasledujúcej tabuľke sú uvedené povolenia týkajúce sa tvorby verzií a vzatia z projektu. a na ktoré predvolené úrovne povolení sa vzťahujú.

Povolenie	Predvolená úroveň povolenia
Zobraziť verzie	Úplný prístup, Návrh, Prispievanie a Čítanie
Odstrániť verzie	Úplný prístup, Návrh a Prispievanie
Prepísať vzatie z projektu	Úplný prístup a Návrh
Schváliť položky	Úplný prístup a Návrh

Ďalšie informácie o povoleniach nájdete v téme Úrovne povolení.

Odošlite nám komentár

Bol tento článok užitočný? Ak áno, dajte nám o tom vedieť v dolnej časti tejto stránky. Ak nebol užitočný, dajte nám vedieť, čo vám robilo problém alebo čo vám chýbalo. Zahrňte informáciu o verzii služby SharePoint, operačného systému a prehliadača. Na základe vašich pripomienok skontrolujeme skutočnosti, pridáme informácie a aktualizujeme tento článok.