Nový Outlook prináša nové a výkonné možnosti e-mailov, ktoré môžu výkonným správcom a delegátom pomôcť zvýšiť produktivitu pri každodennej práci. V tomto článku je uvedených niekoľko nových tipov Outlooku pre kalendár a poštu , ktoré sú užitočné pre výkonných správcov. Ak chcete začať, odporúčame vyskúšať nový Outlook.
Chceme počuť, ako môžeme zlepšiť skúsenosti pre výkonných správcov a delegátov. Svoje pripomienky môžete odoslať tu.
Poznámka
Delegovaný prístup je k dispozícii len v prípade, že používate pracovné alebo školské konto v službe Microsoft 365 alebo so službou Exchange Online.
Zdieľanie a prístup ku kalendáru s povoleniami na úpravy alebo delegovaním
Zdieľanie správy kategórií s delegátom
Zobrazenie zdieľaných kalendárov
Pridanie nových, zdieľaných kalendárov alebo kalendárov delegovania
Pridanie a zobrazenie zdieľaných alebo delegovaných poštových schránok a priečinkov
Spravovať a používať kategórie vedúcich pracovníkov v pozícii delegáta
Tipy pre výkonných asistentov v aplikáciách Pošta a Kalendár
Zdieľanie a prístup ku kalendáru s povoleniami na úpravy alebo delegovaním
Informácie o zdieľaní a prístupe ku kalendáru s povoleniami na úpravu alebo delegovanie v Outlooku nájdete v téme Zdieľanie a prístup ku kalendáru s povoleniami na úpravu alebo delegovanie v Outlooku.
Zdieľanie prístupu k správe kategórií s delegátom
Na navigačnej table vyberte položku CalendarCalendar
.Na karte Domov vyberte položku Zdieľať Kalendár.
Na stránke Zdieľanie a povolenia zadajte meno alebo e-mailovú adresu osoby, s ktorou chcete zdieľať kalendár, a priraďte prístup delegáta. Hoci sa kalendár dá zdieľať s viacerými osobami naraz, v Outlooku na webe môžete osoby pridávať iba po jednej.
Keď pridáte osobu, ktorá má spravovať váš kalendár, vyberte rozbaľovací zoznam pri jej mena a potom vyberte úroveň prístupu, akú jej chcete priradiť.
Ak chcete jednotlivcom udeliť práva editora a navyše im ešte chcete povoliť možnosť prijímať žiadosti o schôdzu a odpovedať na ne vo vašom mene, vyberte možnosť Delegát.
Ak chcete povoliť delegátovi spravovať vaše kategórie, začiarknite políčko Povoliť delegátovi spravovať kategórie.
Keď pridáte osobu, s ktorou chcete svoj kalendár zdieľať, a vyberiete aj povolenie, ktoré jej chcete udeliť, vyberte možnosť Zdieľať. Ak sa rozhodnete kalendár nezdieľať práve teraz, vyberte položku Odstrániť.
Osoba, s ktorou ste zdieľali kalendár, dostane e-mailovú správu s upozornením. Ak v pozvánke vyberie tlačidlo Prijať, váš kalendár sa pridá do jej zoznamu kalendárov.
Ďalšie informácie nájdete v téme Zdieľanie a prístup ku kalendáru s povoleniami na úpravu alebo delegovanie v Outlooku.
Zobrazenie zdieľaných kalendárov
Zdieľané alebo delegované kalendáre sa v novom Outlooku nemusia predvolene zobrazovať. Ak chcete zobraziť zdieľané kalendáre, kliknite na položku Zobraziť všetko v zozname kalendárov a v časti People's calendars view shared calendars. Potom vyberte kalendár, ktorý vás zaujíma, a potom vyberte položku Rozdelené zobrazenie na páse s nástrojmi, aby sa zobrazili viaceré kalendáre vedľa seba.
Pridanie nových, zdieľaných kalendárov alebo kalendárov delegovania
Nový zdieľaný kalendár alebo kalendár delegáta môžete pridať buď z e-mailu, ktorý dostanete na spravovanie pozvánky, alebo priamo z kalendára.
Ak ich chcete pridať priamo z kalendára, kliknite na položku Pridať kalendár. Potom vyberte položku Pridať z adresára a vyberte výkonného pracovníka alebo člena tímu, ktorého kalendár chcete pridať.
Poznámka
Môžete pridať kalendár ľubovoľného člena tímu a zobraziť jeho predvolené podrobnosti o zdieľaní kalendára (vo väčšine organizácií je to zvyčajne zdieľanie informácií o voľnom čase).
Pridanie a zobrazenie zdieľaných alebo delegovaných poštových schránok a priečinkov
Ak chcete pridať zdieľané alebo delegované poštové schránky a priečinky, kliknite na tri bodky vedľa priečinka Zdieľané so mnou v rámci vášho konta a vyberte položku Pridať zdieľaný priečinok alebo poštovú schránku.
Potom vyberte zdieľané alebo delegované konto, ktoré chcete pridať. Zdieľanú poštovú schránku alebo priečinky si potom budete môcť zobraziť v časti Zdieľané so mnou.
Spravovať a používať kategórie vedúcich pracovníkov v pozícii delegáta
Ak vám bolo udelené povolenie na správu kategórií, musíte povolenia prijať a reštartovať Outlook, aby sa zoznam kategórií vedúcich pracovníkov spravoval v 
.
Teraz môžete vytvárať nové kategórie v mene vedúceho pracovníka, ktorý udelil povolenie. Tieto kategórie môžete použiť aj na udalosti výkonného riaditeľa v aplikáciách Pošta a Kalendár.
Zobrazenie a vytvorenie kategórií pre vedúcich pracovníkov:
- Prejdite na Outlooku.
- Vyberte položku Kontá>,Kategórie.
- V rozbaľovacom zozname vyberte konto vedúceho pracovníka a zobrazte jeho kategórie.
- Tu môžete vytvoriť nové kategórie.
Použitie kategórií na schôdze a udalosti v Kalendári:
- V Outlooku prejdite na položku CalendarCalendar.
- Rozbaľte časť s názvom People's calendars
a vyberte kalendár svojho vedúceho pracovníka. - Vyberte a podržte (alebo kliknite pravým tlačidlom myši na) jednu z ich schôdzí alebo udalostí a potom vyberte položku Kategorizovať
- Ak chcete pridať existujúcu kategóriu, vyberte ju zo zoznamu alebo vyberte položku Nová kategória. Zadajte názov novej kategórie a vyberte farbu.
- Vyberte položku Uložiť.
Poznámka
- Momentálne môžete vytvárať kategórie iba v mene inej osoby. Možnosť upravovať, označovať existujúce kategórie ako obľúbené alebo ich odstrániť v mene inej osoby zatiaľ nie je podporovaná.
- Okrem toho môže trvať až 30 minút, kým sa nová kategória prejaví v kalendári danej osoby.
Tu je niekoľko tipov pre kalendár a e-mailov, ktoré pomôžu výkonným asistentom a delegátom lepšie sa orientovať v ich potrebách riadenia času v novom Outlooku.
Tipy pre Kalendár
Vyhľadanie času a žiadosť o osobnú udalosť
Pri plánovaní schôdze kliknite na položku Nájsť čas , aby ste v kalendároch účastníkov jednoducho našli vhodné časové úseky. Dostupnosť môžete zobraziť ukázaním myšou na ikonu účastníka.
Môžete tiež požiadať o osobnú účasť zapnutím prepínača Osobná účasť na podujatí . Stále môžete pridať prepojenie na schôdzu cez Teams pre účastníkov, ktorí sa možno nebudú môcť pripojiť osobne.
Použitie Rozvrhového asistenta
Pomocou Rozvrhového asistenta si ľahko nájdite čas na schôdze. V novom Outlooku môžete v Rozvrhovom asistentovi zobraziť časové pásma účastníkov a označenia plánu.
Upozorňujeme, že časové pásma účastníkov sa zobrazujú iba v prípade, že sa aspoň jeden účastník nachádza v inom časovom pásme.
Automatické online schôdze
V novom Outlooku sú všetky schôdze predvolene online. Po pridaní účastníkov na schôdzu sa zapne prepínač schôdze cez Teams. Na rozdiel od klasického Outlooku sa prepojenie na schôdzu cez Teams a podrobnosti pridajú po odoslaní pozvánky. Potom môžete zobraziť pozvánku na schôdzu a zobraziť a skopírovať podrobnosti o schôdzi cez Teams.
Pracujeme na aktualizácii tohto správania a vopred vytvorených prepojeniach na schôdze, aby vaše prostredie zodpovedalo klasickému Outlooku aj v budúcnosti.
Poznámka
Každé nastavenie online schôdze môžete aktualizovať v časti Nastavenia,> Kalendár>, Udalosti** a pozvánky a povoliť alebo zakázať Pridať online schôdzu ku všetkým schôdzam.
Ak používate poskytovateľov online schôdzí tretíchstrán , ako sú napríklad Zoom alebo Cisco WebEx, zobrazia sa v tomto nastavení aj ako možnosti poskytovateľa schôdze za predpokladu, že máte nainštalovaný ich webový doplnok.
Skrytie zoznamu účastníkov
Teraz môžete skryť zoznam účastníkov, aby nebol viditeľný pre používateľov, ktorí dostanú pozvánku na schôdzu. Pri vytváraní novej schôdze vyberte položku Možnosti odpovede a kliknite na položku Skryť zoznam účastníkov
Účastníci môžu pridávať miestnosti
V novom Outlooku môžu účastníci pridávať miestnosti preposlaním pozvánky na schôdzu do príslušných miestností. Miestnosť na schôdzu potom bude viditeľná pre všetkých účastníkov.
Úprava udalostí v rade
Nový Outlook pre Windows ponúka nasledujúce možnosti úpravy radu schôdzí:
- Táto udalosť: Aktualizácie len vybratej inštancie radu schôdzí.
- Táto a všetky nasledujúce udalosti: Aktualizácie vybratej inštancie a všetkých budúcich výskytov v rade, pričom minulé inštancie ponechajú nezmenené. (Táto možnosť nie je k dispozícii v klasickom Outlooku pre Windows.)
- Všetky udalosti v rade: Aktualizácie všetky inštancie radu schôdzí.
Zmena plánovanej činnosti, schôdze alebo udalosti v Outlooku
Duplikovanie schôdze
Kliknite pravým tlačidlom myši na udalosť v ploche kalendára a výberom položky Duplikovať udalosť ju duplikujte.
Pridanie viacerých časových pásem do kalendára
V novom Outlooku môžete jednoducho spravovať schôdze v rôznych časových pásmach. Nový Outlook vám umožňuje pridať do kalendára až 20 časových pásiem, zatiaľ čo klasický Outlook umožňuje pridať iba 3 časové pásma.
Používanie kategórií vedúcich pracovníkov v kalendári
Vyberte a podržte udalosť v zobrazení kalendára (alebo na ňu kliknite pravým tlačidlom myši) a výberom položky Kategorizovať použite kategórie vedúcich pracovníkov. V budúcnosti plánujeme umožniť výkonným správcom upravovať, označovať kategórie vedúcich pracovníkov ako obľúbené a odstraňovať.
Prijímanie oznámení zdieľaného kalendára
V novom Outlooku sa používatelia môžu rozhodnúť prijímať oznámenia o zmenách udalostí v zdieľanom kalendári. Táto možnosť sa rozširuje na výkonného riaditeľa aj delegátov.
Kalendáre, pre ktoré sa chcete prihlásiť na odber oznámení, môžete vybrať v časti Nastavenia> Calendar > Shared Calendars> Calendar updates.
Sledované potvrdenie účasti Neodosielať odpoveď
Ak v klasickom Outlooku používateľ vyberie možnosť Neodosielať odpoveď počas potvrdenia účasti, organizátor nebude môcť sledovať túto jednotlivú účasť účasti a účasť organizátor.
Ak však v novom Outlooku používateľ zruší začiarknutie políčka Organizátor e-mailov počas potvrdenia účasti aj napriek tomu, že organizátorovi sa neodošle viditeľný e-mail s odpoveďou, organizátor bude môcť toto potvrdenie účasti sledovať, pokiaľ sú organizátor a účastník potvrdenia účasti v tom istom nájomníkovi (alebo organizácii) služby M365.
V budúcnosti plánujeme podporovať sledovanie potvrdení účasti v rámci rôznych nájomníkov.
Zachovať odmietnuté schôdze v kalendári a potvrdiť účasť na schôdzi v doručenej pošte
Uchovať odmietnuté schôdze v kalendári, aby ste o nich stále vedeli, a aktualizovať potvrdenie účasti neskôr, ak to bude potrebné. Môžete to povoliť výberom položky NastaveniaCalendarEvents>>and invitations a kliknutím na začiarkavacie políčko Uložiť odmietnuté udalosti.
Schôdze, na ktoré bola odoslaná potvrdenie účasti, sa tiež môžu uchovávať v priečinku doručenej pošty, aby ste ich mohli neskôr jednoducho nájsť. Môžete to urobiť v Nastaveniach>CalendarUdalosti>a pozvánky>Pozvánky od iných ľudí a výberom položky Odstrániť pozvánky z doručenej pošty po odpovedaní.
Tieto nastavenia bude potrebné povoliť v poštovej schránke výkonného riaditeľa, aby sa zachovali v kalendári delegáta resp. priečinku doručenej pošty.
Sledovanie schôdze, ktorej sa nemôžete zúčastniť
Nová možnosť potvrdenia účasti vám umožňuje oznámiť organizátorovi, že sa nemôžete zúčastniť, ale chcete byť informovaní. Aj naďalej budete mať prístup ku konverzácii schôdze a ku všetkým záznamom a poznámkam zo schôdze, ak sú k dispozícii. Je to skvelý spôsob, ako zostať informovaní o diskusiách, do ktorých sa vy ani vaši vedúci pracovníci nemôžete zapojiť.
Potvrdenie účasti osobne alebo virtuálne
Ak chcete vedieť, koľko ľudí sa na podujatí zúčastní osobne alebo virtuálne, vytvorte udalosť osobne zapnutím prepínača Osobná udalosť vedľa poľa miesta. Hoci označujete podujatie ako "osobne", môžete pridať aj schôdzu cez Teams pre tých, ktorí sa nemôžu dostať do kancelárie a napriek tomu sa chcú zúčastniť.
Príjemcom sa teraz zobrazia možnosti potvrdenia účasti Áno, osobne, Áno, virtuálne a Áno bez informácií o účasti.
Odoslať aktualizáciu pridaným alebo odstráneným účastníkom
Teraz môžete odosielať aktualizácie schôdzí len pridaným alebo odstráneným účastníkom , nie všetkým v zozname príjemcov.
Zmena plánovanej činnosti, schôdze alebo udalosti v Outlooku
Presúvanie e-mailov a príloh myšou
Nový Outlook podporuje presúvanie e-mailov a príloh myšou do formulára schôdze, aby boli vaše pracovné postupy efektívne.
Kopírovanie a exportovanie účastníkov schôdze
Nový Outlook teraz zavádza vylepšené funkcie správy účastníkov vrátane:
- Kopírovanie: Jednoducho skopírujte a prilepte informácie o účastníkoch priamo z rozhrania
- Zoradenie: Zoradenie podľa abecedy zoznam účastníkov podľa zobrazovaného mena (pripravujeme)
- Vyhľadávanie: Rýchle nájdenie účastníkov pomocou niekoľkých stlačení klávesov (pripravujeme)
- Stiahnuť: Exportovanie podrobností o sledovaní účastníkov do súboru .csv na externé použitie (už čoskoro)
Tipy k e-mailom
Filtre a pravidlá pre výkonných správcov
V novom Outlooku môžu výkonní správcovia pomocou e-mailového filtra pozvánok v kalendári jednoducho vyhľadať pozvánky na schôdzu.
Môžete tiež nastaviť pravidlo E-maily prijaté ostatným pre konto vedúceho a automaticky ho presunúť do samostatného priečinka a kategorizovať podľa potreby.
Presúvanie e-mailov myšou na vytvorenie úloh
Jednoducho majte prehľad o veciach tak, že e-maily prenesiete do sekcie Môj deň, kde sa z nich stanú úlohy.
Pripnutie e-mailov na rýchly prístup
Teraz môžete pripnúť e-mail tak, aby sa zobrazoval v hornej časti doručenej pošty, a ušetríte tak čas, pretože sa k nemu nemusíte vracať a hľadať ho. Ukážte myšou alebo kliknite pravým tlačidlom myši na e-mail a vyberte položku Pripnúť , čím ho pripnete.
Naplánovanie odoslania e-mailu
V dnešnom hybridnom pracovnom svete môže byť váš deň nocou niekoho iného, preto nechcete niekomu posielať e-mail uprostred noci. S novým Outlookom môžete jednoducho odoslať e-mail, keď chcete. Stačí vybrať šípku rozbaľovacieho zoznamu vedľa položky Odoslať a vybrať položku Naplánovať odoslanie.
Zdržanie alebo naplánovanie odoslania e-mailových správ v Outlooku
Odloženie e-mailu
Pomocou funkcie odloženia môžete naplánovať čas, kedy sa e-mail znova doručí do priečinka doručenej pošty a zobrazí sa v požadovanom čase, aby ste si ho mohli vybaviť, keď to bude pre vás správny čas. Stačí kliknúť pravým tlačidlom myši na ľubovoľnú správu a vybrať položku Odložiť na páse s nástrojmi. Potom vyberte čas, kedy sa má zariadenie doručiť.
Zrušiť čas odoslania
Nový Outlook ponúka možnosť zrušiť odoslanie. Po odoslaní e-mailu sa až na 10 sekúnd zobrazí možnosť Späť. Toto nastavenie môžete spravovať v časti Nastavenia>MailCompose> aZrušiť odoslanieodpovede>.
Nastavenie stavu Mimo pracoviska
Môžete nastaviť automatické odpovede pre čas, keď ste mimo pracoviska. V tomto prostredí môžete tiež zablokovať kalendár a automaticky odmietať nové schôdze. Ak chcete nastaviť automatické odpovede, prejdite do časti Nastavenie>kont>Automatické odpovede.
Používanie hromadnej korešpondencie
Nový Outlook podporuje základnú funkciu hromadnej korešpondencie. V časti Nová pošta vyberte rozbaľovaciu ponuku Odoslať a vyberte položku Spustiť hromadnú korešpondenciu. Každý príjemca dostane vlastnú kópiu e-mailu bez uvedení ďalších príjemcov.
Rozšírená hromadná korešpondencia bude čoskoro k dispozícii a umožní v e-mailoch premenné polia, ktoré možno vyplniť hodnotami definovanými v zozname. Ďalšie podrobnosti nájdete v tejto položke plánu.
Poskytnutie odozvy
Váš názor nás zaujíma. Vaše pripomienky nám môžu pomôcť produkt vylepšiť.
Pripomienky k novému používateľskému prostrediu Outlooku môžete odoslať zpripomienkyPomocníka>. Pri pridávaní komentárov spomeňme – som EA alebo som delegát.