Nový Outlook prináša nové a výkonné e-mailové prostredie, ktoré môže vedúcim správcom a delegátom pomôcť zvýšiť produktivitu pri každodennej práci. Tento článok obsahuje niekoľko nových tipov pre Outlook pre kalendár a poštu , ktoré sú užitočné pre výkonných správcov.
Ak chcete začať, odporúčame vám vyskúšať nový Outlook.
Poznámka: Chceme si vypočuť, ako môžeme zlepšiť možnosti pre výkonných správcov a delegátov. Svoje pripomienky môžete odoslať tu.
V tomto článku môžete:
Zdieľanie kalendára a prístup k nemu s povoleniami na úpravu alebo delegovanie
Zdieľanie správy kategórií s delegátom
Zobrazenie zdieľaných kalendárov
Pridanie nových zdieľaných alebo delegovaných kalendárov
Pridanie a zobrazenie zdieľaných alebo delegovaných poštových schránok a priečinkov
Správa a používanie kategórií vedúceho pracovníka ako delegáta
Zdieľanie prístupu na správu kategórií s delegátom
-
Na navigačnej table vyberte položku Kalendár.
-
Na karte Domov vyberte položku Zdieľať kalendár.
-
Na stránke Zdieľanie a povolenia zadajte meno alebo e-mailovú adresu osoby, s ktorou chcete kalendár zdieľať, a priraďte mu prístup delegáta. Kalendár síce môžete zdieľať s viacerými osobami, ale z Outlook na webe môžete pridať len jednu osobu.
-
Keď pridáte osobu, ktorá má spravovať váš kalendár, vyberte rozbaľovací zoznam pri jej mena a potom vyberte úroveň prístupu, akú jej chcete priradiť.
-
Ak chcete jednotlivcom udeliť práva editora a navyše im ešte chcete povoliť možnosť prijímať žiadosti o schôdzu a odpovedať na ne vo vašom mene, vyberte možnosť Delegát.
-
Ak chcete delegátovi povoliť správu kategórií, začiarknite políčko Umožniť delegátovi spravovať kategórie.
Keď pridáte osobu, s ktorou chcete svoj kalendár zdieľať, a vyberiete aj povolenie, ktoré jej chcete udeliť, vyberte možnosť Zdieľať. Ak sa rozhodnete kalendár nezdieľať práve teraz, vyberte položku Odstrániť.
Osoba, s ktorou ste zdieľali kalendár, dostane e-mailovú správu s upozornením. Ak v pozvánke vyberie tlačidlo Prijať, váš kalendár sa pridá do jej zoznamu kalendárov.
Ak chcete získať ďalšie informácie, navštívte lokalitu Zdieľanie a prístup ku kalendáru s povoleniami na úpravy alebo delegovanie v Outlooku.
Zobrazenie zdieľaných kalendárov
Zdieľané alebo delegované kalendáre sa v novom Outlooku nemusia predvolene zobrazovať. Ak chcete zobraziť zdieľané kalendáre, kliknite na položku Zobraziť všetko v zozname kalendárov a zobrazte zdieľané kalendáre v rámci kalendárov Ľudia. Potom vyberte kalendár, ktorý vás zaujíma, a potom vyberte položku Rozdelené zobrazenie na páse s nástrojmi a zobrazte viacero kalendárov vedľa seba.
Pridanie nových zdieľaných alebo delegovaných kalendárov
Nový zdieľaný kalendár alebo kalendár delegáta môžete pridať z e-mailu, ktorý dostanete na spravovanie pozvánky, alebo priamo z kalendára.
Ak chcete pridať priamo z kalendára, kliknite na položku Pridať kalendár. Potom vyberte položku Pridať z adresára a vyberte vedúceho pracovníka alebo člena tímu, ktorého kalendár chcete pridať.
Poznámka: Môžete pridať kalendár ľubovoľného člena tímu a zobraziť jeho predvolené podrobnosti o zdieľaní kalendára (pre väčšinu organizácií je to zvyčajne zdieľanie informácií o voľnom čase).
Pridanie a zobrazenie zdieľaných alebo delegovaných poštových schránok a priečinkov
Ak chcete pridať zdieľané alebo delegované poštové schránky a priečinky, kliknite na tri bodky vedľa priečinka Zdieľané so mnou v konte a vyberte položku Pridať zdieľaný priečinok alebo poštovú schránku.
Potom vyberte zdieľané alebo delegované konto, ktoré chcete pridať. Potom môžete zobraziť zdieľanú poštovú schránku alebo priečinky v časti Zdieľané so mnou.
Správa a používanie kategórií vedúceho pracovníka ako delegáta
Ak vám bolo udelené povolenie na správu kategórií, musíte povolenia prijať a reštartovať Outlook, aby ste mohli spravovať zoznam kategórií vedúceho pracovníka v nastaveniach.
Teraz môžete vytvárať nové kategórie v mene vedúceho pracovníka, ktorý povolenie udelil. Tieto kategórie môžete použiť aj na udalosti v aplikáciách Pošta a Kalendár vedúceho pracovníka.
Zobrazenie a vytvorenie kategórií pre vedúceho pracovníka:
-
Prejdite do nastavení Outlooku.
-
Vyberte položku Kontá > kategórie.
-
V rozbaľovacom zozname vyberte konto vedúceho pracovníka a zobrazte jeho kategórie.
-
Tu môžete vytvoriť nové kategórie.
Použitie kategórií na schôdze a udalosti kalendára:
-
V Outlooku prejdite na položku Kalendár.
-
Rozbaľte sekciu s názvom kalendáre Ľudia a vyberte kalendár vedúceho pracovníka.
-
Vyberte a podržte niektorú zo svojich schôdzí alebo udalostí (alebo na ne kliknite pravým tlačidlom myši) a potom vyberte položku Kategorizovať
-
Ak chcete pridať existujúcu kategóriu, vyberte ju v zozname alebo vyberte položku Nová kategória. Zadajte názov novej kategórie a vyberte farbu.
-
Vyberte položku Uložiť.
Poznámky:
-
Kategórie môžete v tomto čase vytvárať iba v mene inej osoby. Možnosť upraviť, pridať medzi obľúbené alebo odstrániť existujúce kategórie v mene inej osoby zatiaľ nie je podporovaná.
-
Okrem toho môže trvať až 30 minút, kým sa nová kategória prejaví v kalendári inej osoby.
Tu je niekoľko tipov pre kalendár a tipy na poštu, ktoré pomôžu vedúcim a delegátom lepšie sa pohybovať v potrebách správy času v novom Outlooku.
Vyhľadanie času a požiadavky na udalosť osobne
Pri plánovaní schôdze kliknite na položku Nájsť čas a jednoducho vyhľadajte vhodné časové úseky v kalendároch účastníkov. Dostupnosť môžete zobraziť ukázaním myšou na ikonu účastníka.
Môžete tiež požiadať o účasť in-person zapnutím prepínača udalosti in-person . Stále môžete pridať prepojenie na schôdzu cez Teams pre účastníkov, ktorí sa možno nebudú môcť pripojiť osobne.
Používanie Rozvrhového asistenta
Pomocou rozvrhového asistenta môžete jednoducho nájsť čas na schôdze. V novom Outlooku môžete zobraziť časové pásma účastníkov a označenia plánovania v Rozvrhovom asistentovi.Všimnite si, že časové pásma účastníkov sa zobrazujú iba vtedy, ak sa aspoň jeden účastník nachádza v inom časovom pásme.
Automatické online schôdze
V novom Outlooku sú všetky schôdze predvolene online. Prepínač schôdze cez Teams je zapnutý, keď pridáte účastníkov na schôdzu. Na rozdiel od klasického Outlooku sa po odoslaní pozvánky pridá prepojenie na schôdzu cez Teams a podrobnosti. Potom môžete zobraziť pozvánku na schôdzu a zobraziť a skopírovať podrobnosti o schôdzi cez Teams.Pracujeme na aktualizácii tohto správania a predvytváraní prepojení na schôdze, aby ste v budúcnosti videli, ako sa prostredie bude zhodovať s klasickým Outlookom.
Poznámka: Každé nastavenie online schôdze môžete aktualizovať v nastaveniach> kalendári> udalosti a pozvánky a povoliť alebo zakázať pridanie online schôdze do všetkých schôdzí.
Ak používate poskytovateľov online schôdzítretích strán , ako napríklad Zoom alebo Cisco WebEx, v tomto nastavení sa zobrazia aj ako možnosti poskytovateľa schôdzí za predpokladu, že máte nainštalovaný ich webový doplnok.
Skryť zoznam účastníkov
Teraz môžete zoznam účastníkov skryť, aby sa nezviditeľnil používateľom, ktorí dostanú pozvánku na schôdzu. Pri vytváraní novej schôdze vyberte položku Možnosti odpovede a kliknite na položku Skryť zoznam účastníkov
Účastníci môžu pridávať miestnosti
V novom Outlooku môžu účastníci pridávať miestnosti preposlaním pozvánky na schôdzu do príslušných miestností. Miestnosť na schôdzu sa potom zobrazí všetkým účastníkom.
Úprava udalostí v rade
Nový Outlook pre Windows ponúka nasledujúce možnosti na úpravu radu schôdzí:
-
Táto udalosť: Aktualizácie len vybratú inštanciu radu schôdzí.
-
Táto a všetky nasledujúce udalosti: Aktualizácie vybratú inštanciu a všetky budúce výskyty v rade, pričom predchádzajúce inštancie zostanú nezmenené. (Táto možnosť nie je k dispozícii v klasickom Outlooku pre Windows.)
-
Všetky udalosti v rade: Aktualizácie každú inštanciu v rade schôdzí.
Zmena plánovanej činnosti, schôdze alebo udalosti v Outlooku
Duplikovanie schôdze
Kliknite pravým tlačidlom myši na udalosť v oblasti kalendára a výberom položky Duplikovať udalosť ju duplikujte .
Pridanie viacerých časových pásiem v kalendári
Jednoducho spravujte schôdze v rôznych časových pásmach v Novom Outlooku. Nový Outlook umožňuje pridať do kalendára až 20 časových pásiem, zatiaľ čo klasický Outlook umožňuje pridať iba 3 časové pásma.
Používanie kategórií vedúcich pracovníkov v kalendári
Vyberte a podržte udalosť (alebo na ňu kliknite pravým tlačidlom myši) v zobrazení kalendára a výberom položky Kategorizovať použite kategórie vedúceho pracovníka. V budúcnosti plánujeme vedúcim správcom povoliť upravovať, upravovať a odstraňovať kategórie vedúcich pracovníkov.
Prijímanie oznámení zdieľaného kalendára
V novom Outlooku sa používatelia môžu rozhodnúť prijímať oznámenia o zmenách udalostí v zdieľanom kalendári. Táto funkcia sa vzťahuje na výkonného riaditeľa aj delegátov.
V nastaveniach> kalendári > zdieľaných kalendároch> aktualizáciách kalendára môžete vybrať kalendáre, ktoré chcete prihlásiť.
Neodosielanie odpovede sledované RSVP
V klasickom Outlooku, ak používateľ vyberie možnosť Neodoslať odpoveď počas RSVPing, organizátor nebude môcť sledovať túto individuálnu odpoveď.
Ak však v novom Outlooku používateľ počas RSVPingu zruší začiarknutie políčka Organizátor e-mailu , aj keď organizátorovi nebude odoslaný viditeľný e-mail s odpoveďou, organizátor bude môcť sledovať, či sa RSVP zobrazuje, pokiaľ sa organizátor a účastník RSVPing nachádzajú v tom istom nájomníkovi služby M365 (alebo organizácii).V budúcnosti plánujeme podporovať sledovanie RSVP v rôznych nájomníkoch.
Zachovanie odmietnutých schôdzí v kalendári a schôdzí RSVP v doručenej pošte
Zachovajte zamietnuté schôdze v kalendári, aby ste o tom mohli byť informovaní a neskôr v prípade potreby aktualizovať RSVP. Túto možnosť môžete povoliť začiarknutím políčka Nastavenia > Kalendár > udalosti a pozvánky a kliknutím na začiarkavacie políčko Uložiť odmietnuté udalosti .
Schôdze, ktoré boli RSVP d to, možno tiež zachovať v priečinku doručenej pošty, takže ich môžete ľahko nájsť neskôr. Môžete to urobiť v nastaveniach > kalendári > udalosti a pozvánky > pozvánky od iných ľudí a po odpovedaní vybrať položku Odstrániť pozvánky z priečinka doručenej pošty.Tieto nastavenia budú musieť byť povolené v poštovej schránke vedúceho pracovníka, aby sa rešpektovali v priečinku kalendára delegáta a priečinka doručenej pošty.
Sledovanie schôdze, na ktorú sa nemôžete zúčastniť
Nová možnosť potvrdenia účasti umožňuje organizátorovi oznámiť, že sa nemôžete zúčastniť, ale chcete byť informovaní. Naďalej budete mať prístup k chatu schôdze a všetkým poznámkam k záznamom a schôdzi, ak sú k dispozícii. jeho je skvelý spôsob, ako zostať informovaní o diskusiách, že vy alebo vaši vedúci pracovníci nie sú schopní pripojiť.
RSVP osobne alebo prakticky
Ak chcete zistiť, koľko ľudí sa zúčastní udalosti osobne alebo virtuálne, vytvorte udalosť osobne zapnutím prepínača udalosti in person vedľa poľa miesto. Hoci udalosť označujete ako "in-person" (osobne), môžete pridať aj schôdzu cez Teams pre tých, ktorí ju nemôžu pripojiť do kancelárie a stále sa chcú zúčastniť.
Príjemcom sa teraz zobrazia možnosti potvrdenia účasti pre možnosť Áno, osobne, Áno, virtuálne a Áno bez informácií o účasti.
Odoslanie aktualizácie pridaným alebo odstráneným účastníkom
Teraz môžete odosielať aktualizácie schôdze len pridaným alebo odstráneným účastníkom namiesto všetkým v zozname príjemcov.
Zmena plánovanej činnosti, schôdze alebo udalosti v Outlooku
Presunutie e-mailov a príloh myšou
Nový Outlook podporuje presúvanie pošty a príloh do formulára schôdze, aby boli vaše pracovné postupy efektívne.
Kopírovanie a export účastníkov schôdze
Nový Outlook teraz predstavuje rozšírené funkcie správy účastníkov vrátane týchto:
-
Kopírovanie: Jednoducho skopírujte a prilepte informácie o účastníkoch priamo z rozhrania
-
Zoradenie: Abecedne zoraďte zoznam účastníkov podľa zobrazovaného mena (k dispozícii čoskoro)
-
Vyhľadávanie: Rýchlo nájdite účastníkov len pomocou niekoľkých stlačení klávesov (už čoskoro)
-
Stiahnuť: Export podrobností o sledovaní účastníkov do súboru .csv na externé použitie (k dispozícii čoskoro)
Filtre pošty a pravidlá pre výkonných správcov
V novom Outlooku môžu správcovia vedúcich pracovníkov použiť filter e-mailových pozvánok kalendára na jednoduché vyhľadanie pozvánok na schôdze.
Môžete tiež nastaviť pravidlo e-mailu prijatého pre ostatných používateľov konta vedúceho pracovníka a automaticky ho premiestniť do samostatného priečinka a podľa potreby ho kategorizovať.
Vytvorenie úloh presunutím e-mailov myšou
Bez námahy majte prehľad o veciach presunutím e-mailov do zobrazenia Môj deň a zmeňte ich na úlohy.
Pripnutie e-mailov na rýchly prístup
Teraz môžete pripnúť e-mail tak, aby sa zobrazil v hornej časti priečinka doručenej pošty, čím ušetríte čas a nebudete sa musieť vrátiť a vyhľadať ho. Podržte ukazovateľ myši alebo kliknite pravým tlačidlom myši na e-mail a výberom položky Pripnúť ho pripnite.
Naplánovať, kedy sa má odoslať e-mail
V dnešnom hybridnom pracovnom svete môže byť vaším dňom noc niekoho iného, takže nechcete niekomu odoslať e-mail uprostred noci. S novým Outlookom môžete jednoducho odoslať e-mail, keď chcete. Stačí vybrať šípku rozbaľovacieho zoznamu vedľa položky Odoslať a vybrať položku Naplánovať odoslanie.
Oneskorenie alebo plánovanie odosielania e-mailových správ v Outlooku
Odloženie e-mailu
Pomocou funkcie odložiť môžete naplánovať čas, kedy sa e-mail znova doručí do priečinka doručenej pošty, ktorý sa zobrazí v požadovanom čase, aby ste ho mohli spracovať, keď je to pre vás ten správny čas. Stačí kliknúť pravým tlačidlom myši na ľubovoľnú správu a vybrať položku Odložiť alebo vybrať položku Odložiť na páse s nástrojmi. Potom vyberte čas doručenia.
Vrátenie času odoslania späť
Nový Outlook ponúka možnosť na vrátenie odoslania späť. Po odoslaní e-mailu sa možnosť vrátenia späť zobrazí až na 10 sekúnd. Ak chcete toto nastavenie spravovať, môžete prejsť do nastavení > > Pošty Compose a Odpovedať > späť.
Nastavenie mimo pracoviska
Automatické odpovede môžete nastaviť, keď ste mimo pracoviska. Môžete tiež zablokovať kalendár a z tohto prostredia automaticky odmietnuť nové schôdze. Ak chcete nastaviť automatické odpovede, prejdite do časti Nastavenia > Kontá > Automatické odpovede.
Použiť hromadnú korešpondenciu
Nový Outlook podporuje základnú funkciu hromadnej korešpondencie. V časti Nový e-mail vyberte rozbaľovaciu ponuku Odoslať a vyberte položku Spustiť hromadnú korešpondenciu. Každý príjemca dostane vlastnú kópiu e-mailu bez toho, aby boli uvedení ostatní príjemcovia.
Rozšírená hromadná korešpondencia bude k dispozícii čoskoro a umožní premenné polia v e-maile, ktoré môžu byť vyplnené hodnotami definovanými v zozname. Ďalšie podrobnosti nájdete v tejto položke plánu.
Poskytnutie odozvy
Váš názor nás zaujíma. Vaše pripomienky nám môžu pomôcť zlepšiť produkt.
Pripomienky k novému outlookovému používateľskému prostredia môžete odoslať v Pomocníkovi > Pripomienky. Spomeňte si , som EA alebo som delegátom pri pridávaní komentárov.
