Odstránenie skrytých údajov a osobných informácií kontrolou dokumentov, prezentácií alebo zošitov

Čo kontrola dokumentov vyhľadá a odstráni v Word dokumentoch

V Kontrola dokumentov sa zobrazuje niekoľko rôznych kontrol, ktoré vám pred zdieľaním pomôžu vyhľadať a odstrániť skryté údaje a osobné informácie v Word dokumentoch.

Ak chcete rýchlo vyhľadať a odstrániť údaje a informácie:

1. V časti Kontrola dokumentov vyberte alebo zrušte začiarknutie možností (ako je popísané nižšie), ktoré chcete odstrániť alebo uložiť.

2. Vyberte položku Skontrolovať.

3. Skontrolujte výsledky kontroly a vyberte položku Odstrániť všetky na všetkých položkách, ktoré chcete odstrániť.
   Upozornenia a informácie o odstraňovaní informácií nájdete v téme Používanie kontroly dokumentov.

4. Vyberte položku Znova skontrolovať alebo Zavrieť.

Typy skrytých údajov a osobných informácií

Dokumenty programu Word môžu obsahovať nasledujúce typy skrytých údajov a osobných informácií:

• Komentáre, revízne značky sledovaných zmien, verzie a poznámky rukou    Ak ste pri vytváraní dokumentu spolupracovali s inými používateľmi, dokument môže obsahovať položky, ako sú napríklad značky revízie sledovaných zmien, komentáre, poznámky rukou alebo verzie. Tieto informácie umožňujú ostatným používateľom zobraziť mená osôb, ktoré pracovali na dokumente, komentáre recenzentov a zmeny vykonané v dokumente, veci, ktoré možno nebudete chcieť zdieľať mimo svojho tímu.

• Vlastnosti dokumentu a osobné informácie    Vlastnosti dokumentu alebo metaúdaje obsahujú podrobnosti o dokumente, ako je napríklad autor, predmet a nadpis. Vlastnosti dokumentu zahŕňajú aj informácie, ktoré sa automaticky uchovávajú v programoch balíka Microsoft 365, ako je napríklad meno osoby, ktorá dokument naposledy uložila, a dátum vytvorenia dokumentu. Ak ste použili špecifické funkcie, dokument môže obsahovať aj ďalšie druhy osobných údajov, ako sú napríklad hlavičky e-mailových adries, informácie súvisiace s odoslaním na revíziu, adresy smerovania a názvy šablón.

• Hlavičky, päty a vodotlače    Word dokumenty môžu obsahovať informácie v hlavičkách a pätách. Okrem toho ste možno do dokumentu Word pridali vodotlač.

• Skrytý text    Word dokumenty môžu obsahovať text, ktorý je formátovaný ako skrytý text. Ak neviete, či dokument obsahuje skrytý text, môžete na jeho vyhľadanie použiť funkciu Kontrola dokumentov.

• Vlastnosti servera dokumentu    Ak bol dokument uložený v umiestnení na serveri správy dokumentov, ako je napríklad lokalita pracovného priestoru dokumentov alebo knižnica založená na Windows SharePoint Services, dokument môže obsahovať ďalšie vlastnosti dokumentu alebo informácie týkajúce sa tohto umiestnenia na serveri.

• Vlastné údaje XML    Dokumenty môžu obsahovať vlastné údaje XML, ktoré nie sú viditeľné v samotnom dokumente. Funkcia Kontrola dokumentov môže tieto údaje XML vyhľadať a odstrániť.

Vyhľadanie a odstránenie skrytých údajov a osobných informácií pomocou funkcie Kontrola dokumentov

1. Otvorte dokument programu Word, v ktorom chcete skontrolovať výskyt skrytých údajov a osobných informácií.

2. Na karte Súbor vyberte položku Uložiť ako a potom do poľa Názov súboru zadajte názov a uložte kópiu pôvodného dokumentu.

3. V kópii pôvodného dokumentu vyberte na karte Súbor položku Informácie.

4. Vyberte položku Skontrolovať výskyt problémov a potom vyberte položku Kontrola dokumentu.

5. V dialógovom okne Kontrola dokumentov začiarknite políčka vybratých typov skrytého obsahu, ktoré chcete skontrolovať.

6. Vyberte položku Skontrolovať.

7. V dialógovom okne Kontrola dokumentov skontrolujte výsledky kontroly.

8. Vyberte položku Odstrániť všetky vedľa výsledkov kontroly pre typy skrytého obsahu, ktorý chcete odstrániť z dokumentu.

   Dôležité: 

   • Ak odstránite skrytý obsah z dokumentu, možno ho nebudete môcť obnoviť výberom položky Späť.

   • Ak chcete odstrániť skryté údaje a osobné informácie z dokumentov, ktoré uložíte vo formáte OpenDocument Text (.odt), musíte spustiť Kontrola dokumentov pri každom uložení dokumentu v danom formáte.

Čo kontrola dokumentov vyhľadá a odstráni v excelových dokumentoch

Táto tabuľka obsahuje typy skrytých údajov a osobných informácií, ktoré Kontrola dokumentov dokáže vyhľadať a odstrániť zo zošitov.

Rýchle vyhľadanie a odstránenie údajov a informácií:

1. V časti Kontrola dokumentov vyberte alebo zrušte začiarknutie možností (ako je popísané nižšie), ktoré chcete odstrániť alebo uložiť.

2. Vyberte položku Skontrolovať.

3. Skontrolujte výsledky kontroly a vyberte položku Odstrániť všetky na všetkých položkách, ktoré chcete odstrániť.
   Upozornenia a informácie o odstraňovaní informácií nájdete v téme Používanie kontroly dokumentov.

4. Vyberte položku Znova skontrolovať alebo Zavrieť.

Nie všetky informácie je možné odstrániť, ďalšie informácie nájdete v téme Informácie, ktoré vyhľadáva kontrola dokumentov, ale nie je možné ich odstrániť.

Vyhľadanie a odstránenie skrytých údajov a osobných informácií

Funkcia Kontrola dokumentov vám pomôže nájsť a odstrániť skryté údaje a osobné informácie zo zošitov programu Excel.

1. Otvorte zošit, v ktorom chcete skontrolovať výskyt skrytých údajov a osobných informácií.

2. Na karte Súbor vyberte položku Uložiť ako a do poľa Názov súboru zadajte iný názov a uložte kópiu pôvodného zošita.

3. V kópii pôvodného zošita vyberte na karte Súbor položku Informácie.

4. Vyberte položku Skontrolovať výskyt problémov a potom vyberte položku Kontrola dokumentu.

5. V okne Kontrola dokumentov začiarknite políčka vybratých typov skrytého obsahu, ktorý chcete skontrolovať. Ďalšie informácie o jednotlivých kontrolách nájdete v téme Čo kontrola dokumentov vyhľadá a odstráni v excelových dokumentoch.

6. Vyberte položku Skontrolovať.

7. V okne Kontrola dokumentov skontrolujte výsledky kontroly.

8. Vyberte položku Odstrániť všetky vedľa výsledkov kontroly pre typy skrytého obsahu, ktorý chcete odstrániť z dokumentu.

   Dôležité: 

   • Ak zo zošita odstránite skrytý obsah, pravdepodobne ho nebudete môcť obnoviť výberom položky Späť.

   • Ak odstránite skryté riadky, stĺpce alebo hárky, ktoré obsahujú údaje, môžu sa zmeniť výsledky výpočtov alebo vzorcov v zošite. Ak neviete, aké informácie sa nachádzajú v skrytých riadkoch, stĺpcoch alebo hárkoch, zatvorte funkciu Kontrola dokumentov, odkryte skryté riadky, stĺpce alebo hárky a skontrolujte ich obsah.

   • Kontroly pre Komentáre a poznámky, Vlastnosti dokumentu a osobné údaje a Hlavičky a päty nemožno použiť v zošite, ktorý bol uložený ako zdieľaný zošit (Revízia > Zdieľať zošit). Dôvodom je to, že zdieľané zošity používajú osobné informácie s cieľom umožniť rôznym osobám spolupracovať na rovnakom zošite. Ak chcete tieto informácie odstrániť zo zdieľaného zošita, môžete zošit skopírovať a potom zrušiť jeho zdieľanie. Ak chcete zrušiť zdieľanie zošita, na karte Revízia vyberte položku Zdieľať zošit a zrušte začiarknutie políčka Povoliť zmeny viacerým používateľom súčasne.

   • Ak chcete odstrániť skryté údaje a osobné informácie z tabuľkových hárkov, ktoré ste uložili vo formáte ODS (OpenDocument Spreadsheet), funkciu Kontrola dokumentov je potrebné spustiť po každom uložení tabuľkového hárka v tomto formáte.

Typy skrytých údajov a osobných informácií v Exceli

Zošity môžu obsahovať niektoré z týchto položiek, ktoré môžu byť zdrojom skrytých údajov a osobných informácií v programe Excel:

• Komentáre a poznámky písané rukou    Ak ste pri vytváraní zošita spolupracovali s inými ľuďmi, zošit môže obsahovať položky, ako sú napríklad komentáre alebo poznámky písané rukou. Tieto informácie môžu umožniť iným osobám zistiť mená osôb spolupracujúcich na zošite, komentáre recenzentov a zmeny vykonané v zošite.

• Vlastnosti dokumentu a osobné informácie    Metaúdaje alebo vlastnosti dokumentu v Excel, rovnako ako v iných aplikáciách Microsoft 365, obsahujú podrobnosti ako autor, predmet a nadpis. Microsoft 365 automaticky uchováva meno osoby, ktorá zošit uložila naposledy, dátum vytvorenia dokumentu a umiestnenie dokumentu. Môžu existovať ďalšie druhy osobných identifikovateľných informácií( PII), ako sú hlavičky e-mailov, informácie o odoslaní na revíziu, adresy smerovania, vlastnosti tlačiarne (napríklad cesta k tlačiarni a prístupový kód zabezpečenej tlače) a informácie o ceste k súboru pre publikovanie webových stránok.

• Hlavičky a päty    Zošity môžu obsahovať informácie v hlavičkách a pätách.

• Skryté riadky, stĺpce a hárky    V zošite môžu byť skryté riadky, stĺpce a celé hárky. Ak distribuujete kópiu zošita, ktorý obsahuje skryté riadky, stĺpce alebo hárky, ostatní používatelia môžu tieto skryté časti odkryť a zobraziť údaje, ktoré obsahujú.

• Vlastnosti servera dokumentov    Ak je zošit uložený v umiestnení na serveri na správu dokumentov, napríklad na lokalite pracovného priestoru dokumentov alebo v knižnici vytvorenej pomocou služby Windows SharePoint Services, zošit môže obsahovať ďalšie vlastnosti dokumentu alebo informácie týkajúce sa umiestnenia na serveri.

• Vlastné údaje XML    Zošity môžu obsahovať vlastné údaje XML, ktoré nie sú viditeľné v samotnom dokumente. Funkcia Kontrola dokumentov môže tieto údaje XML vyhľadať a odstrániť.

• Neviditeľný obsah    Zošit môže obsahovať objekty, ktoré nie sú viditeľné, pretože sú formátované ako neviditeľné.

• Externé odkazy    Zošity môžu obsahovať prepojenia na údaje v iných zošitoch (externé prepojenia). Názvy hárkov, ktoré obsahujú tieto údaje, sa potom uložia so zošitmi, ale nemusia byť viditeľné.

• Vložené súbory alebo objekty    Zošity môžu obsahovať vložené súbory (napríklad dokument služby Microsoft 365 alebo textový dokument) alebo vložené objekty (napríklad graf alebo rovnicu), ktoré môžu obsahovať neviditeľné údaje.

• Makrá kódu VBA    Zošity môžu obsahovať makrá, moduly VBA, ovládacie prvky COM alebo ActiveX, používateľské formuláre alebo používateľom definované funkcie (UDF), ktoré môžu obsahovať skryté údaje.

• Položky, ktoré môžu obsahovať údaje vo vyrovnávacej pamäti    Zošity môžu obsahovať údaje vo vyrovnávacej pamäti pre kontingenčné tabuľky, kontingenčné grafy, rýchle filtre, časové osi a vzorce kocky, ktoré nemusia byť viditeľné.

• Excelové prieskumy    Zošity môžu obsahovať skryté Excel otázky prieskumu, ktoré boli zadané do Excel pre web a uložené spolu so zošitom, ale nie sú tam viditeľné.

• Scenáre Správcu scenárov    Zošit môže obsahovať scenáre, ktoré boli definované pomocou Správcu scenárov. Nasledujúce scenáre môžu obsahovať údaje vo vyrovnávacej pamäti alebo skryté údaje.

• Filtre    Zošity môžu obsahovať aktívne automatické filtre alebo filtre tabuľky, ktoré môžu spôsobiť, že údaje vo vyrovnávacej pamäti alebo skryté údaje sa uložia spolu so zošitom.

• Skryté názvy    Zošity môžu obsahovať skryté názvy, ktoré môžu byť zdrojom skrytých údajov.

Informácie, ktoré Kontrola dokumentov vyhľadáva, ale nemôže odstrániť

Kontrola dokumentov zisťuje nasledujúce položky, ktoré by mohli obsahovať údaje neviditeľné v zošite. Nemôže však tieto položky odstrániť, pretože by to mohlo spôsobiť, že zošit nebude fungovať správne. Môžete preskúmať každú nájdenú položku a rozhodnúť sa, či ju chcete odstrániť manuálne, alebo či ju chcete nahradiť položkou, ktorá neobsahuje skryté údaje, napríklad statickým obrázkom.

Informácie, ktoré vyhľadáva a odstraňuje kontrola dokumentov

Táto tabuľka obsahuje zoznam typov skrytých údajov a osobných informácií, ktoré Kontrola dokumentov dokáže vyhľadať a odstrániť z powerpointových prezentácií.

Rýchle vyhľadanie a odstránenie údajov a informácií:

1. V časti Kontrola dokumentov vyberte alebo zrušte začiarknutie možností (ako je popísané nižšie), ktoré chcete odstrániť alebo uložiť.

2. Vyberte položku Skontrolovať.

3. Skontrolujte výsledky kontroly a vyberte položku Odstrániť všetky na všetkých položkách, ktoré chcete odstrániť.
   Upozornenia a informácie o odstraňovaní informácií nájdete v téme Používanie kontroly dokumentov.

4. Vyberte položku Znova skontrolovať alebo Zavrieť.

Nie všetky skryté údaje a informácie je možné odstrániť pomocou Kontrola dokumentov. Ďalšie informácie nájdete v téme Informácie, ktoré kontrola dokumentov vyhľadá, ale nedá sa odstrániť.

Ak bola funkcia Kontrola dokumentov v organizácii prispôsobená pridaním ďalších modulov kontroly, je možné, že budete mať možnosť zisťovať výskyt ďalších typov informácií v prezentáciách.

Vyhľadanie a odstránenie skrytých údajov a osobných informácií

1. Otvorte prezentáciu PowerPoint, v ktorom chcete skontrolovať výskyt skrytých údajov a osobných informácií.

2. Na karte Súbor vyberte položku Uložiť ako a potom do poľa Názov súboru zadajte názov a uložte kópiu pôvodnej prezentácie.

3. V kópii pôvodnej prezentácie vyberte na karte Súbor položku Informácie.

4. Vyberte položku Skontrolovať problémy a potom položku Kontrola dokumentu.

5. V dialógovom okne Kontrola dokumentov začiarknite políčka vybratých typov skrytého obsahu, ktoré chcete skontrolovať. Ďalšie informácie o jednotlivých kontrolách nájdete v téme Odstránenie skrytých údajov a osobných informácií kontrolou dokumentov, prezentácií alebo zošitov.

6. Vyberte položku Skontrolovať.

7. V dialógovom okne Kontrola dokumentov skontrolujte výsledky kontroly.

8. Vyberte položku Odstrániť všetky vedľa výsledkov kontroly pre typy skrytého obsahu, ktorý chcete odstrániť z dokumentu.

   • Ak odstránite skrytý obsah z prezentácie, možno ho nebudete môcť obnoviť výberom položky Späť.

   • Ak chcete odstrániť skryté údaje a osobné informácie z prezentácie, ktorú ste uložili ako Prezentácia vo formáte OpenDocument, funkciu Kontrola dokumentov je potrebné spustiť po každom uložení prezentácie v tomto formáte.

Ak budete pokračovať v úpravách prezentácie pomocou kontroly dokumentov na odstránenie osobných informácií, PowerPoint bude pri ukladaní tohto súboru automaticky odstraňovať osobné údaje. Ak je však pre túto prezentáciu potrebná väčšia spolupráca na úpravách (napríklad je potrebné zachovať mená spoluautorov priradené k komentárom, ktoré zanechali), môžete zabrániť PowerPointu v automatickom odstraňovaní osobných informácií kliknutím na tlačidlo Zmeniť nastavenie v oznámení "Odstránenie osobných informácií povolené".

Typy skrytých údajov a osobných informácií

PowerPoint prezentácia môže uložiť niekoľko typov skrytých údajov a osobných informácií. Aj keď tieto informácie nemusia byť okamžite viditeľné, stále ich možno z prezentácie načítať.

Skryté informácie môžu zahŕňať údaje, ktoré PowerPoint pridať, aby ste mohli spolupracovať na vytváraní prezentácie s inými ľuďmi. Môžu zahŕňať aj informácie, ktoré ste úmyselne označili ako skryté.

Prezentácie programu PowerPoint môžu obsahovať nasledujúce typy skrytých údajov a osobných informácií:

• Komentáre a poznámky písané rukou    Ak pri vytváraní prezentácie spolupracujete s ďalšími osobami, prezentácia môže obsahovať položky, ako sú napríklad komentáre alebo poznámky písané rukou. Tieto informácie môžu ostatným používateľom umožniť zobraziť vykonané zmeny a mená osôb, ktoré pracovali na prezentácii, ako aj komentáre recenzentov.

• Údaje sledovania revízie   Počas spolupráce na zdieľanom dokumente uloženom v cloude ukladá PowerPoint 2016 pre Microsoft 365 údaje o tom, kto vykonal zmeny v dokumente a kedy boli zmeny vykonané.

• Vlastnosti dokumentu a osobné informácie    Vlastnosti dokumentu, označované aj metaúdaje, zahŕňajú podrobnosti o prezentácii, napríklad autora, predmet a nadpis. Vlastnosti dokumentu zahŕňajú aj informácie, ktoré sa automaticky uchovávajú v programoch balíka Microsoft 365, napríklad meno osoby, ktorá dokument naposledy uložila, a dátum vytvorenia dokumentu. Ak ste použili špecifické funkcie, dokument môže obsahovať aj ďalšie druhy informácií, na základe ktorých by vás bolo možné identifikovať, ako sú napríklad hlavičky e-mailov, informácie súvisiace s odoslaním na revíziu, adresy smerovania a informácie o ceste k súborom na publikovanie webových stránok.

• Neviditeľný obsah na snímke    Prezentácia môže obsahovať objekty, ktoré nie sú viditeľné, pretože sú formátované ako neviditeľné.

• Obsah mimo snímky    PowerPoint prezentáciách môže obsahovať objekty, ktoré nie sú bezprostredne viditeľné, pretože boli presunuté mimo snímky do oblasti mimo oblasti snímky. Tento obsah mimo snímky môže zahŕňať textové polia, obrázky ClipArt, grafické objekty a tabuľky.

• Prezentačné poznámky    Časť Poznámky v prezentáciách programu PowerPoint môže obsahovať text, ktorý často nechcete verejne zdieľať, najmä ak ide o poznámky určené iba pre prezentujúcu osobu.

• Vlastnosti servera dokumentu    Ak bola prezentácia uložená v umiestnení na serveri spravujúcom dokumenty, ako je napríklad lokalita pracovného priestoru dokumentov alebo knižnica vytvorená službou Windows SharePoint Services, môže obsahovať ďalšie vlastnosti prezentácie alebo informácie týkajúce sa tohto umiestnenia na serveri.

• Vlastné údaje XML    Prezentácie môžu obsahovať vlastné údaje XML, ktoré nie sú viditeľné v samotnom dokumente. Funkcia Kontrola dokumentov môže tieto údaje XML vyhľadať a odstrániť.

Informácie, ktoré Kontrola dokumentov vyhľadáva, ale nemôže odstrániť

Kontrola dokumentov zisťuje nasledujúce položky, ktoré by mohli obsahovať údaje neviditeľné v prezentácii. Kontrola dokumentov však nemôže tieto položky odstrániť, pretože by to mohlo spôsobiť, že prezentácia nebude fungovať správne. Môžete preskúmať každú nájdenú položku a rozhodnúť sa, či ju chcete odstrániť manuálne, alebo či ju chcete nahradiť položkou, ktorá neobsahuje skryté údaje, napríklad statickým obrázkom.

Kontrola dokumentov a osobné údaje

Údaje sledovania revízie, ktoré boli uvedené v zostave 8403 programu PowerPoint 2016 pre insiderov pre Microsoft 365, sú príkladom obmedzení funkcie Kontrola dokumentov. Kelly a Linda napríklad spolupracujú na prezentácii A v Microsoft 365. Údaje sledovania revízie (t. j. meno používateľov a čas, kedy vykonali zmeny) sa pridávajú do prezentácie. Ak Mohammed následne otvorí prezentáciu A v staršej verzii PowerPointu a spustí v súbore Kontrola dokumentov na odstránenie osobných údajov, Kontrola dokumentov v tejto verzii PowerPoint nebude môcť zistiť a odstrániť údaje sledovania revízií pridané do prezentácie novšou, Microsoft 365 verziou PowerPoint, ktorú používajú Kelly a Linda. Mohammed nemôže odstrániť údaje sledovania revízií bez inovácie na aktuálnu verziu PowerPoint a následného spustenia Kontrola dokumentov