Všetci sme to zažili, však? Po vzrušujúcej dovolenke sa vrátite do práce, otvoríte Outlook a nájdete dvetisíc neprečítaných správ, ktoré na vás čakajú. Stačí to na to, aby ste sa chceli vrátiť na dovolenku. Alebo si už nikdy nevezmite dovolenku.
Outlook je však výkonný program, ktorý vám pomôže rýchlo skrotiť priečinok doručenej pošty – pravdepodobne oveľa rýchlejšie, ako ste si dokázali predstaviť.
Príprava na dovolenku
Poďme sledovať Rachel, ako sa pripravuje na odchod na desaťdňovú dovolenku.
Rachel sa stará o komunikáciu a koordináciu piatich samostatných projektov, je členkou dvadsiatich rôznych poštových zoznamov a každý deň dostáva aj malý počet osobných e-mailových správ.
Kým je Rachel mimo kancelárie, Chester bude hlavným kontaktným bodom pre tri jej projekty a Cheryl sa postará o ďalšie dva.
Keď bola Rachel naposledy na dovolenke, nastavila automatické odpovede, aby všetci vedeli, že sa vráti o desať dní, ale neurobila nič iné. Keď sa vrátila, jej priečinok doručenej pošty narástol z 50 správ na 500 správ.
Tentoraz strávi Rachel deň pred odchodom niekoľko minút s niekoľkými kľúčovými funkciami Outlooku, ktoré jej pomôžu vrátiť sa z dovolenky bez stresu.
Rachel vie, že nastavenie automatickej odpovede môže predísť mnohým otázkam a zmätkom u jej spolupracovníkov. Keďže má Microsoft 365, vyberá položku Súbor>Automatické odpovede a zadáva nasledujúci text.
Dobrý deň,
Ďakujeme za vašu správu. Som mimo kancelárie medzi 1. májom 2019 a 10. májom 2019. Kým budem preč, nebudem si kontrolovať e-maily.
Ak potrebujete pomoc s projektmi Contoso, Fourth Coffee a Tailspin Toys, obráťte sa na spoločnosť Chester Beane.
Ak potrebujete pomoc s projektom Northwind, obráťte sa na Cheryl Jenkinsovú.
– Ráchel
Automatické odpovede si môže nastaviť tak, aby sa zapli v deň jej odchodu a vypínali deň, kedy sa vráti. Toto je skvelý krok 1. Rachel však vie, že Outlook má ďalšie funkcie, ktoré jej pomáhajú udržať si doručenú poštu pod kontrolou.
Ak chcete nastaviť vlastné automatické odpovede, pozrite si tému Odosielanie automatických odpovedí, že ste mimo pracoviska, z Outlooku.
Teraz môže Rachel prejsť na krok 2: Vytvorenie pravidiel.
Po dovolenke
Čo ak si pred odchodom na dovolenku nebola taká organizovaná ako Rachel?
Sledujme Nelsona, ako sa po desaťdňovej dovolenke pokúša vysporiadať s preplnenou schránkou. Nelson nastavil automatickú odpoveď, ale nedal svojim spolupracovníkom žiadne pokyny, kým bol preč.
Keď sa Nelson vráti z dovolenky, v priečinku doručenej pošty má 1243 správ. Nelson má našťastie Outlook ako súčasť svojho predplatného na Microsoft 365, takže môže tieto správy rýchlo a jednoducho usporiadať, filtrovať a pracovať s nimi pomocou niekoľkých kľúčových funkcií Outlooku.
Nelson najskôr zoradí správy podľa priority. Všetky správy s vysokou prioritou – tie, s ktorými sa bude musieť rýchlo zaoberať – sa tak umiestnia do hornej časti svojej doručenej pošty.
Na vykonanie tohto kroku vyberie rozbaľovací zoznam Podľa dátumu v hornej časti zoznamu správ a vyberie položku Dôležitosť. Týmto sa jeho doručená pošta zoradí za neho.
Nelson teraz môže stráviť pätnásť minút odpovedaním na päť správ s vysokou dôležitosťou, zaradiť ich do priečinkov a potom zmeniť spôsob zoradenia opätovným kliknutím na rozbaľovací zoznam a výberom položky Nízka v hornej časti , čím sa správy s nízkou dôležitosťou zobrazia na začiatku zoznamu správ. Tieto správy sa skontrolujú iba rýchlo a potom odstráni všetky okrem jednej. Pozvánky na obed, oznámenie o požiarnom cvičení a upozornenie na výpadok prúdu pred tromi dňami nie sú správy, na ktoré by mal odpovedať.
