Kalendár Outlooku plne integruje e-mail, kontakty a ďalšie funkcie. Vďaka tejto integrácii je súčasť Kalendár jednou z najobľúbenejších funkcií Outlooku. V tomto článku vás prevedieme možnosťami použitia rôznych funkcií kalendára. Okrem toho vám predstavíme vylepšenia kalendára, ktoré sú osobitne zamerané na konzistentnosť práce.
Práca v rámci scenára manažér/delegát
Ak to vaša organizácia umožňuje, nakonfigurujte Outlook tak, aby sa k vašej poštovej schránke servera Exchange pripájal pomocou režimu Exchange s vyrovnávacou pamäťou. Získate tak vyšší výkon.
Novšie verzie programov Microsoft Outlook, Microsoft Entourage, Outlook for iOS, Outlook pre Android a Microsoft Outlook pre Mac obsahujú viacero vylepšení funkcie delegovania.
Pre nové scenáre zdieľania modelov (REST) sa odporúča zjednodušené úrovne povolení (môže upravovať, môže zobrazovať názvy a umiestnenia atď.) namiesto prispôsobenia povolení pre delegátov. Vlastné úrovne povolení nie sú podporované v zdieľaní nového modelu a môžu viesť k neočakávaným výsledkom. Je technicky možné, aby viacerí delegáti rovnakého manažéra používali kombináciu zdieľania starého modelu (MAPI) a nového modelu (REST). Odporúčame, aby sa v novom zdieľaní modelu nakonfigurovali všetky vzťahy medzi manažérmi a delegátmi.
Obmedzenie počtu delegátov
Outlook neobmedzuje počet delegátov, ktorých možno pridať. Povolenia na úrovni Vydavateľ však odporúčame udeliť len jednému (1) delegátovi. Získate tak možnosť sledovať čas a spôsob spracovania schôdze. Ak vezmeme do úvahy, že delegát môže na prístup k vašim údajom použiť viaceré zariadenia, určenie niekoľkých delegátov s povoleniami na úrovni Vydavateľ komplikuje možnosť zistiť, prečo sa schôdze stratili alebo prečo sú neaktuálne.
Aj keď povolenia Vydavateľ udelíte len jednému delegátovi, neudeľujte povolenia Recenzent alebo Prispievateľ veľkému počtu delegátov. Dôvod je ten, že pridanie veľkého počtu delegátov môže vyčerpať iné zdroje. Môže sa napríklad dosiahnuť limit veľkosti pre údaje pravidiel. Po pridaní delegáta sa vykonajú viaceré zmeny:
- Outlook použije povolenia na príslušné priečinky.
- Atribút PublicDelegates služby Active Directory sa aktualizuje na povolenia delegáta Odosielať v mene inej osoby.
- Outlook pridá delegáta do pravidla preposielania poštovej schránky nadriadeného. Tým sa začnú žiadosti o schôdze preposielať delegátovi.
- Outlook do poštovej schránky nadriadeného uloží ďalšie informácie o delegátovi.
Každá z týchto súčastí môže mať iné limity. Hodnoty blížiace sa k týmto limitom môžu mať vplyv na výkon a stabilitu.
Poznámky:
- Počas vývoja a testovania produktu použila spoločnosť Microsoft maximálne štyroch (4) delegátov. Delegáti navyše používali len Outlook. Zariadenia neboli súčasťou testovania.
- Ak treba dočasne alebo úplne nahradiť delegáta s povoleniami na úrovni Vydavateľ, zmeňte povolenia z úrovne Vydavateľ na Recenzent alebo Žiadne. Potom udeľte povolenia na úrovni Vydavateľ novému alebo záložnému delegátovi.
Poznámka
Nastavenie skupiny zabezpečenia ako delegáta sa nepodporuje. Namiesto toho je potrebné nakonfigurovať jednotlivých používateľov ako delegátov.
Práca s opakovanými schôdzami
Nastavenie dátumov ukončenia a obmedzenie počtu výskytov
Outlook zjednodušuje naplánovanie schôdze, ktorá sa pravidelne viackrát opakuje. Odporúča sa vždy nastaviť dátum ukončenia a obmedziť rad opakovaných výskytov na konkrétny počet výskytov. Opakované schôdze budú s najväčšou pravdepodobnosťou v určitom bode vyžadovať úpravy. Bude napríklad potrebné pridať účastníkov alebo ich odstrániť z jedného výskytu, prípadne sa zmení miesto alebo čas schôdze z dôvodu sviatkov alebo nepredvídateľných okolností. Outlook každú z týchto jedinečných zmien uloží ako výnimku schôdze. Schôdze s veľkým množstvom výnimiek majú za následok komplikované spravovanie daného radu schôdzí. Okrem toho sa môže vyskytnúť neočakávané správanie. V prípade, že aktuálny rad schôdzí sa skončí, môžete vždy vytvoriť nový. Pri zvažovaní počtu výskytov berte ohľad na frekvenciu. Pri frekvencii dvoch schôdzí týždenne to bude za jeden rok približne o 90 výskytov viac ako pri jednej schôdzi za mesiac.
Ukončenie opakovanej schôdze pred pôvodným dátumom ukončenia
Opakovanú schôdzu možno zrušiť, vhodnejšie však je zmeniť dátum ukončenia príslušného radu. Vďaka tomu vám aj ostatným účastníkom zostane záznam o uplynulých schôdzach. Ak opakovanú schôdzu zrušíte úplne, stratí sa aj história. Najlepšie je nastaviť nový dátum ukončenia a aktualizáciu odoslať všetkým účastníkom. Rad schôdzí sa tak ukončí skôr a zároveň sa zachovajú aj záznamy o predchádzajúcich schôdzach.
Poznámka
- Pri predčasnom ukončení radu schôdzí sa výnimky priradené k tejto opakovanej schôdzi stratia. Ďalšie informácie o výnimkách nájdete v časti Nastavenie dátumov ukončenia a obmedzenie počtu výskytov vyššie.
- Tento najvhodnejší postup platí aj vtedy, keď potrebujete zmeniť predmet existujúceho radu schôdzí. Sériu schôdzí môžete ukončiť skôr a pomocou iného predmetu vytvoriť novú opakovanú schôdzu.
Ďalšie informácie o možnostiach zrušenia všetkých ďalších schôdzí v rade nájdete v téme Zrušenie všetkých budúcich schôdzí v rade
Zmena organizátora
Outlook neposkytuje možnosť zmeny organizátora schôdze. Ak chcete zmeniť organizátora opakovanej schôdze, ukončite celú opakovanú schôdzu. To znamená, že je potrebné nastaviť skorší dátum ukončenia a aktualizáciu odoslať všetkým účastníkom. Po tomto kroku môže nový organizátor vytvoriť novú opakovanú schôdzu.
Ďalšie informácie o nastavení skoršieho dátumu ukončenia nájdete v téme Zrušenie schôdze.
Zabránenie použitiu opakovanej schôdze na zdieľanie príloh
Prílohy prispievajú k zložitosti výnimiek opakovaných schôdzí. Každá výnimka obsahuje vlastnú kópiu prílohy. Pridávaním výnimiek k opakovaným schôdzam sa vytvárajú nové kópie príloh. Ak vykonáte zmeny v jednej skupine príloh, tieto zmeny sa nerozšíria aj na ostatné výnimky. Ak potrebujete, aby mali všetci účastníci najnovšiu kópiu zmien pre danú schôdzu, odporúčame vždy, keď je to možné, uložiť prílohy do SharePointu alebo OneDrivu a zdieľať ich pomocou prepojenia.
Poznámka
Akcie pridávania a odstraňovania príloh v samostatných neopakujúcich sa schôdzach sú plne podporované.
Spracovanie všetkých žiadostí o schôdzu a zrušení schôdzí
Hoci môžete odstrániť žiadosť o schôdzu priamo z priečinka doručenej pošty, mali by ste riadne spracovať žiadosť o schôdzu tak, že ju prijmete alebo zamietnete. Na spracovanie zrušení schôdzí z priečinka Doručená pošta vždy použite príkaz Odstrániť z kalendára. Nespracúvajte schôdze priamo z modulu Kalendár.
Zabránenie kopírovaniu schôdzí
Outlook zámerne odstraňuje všetky prepojenia medzi kopírovanou a pôvodnou schôdzou. Pomáha to zabrániť nekonzistentnostiam. Novšie verzie Outlooku pridávajú k predmetu textový reťazec „Kópia:“. Môžete tak jednoducho identifikovať kópie schôdzí.
Od verzie Outlooku 2311 nie je kopírovanie schôdzí podporované. Toto je zámerná zmena s cieľom zabrániť kopírovaniu schôdzí. Akcie súvisiace so skopírovanými schôdzami môžu viesť k neočakávaným výsledkom, preto odporúčame vyhýbať sa kopírovaniu schôdzí. Toto je dlhodobo zdokumentovaný osvedčený postup. Tím Outlooku implementoval blokovanie kopírovania schôdzí s cieľom obmedziť neočakávané výsledky.
Ďalšie informácie o nedávnej aktualizácii blokovania kopírovania schôdzí nájdete v témach:
Outlook zablokuje kopírovanie schôdzí chybou "Kopírovanie schôdzí nie je podporované."
Preposlanie žiadostí o schôdzu
Keď používate Outlook na preposlanie schôdze osobe, ktorá na ňu pôvodne nebola pozvaná, Outlook odošle organizátorovi schôdze oznámenie o preposlaní schôdze. Keď organizátor dostane oznámenie o schôdzi, nový účastník sa pridá do schôdze organizátora. Ak je potrebné oznámiť existujúcim účastníkom, že sa k schôdzi pridal ďalší účastník, organizátor musí otvoriť schôdzu a odoslať všetkým účastníkom aktualizáciu schôdze.
Poznámka
- Organizátorom sa neodporúča preposielať vlastné udalosti v kalendári, môže dôjsť k neočakávanému správaniu. Namiesto toho by organizátori mali na pridanie alebo odstránenie účastníkov použiť polia Povinné/Voliteľné. To isté platí aj pre delegáta, ktorý spravuje kalendár v mene organizátora.
- Ak chcete dať niekomu vedieť, že sa koná schôdza, ale nechcete ho pozvať, jednoducho potiahnite myšou žiadosť o schôdzu zo svojho kalendára na ikonu Pošta v ľavej spodnej časti okna Outlooku. Otvorí sa e-mail s vloženými informáciami o schôdzi, ktorý môžete poslať. Všimnite si, že tento e-mail nepridá k schôdzi príjemcov a obsahuje len informácie o dátume, čase, predmete a agende schôdze.
Používatelia servera Microsoft Exchange
Microsoft Exchange Server 2007 takisto zaviedol oznámenia o preposlaní schôdze ako súčasť funkcie Automatické plánovanie. Ak používate Outlook na pripojenie k poštovej schránke na serveri Exchange organizácie, správanie oznámení o preposlaní schôdze môže byť ovplyvnené nastavením servera Exchange, ak sú nakonfigurované správcom servera Exchange. Správca servera Exchange môže napríklad zakázať odosielanie oznámení o preposlaní schôdze na vzdialené domény.
Vo všeobecnosti sa účastníkom odporúča schôdzu nepreposielať, ak nie sú členmi rovnakej organizácie používajúcej Exchange ako organizátor. Jedine za predpokladu, že sú splnené všetky tieto podmienky:
- účastník používa Microsoft Outlook 2010 alebo novší,
- správca servera Exchange účastníkovi umožnil odosielať oznámenia o preposlaní schôdze na vzdialené domény,
- organizátor používa klienta Microsoft Outlooku.
V prípade účastníka, ktorý používa iný poštový systém ako Exchange, sa vo všeobecnosti odporúča nepreposielať schôdze, ak nie sú splnené všetky tieto podmienky:
- účastník používa Microsoft Outlook 2010 alebo novší,
- organizátor používa klienta Microsoft Outlooku.
Ak z nejakého dôvodu organizátor nedostane oznámenie o preposlaní schôdze, účastníci schôdze sa k jeho schôdzi nepridajú. Ak organizátor následne zmení schôdzu a pošle aktualizáciu, aktualizácia sa odošle len pôvodne pozvaným používateľom. Účastníci, ktorí predtým dostali preposlanú kópiu schôdze, aktualizáciu nedostanú.
Ak vyššie uvedené obmedzenia zabraňujú úspešnému a dôslednému preposielaniu pozvánok na schôdze, najvhodnejšie je požiadať organizátora schôdze o pridanie požadovaných účastníkov. Je dôležité požiadať organizátora schôdze o pridanie požadovaných účastníkov, ak si nie ste istí, či vaše prostredie aj prostredie požadovaného účastníka spĺňajú vyššie uvedené podmienky.
Poznámka
Delegáti Outlooku neprijímajú oznámenia o preposlaní schôdze.
Ďalšie odporúčania pre používateľov servera Microsoft Exchange
Údržba zariadení pripájaných ku kalendáru
Zabezpečte, aby boli v zariadeniach pripájaných ku kalendáru nainštalované všetky najnovšie aktualizácie. Niektoré zariadenia používajú na synchronizáciu kalendára a ostatných priečinkov protokol protokol Exchange ActiveSync. Medzi tieto zariadenia patria zariadenia Outlook pre iOS, Outlook pre Android, Apple iOS a Android. S kalendárom tiež možno synchronizovať aj zariadenia BlackBerry spoločnosti Research In Motion (RIM) a ďalšie.
Poznámka
V niektorých prípadoch môžu viacerí klienti a zariadenia Outlooku upraviť položky súčasne, čo môže viesť ku konfliktom. Ak chcete minimalizovať pravdepodobnosť, že sa to stane, nepracujte v rámci krátkeho časového úseku s jednou položkou v dvoch či viacerých klientoch alebo zariadeniach.
Údržba doplnkov integrovaných s Outlookom
Takmer všetky doplnky Outlooku majú prístup k outlookovým údajom. Doplnok však môže zmeniť položku Outlooku, ktorú práve upravujete, bez ohľadu na to, či ju upravujete v Outlooku alebo v inom zariadení. To môže spôsobiť konflikty. Ak chcete minimalizovať pravdepodobnosť, že sa to stane, nainštalujte najnovšie aktualizácie všetkých doplnkov alebo programov integrovaných s Outlookom. Všetky programy a doplnky, ktoré nepoužívate a nepotrebujete ich ani integrovať s Outlookom, odinštalujte alebo zakážte.
Poznámka
V niektorých prípadoch môžu viacerí klienti a zariadenia Outlooku upraviť položky súčasne, čo môže viesť ku konfliktom. Ak chcete minimalizovať pravdepodobnosť, že sa to stane, nepracujte v rámci krátkeho časového úseku s jednou položkou v dvoch či viacerých klientoch alebo zariadeniach.