Vytvorenie ankety plánovania v Outlooku pre Windows

Organizátor môže odoslať viacero možností času prostredníctvom ankety plánovania a minimalizovať tak e-maily o plánovaní.

Vytvorenie ankety v Outlooku

1. Vyberte nastavenia schôdze.

   1. Zobrazenie všetkých hlasovaní: Kliknutím na toto prepojenie zobrazíte a spravujete všetky vami vytvorené ankety.

   2. Časové pásmo: Ak chcete zmeniť časové pásmo schôdze, vyberte rozbaľovaciu ponuku časového pásma.

      Poznámka

      Použité časové pásmo sa načíta prostredníctvom nastavení organizátora, zo zoznamu však môžete vybrať nové pásmo. Počíta sa s letným časom a na schôdzach po ročnom prechode sa zobrazuje správny čas.

   3. Trvanie: Zo zoznamu vyberte trvanie schôdze.

   4. Hodiny schôdzí: Začiarknutím obmedzíte navrhovaný čas schôdze iba na pracovné dni a pracovnú dobu.

      Poznámka

      Predvolené pracovné hodiny sa buď načítajú prostredníctvom nastavení organizátora (ak sú k dispozícii), alebo sa použijú nastavenia servera Exchange. Predvolené nastavenie je od 8:00 do 17:00, ak sa nenájdu žiadne nastavenia.

   5. Výber dátumu: Výber dátumu vám umožní vybrať rôzne dátumy, aby ste videli časovú dostupnosť. Do ankety môžete pridať časy z rôznych dátumov. Prípadne môžete použiť tlačidlá so šípkami doľava a doprava na prechod na predchádzajúci alebo nasledujúci deň a pomocou ikony kalendára (medzi tlačidlami so šípkami) prejsť späť na dnešný deň.

2. Plánovanie ankety preskúma plány účastníkov (ak sú k dispozícii) a navrhne zoznam vhodných časov schôdzí. Faktory, ktoré sa používajú na určenie najlepších možností, zahŕňajú počet voľných účastníkov, počet požadovaných a voliteľných účastníkov, či konfliktní účastníci majú v kalendári nezáväzné alebo zaneprázdnené záväzky.

   Poznámka

   Plánovanie ankety používa konto Microsoft 365 Business na prístup ku kalendáru a kalendárom účastníkov vo vašej organizácii na určenie dostupnosti. Kalendáre, ktoré nie sú priradené ku kontu Microsoft 365, zobrazia dostupnosť účastníka ako neznámu.

   1. People Icons: Keď ukážete myšou na ikonu osoby, zobrazí sa dostupnosť účastníkov a to, či sú povinní alebo voliteľní.

      1. Podčiarknuté: Organizátor
      2. Zelená: K dispozícii
      3. Červená: Nemám čas
      4. Fialová: Mimo pracoviska
      5. Sivá: Neznáma

   2. Tlačidlo Rozbaliť/Zbaliť: umožní zobraziť podrobný zoznam dostupnosti účastníkov a to, či sú pre daný časový návrh povinní alebo voliteľní.

3. Vyberte niekoľko vhodných časov schôdze. Tlačidlo Ďalej bude aktívne, ak vyberiete jednu alebo viaceré možnosti.

4. Kliknite na položku Ďalej. Pred dokončením vytvárania hlasovania sa zobrazí zoznam vybratých časov a nastavení hlasovania.

   

   1. Teraz môžete odstrániť všetky vybraté časy schôdze kliknutím na ikonu odstránenia v zozname Vybraté časy .

   2. Máte možnosť pridať miesto konania schôdze.

   3. Online schôdze sú predvolene povolené. Začiarknutím políčka vypnite online schôdzu . Názov nastavenia sa aktualizuje v závislosti od predvoleného poskytovateľa schôdzí, ktorý je vybratý vašou organizáciou. Poskytovateľa schôdze môžete zmeniť v nastaveniach Outlooku.

   4. Pomocou tlačidla Rozbaliť alebo zbaliť zobrazíte možnosti v časti Spravovať nastavenia ankety.

      1. Naplánovať, kedy účastníci dosiahnu konsenzus: Udalosť v kalendári sa automaticky naplánuje, ak všetci povinní účastníci hlasovali za konkrétnu časovú možnosť. Ak je k dispozícii viac možností, naplánuje sa najskoršia možnosť.
      2. Podržanie vybratých časov v kalendári: Pre každú možnosť, ktorú navrhnete, sa do kalendára umiestni nezáväzná udalosť. Všetky zadržania sa odstránia pri naplánovaní schôdze alebo zrušení hlasovania.
      3. Upozorniť ma na aktualizácie ankety: Pri každom hlasovaní účastníka dostanete e-mail. Správa obsahuje aktuálny stav ankety a možnosť naplánovania.
      4. Vyžadovanie overenia identity účastníkov: Aby sa zabránilo anonymnému hlasovaniu, účastníci sa budú musieť pred hlasovaním overiť.

1. Uzamknúť anketu pre účastníkov: Účastníci nebudú môcť navrhovať nové termíny ani upravovať ostatných účastníkov.

   Poznámka

   Správcovia nájomníkov môžu niektoré z týchto nastavení aktualizovať aj na úrovni organizácie pomocou príslušných rutín typu cmdlet. Ďalšie informácie nájdete v časti
   Set-OrganizationConfig (ExchangePowerShell):
   FindTimeAttendeeAuthenticationEnabled, FindTimeAutoScheduleDisabled, FindTimeLockPollForAttendeesEnabled a FindTimeOnlineMeetingOptionDisabled.

2. Vyberte položku Vytvoriť anketu. Plánovanie ankety vloží podrobnosti o ankete do tela e-mailu, ktoré obsahujú prepojenie na hlasovaciu stránku a prepojenie na všetky doteraz vytvorené ankety.

3. Výberom položky Odoslať odošlite e-mail a začnite hlasovanie.