Spravovanie viacerých plánov pomocou portfólií v Microsoft Planner

Portfóliá v Microsoft Planner poskytujú účinný spôsob sledovania kľúčových výstupov a medzníkov vo viacerých plánoch. S portfóliami v Planneri môžete monitorovať podrobnosti kritického plánu, ako je napríklad percento dokončenia a stav, vďaka čomu získate hlbší prehľad o priebehu projektu. Keďže portfóliá sú zabudované priamo do aplikácie Planner, môžete bez problémov spravovať úlohy, plány a portfóliá na jednom mieste bez ohľadu na to, či pracujete v Planneri pre web alebo v aplikácii Microsoft Teams.  

V záujme lepšieho usporiadania a kontroly nad plánmi pomocou zjednoteného riadenia projektov vás táto príručka prevedie nasledujúcimi krokmi:

• Vytvorenie portfólia v Planneri
• Pridanie plánov do portfólia
• Vytvorenie zobrazenia plánu
• Zdieľanie portfólia na bezproblémovú spoluprácu
• Opätovné vytvorenie existujúceho plánu ako portfólia

Vytvorenie portfólia v Planneri

Ak chcete začať, otvorte Planner v aplikácii Teams alebo prejdite na lokalitu planner.cloud.microsoft a získajte prístup k Planneru priamo z prehliadača. Ak máte licenciu na Planner a Project Plan 3 alebo Planner a Project Plan 5, karta Moje portfóliá sa zobrazí na ľavej navigačnej table priamo pod položkami Môj deň, Moje úlohy a Moje plány.

Potom postupujte podľa krokov uvedených nižšie:

1. Vyberte kartu Moje portfóliá a potom v pravom hornom rohu vyberte tlačidlo + Nové portfólio .

    

2. Zadajte zmysluplný názov svojho portfólia.

3. Ak chcete zdieľať portfólio s existujúcou skupinou, v rozbaľovacom zozname vyberte príslušnú skupinu a potom vyberte položku Vytvoriť.

Po vytvorení portfólia môžete začať efektívne pridávať plány a sledovať priebeh. 

Pridanie plánov do portfólia

Ak chcete pridať plány do svojho portfólia, postupujte takto:

1. Prejdite na kartu Plány v rámci novovytvoreného portfólia.

2. Výberom tlačidla + Pridať plán zobrazíte zoznam všetkých plánov premium , ktoré máte k dispozícii, vrátane plánov, ktoré ste vytvorili, a plánov, ktoré s vami niekto zdieľal.

   

3. Vyberte názov plánu, ktorý chcete pridať.

4. Výberom položky Pripojiť prepojíte plán s portfóliom. Tým sa nastaví plánovaný tok, aby sa údaje vášho portfólia udržiavali v aktuálnom stave.

Po pridaní plánu sa zobrazia kľúčové atribúty vrátane týchto:

• Projektový manažér
• Priebeh (percento dokončenia)
• Počiatočný dátum
• Koncový dátum

Tieto polia sú zobrazené iba v rámci portfólia a nemožno ich upravovať. Môžete však manuálne nastaviť pole Stav na sledovanie priebehu pomocou nasledujúcich možností: Nezačaté, Sledované, Ohrozené, Vypnuté a Uzavreté. 

Vytvorenie zobrazenia plánu

Ak chcete zobraziť svoje portfólio plánov a ich priradené úlohy ako vizuálnu časovú os, vyberte kartu Plán. Každý plán, ktorý ste pridali do svojho portfólia, sa automaticky zobrazí ako jedinečný riadok v zobrazení plánu. 

Ak už poznáte funkciu Plán v Project pre web, zobrazenie plánu v Planneri zdieľa mnohé rovnaké alebo podobné funkcie, ako napríklad možnosť:

• Pridanie úloh do plánu
• Pridanie kľúčových dátumov na sledovanie medzníkov
• Aktualizácia stavu jednotlivých úloh
• Úprava podrobností riadka plánu
• Prispôsobenie zobrazenia plánu

Pridanie úloh do plánu

Pridanie konkrétnych úloh do plánu a lepšie sledovanie týchto úloh v rámci plánu:

1. Vyberte plán a potom v hlavičke vyberte tlačidlo Pridať položku riadka .
2. Na bočnej table Aktualizovať položky sa zobrazí zoznam všetkých úloh v pláne. Vyberte úlohy, ktoré chcete sledovať.
3. Výberom položky Aktualizovať pridáte tieto úlohy do riadka príslušného plánu v pláne.

Pridanie kľúčových dátumov na sledovanie medzníkov

V zobrazení plánu môžete tiež pridať dôležité dátumy, ktoré pomôžu sledovať kľúčové medzníky. Ak to chcete urobiť, vyberte položku Pridať dátum kľúča v hlavičke karty Plán a potom zadajte príslušné podrobnosti. 

Aktualizácia stavu jednotlivých úloh

Manuálna aktualizácia stavu jednotlivých úloh:

• Vyberte fázu úlohy v zobrazení plánu.
• Upravte podrobnosti fázy vo výslednom kontextovom okne. Tu si môžete vybrať z nasledujúcich možností: Nenastavené, Sledované, Ohrozené, Vysoké riziko a Hotovo.

Úprava podrobností riadka plánu

Vyberte názov plánu a aktualizujte podrobnosti, napríklad názov plánu, vlastníka a položky riadka. Zobrazia sa aj možnosti obnovenia údajov plánu a prístup k prepojenosti Plán.

Prispôsobenie zobrazenia plánu

Zobrazenie plánu môžete prispôsobiť aj pomocou možností v pravom hornom rohu karty Plán. Tieto možnosti zahŕňajú:

• Zmena priblíženia časovej osi
• Filtrovanie podľa vlastníkov
• Prechod na konkrétny dátum

Zdieľanie portfólia na bezproblémovú spoluprácu

Ak chcete svoje portfólio zdieľať so spolupracovníkmi, vyberte položku Zobraziť a pridajte členov v pravom hornom rohu hlavičky portfólia. Tu môžete buď vytvoriť novú skupinu na zdieľanie portfólia, alebo pridať existujúcu skupinu. 

Správa prístupu

Portfóliá v Planneri používajú pre povolenia Skupiny v Microsoft 365. Ako vlastník skupiny môžete pridávať alebo odstraňovať členov a riadiť prístup na základe ich typu licencie:

• Portfóliá môžu upravovať používatelia s licenciou na Planner a Project Plan 3 alebo Planner a Project Plan 5.
• Používatelia s licenciou Planner v službe Microsoft 365 alebo Planner Plan 1 môžu zobrazovať portfóliá, ktoré s nimi zdieľajú, v režime iba na čítanie, ale nemôžu upravovať portfóliá.

Opätovné vytvorenie existujúceho plánu ako portfólia

Ak v súčasnosti používate funkciu Plán, dôrazne odporúčame znova vytvoriť existujúce plány ako portfóliá v Planneri, aby ste zabezpečili kontinuitu a zabránili prerušeniu sledovania vašich pracovných postupov. Nižšie sú uvedené kroky, ktoré je potrebné vykonať – vrátane užitočných poznámok a tipov – na opätovné vytvorenie existujúcich plánov ako portfólií v Planneri, aby ste mohli mať kontrolu nad svojimi plánmi.

Vytvorenie portfólia v Planneri

Ak chcete začať, postupujte podľa krokov uvedených vyššie a vytvorte portfólio v Planneri. Pri opätovnom vytvorení existujúceho plánu majte na pamäti nasledujúce pokyny:

• Odporúčame, aby ste pre svoje nové portfólio použili rovnaký názov , aby ste zachovali kontinuitu a známosť používateľov.
• Ak obnovujete zdieľaný plán, odporúčame vybrať rovnakú skupinu v Microsoft 365 , aby ste zachovali existujúce nastavenia spolupráce a nemuseli pridávať jednotlivých členov znova.

Pridanie plánov do portfólia

Potom postupujte podľa krokov na pridanie plánov do portfólia. Pri opätovnom vytvorení existujúceho plánu ako portfólia v Planneri je dôležité poznamenať, že:

• Proces pridania plánu do portfólia je podobný ako pripojenie projektu k riadku v rámci plánu. V Planneri sa však po pridaní plánu do svojho portfólia automaticky pridá nový riadok do zobrazenia plánu, takže ho už nemusíte vytvárať manuálne.

Vytvorenie zobrazenia plánu

Po pridaní plánov postupujte podľa krokov na vytvorenie zobrazenia plánu. Pri vytváraní zobrazenia plánu zvážte, či:

• Pridanie relevantných úloh do riadka každého plánu, nastavenie kľúčových dátumov a aktualizácia stavu úloh odráža známe rozloženie a sledovanie ako prostredie plánu v Project pre web.
• V zobrazení plánu je každý plán priradený k jednému riadku. Pre rovnaký plán nie je možné vytvoriť viacero riadkov, preto odporúčame pridať všetky relevantné úlohy pre plán do konkrétneho riadka, aby sa zaistila úplná viditeľnosť a sledovanie.

Zdieľanie portfólia

Postupujte podľa krokov na zdieľanie portfólia. Pri opätovnom vytvorení existujúceho plánu ako portfólia v Planneri je dôležité poznamenať, že:

• Možnosti zdieľania portfólií v Planneri fungujú podobne ako možnosti zdieľania plánov v Project pre web. Odporúčame zdieľať nové portfólio s rovnakou skupinou , s ktorou bol pôvodný plán zdieľaný, aby sa zabezpečila bezproblémová spolupráca.