Viete uznať, že na riadenie projektov používate tabuľkový hárok Microsoft Excelu a nevidíte dobrý dôvod na zmenu. Nie ste sami.
Vytvárať plán projektu v Exceli je lákavé, pretože vám to pomôže rýchlo vytvoriť zoznam všetkých projektov, usporiadať ich podľa svojich požiadaviek, ba dokonca vytvoriť niečo, čo pripomína zobrazenie Ganttovho grafu. Tabuľkový hárok je však zaostávajúci pri výpočte zmien v projekte.
Keď sa pricítite v situácii, že manipulujete s viacerými projektmi, prerušenými plánmi a zdieľanými zdrojmi, udržiavanie plánu v tabuľkovom hárku je namáhavou úlohou. Vďaka dynamickému mechanizmu plánovania, nástrojom na správu zdrojov a podpore pre lepšiu komunikáciu vám Microsoft Project pomôže dodržiavať správnu cestu.
Čo vás zaujíma?
- Využite správu zdrojov v celom podniku
- Vypočítanie vplyvu zmien dátumov v Projecte
- Používanie flexibilných metód vytvárania zostáv
- Integrácia s Excelom
Využite správu zdrojov v celom podniku
Čo sa stane, keď je zdroj priradený k viacerým projektom pomocou tabuľkových hárkov? Zdroje musíte spravovať mimo plánu projektu, a to buď manuálne, alebo pomocou programu tretej strany. Zdroje sú často neúmyselne preťažené, takže môžete stráviť veľa času snahami o preplánovanie práce.
Pomocou Microsoft Project Servera môžu všetky projekty vo vašej organizácii čerpať z centrálneho fondu podnikových zdrojov. Projektovým manažérom to umožní rýchlo zistiť dostupnosť zdroja ešte pred jeho priradením k úlohe.
Vypočítanie vplyvu zmien dátumov v Projecte
Povedzme, že sledujete projekt v tabuľkovom hárku. Tento projekt obsahuje úlohu, ktorá sa nemôže spustiť, kým iný projekt nevytvorí konkrétny výstup. Tento výstup je naplánovaný na 18. júna. Je 25. jún a stále naň čakáte. Ako dlho vám bude trvať, kým tabuľkový hárok aktualizujete zadaním nového dátumu úlohy, ktorý závisí od tohto výstupu? Možno nie dlho, ak sa úloha blíži ku koncu projektu, ale čo ak je blízko začiatku? A čo v prípade, že váš projekt má viac ako 50 úloh? Máte viac ako 100 úloh?
Project vám môže pomôcť rýchlo upraviť plán projektu a priradenie zdrojov pomocou svojho dynamického plánovacieho mechanizmu. Bezproblémovo spracúva zmenu dátumu a jej vplyvy a zohľadňuje všetky závislosti, výstupy a priradenia zdrojov. Project nielen automaticky prepočíta plán, ale Project tiež zvýrazní zmenené dátumy, aby ste mohli rýchlo vidieť vplyv každej zmeny plánu.
Používanie flexibilných metód vytvárania zostáv
O desať minút sa s manažérom uskutoční neplánovaná schôdza, na ktorej chcete prediskutovať stav projektu. Chcete priniesť správu o priebehu projektu, ale v takejto krátkej lehote je najlepšie, čo môžete urobiť, vytlačiť tabuľkový hárok a dúfať, že všetky údaje sú presné. Chceli by ste svojmu manažérovi poskytnúť dôkladnejšiu správu o projekte, ale nie je to možné v takom krátkom čase, keď používate tabuľku.
V Projecte môžete rýchlo vytvoriť vizuálnu zostavu využívajúcu šablónu, ktorá exportuje údaje do kontingenčného diagramu v Microsoft Visio Professional. Môžete si vybrať, ktoré polia chcete v zostave zvýrazniť vrátane všetkých vlastných polí, ktoré ste nastavili pre svoj projekt, a predložiť jednoduchú a stručnú zostavu na stretnutie s manažmentom.
Integrácia s Excelom
Exportovaním údajov projektu do Excelu môžete aj naďalej používať výkonné funkcie tabuľkového hárka a zároveň využívať výhody Projectu na sledovanie plánu a zdrojov projektu. Do plánu projektu môžete tiež importovať alebo vložiť excelové údaje.