Aj keď je dôležité odovzdávať hodiny, počas ktorých pracujete na úlohách v Project Web App, je rovnako dôležité komunikovať so svojím projektovým manažérom o tom, ako veci prebiehajú všeobecnejším spôsobom.
Témy, ktoré popisuje tento článok:
- Čas verzus priebeh úloh: Aký je rozdiel?
- Kde môžem zaznamenať svoj priebeh práce na úlohách?
- Pridanie poznámok týkajúcich sa vašej práce
Čas verzus priebeh úloh: Aký je rozdiel?
Skôr než budeme hovoriť o tom, ako v Project Web App nahlásiť priebeh úloh, je dôležité skontrolovať rozdiely medzi časom a priebehom úloh.
|
Čas je skutočný počet hodín, ktoré strávite prácou na konkrétnej úlohe. Tento čas vypĺňate do časového výkazu a tak zaznamenávate počet hodín strávených prácou na rozličných úlohách v priebehu pracovného týždňa. |
|---|---|
|
Priebeh úlohy je zastrešujúci výraz pre veci, ako je napríklad percento práce dokončenej pre úlohu (percento dokončenia) a množstvo práce, ktoré treba vykonať pred dokončením úlohy (zostávajúca práca). |
Predložený priebeh úlohy umožňuje podrobnejšie vykresliť vaše vnímanie toho, ako postupujete pri spracovaní úloh.
Pozrime sa spolu na príklad.
V tomto príklade vám priradili úlohu, ktorej plánované trvanie je 40 hodín.
V pondelok ste prácou na tejto úlohe strávili 8 hodín, v utorok 4 hodiny a v stredu 8 hodín, celkovo teda 20 hodín.
| Po | Tues (Tues) | Weds (Weds) | Št | Pia | CELKOM | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Skutočné | 8 | 4 | 8 | 0 | 0 | 20 |
| Plánované | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 40 |
Toto je čas , ktorý by ste zadali do časového výkazu.
Teraz sa pozrime na prácu, ktorú ste vykonali z hľadiska priebehu úlohy .
Napriek tomu, že ste prácou na úlohe strávili 20 hodín z plánovaných 40, pravdepodobne nemáte pocit, že je úloha splnená na 50 %.
Môžete si myslieť, že ste pokročili ďalej a 75 % práce na úlohe je hotových, alebo že trochu zaostávate a úloha je hotová asi na 25 %.
20 hodín zo 40 sa zobrazí takto:
V skutočnosti však môžete plán predbiehať asi takto:
Alebo za plánom zaostávať približne takto:
Keď oznámite odhadované percento dokončenia, toto je priebeh úlohy. Vykázanie odhadovaného počtu hodín, ktoré ešte treba stráviť prácou na úlohe (zostávajúca práca), sa takisto považuje za priebeh úlohy.
Pokračujme v našom príklade. Po dokončení 20 zo 40 naplánovaných hodín môžete mať pocit, že vám zostáva viac ako 20 hodín práce pred dokončením úlohy. Projektovému manažérovi môžete odoslať odhad o zostávajúcej práci, a tak ho informovať o priebehu úlohy.
Dobre. Pripomeňte mi však, aký to má zmysel?
Nezabudnite, že rovnako ako pri časových výkazoch, vykazovanie priebehu úloh, úprimne povedané, nie je o vás. Je dôležité pre projekt samotný a prináša istotu, že bude úloha splnená načas a náklady neprekročia plánovaný rozpočet.
Ak úloha, na ktorej pracujete, trvá dlhšie, než sa očakávalo, projektový manažér môže z akéhokoľvek dôvodu zmeniť usporiadanie úloh tak, aby sa celkový projekt nezľakol.
Dokonca aj keď robíte svoju prácu podľa svojich najlepších schopností, veci nie vždy fungujú podľa plánu. Každý dobrý projektový manažér to vie, takže to netrápte, ak priebeh úlohy nie je v súlade s plánom. Buďte úprimní, podeľte sa o to, ako sa veci vyvíjajú, a budete robiť svoju časť, aby ste projekt udržali v obraze.
Kde môžem zaznamenať svoj priebeh práce na úlohách?
Toto je otázka, na ktorú neexistuje jednoznačná odpoveď. Existujú dva spôsoby nastavenia Project Web App na zadávanie priebehu úloh.
Zobrazenie času a priebehu úlohy samostatne. Ak vaša organizácia Project Web App týmto spôsobom nastavila, členovia tímu zadávajú a odosielajú čas do zobrazenia časového výkazu a priebeh úloh v zobrazení Úlohy.
- Čas sa zadáva ako: Hodiny v zobrazení časového výkazu
- Priebeh úlohy sa zadáva ako: Percentuálny podiel dokončenia v zobrazení úloh + zostávajúca práca v zobrazení úloh
Jediné kombinované zobrazenie času a priebehu úlohy. Ak vaša organizácia Project Web App týmto spôsobom nastavila, členovia tímu môžu zaznamenať čas aj priebeh úloh v zobrazení časového výkazu. V tomto prípade je ako doplnok k zostávajúcej práci priebeh úlohy vyjadrený hodinami vašej práce, a nie percentom dokončenia.
- Čas sa zadáva ako: Hodiny v zobrazení časového výkazu
- Priebeh úlohy sa zadáva ako: Zostávajúca práca v zobrazení časového výkazu
Metóda kombinovaného zobrazenia (ktorú váš správca môže považovať za "režim jediného zadávania") eliminuje zaznamenávanie položiek na dvoch miestach, ale stratíte možnosť vykazovať percento dokončenia vo všeobecnom zmysle ("S touto úlohou som približne 25 %"."). Takže, tam sú klady a zápory. V konečnom dôsledku ako člen tímu idete s tým, čo si vaša organizácia vybrala, ale niekedy je užitočné poznať podrobnosti zo zákulisia.
Ste pripravení zaznamenať svoj priebeh úlohy?
Pridanie poznámok týkajúcich sa vašej práce
Ďalším spôsobom, ako môžete oznámiť svoj postup práce na úlohe, je pridanie poznámok k aktualizácii, ktorú posielate svojmu projektovému manažérovi. Niekedy je potrebné vysvetliť, prečo veci trvajú dlhšie, ako sme očakávali („Pridal/a som 20 hodín zostávajúcej práce, lebo...“), alebo pridať ďalšie podrobnosti týkajúce sa práce, ktorú ste vykonali tento týždeň („V utorok som strávil/a 6 hodín na…”)
Ak chcete pridať komentáre, pred odoslaním časového výkazu alebo priebehu úlohy začiarknite na páse s nástrojmi políčko Komentár pri odoslaní. Pred odoslaním zmien projektovému manažérovi tak budete môcť vyplniť pole s komentárom.