Zobrazenie vyťaženia zdrojov a dostupnosti v počítačovej verzii Projectu

Ako projektový manažér je jedným z najdôležitejších aspektov vašej roly monitorovanie priradených úloh pre každý zdroj, aby ste mohli efektívne vyvážiť ich vyťaženie. Niektoré zdroje môžu byť preťažené a iné môžu byť nedostatočne pridelené. Zobrazením ich vyťaženia a dostupnosti v Microsoft Projecte môžete skontrolovať, ako efektívne sa zdroje používajú v projekte a či je potrebné vykonať nejaké úpravy.

Čo vás zaujíma?

• Kontrola vyťaženia zdrojov pomocou zobrazenia Používanie zdrojov
• Kontrola dostupnosti podnikových zdrojov pomocou Projectu Online
• Zobrazenie individuálnych pracovných vyťažení pomocou grafu
• Zobrazenie zoznamu zdrojov, ktorú sú preťažené
• Zoskupenie zdrojov, ktoré sú preťažené
• Vyhľadanie zdrojov, ktoré sú dostupné

Kontrola vyťaženia zdrojov pomocou zobrazenia Používanie zdrojov

1. Na karte Úloha alebo Zdroj kliknite v rozbaľovacej ponuke Zobraziť na položku Používanie zdrojov.
2. Skontrolujte názvy zdrojov a ich priradené úlohy v časti tabuľky v zobrazení Používanie zdrojov.
3. Skontrolujte časť zobrazenia časovej mierky a zistite, ako je práca vyhradená počas vybratého časového obdobia.

V mnohých zobrazeniach zdrojov vrátane zobrazenia Používanie zdrojov sú preťažené zdroje označené červenou farbou. Preťaženie sa vyskytuje vždy, keď bol prekročený maximálny počet jednotiek zdroja na akékoľvek časové obdobie. V hárkoch zdrojov v poli s indikátorom preťažených zdrojov sa nachádza aj Indikátor vyvažovania zdrojov, ktorý znázorňuje vyváženosť zdroja. Skontrolujte indikátor a priradenia úloh, aby ste mohli vyhodnotiť, či je preťaženie prijateľné.

Predpokladajme napríklad, že dve úlohy trvajú 4 hodiny a obe sa začínajú a končia v rovnakom čase. Ak obe úlohy priradíte Petrovi, po technickej stránke bude preťažený, pretože počas tohto štvorhodinového rozpätia určeného pre dve úlohy bude musieť Peter pracovať na 200 percent. Ak je však vyvažovanie nastavené na dennej báze, nie je potrebné Petra vyvažovať, pretože v rámci celého dňa nepresiahne svoju osemhodinovú pracovnú kapacitu.

Zobrazenie Používanie zdrojov môžete tiež zobraziť a upraviť tak, aby sa v časovom výkaze zobrazovali všetky priradenia zdrojov a ich percentuálne vyjadrenie vyhradenej práce. Toto zobrazenie zobrazuje všetky priradenia podľa zdrojov a zobrazuje tiež, ako sú týmto zdrojom vyhradené priradené úlohy.

1. Na karte Úloha alebo Zdroj kliknite v rozbaľovacej ponuke Zobraziť na položku Používanie zdrojov.
2. Na karte Formát kliknite na položku Pridať podrobnosti.
3. V zozname Dostupné polia kliknite na položku Percentuálne vyhradenie a potom na položku Zobraziť.
4. Skontrolujte časť zobrazenia časovej mierky. V riadku %Alloc. , ktorý ste práve pridali, sa zobrazuje percento celkového dostupného pracovného času zdroja, ktorý je vyhradený priradeniam počas vybratého časového obdobia. Okrem toho časť zobrazenia časovej mierky zobrazuje preťaženú prácu zdroja aj jej percento vyhradenia červenou farbou, vďaka čomu môžete presne určiť, kedy sa zdroj preťaží.

Kontrola dostupnosti podnikových zdrojov pomocou Projectu Online

Ak chcete vyhľadať preťažené a nevyťažené zdroje v rámci jedného alebo viacerých projektov, môžete na to použiť Project Online a zobraziť v ňom graf a tabuľku s dostupnosťou zdrojov.

1. V Centre projektov programu Project Online kliknite v ponuke na ľavej strane na položku Zdroje.

2. Začiarknutím políčka vedľa mena zdroja alebo zdrojov ich vyberte a zobrazte informácie o ich dostupnosti a potom na karte Zdroje kliknite v sekcii Prejsť na položku Plánovanie kapacity.
   Ak chcete v zozname vybrať susediace zdroje, podržte kláves SHIFT a kliknite na prvý a potom na posledný zdroj. Ak chcete vybrať nesusediace zdroje, podržte stlačený kláves CTRL a klikajte na jednotlivé zdroje.

3. V sekcii Zobraziť na karte Dostupnosť vyberte zobrazenie zdroja.

   • Ak chcete zobraziť prácu na priradenej úlohe najprv podľa zdrojov a potom podľa projektov, v ktorých sa tieto zdroje budú vyskytovať, vyberte položku Práca podľa zdroja.
   • Ak chcete zobraziť prácu na priradenej úlohe podľa projektov, v ktorých sa tieto zdroje budú vyskytovať, vyberte položku Využitie zdroja podľa projektu.
   • Ak chcete zobraziť množstvo času, ktorý má zdroj k dispozícii na prácu počas zadaného časového obdobia, vyberte položku Zvyšná dostupnosť.
   • Ak chcete zobraziť množstvo práce, ktoré je zdroju priradené, vyberte položku Využitie zdroja.

4. Ak ste na predchádzajúcej strane vybrali viacero zdrojov, kliknutím na legendu v grafe môžete vybrať zdroje, ktoré chcete v grafe zobraziť.
   Tabla Podrobnosti nachádzajúca sa pod grafom zobrazuje časovú mierku s množstvom práce, ktorá je zdroju priradená v zadanom časovom období.

Zobrazenie individuálnych pracovných vyťažení pomocou grafu

Zobrazenie Graf zdrojov zobrazuje pruhový graf s vyťažením a dostupnosťou jednotlivých zdrojov. Pomocou tohto zobrazenia môžete rýchlo zistiť, či je vybratý zdroj v rámci zadaného časového obdobia preťažený alebo nevyťažený. Môžete tiež zobraziť percento jednotiek vyhradených pre priradenia spolu s maximálnou dostupnosťou jednotiek zdroja.

1. Na karte Zdroje vyberte v sekcii Zobraziť zobrazenie Graf zdrojov.
2. Posúvaním doľava alebo doprava v ľavom okne si pozrite meno prvého zdroja v zobrazení Graf zdrojov.
   Ak je meno zdroja uvedené červenou farbou, zdroj je preťažený. Zdroje uvedené čiernou farbou sú zaťažené akurát alebo nie sú dostatočne zaťažené.
3. Preskúmajte pruhový graf a zobrazte úroveň preťaženia alebo nevyťaženia.
   Modré pruhy (predvolene) označujú množstvo vyhradenej práce, ktorá je v rámci daného časového obdobia v maximálnej dostupnosti jednotky a pracovného času zdroja alebo pod ňou. Červené pruhy (predvolene) označujú, že je zdroj preťažený z dôvodu prekročenia maximálneho počtu jednotiek zdroja a dostupnosti pracovného času pre dané časové obdobie.
4. Skontrolujte najvyššie percentuálne hodnoty vyhradenia, ktoré sa vyskytujú v zobrazenom časovom období, čiže jednotky špičky zdroja v časovom období.
   Jednotky špičky sú uvedené v dolnej časti grafu.
5. Ak chcete zobraziť pruhový graf pre ďalší zdroj, stlačte kláves PAGE DOWN, prípadne použite posúvač alebo klávesy so šípkami.

Na začiatok stránky

Zobrazenie zoznamu zdrojov, ktorú sú preťažené

Pomocou zobrazenia Zoznam zdrojov a Používanie zdrojov môžete zobraziť zoznam len tých zdrojov, ktoré sú preťažené, a následne môžete tieto preťažené zdroje filtrovať.

1. V sekcii Zobraziť kliknite v rozbaľovacom zozname na položku Zoznam zdrojov alebo Používanie zdrojov.
2. Na karte Zobraziť kliknite v sekcii Údaje na rozbaľovaciu ponuku Filter a potom kliknite na položku Preťažené zdroje.
3. Ak chcete opäť zobraziť zoznam všetkých zdrojov, kliknite na rozbaľovaciu ponuku Filter a potom kliknite na položku Žiadny filter.

Zobrazenia úloh môžete tiež použiť na zobrazenie preťažení, aj keď sa v tomto prípade tieto preťaženia nezobrazujú červenou farbou, ako je to v prípade zobrazení zdrojov. Ak pracujete v zobrazení úloh, môžete prechádzať každou úlohou, v ktorej sa nachádzajú preťažené zdroje, a to aj napriek tomu, že zobrazenia úloh nebudú zobrazovať konkrétne preťažené zdroje, ani ich množstvo.

V ľubovoľnom zobrazení úloh, ako je napríklad Ganttov graf a Sieťový diagram, kliknite v sekcii Úroveň na karte Zdroj na položku Ďalšie preťaženie.

Zoskupenie zdrojov, ktoré sú preťažené

V zobrazení Hárok zdrojov alebo Používanie zdrojov môžete zoskupiť zdroje, ktoré sú preťažené. Zdroje môžete zoskupiť aj podľa ich jednotiek špičky, čo označuje ich maximálne percentuálne vyhradenie pre priradenia počas projektu. Kontrola preťažených zdrojov na základe rozsahu ich preťaženia vám umožňuje sústrediť sa najprv na najviac preťažené zdroje.

1. V sekcii Zobraziť kliknite na položku Zoznam zdrojov alebo Používanie zdrojov.
2. Na karte Zobraziť kliknite na rozbaľovaciu ponuku Zoskupiť podľa a potom kliknite na položku Nové zoskupenie podľa.
3. V poli Názov poľa vyberte položku Preťažené.
4. V poli Poradie vyberte položku Vzostupne alebo Zostupne.
   Ak kliknete na položku Vzostupne, skupina zdrojov, ktoré nie sú preťažené, sa zobrazí ako prvá a skupina preťažených zdrojov sa zobrazí ako druhá.
5. Ak chcete vytvoriť vnorené zoskupenie jednotiek špičky, kliknite na pole Potom podľa a potom kliknite na položku Špička.
6. Zadajte názov pre zoskupenie a potom kliknite na položku Použiť.
   Zobrazenie je zoskupené podľa vašich požiadaviek. Všetky zdroje, ktorých každé priradenie kedykoľvek počas projektu presahuje hranicu 100 jednotiek špičky, sú zoskupené pod názvom Preťažené: Áno. Ak určujete vnorené zoskupenie jednotiek špičky, môžu sa vyskytnúť aj ďalšie zoskupenia pod názvami, ako napríklad Špička: 200 %, Špička: 300 % atď.
7. Ak chcete v poli Zoskupiť podľa zobraziť zdroje v ich pôvodnom poradí, kliknite na položku [Žiadna skupina].

Vyhľadanie zdrojov, ktoré sú dostupné

Ak máte zdroje, ktoré sú preťažené, možno budete chcieť v projekte identifikovať zdroje, ktoré sú časovo k dispozícii, aby ste mohli prerozdeliť pracovné vyťaženie rovnomernejšie. Táto funkcia je užitočná aj vtedy, ak existujú ďalšie nepriradené úlohy a chcete zistiť, kto je k dispozícii, aby mohol túto prácu vykonať.

Dostupnosť zdroja sa vypočítava pomocou vzorca:

Dostupnosť zdrojov = Kapacita zdrojov - (Súhrnné priradenie zdroja + Výnimky kalendára)

Súhrnné priradenie zdroja je súhrn celkovej práce vykonanej zdrojmi a Výnimky kalendára sú všetky výnimky v základnom kalendári zdroja.

Ak chcete vyhľadať zdroje, ktoré by mohli na úlohe pracovať ďalšie hodiny navyše, môžete zobraziť a upraviť zobrazenie Používanie zdrojov, a zobraziť tak množstvo času (hodiny, dni alebo týždne), ktoré môže zdroj pre tieto dodatočne priradené úlohy poskytnúť. Toto zobrazenie môžete použiť aj na opätovné prerozdelenie preťažených zdrojov k takým zdrojom, ktoré vyťažené nie sú.

1. V sekcii Zobraziť kliknite na položku Používanie zdrojov.
2. Na karte Formát v sekcii Podrobnosti začiarknite políčko Zvyšná dostupnosť.
3. V riadku Zvyšná dostupnosť skontrolujte množstvo práce, ktoré v každom časovom období zodpovedá zvyšnej dostupnosti alebo nevyťaženiu.

Môžete tiež zobraziť a upraviť zobrazenie Graf zdrojov a zobraziť tak pruhový graf znázorňujúci pracovné vyťaženie jednotlivých zdrojov, čo vám umožní zistiť, kto môže pracovať ďalšie hodiny na úlohe. Informácie o nevyťažených zdrojoch si môžete naraz pozrieť v zobrazení Graf zdrojov. Zobrazí sa množstvo dostupnej práce podľa časového obdobia.

1. V sekcii Zobraziť kliknite na položku Graf zdrojov.
2. Na karte Formát kliknite na rozbaľovaciu ponuku Graf a potom vyberte položku Pracovná dostupnosť.
3. Pre vybratý zdroj môžete skontrolovať množstvo dostupnej práce zobrazenej v pruhovom grafe. Posúvajte sa v časovej mierke a zobrazte nedostatočné lokalizácie počas rôznych časových období.
4. Skontrolujte čas dostupný pre vybratý zdroj v dolnej časti grafu.
5. Ak chcete prejsť na ďalší zdroj s dostupným časom, stlačte kláves PAGE DOWN, prípadne použite posúvač alebo klávesy so šípkami nachádzajúce sa na ľavej table.

Na začiatok stránky