Jedným zo spôsobov riadenia spolupráce na dokumentoch je vyžadovanie vzatia súborov z projektu, najmä ak majú ku knižnici prístup viacerí používatelia. Ak sa vyžaduje vzatie knižnice z projektu, ostatní ľudia ho nemôžu prepísať. Hrozí vám však, že ostatným zabránite zobraziť najnovšie zmeny alebo aby zmeny vykonali sami. Ak na dokumente pracujú aj ostatní, je dôležité, aby sa súbory rýchlo vrátili späť do projektu.
Poznámka
Nekonfigurujte knižnicu tak, aby vyžadovala vzatie z projektu, ak používatelia plánujú spoluvytvárať dokumenty v knižnici. Ak je zapnutá možnosť vyžadovania vzatia z projektu, používatelia nemôžu s dokumentmi pracovať súčasne.
Vyžadovanie vzatia súborov z projektu na úpravy
Poznámka
Iba používatelia s povoleniami Úplný prístup alebo Návrh môžu nastaviť knižnice tak, aby vyžadovali vzatie súborov z projektu.
- Prejdite do knižnice, v ktorej chcete pracovať.
- Vyberte položku Nastavenia nastavenia
>knižnici Nastavenia.
Ak sa tieto položky ponuky nezobrazujú, na páse s nástrojmi vyberte položku Knižnica a v skupine Nastavenia vyberte položku Nastavenia knižnice. - Na stránke Nastavenia vyberte položku Ďalšie nastavenia knižnice (v prípade klasického SharePointu sa nachádza v časti Všeobecné nastavenia). Vyberte položku Nastavenie tvorby verzií.
- V časti Vyžadovať vzatie z projektu v časti Vyžadovať vzatie dokumentov z projektu pred ich úpravami vyberte možnosť Áno.
- Ak chcete nastavenia uložiť a vrátiť sa na stránku Nastavenia knižnice , vyberte tlačidlo OK.
Čo sa stane, keď sa v knižnici vyžaduje vzatie z projektu?
| Ak to urobíte... | Toto sa deje... |
|---|---|
| Vytvorenie alebo pridanie súboru do knižnice | Súbor máte pôvodne vzatý z projektu. Ostatní používatelia ich môžu zobraziť a pracovať s ním až potom, ako ich vrátite do knižnice. |
| Otvorenie súboru na úpravy | Súbor sa automaticky prevezme z projektu, keď vyberiete položku Upraviť. Zobrazí sa dialógové okno s upozornením, že sa chystáte vziať súbor z projektu, a ponúkne vám možnosť upraviť ho v lokálnom priečinku konceptov. Po vzatí z projektu je ikona súboru pokrytá zelenou šípkou smerujúcou nadol, čo znamená, že súbor je vzatý z projektu. Nikto iný nemôže zmeniť súbor a vaše zmeny nikto iný nemôže vidieť, kým ste súbor vzali z projektu. |
| Zmena informácií o súbore (vlastnosti) | Ak súbor ešte nie je vzatý z projektu, musíte ho vziať z projektu pred vykonaním zmien jeho vlastností, ako je napríklad názov, meno autora, termín dokončenia, počet slov atď. Zmeny budú platiť až po vrátení súboru späť do projektu. |
| Pokus o otvorenie súboru, ktorý vzal z projektu iný používateľ | Možnosti Vziať z projektu a Check In sú nedostupné. Súbor, ktorý vzal z projektu niekto iný, nie je možné vziať z projektu. Ak sa o to pokúsite, zobrazí sa dialógové okno s informáciou, že súbor vzal z projektu iný používateľ. Ak chcete zistiť, kto vzal súbor z projektu, ukážte na ikonu súboru. V popise sa zobrazí meno osoby, ktorá stránku vzala z projektu. Ak to potrebujete rýchlo, môžete sa obrátiť na túto osobu a požiadať ju o vrátenie súboru do projektu. |
| Vrátenie súboru do projektu | Zobrazí sa výzva, aby ste zadali komentár týkajúci sa vykonaných zmien. Ak sa v knižnici sledujú verzie, komentár sa stane súčasťou histórie verzií. Ak sa sledujú hlavné aj vedľajšie verzie, zobrazí sa výzva na výber typu verzie pridávanej do projektu. Ďalšie informácie o tvorbe verzií nájdete v téme Pozrite tiež. |
| Ponechanie súboru vzatého z projektu po dlhú dobu | Keď ste súbor vzali z projektu, nikto iný nemôže zobraziť ani upravovať súbor. Hoci je to užitočné v čase, keď vykonávate zmeny, môže to tiež zabrániť ostatným používateľom vykonávať ich priradené úlohy. Je dobrou obchodnou praxou a zároveň bežnou zdvorilosťou, aby sa súbor po vzatí z projektu čo najskôr vrátil do projektu. Za určitých okolností môže byť potrebné, aby správca vynútil vrátenie súboru do projektu. |