SharePoint ponúka škálovateľné možnosti bohaté na spravovanie obsahu. Ak potrebujete spravovať veľké množstvo súborov, zvážte použitie šablóny lokality centra dokumentov. Táto šablóna je optimalizovaná na rozsiahlu správu dokumentov. Môže vám to ušetriť čas a pomôcť zvýšiť efektivitu. Šablóna obsahuje verzie, identifikátory dokumentov, súpravy dokumentov, navigáciu metaúdajov a typy obsahu.
Lokalita centra dokumentov funguje v oboch týchto prípadoch:
- Prostredie na tvorbu obsahu V prostredí na tvorbu obsahu Centra dokumentov používatelia vytvárajú a upravujú tisíce dokumentov alebo mediálnych materiálov, ktoré sú uložené v centrálnom odkladacom priestore.
- Archív obsahu V archíve obsahu, ako je napríklad vedomostná databáza, používatelia ukladajú alebo zobrazujú dokumenty.
V tomto článku sa dozviete o funkciách v šablóne lokality centra dokumentov.
Ak chcete vytvoriť centrum dokumentov, pozrite si tému Používanie šablón na vytvorenie rôznych lokalít SharePoint
Čo je na lokalite Centrum dokumentov?
Šablóna lokality centra dokumentov obsahuje funkcie, ktoré zjednodušujú a zefektívňujú vytváranie a spravovanie veľkých množín dokumentov. Vlastník lokality môže vo väčšine prípadov pridať každú z týchto funkcií samostatne. Šablóna lokality centra dokumentov automaticky povoľuje odporúčané funkcie správy dokumentov. Tieto funkcie sú stručne popísané v nasledujúcich častiach.
Lokalitu centra dokumentov môžete použiť ako prostredie na tvorbu obsahu alebo ako archív obsahu. V prostredí na tvorbu obsahu používatelia často berú súbory z projektu a vracajú ich do projektu a vytvárajú štruktúry priečinkov pre tieto súbory. Je povolené vytváranie verzií a staršie verzie každého dokumentu sa zachovajú. Pracovné postupy môžu okrem toho riadiť životné cykly dokumentov.
Naproti tomu v archíve obsahu sa vyskytuje len veľmi málo tvorby. Používatelia iba zobrazujú alebo nahrávajú dokumenty. Šablóna lokality centra dokumentov podporuje vytvorenie typu archívu obsahu, ktorý sa nazýva archívy vedomostnej databázy. Vedomostné databázy spravidla obsahujú jednu verziu dokumentov a celá lokalita môže obsahovať milióny súborov. V rámci typického scenára (napríklad centrum technickej podpory pre veľkú organizáciu) môžu k obsahu pristupovať tisíce ľudí, najmä s cieľom prečítať si obsah. Len niektorí z nich nahrali na lokalitu nový obsah.
V nasledujúcich položkách sú popísané niektoré funkcie SharePointu, ktoré môžete zahrnúť do lokality Centrum dokumentov. Okrem týchto možností niektoré organizácie prispôsobujú aj vzhľad a navigáciu v centre dokumentov. Niektoré pridávajú vlastné webové časti.
Navigácia metaúdajov
Spravované metaúdaje sú systém, ktorý priraďuje k dokumentom v SharePointe určité výrazy. Tieto výrazy potom môžete použiť na klasifikáciu dokumentov. Metaúdaje môžete použiť aj na vytvorenie výkonného navigačného nástroja pre používateľov, ktorý im pomôže rýchlo nájsť, čo hľadajú.
Predpokladajme napríklad, že vaša spoločnosť má vedomostná databáza obsahujúca články, ktoré ľuďom pomáhajú pri riešení problémov s produktmi. Môžete vytvoriť výrazy metaúdajov, ktoré používateľom umožnia filtrovať informácie podľa produktu, typu problému alebo iných vlastností.
Identifikátory dokumentov
Na lokalite centra dokumentov získa každá časť obsahu jedinečný identifikátor, ktorý nesúvisí s umiestnením dokumentu, napríklad URL prepojenie. To znamená, že ak dokument premiestnite alebo premenujete, ID zostane rovnaké. ID môžete použiť na vytvorenie trvalého prepojenia na dokument a minimalizovanie počtu nefunkčných prepojení.
Verzie
Verzie sú na lokalite Centrum dokumentov povolené automaticky. To znamená, že automaticky máte históriu všetkých rôznych verzií súboru. V procese revízie dokumentu to napríklad znamená, že máte záznam o všetkých aktualizáciách, ktoré boli zadané počas cyklu revízií. Môžete sledovať aktualizácie, kontaktovať respondentov atď. Okrem toho, ak sa vyskytne problém s aktuálnou verziou článku, môžete sa rýchlo vrátiť na poslednú známu funkčnú verziu.
Typy obsahu
Typ obsahu predstavuje špecifický druh obsahu spolu so skupinou nastavení obsahu. Keď niekto vytvorí dokument s definovaným typom obsahu, automaticky prijme všetky príslušné nastavenia pre daný typ obsahu. Centrum dokumentov môže obsahovať kolekciu typov obsahu – rôzne typy dokumentov, videí, šablón atď.
Organizátor obsahu
Organizátor obsahu sa na lokalite Centrum dokumentov nepridá automaticky, mnohí používatelia ho však pridajú. Organizátor obsahu je sharepointovou funkciou, ktorá umožňuje spravovať celkovú organizáciu a štruktúru položiek. Pomocou metaúdajov alebo typov obsahu môže organizátor obsahu automaticky smerovať dokumenty a iné položky na určité miesta. Organizátor obsahu môže napríklad vo vedomostná databáza automaticky smerovať všetky nové odoslané položky do špeciálnej knižnice, v ktorej sa zhromažďujú články pre konkrétny produkt.