Pomocou hromadnej korešpondencie môžete vytvárať súbory dokumentov prispôsobených pre jednotlivých príjemcov. Formulárový list môžete napríklad prispôsobiť tak, aby obsahoval meno príjemcu. K dokumentu je priradený zdroj údajov, napríklad zoznam, tabuľkový hárok alebo databáza. Zástupné symboly, nazývané aj zlučovacie polia, poskytujú Wordu informácie o tom, kde v dokumente sa majú nachádzať informácie zo zdroja údajov.
Pracujete v hlavnom dokumente vo Worde a vkladáte zlučovacie polia pre prispôsobený obsah, ktorý chcete zahrnúť. Po dokončení hromadnej korešpondencie dokument hromadnej korešpondencie vygeneruje svoju prispôsobenú verziu pre každý názov v zdroji údajov.
Zdroje údajov
Prvým krokom pri nastavovaní hromadnej korešpondencie je vybrať zdroj údajov, ktorý použijete na prispôsobené informácie. Excelové tabuľkové hárky a zoznamy kontaktov Outlooku sú najčastejšími zdrojmi údajov, ale fungovať bude ľubovoľná databáza, ktorá sa dá pripojiť k Wordu. Ak ešte nemáte zdroj údajov, môžete ho dokonca zadať vo Worde v rámci procesu hromadnej korešpondencie.
Podrobné informácie o zdrojoch údajov nájdete v téme Zdroje údajov, ktoré možno používať pre hromadnú korešpondenciu.
Excel alebo Outlook
Ak viete, že ako zdroj údajov budete používať Excel alebo Outlook, pozrite si témy:
- Hromadná korešpondencia s použitím excelového tabuľkového hárka
- Použitie kontaktov Outlooku ako zdroja údajov pre hromadnú korešpondenciu
Typy dokumentov
Word poskytuje nástroje na začlenenie údajov do nasledujúcich typov dokumentov. Ak chcete zistiť podrobnosti o každom type, použite prepojenia:
-
Listy, ktoré obsahujú prispôsobený pozdrav. Každý list sa vytlačí na samostatný hárok papiera.
Vytvorenie a tlač dávky prispôsobených listov -
E-mail, kde adresa každého príjemcu je jedinou adresou v riadku Komu. E-mail budete odosielať priamo z Wordu.
Vytvorenie a odoslanie e-mailových správ -
Obálky alebo Menovky, v ktorých sa nachádzajú názvy a adresy zo zdroja údajov.
Vytvorenie a tlač dávky obálok pre korešpondenciu
Vytvorenie a tlač hárkov s menovkami s adresami -
Adresár, v ktorom je uvedený zoznam dávok informácií pre každú položku v zdroji údajov. Použite ho na vytlačenie zoznamu kontaktov alebo na uvedenie zoznamu skupín informácií, ako sú napríklad všetci študenti v každej triede. Tento typ dokumentu sa nazýva aj zlúčenie do katalógu.
Vytvorenie adresára mien, adries a ďalších informácií