Usporiadanie udalosti Engage

Podujatia umožňujú lídrom zdieľať svoju stratégiu a propagovať kultúru a zároveň pomáhajú zamestnancom spájať sa, nadväzovať kontakty a vymieňať si nápady. Konverzácie pomáhajú zaujať účastníkov pred, počas a po podujatí. Účastníci sa môžu pripojiť zo svojho počítača alebo mobilného zariadenia.  

Každý používateľ môže vo svojom scenári vytvárať udalosti Engage a správcovia komunity môžu vytvárať udalosti Engage pre svoju komunitu. Udalosti Engage podporujú tri typy udalostí: vysielanie, schôdze a asynchrónne spustenie. Pomocou týchto scenárov kombinujeme superschopnosti Teams a Engage do jednotného prostredia udalostí.

Roly organizátorov a prezentujúcich

Organizátor je tvorcom udalosti. Organizátori majú plnú kontrolu nad možnosťami úprav a odstraňovania udalostí.

Engage events podporuje až 10 spoluorganizátorov. Spoluorganizátori môžu moderovať udalosti, meniť možnosti zapojenia, ako napríklad moderovanie informačného kanála udalosti a anonymné zapojenie, a aktualizovať záznamy udalosti po udalosti.

Organizátori môžu označiť ľudí ako tvár udalosti. Odporúčaní používatelia sa zobrazia na stránke prvého kontaktu udalosti. Udalosť sa zobrazí v scenári odporúčaných používateľov, ktorí majú prístup k udalosti.

Organizátori a spoluorganizátori sa účastníkom nezobrazujú na stránke udalosti a nezobrazujú sa na kartách udalostí.

Organizátori určia prezentujúcich , ktorí budú zdieľať obsah a prednášať na podujatí. Toto je synchronizované s nastaveniami prezentujúceho v Teams.

Prezentujúcim môže byť ktokoľvek vo vašej organizácii. Počas podujatia môžu prezentovať svoju obrazovku a zdieľať hlas a video.

Kde sa udalosti konajú?

Podujatia Engage sa konajú na dvoch miestach: v scenári lídra alebo v komunite v aplikáciách Engage alebo Microsoft Teams.

Verejné a súkromné udalosti scenára

Udalosti scenára ponúkajú kontrolu nad tým, kedy je vaša udalosť verejná a súkromná. Nižšie je uvedený rozpis týchto dvoch možností viditeľnosti:

Verejné udalosti scenára	Každý v organizácii má prístup k podujatiu a môže sa jej pripojiť.
Scenár – súkromné udalosti	K udalosti sa môžu pripojiť organizátori, spoluorganizátori, prezentujúci a pozvaní účastníci (komunity, skupiny M365, distribučné zoznamy, skupiny zabezpečenia alebo jednotlivci).

Udalosti komunity

Udalosti komunity dodržiavajú štandardné nastavenia ochrany osobných údajov pre hostiteľskú komunitu.

• Engage podujatia vo verejných komunitách sú viditeľné pre všetkých v organizácii.
• Engage podujatia v súkromných komunitách sú viditeľné len pre členov komunity.

Udalosti komunity sa riadia ochranou osobných údajov komunity pri vytvorení. V nasledujúcej tabuľke je jasne znázornené správanie udalostí (už vytvorených – uplynulých a nadchádzajúcich), keď správca komunity vykoná zmeny v nastaveniach ochrany osobných údajov komunity:

Typ udalosti	Zmena ochrany osobných údajov komunity	Členstvo používateľov	Prístup na stránku udalosti	Zapojenie informačného kanála	Prístup k živému zobrazeniu	Prístup VoD
Asynchrónne	Verejné, súkromné >	Nečlen	Nie	Nie	Nie	Nie
Meeting	Verejné, súkromné >	Nečlen	Nie	Nie	Áno	Nie
Vysielať	Verejné, súkromné >	Nečlen	Nie	Nie	Áno (vrátane pozerania v Engage)	Nie
Asynchrónne	Súkromné verejné >	Nečlen	Áno	Áno	Nie	Áno
Meeting	Súkromné verejné >	Nečlen	Áno	Áno	Nie	Áno
Vysielať	Súkromné verejné >	Nečlen	Áno	Áno	Nie (vrátane sledovania v službe Engage)	Áno

Vytvorenie novej udalosti Engage

1. Novú udalosť Engage môžete vytvoriť dvomi spôsobmi.

   a. Prejdite do svojho scenára alebo komunity a vyberte kartu >UdalostiVytvoriť udalosť. Prejdite na svoj scenár alebo komunitu.

   b. Ak máte prístup k scenáru, vytvorte novú udalosť z najvyššej úrovne Engage. Na ľavom navigačnom paneli vyberte položku Vytvoriť novú a vyberte položku Udalosť.

   

2. Vyplňte názov, dátum a čas a ostatné časti tohto formulára. Počiatočný a koncový dátum určujú časové okno udalosti.

3. Vyberte, či chcete túto udalosť hosťovať v scenári alebo v komunite.
   Tým sa určí, kto sa môže udalosti zúčastniť a kde sa uloží jeho obsah.

   • Ak chcete vytvoriť udalosti komunity , musíte byť správcom komunity.
   • Ak chcete vytvoriť udalosti scenára , musí to byť váš vlastný scenár, alebo môžete byť delegátom lídra a mať prístup k scenáru lídrov.

   

4. Vyberte si z troch typov udalosti: asynchrónna udalosť, schôdza alebo vysielanie. Asynchrónna metóda je predvolená.

   • Ak chcete vytvoriť asynchrónnu udalosť bez možností videa, nechajte prepínač Povoliť vysielanie alebo schôdzu vypnutý. Ďalšie kroky nájdete v téme Udalosti Async Engage.

   • Zapnite prepínač Povoliť vysielanie alebo schôdzu a vyberte možnosť vysielania alebo schôdze. Ďalšie kroky nájdete v téme Schôdze v udalostiach Engage. Ak chcete nakonfigurovať vysielanie, pozrite si tému Vysielanie v udalostiach Engage.

     

Po vytvorení udalosti dostanú určení organizátori, spoluorganizátori a prezentujúci pozvánku kalendára.

Moderovanie udalosti Engage

Organizátori a spoluorganizátori udalosti môžu spravovať diskusie a odpovede počas udalosti.

Keď je moderovanie povolené, organizátori môžu skontrolovať otázky a príspevky diskusií pred ich publikovaním pre všetkých používateľov. Odpovede nie je možné moderovať. Organizátori môžu tiež súkromne odpovedať na nepublikované otázky účastníkov. Organizátor môže pred zverejnením okomentovať, prečo bola otázka zamietnutá, alebo požiadať o ďalšie vysvetlenie. Tieto odpovede sa ostatným účastníkom nezobrazujú a po publikovaní konverzácie sa už nikomu nezobrazujú.

Anonymné príspevky a komentáre sú skutočne anonymné, čo znamená, že nie sú priradené k používateľovi z dôvodu dodržiavania súladu a nezobrazia sa na karte Moje príspevky používateľa.

Odloženie alebo vypnutie otázok

Ak chcete začať udalosť bez otázok a diskusií, vypnite pri plánovaní udalosti otázky a diskusie pre účastníkov. Účastníci nebudú mať k dispozícii možnosti vydavateľa, ale organizátori a prezentujúci môžu uverejňovať príspevky aj tak. Tieto možnosti zapojenia účastníkov je možné kedykoľvek zmeniť. Ak chcete zmeniť možnosti zapojenia účastníkov pred, počas alebo po udalosti, prejdite na tlačidlo Upraviť podrobnosti , zmeňte nastavenia interakcie a udalosť uložte.

Monitorovanie otázok

Filtrujte v konverzáciách nezodpovedané otázky a vyhľadajte otázky bez najlepšej odpovede. Označí najlepšiu odpoveď (pod odpoveďou vyberte ikonu znaku začiarknutia ). Prepíšte najlepšiu odpoveď výberom novej najlepšej odpovede alebo označením aktuálnej najlepšej odpovede ako nesprávnej (ikona X ). Požiadajte konkrétne osoby, aby vo svojej odpovedi odpovedali na ich otázku @mentioning . V prípade každej najlepšej odpovede uveďte umiestnenie videa alebo konverzáciu (v aplikácii Engage alebo Teams), kde ste odpovedali na otázku.

Kalendár pozvánky

Po uložení novovytvorenej udalosti organizátori, spoluorganizátori a prezentujúci automaticky dostanú pozvánky kalendára. Všetky aktualizácie udalosti v rámci Engage zo strany organizátora sa prejavia v tejto pozvánke. Podrobnosti o prevádzke zahŕňajú:

• Prijaté pozvánky by sa z aplikácie Teams ani Outlook nemali upravovať ani preposielať.
• Ak potrebujete vykonať nejaké zmeny udalosti, urobte ich na stránke udalosti Engage. Vonkajšie zmeny v pozvánke sa neprejavia na udalosti v Engage.

Účastníci môžu rýchlo pridať alebo prijať pozvania kalendára pre každú udalosť:

• Vytvorenie novej pozvánky: organizátor vytvorí novú pozvánku s podrobnosťami a odošle ju vo vybranom čase účastníkom;
• Pridať do kalendára: Potenciálni účastníci môžu vybrať položku Pridať do kalendára na stránke udalosti a pridať udalosť do svojho kalendára.

Pridajte sa k udalosti

Na stránke prvého kontaktu udalosti môžu organizátori podujatia nájsť najvhodnejšie postupy propagácie podujatia a môžu začať zhromažďovať otázky účastníkov podujatia ešte pred uskutočnením živej časti podujatia.  

V deň udalosti, keď je udalosť "naživo", pozvaní vyberú možnosť Pripojiť sa k schôdzi alebo Pripojiť sa k vysielaniu na stránke prvého kontaktu udalosti alebo v pozvánke kalendára udalosti, ak organizátor samostatne poslal pozvánky.

Okrem zobrazovania udalostí a pripájania sa k nim prostredníctvom webu a mobilnej aplikácie Engage môžete zobraziť udalosti priamo v komunitách v aplikácii Teams. Bez ohľadu na to, či má používateľ webovú aplikáciu Engage, Microsoft Teams, mobilnú aplikáciu Engage alebo mobilná aplikácia Teams, môžu si prezerať udalosti Engage a zúčastňovať sa ich.

Správa záznamov udalostí s videom na požiadanie (VoD)

Ak sa po skončení živej časti udalosti s videoudalosťou nahrala, záznam (video na požiadanie) sa zobrazí v hornej časti stránky prvého kontaktu udalosti, aby ste k nej mali jednoduchý prístup.

• Záznamy zasadnutí komunity a vysielania videa sa automaticky ukladajú na jednotke SharePointu hostiteľskej komunity. Zdedí prístupové povolenia komunity.

  • Pri verejných komunitných schôdzach sa VoD automaticky zobrazí každému v sieti.
  • V prípade súkromných schôdzí komunity sa VoD automaticky zobrazí všetkým pozvaným účastníkom.

• Záznamy scenárovej schôdze a vysielania sa ukladajú vo OneDrive organizátora a riadia sa prístupovými povoleniami aplikácie Microsoft Teams, ktoré určí zoznam chatu. Organizátor musí vybrať položku Aktualizovať záznam, aby sa zabezpečilo, že všetci pozvaní účastníci budú vidieť oznámenie na doručenie do súkromných schôdzí a všetci v sieti požiadaviek na požiadanie pre verejné schôdze.

Ak chcete aktualizovať záznam schôdze na novú verziu, vyberte položku Aktualizovať záznam z hlavičky pretečenia na stránke udalosti, nahraďte prepojenie a vyberte položku Aktualizovať. Záznam sa aktualizuje a poskytuje prístup na základe nastavení prepojenia na záznam.

Po skončení podujatia skontrolujte, či nahrávku nerozdelila aplikácia Teams do viacerých videí. Stáva sa to, keď sú videá dlhé a presahujú limit ukladacieho priestoru na nahrávanie v Teams. Všetky záznamy sa nahrajú na správne miesto Engage. V prípade udalostí komunity v SharePoint Drive hostiteľskej komunity & v prípade udalostí scenára v organizátorovom One Drive ich stačí zlúčiť a aktualizovať prepojenie na záznam.

Osvedčené postupy pri organizovaní podujatí

Ak chcete zabezpečiť čo najlepšiu účasť na podujatí, použite tieto osvedčené postupy plánovania.

• Propagujte udalosť aspoň 24 hodín vopred. Zdieľajte prepojenie na udalosť prostredníctvom príspevkov, oznámení alebo pozvánok kalendára zo služby Viva Engage, Microsoft Teams, Outlooku alebo SharePointu v službe Microsoft 365.

• V pozvánke ľuďom pripomeňte, že sa môžu pripojiť z ľubovoľného zariadenia alebo si môžu pozrieť nahrávku neskôr.

• Vyberte čas, ktorý vyhovuje najväčšiemu počtu účastníkov v rôznych časových pásmach.

• Odošlite pripomenutia deň pred udalosťou a tesne pred udalosťou – funguje to!

• Získajte dynamiku tým, že budú účastníci klásť otázky týždeň pred podujatím.

• Motivujte prispievateľov tým, že ich povzbudíte, aby odpovedali na otázky:

  • Filtrovanie a odpovedanie na nezodpovedané otázky.
  • Označte najlepšie odpovede výberom ikon znakov začiarknutia pod položkou Odpovede.
  • @Mention konkrétnych ľudí, ktorí majú odpovedať na otázku.

• Po skončení udalosti pokračujte v konverzáciách s následnými odpoveďami na nezodpovedané otázky.

Zistite viac

Účasť na udalosti Engage

Asynchrónne udalosti Engage

Vysielania v udalostiach Engage

Schôdze v udalostiach Engage

Usporiadanie udalosti Engage

Panel analýzy pre udalosti Engage