Usporiadanie udalosti Engage

Udalosti umožňujú vedúcim predstaviteľom zdieľať svoju stratégiu a propagovať kultúru a zároveň pomáhať zamestnancom spojiť sa, vytvárať siete a vymieňať si nápady. Konverzácie pomáhajú udržiavať účastníkov zapojených pred, počas a po udalosti. Účastníci sa môžu pripojiť zo svojho počítača alebo mobilného zariadenia.

Každý používateľ môže vytvoriť Engage udalosti vo svojom scenári a správcovia komunity môžu vytvárať Engage udalosti pre svoju komunitu. Engage udalosti podporujú tri typy udalostí: vysielania, schôdze a asynchrónne. S týmito scenármi kombinujeme superveľmoci aplikácie Teams a Engage do zjednoteného prostredia udalostí.

Roly organizátorov a prezentujúceho

Organizátor je tvorcom udalosti. Organizátori majú úplnú kontrolu nad možnosťami úprav a odstraňovania udalostí.

Snímka obrazovky znázorňujúca, ako organizátori vyberú ľudí, ktorí vypĺňajú roly udalosti.

Engage udalosti podporujú až 10 spoluorganizátorov. Spoluorganizátori môžu moderovať udalosti, meniť možnosti rezervovania, ako je napríklad moderovanie informačného kanála udalosti a anonymné zapojenie, a aktualizovať záznamy udalostí po udalosti.

Organizátori môžu uvádzať ľudí ako tvár udalosti. Odporúčaní používatelia sa zobrazia na stránke prvého kontaktu udalosti. Udalosť sa zobrazí v scenári odporúčaných používateľov, ktorí majú prístup k udalosti.

Organizátori a spoluorganizátori sa účastníkom na stránke udalosti nezobrazujú a nezobrazujú sa na kartách udalostí.

Organizátori určia prezentujúceho, aby zdieľali obsah a hovorili na podujatí. Synchronizuje sa s nastaveniami prezentujúceho v Teams.

Prezentujúci môže byť ktokoľvek vo vašej organizácii. Počas podujatia môžu prezentovať svoju obrazovku a zdieľať hlas a video.

Dôležité: Webové prostredie aplikácie Microsoft Teams nepodporuje produkciu podujatí na radnici. Na prístup k tejto funkcii pre Engage vysielania vždy použite počítačovú aplikáciu Teams.

Kde sa konajú udalosti?

Engage udalosti sa konajú na dvoch miestach: v scenári vedúceho účastníka alebo v komunite v Engage alebo v aplikácii Microsoft Teams.

Verejné a súkromné udalosti scenára

Udalosti scenára ponúkajú kontrolu nad tým, kedy je vaša udalosť verejná alebo súkromná. Nižšie je uvedené rozdelenie týchto dvoch možností viditeľnosti:

Verejné udalosti scenára	K udalosti má prístup a môže sa k nemu pripojiť ktokoľvek v organizácii.
Súkromné udalosti scenára	Organizátori, spoluorganizátori, prezentujúci a pozvaní účastníci (komunity, skupiny v M365, distribučné zoznamy, skupiny zabezpečenia alebo jednotlivci) majú k udalosti prístup a môžu sa k nej pripojiť.

Udalosti komunity

Udalosti komunity dodržiavajú štandardné nastavenia ochrany osobných údajov pre hostiteľskú komunitu.

Engage udalosti vo verejných komunitách sú viditeľné pre všetkých používateľov v organizácii.
Engage udalosti v súkromných komunitách sú viditeľné len pre členov komunity.

Udalosti spoločenstva sa riadia ochranou osobných údajov komunity v čase vytvorenia. Nižšie uvedená tabuľka jasne popisuje správanie udalostí (už vytvorených – minulých a nadchádzajúcich), keď správca komunity zmení nastavenia ochrany osobných údajov v komunite:

Typ udalosti	Zmena ochrany osobných údajov v komunite	Členstvo používateľa	Prístup na stránku udalosti	Rezervovanie informačného kanála	Prístup k dynamickému zobrazeniu	Prístup vod
Async	Verejná > súkromná	Nečlen	Nie	Nie	Nie	Nie
Meeting	Verejná > súkromná	Nečlen	Nie	Nie	Áno	Nie
Vysielať	Verejná > súkromná	Nečlen	Nie	Nie	Áno (vrátane zobrazenia na Engage)	Nie
Async	Súkromná > verejná	Nečlen	Áno	Áno	Nie	Áno
Meeting	Súkromná > verejná	Nečlen	Áno	Áno	Nie	Áno
Vysielať	Súkromná > verejná	Nečlen	Áno	Áno	Nie (vrátane zobrazenia na Engage)	Áno

Vytvorenie novej udalosti Engage

Ak chcete vytvoriť udalosť v scenári alebo komunite, prejdite do svojho scenára alebo komunity. Vyberte kartu Udalosti > Vytvoriť udalosť.

Novú udalosť môžete začať aj od najvyššej úrovne Engage:

Na ľavom navigačnom paneli vyberte položku Vytvoriť nový a vyberte položku Udalosť.

Ľavá navigačná Engage poskytuje ponuku Vytvoriť nový.

Vyplňte názov, dátumy a časy a ďalšie časti tohto formulára. Počiatočný a koncový dátum definuje časové okno udalosti.
Vyberte, či sa má táto udalosť hosťovať v scenári alebo v komunite.

Tým sa určí, kto sa môže zúčastniť udalosti a kde sa obsah uloží.
1. Ak chcete vytvoriť udalosti komunity, musíte byť správcom komunity.
2. Ak chcete vytvoriť udalosti scenára, musí to byť váš vlastný scenár, alebo môžete byť delegátom pre vodiaceho účastníka a mať prístup k scenáru vedúcich.
Vyberte si z troch typov udalostí: Asynchrónny, Schôdza alebo Vysielanie. Asynchrónna hodnota je predvolená.
1. Ak chcete vytvoriť asynchrónnu udalosť bez možností videa, ponechajte prepínač Povoliť vysielanie alebo schôdzu vypnutý. Ďalšie kroky nájdete v téme Asynchrónne udalosti Engage.
2. Povoľte prepínač Povoliť vysielanie alebo schôdzu a vyberte možnosť vysielania alebo schôdze. Ďalšie kroky nájdete v téme Schôdze v Engage udalostiach alebo na konfiguráciu vysielania nájdete v téme Vysielanie v udalostiach Engage.

Po vytvorení udalosti dostanú určení organizátori, spoluorganizátori a prezentujúci pozvánku do kalendára.

Dôležité: Neupravujte udalosť v Outlooku ani v kalendári aplikácie Teams. Všetky úpravy udalostí je potrebné vykonať v Viva Engage.

Moderovanie udalosti Engage

Organizátori a spoluorganizátori môžu počas udalosti spravovať diskusie a odpovede.

Keď je zapnutá moderovanie, organizátori môžu pred publikovaním pre všetkých používateľov skontrolovať otázky a diskusné príspevky. Odpovede nie je možné moderovať. Organizátori môžu tiež odpovedať súkromne na nepublikované otázky účastníkov. Organizátor sa môže vyjadriť k tomu, prečo sa otázka zamietne, alebo môže pred publikovaním požiadať o ďalšie vysvetlenie. Tieto odpovede sa ostatným účastníkom nezobrazujú a po publikovaní konverzácie sa odpovede už nikomu nezobrazujú.

Anonymné príspevky a komentáre sú skutočne anonymné, čo znamená, že nie sú priradené k používateľovi prostredníctvom dodržiavania súladu a nezobrazia sa na karte Moje príspevky používateľa.

Odloženie alebo vypnutie otázok

Ak chcete udalosť začať bez otázok a diskusií, vypnite pri plánovaní udalosti otázky a diskusie pre účastníkov. Účastníci nebudú mať skúsenosti s vydavateľom, ale organizátori a prezentujúci môžu uverejňovať príspevky. Tieto možnosti rezervovania účastníkov je možné kedykoľvek zmeniť.
Ak chcete zmeniť možnosti rezervovania účastníkov pred, počas alebo po skončení udalosti, prejdite na tlačidlo Upraviť podrobnosti , zmeňte nastavenia rezervácie a uložte udalosť.

Monitorovanie otázok

Filtrujte konverzácie pre nezodpovedané otázky a nájdite otázky bez najlepšej odpovede.
Označte najlepšiu odpoveď (vyberte ikonu znaku začiarknutia pod odpoveďou).
Prepíšte najlepšiu odpoveď výberom novej najlepšej odpovede alebo označením aktuálnej najlepšej odpovede ako nesprávnej (ikona X).
Požiadajte konkrétnych ľudí, aby odpovedali na otázku @mentioning ich vo vašej odpovedi.
Pre každú najlepšiu odpoveď uveďte umiestnenie videa alebo konverzáciu (v Engage alebo Teams), kde bola zodpovedaná otázka.

Calendar pozvánky

Keď uložíte novovytvorenú udalosť, organizátori, spoluorganizátori a prezentujúci automaticky dostanú pozvánky do kalendára. Všetky aktualizácie udalostí Engage organizátorom sa prejavia v tejto pozvánke. Podrobnosti operácie zahŕňajú:

Prijatú pozvánku nie je možné upraviť ani preposlať.
Ak potrebujete v udalosti vykonať zmeny, urobte ich na stránke Engage udalosti. Zmeny vykonané v pozvánke nebudú odrážať udalosť v Engage.

Zmeňte informácie pre túto pozvánku na stránke vytvorenia udalosti Engage.

Účastníci môžu rýchlo pridávať alebo prijímať pozvánky kalendára pre každú udalosť:

Vytvorte novú pozvánku: organizátor vytvorí novú pozvánku s podrobnosťami a odošle ju účastníkom vo vybratom čase.
Pridanie do kalendára: Potenciálni účastníci môžu vybrať položku Pridať do kalendára na stránke udalosti a pridať udalosť do svojho kalendára.

Dôležité: Akcia Pridať do kalendára príjemcu pridá statický .icssúbor do kalendára účastníka. Budúce aktualizácie udalosti organizátorom (napríklad dátum/čas/popis) neaktualizujú pozvánky účastníkov automaticky.

Poznámka: Účastníci súkromných schôdzí scenára automaticky dostanú pozvánku do kalendára.

Dôležité: Pre všetky schôdze skupiny komunity nedostávajú pozvánky kalendára. Ak chcete prijímať pozvánky, pridajte ich jednotlivo alebo ako distribučný zoznam.

Pridajte sa k udalosti

Na vstupnej stránke udalosti môžu organizátori udalosti nájsť najvhodnejšie postupy na propagáciu udalosti a môžu začať zhromažďovať otázky účastníkov podujatia pred začiatkom živej časti podujatia.

V deň udalosti, keď je udalosť "živá", pozvaní vyberú možnosť Pripojiť sa k schôdzi alebo sa pripojiť k vysielaniu na stránke prvého kontaktu udalosti alebo v pozvánke kalendára udalosti, ak organizátor samostatne odoslal pozvánky.

Okrem zobrazovania udalostí a pripájania k udalostiam prostredníctvom Engage webu a mobilného zariadenia si môžete zobraziť udalosti priamo v komunitách v aplikácii Teams. Bez ohľadu na to, či má používateľ Engage web, Microsoft Teams, mobilnú aplikáciu Engage alebo mobilnú aplikáciu Teams, používatelia môžu zobrazovať udalosti Engage a zúčastňovať sa na ňom.

Poznámka: Ak skopírujete prepojenie z udalosti v komunitách v aplikácii Teams, prepojenie nasmeruje používateľov priamo do aplikácie Teams.

Správa záznamov udalostí na požiadanie (VoD)

Snímka obrazovky s videom na požiadanie, ktoré je na mieste živej schôdze Po skončení schôdze cez živé video sa v prípade zaznamenania udalosti v hornej časti stránky prvého kontaktu udalosti zobrazí záznam (video na požiadanie), aby ste k nemu mali jednoduchý prístup.

Dôležité: Ak chcete zabezpečiť, aby sa záznam udalosti zobrazil na stránke udalosti, nezabudnite udalosť zaznamenať. Záznam je predvolene zapnutý pre prípady vysielania a použitia schôdzí. Organizátori by mali vopred potvrdiť nastavenie nahrávania videa pre každú udalosť prostredníctvom možností schôdze cez Microsoft Teams.

Záznamy videa zo schôdze a vysielania komunity sa automaticky ukladajú na jednotke SharePoint hostiteľskej komunity. Dedí povolenia komunity na prístup.
- V prípade verejných schôdzí komunity môže každý v sieti automaticky vidieť VoD.
- V prípade súkromných schôdzí komunity sa všetkým pozvaným účastníkom automaticky zobrazí voD.
Záznamy o schôdzi a vysielaní scenára sú uložené vo OneDrive organizátora a dodržiavajú prístupové povolenia aplikácie Microsoft Teams určené zoznamom konverzácií. Organizátor musí vybrať položku Aktualizovať záznam, aby sa všetkým pozvaným účastníkom zobrazila voD pre súkromné schôdze a všetci v sieti mohli vidieť vod pre verejné schôdze.

Ak chcete záznam schôdze aktualizovať novou verziou, vyberte položku Aktualizovať záznam z hlavičky pretečenia na stránke udalosti, nahraďte prepojenie a vyberte položku Aktualizovať. Záznam sa aktualizuje a poskytuje prístup na základe nastavení prepojenia na záznam.

Po skončení udalosti skontrolujte, či je záznam rozdelený do viacerých videí aplikáciou Teams. Stáva sa to vtedy, keď sú videá dlhé a prekračujú limit ukladacieho priestoru na nahrávanie v aplikácii Teams. Všetky záznamy sa nahrajú do správneho umiestnenia Engage. V prípade udalostí komunity v sharepointovej jednotke hostiteľskej komunity & pre udalosti scenára vo OneDrive organizátora ich možno budete musieť zlúčiť a aktualizovať prepojenie na záznam.

Najvhodnejšie postupy pri hosťovaní udalostí

Ak chcete zabezpečiť najlepšiu možnú účasť na podujatí, použite nasledujúce najvhodnejšie postupy plánovania.

Propagujte podujatie aspoň 24 hodín vopred. Zdieľajte prepojenie na udalosť prostredníctvom príspevkov, oznámení alebo pozvánok kalendára z Viva Engage, Microsoft Teams, Outlooku alebo SharePointu v službe Microsoft 365.
V pozvánke pripomeňte ľuďom, že sa môžu pripojiť z ľubovoľného zariadenia alebo si záznam pozrieť neskôr.
Vyberte čas, ktorý vyhovuje väčšine účastníkov v rôznych časových pásmach.
Odoslať pripomenutia deň pred udalosťou a tesne pred ním – funguje to!
Budujte dynamiku tým, že účastníci kladú otázky v týždni pred podujatím.
Motivujte prispievateľov tým, že ich povzbudzujte, aby odpovedali na otázky:
- Filtrujte otázky a odpovedajte na nezodpovedané otázky.
- Označte najlepšie odpovede začiarknutím ikon znaku začiarknutia pod odpoveďami.
- @Mention konkrétnych ľudí, aby odpovedali na otázku.
Po skončení udalosti pokračujte v konverzáciách s následnými krokmi na nezodpovedané otázky.