Razvrščanje zapisov v zaporedju po meri

Velja za
Access za Microsoft 365 Access 2024 Access 2021 Access 2019 Access 2016

Včasih morda boste želeli podatke razvrstiti ne po abecednem ali številskem vrstnem redu, temveč po vrstnem redu, ki ga določi uporabnik (imenovan tudi logični vrstni red po meri ali logični vrstni red). Bolj smiselno je na primer razvrstiti dneve tedna tako, da je ponedeljek prvi, kot pa po abecednem vrstnem redu, kjer je petek prikazan prvi. Podatke je mogoče razvrstiti v pogledu podatkovnega lista tabele ali poizvedbe ali v pogledu obrazca obrazca.

Kaj želite narediti?

Razvrščanje majhnega, končnega števila enoličnih vrednosti polj

V tem postopku boste napisali izraz, ki uporablja funkcijo IIf za razvrstitev nazivov zaposlenih.

Najprej ustvarite tabelo s tremi polji – Naziv, Ime in Priimek. V polje »Naslov« vnesite te vrednosti za štiri nove zapise:

  • Notranji koordinator prodaje
  • Vodja prodaje
  • Prodajni zastopnik
  • Podpredsednik za prodajo

V polji »Ime« in »Priimek« štirih zapisov vnesite želena imena.

  1. Zdaj odprite tabelo v pogledu podatkovnega lista.
  2. Na zavihku » Osnovno « v skupini »Razvrsti & Filtriraj « kliknite » Dodatno « in nato v priročnem meniju še »Napredni filter/razvrščanje «.
  3. V mrežo dodajte želena polja, na primer ime, priimek in naziv.
  4. Z desno tipko miške kliknite vrstico »Polje« v prvem praznem stolpcu, kliknite »Zumiranje« in vnesite ta izraz:
    IIf([Naziv] = "Podpredsednik prodaje za prodajo"; 1; IIf([Naziv] = "Vodja prodaje", 2; IIf([Naziv] = "Prodajni zastopnik", 3; IIf([Naziv] = "Notranji koordinator prodaje", 4, 5))))
    »Naslov« je ime polja, v katerem so vrednosti, ki jih razvrščate. Vrednosti v narekovajih so posamezne vrednosti, shranjene v polju. Številska vrednost, ki sledi, je rang, ki ji je dodeljen. Predhodni izraz dodeli rang od 1 do 4 štirim različnim nazivom, vsem drugim pa dodeli rang 5. Ko izvedete razvrščanje, je naslovom, ki niso omenjeni v tem izrazu, dodeljen isti red (5).
  5. V vrstici » Razvrsti« za stolpec z izrazom kliknite »Naraščajoče«.
  6. Na zavihku » Osnovno « v skupini »Razvrsti & Filtriraj « kliknite »Preklopi filter«.
    Funkcija IIf vrne številsko vrednost, ki ustreza vrednosti v polju »Naslov«. Če je vrednost v polju » Naziv« na primer »Vodja prodaje«, je dodeljeno število 2. Če v polju »Naslov« vrednost, ki v funkciji ni navedena kot argument – na primer »Okrožni koordinator «, se ji dodeli številka 5. Poizvedba nato razvrsti ta števila v padajočem vrstnem redu.

Na vrh strani

Razvrščanje velikega števila enoličnih vrednosti polj

Če morate razvrstiti veliko vrednosti, je bolje, da ustvarite iskalno tabelo.

Recimo, da se tabela »Zaposleni« sklicuje na več kot 50 različnih nazivov. Najprej morate ustvariti iskalno tabelo in pripraviti obstoječo tabelo za iskanje nove tabele. Nato ustvarite relacijo dveh tabel in ustvarite poizvedbo.

Ustvarjanje iskalne tabele in spreminjanje obstoječe tabele

  1. Ustvarite novo iskalno tabelo, v kateri bodo shranjeni naslovi. Poimenujte tabelo »tblTitles« in polja nastavite na vrste podatkov, ki so označene v oklepajih, kot je prikazano v tej tabeli:

    ID naslova
    (Samoštevilo)    		 Naslov
    (Besedilo)
    1 Podpredsednik za prodajo
    2 Vodja prodaje
    3 Prodajni zastopnik
    4 Notranji koordinator prodaje

  2. Nastavite polje »IDnaslova« kot primarni ključ.

  3. Spremenite tabelo zaposlenih tako, da poišče tabelo »tblTitles«.

    • V pogledu načrta spremenite ime polja »Title« v »IDnaslova«.
    • V stolpcu podatkovnega tipa spremenite podatkovni tip v »Število«.

  4. Na zavihku »Splošno « v razdelku »Lastnosti polja« spremenite velikost polja v dolgo celo število.

  5. Shranite tabelo in prezrite opozorilo o izgubi podatkov.

  6. Preklopi v pogled podatkovnega lista.

  7. V stolpec »Naslovi« vnesite vrednost »IDnaslova«, ki ustreza vrednosti naslova.
    Na primer, za zapise, pri katerih je vrednost »Naslov« »Vodja prodaje«, vnesite 2. Za prodajnega zastopnika vnesite 3.

  8. Shranite in zaprite tabelo.

Relacija dveh tabel

  1. Na zavihku Orodja za zbirke podatkov v skupini Relacije kliknite Relacije.
  2. Na zavihku » Načrt « v skupini »Relacije « kliknite »Dodaj tabele « (ali »Pokaži tabele v Accessu«).
  3. Izberite »tblNaslovi« in »Zaposleni« in kliknite »Dodaj «, da jih dodate v okno »Odnosi«. Zaprite pogovorno polje Pokaži tabelo.
  4. Povlecite polje »IDnaslova« iz tabele »tblTitles« v polje »IDInaslova« v tabeli zaposlenih.
    Odpre se pogovorno okno »Urejanje relacij «.
  5. Prepričajte se, da so imena polj, ki so prikazana v obeh stolpcih, enaka kot »ID naslova« in da je v polju »Vrsta relacije« prikazano »ena proti mnogo«. Po potrebi lahko spremenite imena polj.
  6. Potrdite polje Vzpostavi referenčno integriteto.
  7. Kliknite Ustvari, če želite ustvariti relacijo.
    Pogovorno okno »Urejanje relacij « se zapre in shrani spremembe.
  8. Zaprite zavihek »Relacije «.

Ustvarjanje poizvedbe

  1. Na zavihku Ustvari v skupini Poizvedbe kliknite Načrt poizvedbe.
  2. V pogovornem oknu » Dodaj tabele « (Pokaži tabelo v Accessu) kliknite zavihek »Tabele «, dvokliknite »Zaposleni« in nato dvokliknite »tblNaslovi«.
  3. V mrežo načrta poizvedbe dodajte polja »IDzaposlenega«, »Priimek« in »Ime« iz tabele »Zaposleni« in polje »Naziv« iz tabele »tblNaslovi«.
  4. Preklopi v pogled podatkovnega lista.

Na vrh strani