V SharePointu lahko upravljate zapise v arhivu ali pa lahko upravljate zapise v istem skladišču dokumentov kot aktivne dokumente.
Pregled
Preden načrtujete rešitev za upravljanje zapisov, morate pri načrtovanju rešitve sodelovati s skrbniki. Več informacij o načrtovanju in izvajanju rešitev za upravljanje zapisov najdete v razdelku Glejte tudi .
Mesto središča z zapisi služi kot arhiv, dokumenti pa se kopirajo v arhiv, ko postanejo zapisi. Ali je bil dokument zapis ali ne, je bilo odvisno od tega, ali je živel v arhivu ali drugje.
Upravljanje zapisov je alternativa tradicionalnemu postopku kopiranja ali premikanja zapisov na drugo mesto in nato uporabe varnostnih in hranilnih pravilnikov. Zapise lahko upravljate »na mestu, kar pomeni, da lahko pustite dokument na trenutnem mestu na mestu, ga deklarirate kot zapis in uporabite ustrezne lastnosti varnosti, hrambe in razpolaganja za zapis.
Možen je tudi hibridni pristop . Zapise z aktivnimi dokumenti lahko na primer hranite dve leti, nato pa zapise premaknete v arhiv zapisov, ko je projekt končan.
Središče z zapisi
Vsebino iz vsega podjetja lahko pošljete v središče zapisov in jo nato preusmerite na ustrezno mesto, kjer pridobi ustrezna dovoljenja in pravilnike, kot sta potek in nadzor.
Metapodatki ali informacije o podatkih imajo ključno vlogo pri upravljanju informacij in njihovem poznejšem pridobivanju. Funkcije, kot so vrste vsebine, organizator vsebine in navidezne mape, pomagajo podpirati uporabo metapodatkov.
Funkcije središča za zapise vključujejo:
- ID dokumenta Vsakemu dokumentu je mogoče dodeliti enolični identifikator, ki ostane v dokumentu, tudi ko je arhiviran. To omogoča, da se zapisi enostavno sklicujejo z ID-jem, ne glede na to, kam se dokument premika.
- Večstopenjsko zadrževanje Pravilniki o hranjenju imajo lahko več stopenj, kar vam omogoča, da določite celoten življenjski cikel dokumenta kot en pravilnik (npr. vsako leto pregledate pogodbe in jih izbrišete po 7 letih)
- Revizijska poročila za posamezno postavko Ustvarite lahko prilagojeno poročilo o nadzoru posameznega zapisa.
- Hierarhični načrti datotek Ustvarite lahko globoke hierarhične strukture map in upravljate hranjenje v vsaki mapi v hierarhiji (ali podedujete iz nadrejenih map).
- Poročilo o načrtu datoteke Ustvarite lahko poročila o stanju, ki prikazujejo število elementov na vsaki stopnji datotečnega načrta, skupaj s paketom pravilnikov o hranjenju za vsako vozlišče v načrtu. Taksonomija in centralizirane vrste vsebine: Arhiv bo potrošnik taksonomij in vrst vsebin v celotnem podjetju, kar bo zagotavljalo doslednost in prenos konteksta med sodelovalnimi prostori in arhivom. Veliko več bomo govorili o naših naložbah v taksonomijo za leto 2010 v prihodnjih objavah.
- Taksonomija in centralizirane vrste vsebine Arhiv bo potrošnik taksonomij in vrst vsebin v celotnem podjetju, kar bo zagotavljalo doslednost in prenos konteksta med sodelovalnimi prostori in arhivom. Veliko več bomo govorili o naših naložbah v taksonomijo za leto 2010 v prihodnjih objavah.
- Organizator vsebine Usmerjevalnik zapisov lahko uporabi metapodatke za usmerjanje dohodnih dokumentov na pravo mesto v hierarhičnem načrtu datotek. Omogoča vam na primer, samodejno uveljavljanje pravil za predloženo vsebino, na primer »Če je kupoprodajna pogodba označena s projektom Alpha, pošljite v podmapo »Pogodbe »Alpha« in uporabite pravilnik o hranjenju mape za element.«
- Navidezne mape: Načrt datotek je odličen način za upravljanje skladišča, vendar pogosto čas ni tisto, kar želite uporabiti za krmarjenje in iskanje vsebine, ki jo iščete. Središče zapisov programa SharePoint 2010 uporablja novo funkcijo, imenovano krmarjenje na podlagi metapodatkov, ki vam omogoča, da ključne metapodatke razkrijete kot navidezne mape:
Upravljanje zapisov na mestu uporabe
Vsako mesto je mogoče omogočiti za upravljanje zapisov na mestu uporabe in ga konfigurirate kot sistem za upravljanje zapisov. V tej vrsti sistema lahko za razliko od središča za zapise zapise shranjujete skupaj z aktivnimi dokumenti v prostor za sodelovanje.
Upravljanje na mestu uporabe omogoča nadzor vsebine v prostorih za sodelovanje. To omogoča, da se nekateri SharePointovi dokumenti (ali blogi, wikiji, spletne strani in elementi seznama) prijavijo zapisi. Sistem lahko prepreči brisanje ali urejanje takih zapisov, če je to potrebno z definicijo zapisa v vaši organizaciji.
Nadzor, hranjenje, potek, poročanje, potek dela, potek dela zapisov, e-odkrivanje in pravno zadržanje so funkcije, ki jih lahko uporabite v prostoru za sodelovanje, ko iščete ravnovesje med SharePointovo vrednostjo za končne uporabnike in potrebo po upravljanju informacij.
Zapise lahko deklarirate ročno, kot del večjega procesa v poteku dela ali kot načrtovani del hrambe dokumenta, na primer po 2 letih. Ključno je, da se vsebina, ko je deklarirana kot zapis, ne premakne v arhiv - ostane tam, kjer je, tako da lahko končni uporabniki še vedno najdejo vsebino in z njo komunicirajo.
Nekatere dodatne prednosti uporabe sistema za upravljanje zapisov na mestu uporabe so:
- Zapisi lahko obstajajo in jih upravljate na več mestih.
- Če je shranjevanje različic omogočeno, je vzdrževanje različic zapisov samodejno.
- Iskanje se lahko izvede hkrati po zapisih in aktivnih dokumentih.
- Širši nadzor nad tem, kaj je zapis v vaši organizaciji in kdo lahko ustvari zapis.
Upoštevanje pri načrtovanju rešitve
Ko razmišljate o tem, ali želite upravljati zapise v ločenem središču z zapisi ali na istem mestu za sodelovanje, na katerem so bili dokumenti ustvarjeni, razmislite o teh vprašanjih:
- Ali je upravljanje mesta za sodelovanje primerno za upravljanje zapisov?
- Ali za vašo panogo veljajo regulativne zahteve, da se zapisi ločijo od aktivnih dokumentov?
- Ali je treba skrbniku mesta za sodelovanje zaupati pri upravljanju mesta, ki vsebuje zapise?
- Morda boste želeli shraniti zapise na mesto, ki uporablja bolj omejen dostop kot mesto za sodelovanje, ali na mesto, ki je varnostno kopirano po drugem urniku.
- Kako dolgo bo spletno mesto za sodelovanje v uporabi? Če bo treba zapise hraniti dlje, kot je projekt v teku, izbira strategije za upravljanje zapisov na mestu uporabe pomeni, da boste morali mesto za sodelovanje vzdrževati tudi po tem, ko ga ne uporabljate več.
- Ali bodo člani projekta potrebovali pogost dostop do dokumentov, potem ko bodo dokumenti postali evidentirani? Če uporabljate pristop na mestu uporabe, lahko člani projekta dostopajo do dokumentov na enak način, ne glede na to, ali so dokumenti aktivni ali so zapisi.
- Ali so upravitelji zapisov v vaši organizaciji odgovorni le za zapise ali so odgovorni za vse informacije, ne glede na to, ali so aktivne ali zapise? Če so upravitelji zapisov odgovorni samo za uradne zapise, je zanje morda lažje imeti ločen center za zapise.