S storitvami za poslovno povezanost lahko povežete zunanje podatke s SharePointovim mestom in jih uporabljate, kot da bi bili izvorni za vaše mesto. Tukaj je zbirka informacij o tem, kaj so zunanji podatki, kje jih lahko dobite in kako jih uporabiti.
Če želite več informacij, glejte Iskanje vsebine o zunanjih podatkih.
V tem članku
Prikaz zunanjih podatkov v Officeovih izdelkih
- Analizirajte zunanje podatke v Excelu
- Dodajanje zunanjih podatkov v Wordove dokumente
- Sinhronizacija zunanjih podatkov v Outlooku
- Izboljšanje dostopa do zunanjih podatkov z InfoPathovimi obrazci
- Dodajanje zunanjih podatkov v objavljene Visiove diagrame
- Uvoz in osveževanje zunanjih podatkov v Accessu
Razumevanje širše slike
Obstaja veliko razlogov za uporabo zunanjih podatkov. Majhna skupina lahko naredi velike stvari, ko skupaj ustvari poslovno rešitev, ki temelji na zunanjih podatkih. Tukaj je opisano, kako se to pogosto počne in kakšne nagrade lahko prinese.
Zakaj uporabljati zunanje podatke?
Ko uporabljate SharePointove izdelke za poenostavitev poslovnih dejavnosti, boste morda morali vključiti zunanje podatke, kot so zbirke podatkov, poslovni programi in spletne storitve. Toda ti zunanji podatki so pogosto kot osamljen otok, ki je omejen na privilegirane ljudi ali pa je preprosto težko priti. Ali obstaja način, da te zunanje podatke nemoteno prenesete v SharePointove izdelke in Officeove izdelke, tako da lahko izkoristite znani vmesnik in dodatno izboljšate svoje poslovanje?
To je bistvo storitev poslovne povezljivosti. Omogoča varen in učinkovit dostop do najrazličnejših zunanjih podatkov. To se naredi s celovitim okvirom, ki zagotavlja standardne uporabniške in programske vmesnike. Poleg tega lahko ustvarite široko paleto poslovnih rešitev, tako brez kode, rešitve SharePoint Composite za preproste do vmesne dejavnosti in rešitve, ki temeljijo na kodi za napredne potrebe. Lahko na primer:
- Ustvarite SharePointov zunanji seznam podatkov o osebju zaposlenih, shranjenih v zaledni zbirki podatkov, ki jo lahko uporabniki berejo in pišejo, podobno kot izvorni SharePointov seznam.
- Povežite posodobljene podatke o strankah v sistemu za načrtovanje virov podjetja (ERP) v organizaciji kot nabor Outlookovih stikov in celo omogočite dostop brez povezave.
- Ustvarite rešitev za načrtovanje dogodkov, ki je povezana z nadzorovanim poslovnim programom, vendar uporablja SharePointov koledar, ki ga lahko vidijo vsi.
- Ustvarite aplikacijo Microsoft Silverlight s čudovitim vizualnim uporabniškim vmesnikom, ki deluje z zunanjimi podatki iz spleta.
Skratka, storitve za poslovno povezljivost vam omogočajo, da se povežete z zunanjimi podatki, komunicirate z njimi in odklenete njihovo vrednost.
Trije bistveni scenariji
Želite izvedeti več? Tukaj so trije primeri bistvenih rešitev, ki temeljijo na storitvah za poslovno povezljivost.
Služba za pomoč uporabnikom Veliko podjetje ima službo za pomoč, ki zagotavlja notranjo tehnično podporo. Zahteve za podporo in zbirka znanja za tehnično podporo so shranjene v zunanji zbirki podatkov, vendar so v celoti integrirane v SharePointovo mesto z zunanjimi seznami in spletnimi gradniki poslovnih podatkov. Informacijski delavci si lahko svoje trenutne zahteve ogledajo tudi v programu Microsoft Outlook 2013 v spletu. Strokovnjaki za tehnično podporo si lahko ogledajo zahteve, ki so jim dodeljene v programu Outlook 2013 v spletnem dostopu in brez njega. Poteki dela samodejno upravljajo težave s podporo v vsaki fazi: odprto, dodeljeno, stopnjevano, rešeno in zaprto. Vodje v skupini za tehnično podporo si lahko z ustreznim dovoljenjem ogledajo nadzorne plošče, na katerih so prikazana poročila o podpori, ki navajajo število težav s podporo, dodeljenih posameznemu strokovnjaku za podporo, najnovejše ali najbolj kritične težave in število primerov podpore, ki jih obravnava posamezen strokovnjak za podporo v določenem časovnem obdobju. Upravitelji lahko podatke izvozijo tudi v Microsoft Excel 2013 za nadaljnjo podrobno analizo s pogojnim oblikovanjem in grafikoni.
Sledilnik izvajalcev Agencija za talente integrira svojo zbirko podatkov o izvajalcih v svoje notranje SharePointovo spletno mesto skupine, ki vključuje celoten seznam izvajalcev, njihove podatke za stik in urnike nastopov. Pogodbe za snemanje v obliki predlog dokumentov Word se ustvarijo in samodejno izpolnijo z najnovejšimi informacijami o izvajalcu. Potek dela vodi vsako pogodbo skozi različne faze. Posredniki lahko dodajo nove izvajalce na zunanji seznam z InfoPathovim obrazcem. S to rešitvijo imajo agenti za talente vedno v bližini informacije, ki jih potrebujejo, in lahko opravljajo številna ključna opravila z uporabo znanih Officeovih izdelkov.
Nadzorna plošča za prodajo Aplikacija nadzorne plošče za prodajo pomaga prodajnim sodelavcem hitro najti prodajna naročila in podatke o strankah, upravljane v sistemu za upravljanje odnosov s strankami (CRM). Glede na vloge in ustrezna dovoljenja si lahko člani skupine ogledajo informacije o analitiki prodaje, podatke o uspešnosti prodaje posameznih članov skupine, potencialne stranke ter kontaktne podatke in naročila stranke. Prodajni strokovnjaki si lahko ogledajo svoje dnevne koledarje, si ogledajo opravila, ki so jim jih dodelili njihovi vodje, sodelujejo s člani skupine in berejo novice iz panoge. Visiov diagram prodajnih območij preslikava prodajo po mesecih in vsebuje podatke v živo iz zaledne zbirke podatkov, ki jih je mogoče preprosto osvežiti. Z uporabo Word dokumenta lahko upravitelji hitro ustvarijo mesečna poročila o stanju, ki samodejno vključujejo podatke iz zunanjih sistemov.
že pot do tja polovica zabave
Storitve za poslovno povezanost so kot velik dežnik, ki obsega številne SharePointove in Officeove funkcije. Vendar pa ne deluje »vnaprej iz škatle«, ker je vsak zunanji vir podatkov edinstven in vsaka organizacija ima posebne potrebe. Ko postavite temelje, na mestu uporabe ali v oblaku, lahko zunanje podatke prikažete v SharePointovih izdelkih in Officeovih izdelkih. Pri delu z zunanjimi podatki običajno greste skozi tri različne faze:
Temeljna faza V tej fazi načrtujete, pripravite in nastavite način dostopa do zunanjih podatkov. To običajno pomeni tesno sodelovanje s skrbnikom in včasih razvijalcem, da bi razumeli, kaj se mora zgoditi. Pomembni cilji so prepoznavanje poslovnih in tehničnih zahtev, priprava zunanjega vira podatkov, zagotavljanje varnega dostopa do podatkov z uporabo storitve varnega shranjevanja in določanje obsega celotne rešitve. Ključni cilj je ustvarjanje zunanje vrste vsebine, ki je podroben paket povezav, metapodatkov in drugih informacij, ki se uporabljajo za pridobivanje zunanjih podatkov.
SharePointova faza Ko so temelji postavljeni, lahko zdaj prikažete zunanje podatke v SharePointovih izdelkih na različne načine, vključno z zunanjimi seznami, stolpci zunanjih podatkov, spletnimi gradniki poslovnih podatkov, poteki dela, rezultati iskanja, stranmi profila, dejanji, programi za SharePoint in SharePointovimi komponentami ali rešitvami, ki temeljijo na kodi.
Pisarniška faza Ko ustvarite dostop do zunanjih podatkov v SharePointovih izdelkih, lahko zdaj prikažete podatke v različnih Officeovih izdelkih (vključno z Excelom, Wordom, Outlookom, Visiom, Accessom in InfoPathom), programih za Office in Officeovih komponentah, dodatkih ali rešitvah, ki temeljijo na kodi.
Več podrobnosti o vsaki od teh funkcij boste našli v nadaljevanju tega članka.
Kateri klobuk nosite?
Razvoj rešitve, ki temelji na zunanjih podatkih, je običajno timsko delo in način dela je odvisen od vaše vloge. Naslednji diagram prikazuje pogled na visoki ravni vlog in rešitev, ki so vključene v celoten življenjski cikel razvoja.
Uporabniki Uporabniki sestavljajo preproste rešitve z uporabo osnovnih zmogljivosti SharePointovih izdelkov in Officeovih izdelkov. Primeri vključujejo:
- Ustvarjanje zunanjega seznama, različnih pogledov seznama in dodajanje različnih filtrov in razvrščanja.
- Izvoz zunanjega seznama v Excel 2013 za nadaljnjo analizo podatkov.
- Povezovanje zunanjega seznama s programom Outlook 2013 za delo z zunanjimi podatki v spletu in brez povezave.
Napredni uporabniki Napredni uporabniki ustvarjajo preproste do vmesne poslovne rešitve brez kode in pogosto potrebujejo znanje poslovnega analitika za razumevanje sistemov baz podatkov in celotnih poslovnih procesov v organizaciji. Prav tako sporočajo zahteve skrbnikom in razvijalcem, pa tudi poslovnim vodjem in morda oblikovalcem spletnih mest. Primeri vključujejo:
- Ustvarjanje vrste zunanje vsebine s programom Microsoft SharePoint Designer 2013.
- Ustvarjanje stolpcev zunanjih podatkov v knjižnicah in povezovanje stolpcev s kontrolniki vsebine v prilagojeni Wordovi predlogi, kot je pogodba ali račun.
- Prilagajanje InfoPathovih obrazcev za zamenjavo privzetih obrazcev s SharePointovim seznamom.
- Načrtovanje spletne strani, ki povezuje spletne gradnike poslovnih podatkov na uporaben način za ustvarjanje delovnega prostora z informacijami.
- Ustvarjanje Outlookove rešitve, ki zagotavlja prilagojene obrazce, poglede, ukaze na traku, dejanja in podokna opravil.
- Ustvarjanje poteka dela, ki uporablja podatke zunanjega seznama.
Skrbniki Skrbniki upravljajo uporabniška dovoljenja in varnost za več različnih SharePointovih komponent, vključno z zunanjo vrsto vsebine in zunanjo zbirko podatkov. Ključna dejavnost vključuje nastavitev ciljnih aplikacij storitve varnega shranjevanja, preslikavo poverilnic in določanje najboljših metod preverjanja pristnosti. Drugi primeri operacij:
- Upravljanje in nastavitev dostopa do zunanjih podatkov, dovoljenj in poizvedb.
- uvoz in izvoz vrst zunanje vsebine iz shrambe metapodatkov BDC,
- Nastavitev strani profila, dejanj in rezultatov iskanja po meri.
Razvijalci Razvijalci lahko ustvarijo različne rešitve po meri, ki segajo od ciljnih komponent za vnovično uporabo do naprednih rešitev na osnovi kode. Primeri vključujejo:
- napredne vrste zunanje vsebine, razvite v programu Microsoft Visual Studio, na primer vrste polj po meri, ki uporabljajo zapletene hierarhične podatke.
- Združeni podatki iz več storitev, predstavljeni kot en model BDC.
- Komponente, ki jih je mogoče znova uporabiti, spletni gradniki po meri, dejavnosti poteka dela po meri in InfoPathovi obrazci s kodo.
- Deli zunanjih podatkov po meri za Outlookove rešitve.
- Aplikacije Microsoft Silverlight in dodatki za Office.
- opozorila po meri z ogrodjem dogodkov.
- Povezave po meri ali rešitve z upravljano kodo.
Postavljanje temeljev
Ne glede na to, katero rešitev za zunanje podatke želite ustvariti, morate ustvariti trdne temelje, kar pomeni: pridobivanje in nastavitev ustrezne programske opreme, izbira in priprava zunanjega podatkovnega vira, vklop SharePointovih storitev in računov in ustvarjanje zunanje vrste vsebine.
Spoznajte SharePointovo okolje
Ko uporabljate ali ustvarjate rešitev za zunanje podatke, obstajajo razlike v funkcijah in funkcionalnostih, ki jih morate poznati glede na SharePointovo okolje:
- Na mestu uporabe Če ustvarite rešitev, v kateri so uporabniki in vaša rešitev povsem na mestu uporabe (za požarnim zidom), so podprte vse funkcije storitev za poslovno povezanost.
- Oblak Če uporabljate SharePoint (paket 2, E3 in E4) v okolju Microsoft 365, potem je na voljo podnabor funkcij. Zunanji seznami, spletni gradniki poslovnih podatkov in ogrodje dogodkov so na primer podprti, strani profila, dejanja in ogrodje povezovalnika pa ne. Poleg tega se lahko povežete le s temi viri podatkov: spletnimi storitvami WCF, storitvijo OData in SQL Server Azure.
- Hibridno Vaša organizacija je morda že vložila znatne naložbe v vire podatkov na mestu uporabe, kot so poslovne aplikacije in sistemi ERP. Vendar pa je lahko vaša organizacija tudi v hibridnem SharePointovem okolju, v katerem so nekateri zaposleni na mestu uporabe, drugi pa v oblaku. V hibridnem okolju lahko ustvarite tudi hibridno rešitev za zunanje podatke, tako da lahko uporabniki v oblaku dostopajo do vira podatkov na mestu uporabe. Uporabnik lahko na primer med službeno potjo izpolni poročilo o stroških s SharePointom, stroški pa se lahko nemudoma uskladijo s sistemom SAP na mestu uporabe. Povežete se lahko s katerim koli podprtim virom podatkov na mestu uporabe, vendar morate uporabljati storitve OData, zato bosta morda potrebna obsežna razvoj in konfiguracija.
Dobite ustrezno programsko opremo
Funkcije storitev za poslovno povezanost (BCS) so distribuirane v različnih SharePointovih izdajah. S to tabelo si pomagajte pri pravilni izbiri.
| Funkcija storitev za poslovno povezanost | SharePoint Foundation 2013 | SharePoint Server 2013 (Standard) | SharePoint Server 2013 (Enterprise) | SharePoint (SPO) Paket 2 (E3, E4) |
Pripombe |
|---|---|---|---|---|---|
| Zunanji seznam | √ | √ | √ | √ | |
| Stolpec zunanjih podatkov | √ | √ | √ | √ | |
| Storitve povezljivosti poslovnih podatkov | √ | √ | √ | √ | SPO podpira le priključke WCF in SQL Server Azure |
| Storitev varnega shranjevanja | √ | √ | √ | √ | SPO podpira le poverilnice skupine |
| Iskanje zunanjih podatkov | √ | √ | |||
| Strani profila | √ | √ | |||
| Dejanja | √ | √ | |||
| Spletni gradniki poslovnih podatkov | √ | √ | |||
| Podpora za Officeove izdelke | √ | √ | √ | ||
| Obogatene razširitve odjemalca * | √ | ||||
| Storitve BCS z obsegom aplikacije | √ | √ | |||
| Ogrodje povezovalnika | √ | √ | √ | ||
| Ogrodje dogodkov | √ | √ | √ | ||
| Povezovalnik OData | √ | √ | √ | ||
| API-ji BCS OM | √ | √ | |||
| Hibridno (SPO do On-premise) | √ | √ | Samo z uporabo povezovalnika OData |
* Vključuje kontrolnike obrazca za prikaz zunanjih podatkov in postavitev za prikaz podatkov v Outlookovem podoknu opravil in območju obrazca. Na voljo le v Microsoft Office Professional Plus 2013.
Pravilno nastavite programsko opremo
Ko namestite pravo programsko opremo, se prepričajte, da ste jo pravilno nastavili. Zlasti:
Priprava zunanjega vira podatkov Skrbnik bo morda moral ustvariti račun in zagotoviti dovoljenja viru podatkov, da zagotovi, da imajo prave osebe dostop do podatkov in da podatki ne končajo v napačnih rokah. V zunanji zbirki podatkov bo skrbnik morda ustvaril tudi posebne tabele, poglede, poizvedbe in drugo, da bo omejil rezultate le na tiste, ki so nujni, in tako izboljšal delovanje.
Konfiguracija SharePointovih storitev Skrbnik mora aktivirati storitve za povezljivost poslovnih podatkov, storitev varnega shranjevanja in Visiove storitve.
Konfiguracija storitve varnega shranjevanja Skrbnik mora določiti najboljši način dostopa za zunanji vir podatkov, ustvariti ciljni program in nastaviti poverilnice za ciljni program.
Konfiguracija storitev za povezljivost poslovnih podatkov Skrbnik mora zagotoviti, da ima uporabnik, ki ustvari zunanjo vrsto vsebine, dovoljenje za shrambo metapodatkov povezljivosti poslovnih podatkov (BDC) in da imajo ustrezni uporabniki dostop do zunanje vrste vsebine, na kateri temelji zunanji seznam.
Prepričajte se, da so Officeovi izdelki pripravljeni za uporabo Če želite sinhronizirati zunanje podatke z Officeovimi izdelki, morate imeti v vsakem odjemalskem računalniku Windows 7 ali novejšo različico in te brezplačne izdelke programske opreme: SQL Server Compact 4.0, ogrodje .NET Framework 4 in podatkovne storitve WCF 5.0 za OData V3 (po potrebi boste samodejno pozvani, da prenesete programsko opremo). Poleg tega se prepričajte, da je možnost namestitve sistema Office Storitve za poslovno povezanost omogočena (privzeto izbrano). Ta možnost namesti izvajalnik odjemalca storitev za poslovno povezanost, ki naredi to: shranjuje v predpomnilnik in sinhronizira z zunanjimi podatki, preslika poslovne podatke v vrste zunanje vsebine, prikaže izbirnik zunanjih elementov v Officeovih izdelkih in izvaja rešitve po meri v Officeovih izdelkih.
Pametno izberite zunanje podatke
Delate lahko s številnimi zunanjimi viri podatkov, vključno z zbirkami podatkov, sistemi za načrtovanje virov podjetja (ERP), OData in naprednimi povezovalniki.
Podatkovne zbirke Organizacije in podjetja vseh oblik in velikosti so za svoje vsakodnevno poslovanje odvisne od podatkovnih baz. Zbirke podatkov vsebujejo najrazličnejše vrste podatkov, vključno z besedilom, številkami, slikami in dokumenti, in imajo številne namene, vključno s finančnimi, proizvodnimi, zavarovalniškimi in podatkovnimi spletnimi mesti podjetij. Pogoste podprte zbirke podatkov vključujejo: Microsoft SQL Server, Oracle, IBM DB2 in vse baze podatkov, ki so skladne s standardi vmesnikov ODBC ali OLE DB.
ERP sistemi Sistemi ERP integrirajo poslovne podatke in procese v celotni organizaciji in izvajajo številne temeljne dejavnosti za vsako podjetje, vključno z:
| Poslovna funkcija | Poslovni proces |
|---|---|
| Finance in računovodstvo | Glavna knjiga, obveznosti in terjatve, upravljanje denarnih sredstev, osnovna sredstva in načrtovanje proračuna |
| Človeški viri | Plače, usposabljanje, ugodnosti, upokojitev, zaposlovanje in upravljanje raznolikosti. |
| Upravljanje odnosov s strankami (CRM) | Prodaja in trženje, provizije, storitve, stiki s strankami in podpora klicnega centra. |
| Proizvodnja | Inženiring, seznam materialov, delovni nalogi, načrtovanje, upravljanje poteka dela, nadzor kakovosti in upravljanje življenjskega cikla izdelka. |
| Dobavna veriga | Inventar, vnos naročil, nakup, načrtovanje, pregled in obdelava zahtevkov. |
| Vodenje projektov | Izračun stroškov, obračunavanje, čas in stroški, enote uspešnosti in upravljanje dejavnosti. |
Običajni podprti sistemi ERP vključujejo SAP, Duet, Microsoft Dynamics, Siebel in JD Edwards.
OData Protokol OData (Open Data Protocol) zagotavlja standard REST za postopke »Ustvari«, »Objava«, »Pridobiti«, »Namestitev« in »Izbriši« (»Izbriši«, ki dostopajo do spletnih storitev. Predstavljajte si OData kot spletni ekvivalent ODBC in OLE DB. Podatki so vrnjeni v obliki zapisa XML ali JavaScript Object Notation (JSON). Pogosti viri OData vključujejo znana spletna mesta (kot so Amazon, E-bay, Azure Data Market in Netflix), zbirke podatkov in celo druga SharePointova mesta.
Napredni priključki Za druge vire podatkov lahko razvijalec zagotovi napredni dostop do zunanjih podatkov, tako da:
- Uporaba ADO.NET, ki omogoča dostop do katerega koli vira podatkov s ponudnikom ADO.NET.
- Uporaba WCF in spletnih storitev, ki omogočajo dostop do spletnih storitev in Windows Communication Foundation (WCF).
- Uporaba sklopov za povezljivost .NET, ki omogoča dostop do virov podatkov, ko ponudnik ADO.NET ali spletna storitev ni na voljo.
- Pretvorba nepodprtih lastniških podatkovnih tipov v podprte podatkovne tipe .NET.
- Ustvarjanje rešitev po meri za večje vire podatkov s pogosto spreminjajočimi se podatkovnimi strukturami, ki zahtevajo podatkovne povezave po meri, načine prenosa in namestitev povezovalnika.
Upoštevajte uspešnost
Vsaka poslovna rešitev mora upoštevati zmogljivost in zunanji podatki niso izjema. Na srečo so bile storitve poslovne povezljivosti zasnovane tako, da ublažijo številna ozka grla in pomisleke glede učinkovitosti. Na splošno se pridobivanje, ostranjevanje, filtriranje in razvrščanje podatkov prenese v zunanji vir podatkov, kar pomaga zmanjšati pomnilnik in vire obdelave, ki jih potrebujejo SharePointovi izdelki.
Poleg tega imajo storitve za poslovno povezanost vgrajene predpomnilnike v strežniku (predpomnilnik storitev za poslovno povezanost) in odjemalskih računalnikih (predpomnilnik izvajalnika odjemalca storitev za poslovno povezanost) in morda ne bodo takoj prikazane najnovejše vrednosti iz zunanjega podatkovnega sistema. Vendar pa lahko intervale osveževanja prilagodite glede na potrebe uporabnikov in rešitve, ki jih ustvarite. Vsem uporabnikom ni treba takoj videti posodobljenih podatkov, če pa jih vidijo, lahko na primer osvežijo zunanji seznam ali Outlookovo mapo stikov.
Možnost dela brez povezave v odjemalskem računalniku pomeni tudi, da lahko uporabniki opravljajo daljše delo, ne da bi bili povezani z zunanjimi podatki, vendar vedo, da se podatki, ko se vrnejo v povezavo, pravilno posodobijo in uskladijo.
Na splošno te funkcije učinkovitosti delovanja pospešijo prikaz, osveževanje in podatkovne operacije zunanjih podatkov na SharePointovi spletni strani in v Officeovem izdelku.
Varnost na prvem mestu
Še posebej pomembno je, da je zunanja podatkovna rešitev varna, saj so podatki pogosto kritični za podjetje in si jih ne smejo ogledati ali spremeniti napačni uporabniki. Prav tako obstaja veliko načinov za zaščito podatkov in želite, da je vaša rešitev preprosta in varna. Na srečo obstajajo načini za zmanjšanje zapletenosti, predvsem z uporabo storitve varnega shranjevanja.
Na kratko, zaščita zunanjih podatkov zahteva odgovor na dve osnovni vprašanji:
Kdo si? To se imenuje tudi preverjanje pristnosti in je postopek preverjanja vaše identitete s pridobitvijo poverilnic (uporabniškega imena in gesla).
Kaj lahko storite? To se imenuje avtorizacija in je postopek določanja, katera opravila lahko naredite za katere elemente podatkov, tako da pridobite seznam dovoljenj, ki so vam bila dodeljena.
Najprej skrbnik pomaga določiti najboljši način dostopa za zunanji vir podatkov. Upoštevajte, da je zelo pogosto, da poslovne rešitve preverijo pristnost dostopa do zunanjih podatkov, za katere ima trenutni uporabnik drug račun. Toda prijava pod različnimi poverilnicami je lahko zapletena in okorna. Storitev varnega shranjevanja priskoči na pomoč z zagotavljanjem shranjevanja in preslikave poverilnic. To olajša uporabo zunanjega vira podatkov tako, da se prijavite samo enkrat.
Če ste na primer prijavljeni na SharePointovo mesto z enim naborom poverilnic, vendar želite dostopati do zunanjega seznama, ki temelji na programu Siebel, ki uporablja drug nabor poverilnic, lahko skrbnik nastavi storitev varnega shranjevanja tako, da samodejno preslikava dva nabora poverilnic, tako da se vam ni treba znova prijaviti.
Storitev varnega shranjevanja pomaga tudi pri upravljanju zloglasne težave z dvojnim skokom, kjer vsako preverjanje pristnosti zahteva "skok" med dvema računalnikoma, ki je lahko ogrožen, razen če se sprejmejo ukrepi za preprečitev.
Nato skrbnik ustvari več plasti varnosti na podlagi dovoljenj, podobno kot več obrambnih linij okoli utrdbe, da zagotovi ustrezno pooblastilo in dostop do:
- Podatki v zunanji bazi podatkov ali sistemu.
- Vrsta zunanje vsebine v shrambi metapodatkov povezljivosti poslovnih podatkov.
- Zunanji seznam ali stolpec zunanjih podatkov.
Skrbnik lahko s šifriranjem doda dodatno raven zaščite. Če vaša rešitev za zunanje podatke uporablja tudi Officeove programe, lahko skrbnik zaščiti predpomnilnik izvajalnika odjemalca storitev za poslovno povezanost s šifrirnim datotečnim sistemom Windows. Nekateri zunanji viri podatkov ponujajo tudi načine za šifriranje podatkov.
Postavitev temelja: zunanje vrste vsebine
Zunanje vrste vsebine so v središču vsake rešitve za zunanje podatke. So kot posrednik med vami in zunanjim virom podatkov. Tipična vrsta zunanje vsebine je organiziran paket informacij, ki vsebuje naslednje:
- Informacije o povezavi z virom podatkov, kot so lokacija, ime in načini preverjanja pristnosti.
- Definicija tabele, polj, primarnega in tujega ključa, preverjanj veljavnosti in podatkovnih tipov (imenovanih tudi metapodatki).
- Podatkovne operacije, ki jih lahko izvajate, na primer Ustvarite, Preberite, Posodobite, Izbrišite in Poizvedujete (imenovane tudi CRUDQ).
- Druge informacije in vedenje, kot so preslikani Officeovi podatkovni tipi ali omogočanje sinhronizacije brez povezave.
- Različni filtri, ki poizvedujejo po podatkih in pomagajo izolirati rezultate, in omejitve za izboljšanje učinkovitosti.
- Polje identitete in stolpci za prikaz za izbirnik zunanje vsebine, ki se uporabljajo za pridobivanje zunanjih podatkov v uporabniškem vmesniku.
- Povezava, ki temelji na primarnih in tujih ključih med dvema povezanima tabelama, kot sta »Naročila« in »Stranke«.
En stalen uporabnik določi vrsto zunanje vsebine in tako druge uporabnike zaščiti pred zapletenostjo dela z zunanjimi podatki. Poleg tega so vse te informacije shranjene v posebni datoteki BDCM (.bdcm) v obliki XML in shranjene v shrambi metapodatkov storitve Business Data Connectivity. Ta pristop omogoča preprosto vzdrževanje, posodabljanje, zaščito in vnovično uporabo vrst zunanje vsebine na različnih mestih. Datoteko lahko na primer preprosto izvozite in uvozite, da jo uvedete iz razvojnega v proizvodno okolje ali omogočite skupno rabo z drugimi zbirkami mest.
Mimogrede, vašemu zvestemu uporabniku ni treba biti strokovnjak za XML. Če želite ustvariti zunanjo vrsto vsebine, imate na voljo dve orodji:
- Microsoft SharePoint Designer 2013 Zunanjo vrsto vsebine lahko določite in posodobite na deklarativen način in jo nato objavite v shrambi metapodatkov Business Data Connectivity.
- Microsoft Visual Studio 2012 Če so vaši zunanji podatki zapleteni ali jih SharePoint Designer 2013 ne podpira, lahko z urejevalnikom XML v programu Visual Studio (ki nudi Intellisense) ustvarite model XML ali pa z orodjem Visual Studio External Content Type Designer ustvarite zbir povezljivosti .NET, ki zagotavlja logiko zaledne integracije po meri prek ogrodje .NET Framework.
Površinski zunanji podatki v SharePointovih izdelkih
Zdaj, ko ste ustvarili trdno in varno podlago za zunanje podatke, je spodaj opisano, kaj lahko z njimi počnete v SharePointovih izdelkih.
Branje in pisanje podatkov v zunanje sezname
Zunanji seznam je ključni gradnik SharePointovih rešitev, ki temeljijo na zunanjih podatkih. Zunanje podatke lahko berete in pišete ob znanih izkušnjah uporabe SharePointovega seznama. Zunanji seznam je po videzu in delovanju zelo podoben izvornemu seznamu, vendar pa obstajajo nekatere razlike v delovanju. Ustvarite lahko na primer poglede in uporabite izračunane vrednosti s formulami, ne morete pa priložiti datotek ali slediti različicam.
Zunanji seznam lahko ustvarite tudi s programom SharePoint Designer 2013.
Dodajanje stolpcev zunanjih podatkov na sezname in v knjižnice
stolpce zunanjih podatkov lahko združite z drugimi stolpci na izvornem seznamu ali v knjižnici. Ker je stolpec zunanjih podatkov dodan izvornemu seznamu ali knjižnici, delujejo vse povezane funkcije seznama ali knjižnice, vključno s shranjevanjem različic, odobritvami, sprostitvijo in rezervacijo ter datotečnimi prilogami.
Vzemimo za primer, da ste ustvarili knjižnico slik, ki vsebuje fotografije izdelkov, ki jih prodaja vaša organizacija. Stolpec zunanjih podatkov lahko dodate v knjižnico, ki dostopa do imena izdelka, kode izdelka in trenutne cene iz zunanje zbirke podatkov. Ker pravila in procesi podjetja zahtevajo, da se spremembe podatkov o izdelku izvedejo le prek sistema zbirke podatkov, določite, da so zunanji podatki samo za branje, ko ustvarite zunanjo vrsto vsebine. Vendar si lahko zdaj več uporabnikov v organizaciji preprosto ogleda vse pogoste informacije o izdelku v enem pogledu knjižnice.
Ustvarjanje rešitev s spletnimi gradniki poslovnih podatkov
Spletni gradniki poslovnih podatkov so zasnovani za delo s podatki z zunanjega seznama, te spletne gradnike pa lahko na uporabne načine združite in ustvarite delovni prostor mesta ali nadzorno ploščo. Povežete lahko na primer spletne gradnike seznama in elementa, tako da so ob izbiri elementa poročila o stroških v spletnem gradniku seznama, kot so četrtkovi stroški, v spletnem gradniku elementa prikazane podrobnosti elementa, na primer stroški hotela, potovanja in prehrane.
V tej tabeli je na kratko povzetek posameznega spletnega gradnika poslovnih podatkov.
| Spletni gradnik | Opis |
|---|---|
| Seznam poslovnih podatkov | Prikaže seznam elementov z zunanjega seznama. |
| Element poslovnega podatka | Prikaže enega ali več elementov z zunanjega seznama. |
| Dejanja poslovnih podatkov | Prikaže dejanje iz zunanjega seznama. |
| Filter povezljivosti poslovnih podatkov | Filtrira vsebino povezanega spletnega gradnika poslovnih podatkov tako, da uporabi seznam vrednosti z zunanjega seznama. |
| Graditelj elementov poslovnih podatkov | Ustvari element poslovnega podatka iz parametrov v nizu poizvedbe URL-ja in ga posreduje drugim spletnim gradnikom poslovnih podatkov. |
| Povezani seznam poslovnih podatkov | Prikaže seznam podrejenih elementov, ki so povezani z nadrejenim elementom z zunanjega seznama. |
Uporaba zunanjih podatkov na strani profila, dejanjih ali iskanju
Strani profila, dejanja in iskanje so tesno povezane funkcije.
Strani profila
Privzeto storitve za poslovno povezanost samodejno ustvarijo stran profila na podlagi zunanje vrste vsebine. Stran profila je spletna stran, ki prikazuje informacije iz ene vrstice zunanjih podatkov na osnovi polja ID, kot so vsa posamezna polja o določeni stranki.
Privzeta stran profila je pravzaprav spletna stran, ki vsebuje graditelja elementov poslovnih podatkov in spletne gradnike elementa poslovnih podatkov, ki so povezani med seboj. Spletni graditelj elementov analizira parameter niza poizvedbe URL-ja strani profila, na primer http://contoso/Customer.aspx? CustID=345 in poda vrednost CustID spletnemu gradniku podatkovnega elementa, ki nato prikaže vsa ustrezna polja stranke.
Ustvarite lahko lastno stran profila, da prikažete informacije po meri, lahko pa skrbnik prilagodi stran profila za vas.
Dejanja
Na strani profila lahko celo izvedete nekaj uporabnega. Ustvarite lahko na primer dejanje, ki združuje podatke o naslovu stranke z zemljevidi Bing, da si ogledate njeno lokacijo ali pridobite navodila za pot. Dejanje lahko ustvarite bodisi na osnovi parametra niza poizvedbe URL strani profila bodisi s kodo po meri. Ali pa razvijalec napiše kodo po meri, ki vam omogoča, da posodobite podatke o zaposlenih v zaledni zbirki podatkov.
Privzeto dejanje uporabite, ko kliknete ukaz »Ogled profila« v spletnem gradniku »Dejanja poslovnih podatkov« ali »Seznam poslovnih podatkov«. Ko uporabljate stolpec zunanjih podatkov, lahko dejanje zaženete tudi iz menijskega ukaza.
Iskanje
Če želite, lahko skrbnik omogoči iskanje zunanjih podatkov. Zunanje podatke je mogoče iskati po vsebini in indeksirati enako kot notranje SharePointove podatke, vendar z varnostnim rezanjem, ki zagotavlja, da lahko le ustrezni uporabniki kliknejo in si ogledajo rezultate iskanja, prikazane na strani profila.
Z integracijo SharePointovega iskanja v zunanje podatkovne sisteme lahko uporabniki poiščejo podatke, ki jih sicer ne bi mogli najti. Če na primer poznate podjetje, v katerem stranka dela, vendar ste pozabili njeno ime, lahko iščete po imenu podjetja, da lažje najdete stran s profilom stranke.
Uporaba zunanjih podatkov v potekih dela
Poteki dela so zmogljivo orodje za modeliranje in avtomatizacijo poslovnih procesov na osnovi SharePointovega seznama, knjižnice ali mesta. Ti poslovni procesi so lahko preprosti kot postopek odobritve dokumenta z enim potrjevalcem ali pa zapleteni kot kateri koli strukturirani poslovni proces. Čeprav poteka dela ni mogoče neposredno povezati z zunanjim seznamom, lahko ustvarite to:
Poteki dela izvornega seznama Potek dela, povezan z izvornim seznamom, ki bere ali posodablja podatke z zunanjega seznama z dejanji »Ustvari element seznama«, »Posodobi element seznama« in »Izbriši element seznama«. Na primer, posodobite lahko element zunanjega seznama vsakič, ko se spremeni element izvornega seznama ali knjižnice. Z zunanjimi seznami lahko uporabite tudi druga dejanja, na primer »Nastavi spremenljivko poteka dela«, s katero spreminjate polje zunanjega seznama. Element zunanjega seznama lahko uporabite tudi kot cilj procesa opravila, vendar povezava do opravila ne prikaže naslova za element zunanjega seznama.
Poteki dela mesta Poteki dela na mestu ne zahtevajo sprožilca dogodka za zagon in jih je mogoče zagnati ročno. Da bi preprečili nepooblaščen dostop, se poteki dela, ki dostopajo do zunanjih seznamov, vedno izvajajo v računu storitve, tudi v načinu preverjanja pristnosti, ki uporablja poosebljanje.
Dogodki Razvijalec lahko ustvari dogodke, ki sprožijo zunanji podatkovni vir, uporabniki pa lahko ustvarijo opozorila, ki se na te dogodke odzovejo. SharePointov potek dela lahko na primer uporabite za pošiljanje e-poštnega sporočila zaposlenemu, ko je temu zaposlenemu v zunanjem viru podatkov dodeljen račun stranke.
Zaradi učinkovitosti delovanja je priporočljivo, da preberete le majhno število stolpcev na zunanjem seznamu ali pa ustvarite, posodobite ali izbrišete manjše število elementov na zunanjem seznamu.
Zunanji podatki naprave Surface v Officeovih izdelkih
Zdaj, ko so prikazani podatki v SharePointovih izdelkih, lahko z njimi naredite v različnih Officeovih izdelkih.
Analiza zunanjih podatkov v Excelu
Podatke z zunanjega seznama lahko izvozite v Excel 2013 in jih sinhronizirate. Zalogo izdelkov lahko na primer vzdržujete na zunanjem seznamu, ki omogoča preprosto skupno rabo in posodabljanje, lahko pa občasno naredite analizo zaloge v programu Excel 2013. Zunanji podatki, ki so izvoženi v Excel 2013, so določeni na osnovi trenutnega pogleda zunanjega seznama, filtrov, definiranih v vrsti zunanje vsebine in na zunanjem seznamu, in jezikovnih nastavitvah SharePointovega mesta.h
Ko izvozite zunanji seznam, se ustvari Excelova tabela s podatkovno povezavo z zunanjim seznamom, ki temelji na datoteki s spletno poizvedbo. Če si želite ogledati nadaljnje spremembe v SharePointovem seznamu v Excelovi tabeli, lahko osvežite podatke. Ne spreglejte, da ne morete spreminjati vira zunanjih podatkov in da bi osveževanje v Excelu prepisalo vse spremembe, ki ste jih naredili v Excelovi tabeli.
Dodajanje zunanjih podatkov v Wordove dokumente
Če v knjižnico dokumentov dodate stolpce zunanjih podatkov in Wordovo predlogo s kontrolniki vsebine, lahko tudi poenostavite in učinkovito vnašate točne in posodobljene podatke v strukturiran dokument programa Microsoft Word 2013.
Denimo, da imate knjižnico dokumentov, ki vsebuje pogodbe s strankami. Vendar pa se vsi podatki o strankah hranijo v poslovni aplikaciji, kot je SAP. V knjižnici dokumentov lahko sledite pogodbam stranke, vendar zagotovite, da so sorodne informacije o strankah posodobljene in ne po nepotrebnem podvojene. To naredite tako:
- Najprej v knjižnico dodajte stolpce zunanjih podatkov, da povežete ustrezno ime stranke, ime podjetja in telefonsko številko z vsako pogodbo, ki je shranjena v knjižnici pogodb.
- Nato ustvarite Wordovo predlogo, ki vsebuje standardno besedilo in kontrolnike vsebine za strankino pogodbo za vnos imena stranke, imena podjetja in telefonske številke. Word 2013 bo uporabil zunanji izbirnik elementov za pomoč pri vnosu ali posodobitvi pravilnih informacij tako, da samodejno prikaže in pridobi pravilne informacije o stranki.
- Vsakič, ko ustvarite pogodbo, vnesete podatke o stranki in shranite pogodbo nazaj v knjižnico, se vrednosti podatkov o strankah povišajo v ustrezne stolpce zunanjih podatkov.
Sinhronizacija zunanjih podatkov v Outlooku
Če zunanji seznam vsebuje stranke, opravila, sestanke ali objave, lahko seznam povežete s programom Outlook 2013. Ko vzpostavite povezavo, si lahko ogledate, uredite in natisnete podatke z znanim Outlookovim uporabniškim vmesnikom. Če so podatki podatki za stik, na primer stranke, jih lahko celo pokličete, jim pošljete e-poštna sporočila in pošljete povabila na srečanje.
Sinhronizacija podatkov je dvosmerna ali dvosmerna. Spremembe, narejene v programu Outlook 2013, se samodejno sinhronizirajo z zunanjim virom podatkov. Spremembe zunanjega vira podatkov so sinhronizirane z elementi v programu Outlook 2013, čeprav bo morda potrebna operacija osveževanja.
Privzeto se podatki samodejno osvežijo vsakih šest ur, vendar je to vrednost mogoče spremeniti. Če se želite prepričati, da so prikazani trenutni podatki iz zunanjega vira podatkov, z desno tipko miške kliknite mapo in nato kliknite Sinhroniziraj spremembe zbirke podatkov.
Ko ustvarite zunanjo vrsto vsebine, naredite to:
- Če želite dostop brez povezave, omogočite možnost Podpora za sinhronizacijo brez povezave .
- Polje »Vrsta Officeovega elementa « nastavite na eno od tega: Stik, Sestanek, Opravilo ali Objava.
- Preslikajte posamezna polja v zunanji vrsti vsebine, kot so Ime stranke, Priimek stranke, Naslov stranke in Telefonska številka stranke, v ustrezna polja Vrsta elementa Outlooka, kot so Ime, Priimek, Poslovni naslov in Poslovni telefon stika.
Poleg tega lahko z nekaj kode, ki jo je napisal razvijalec, ustvarite Outlookovo rešitev, ki naredi to:
- Prikažite izvorne podatkovne dele ali dele po meri v podoknih opravil po meri, da uporabnikom predstavite zunanje podatke.
- Vključite ukaze traku po meri za izvajanje dejanj po meri.
- Ustvarite definicijo pogleda po meri za prikaz določenih stolpcev zunanjih podatkov.
- Oblikujte območja obrazcev po meri za predstavitev zunanjih podatkov.
Izboljšanje dostopa do zunanjih podatkov z InfoPathovimi obrazci
Obstaja več razlogov, zakaj je Microsoft InfoPath 2013 uporaben za uporabo z zunanjimi podatki:
Delo s kompleksnimi podatkovnimi tipi Če je polje zunanjih podatkov hierarhično, na primer polje z naslovom, ki vsebuje podpolja »Ulica«, »Mesto« in »Poštna številka«, potem s tem poljem ne morete delati v SharePointovem obrazcu za zunanji seznam in dejansko sploh ni ustvarjeno. Vendar pa lahko SharePointov obrazec pretvorite v InfoPathov obrazec, da ustvarite in posodobite polja s programom InfoPath 2013.
Vdelava zunanjega kontrolnika izbirnika elementov Kontrolnik izbirnika zunanjih elementov lahko povlečete in spustite v InfoPathov obrazec, ga povežete z zunanjim seznamom kot sekundarnim virom podatkov in uporabniku olajšate izbiro elementa na podlagi enoličnega polja, kot je ime stranke ali ID izdelka.
Če nastavite povezavo za zunanje vrste vsebine, kot so stranke in naročila, in InfoPathov obrazec za zunanji seznam vsebuje tuji ključ, kot je ID stranke, je kontrolnik izbirnika zunanjih elementov celo samodejno dodan v obrazec. To uporabnikom omogoča, da pri delu z naročili enostavno najdejo stranko, ki jo želijo.
Ustvarjanje več pogledov obrazca Včasih boste morda želeli, da imajo obrazci več pogledov zunanjih podatkov, še posebej, če je veliko polj in zunanji seznam ali SharePointov obrazec ni učinkovit. Več pogledov je uporabno tudi v scenarijih enkratnega pisanja, kjer zunanji sistem ne dovoljuje posodabljanja polja po njegovem ustvarjanju. V takih primerih lahko ustvarite dva pogleda, enega za postopek ustvarjanja in drugega za postopek posodabljanja.
Dodajanje pravil ali kode v ozadju v obrazce Dodate lahko deklarativna pravila ali obrazce za kodo, da izvedete dodatno poslovno logiko, kot so preverjanje veljavnosti in izračuni. S pravilom lahko na primer zagotovite, da je koda države/regije veljavna, ali da je poštna številka ZDA veljavna s spletno storitvijo.
Dodajanje zunanjih podatkov v objavljene Visiove diagrame
S programom Microsoft Visio 2013 lahko povežete podatke z zunanjega seznama z diagramom in njegovimi oblikami. Nato lahko diagram objavite v SharePointovi knjižnici dokumentov kot interaktivno spletno risbo, tako da lahko uporabniki prikažejo diagram in si ogledajo povezane zunanje podatke. Obstajajo trije načini za povezovanje vrstic podatkov z oblikami na risbi. Vrstice lahko povežete z obstoječimi oblikami eno za drugo, vrstice lahko samodejno povežete z oblikami ali pa ustvarite oblike iz podatkov.
Uvoz in osveževanje zunanjih podatkov v Accessu
Microsoft Access 2013 je ciljna ploščad za vse vrste podatkov in zunanji podatki niso izjema. Zunanji seznam lahko uvozite v Accessovo zbirko podatkov v odjemalskem računalniku in občasno osvežujete podatke. Podatki so samo za branje.
Osnovni koraki, ki jih je treba upoštevati, so:
- Izvozite zunanjo vrsto vsebine iz programa SharePoint Designer 2013 ali neposredno iz shrambe metapodatkov povezljivosti poslovnih podatkov kot datoteko BDCM.
- V programu Access 2013 ustvarite podatkovno povezavo spletne storitve z datoteko BDCM.
- V programu Access 2013 ustvarite povezano tabelo, ki temelji na podatkovni povezavi spletne storitve.
Upoštevajte, da se v tem primeru predpomnilnik izvajalnika odjemalca storitev za poslovno povezanost ne uporablja za sinhronizacijo z zunanjim seznamom, ko osvežite podatke.