Konfiguracija organizatorja vsebine za usmerjanje dokumentov

Organizator vsebine je SharePointova funkcija, ki lahko samodejno upravlja nekatera pomembna opravila knjižnice. S tem ne prihranite le časa, ampak obenem zagotovite tudi dosledno upravljanje knjižnice dokumentov.

Kaj omogoča organizator vsebine?

Organizator vsebine lahko samodejno izvaja ta opravila:

• Usmerjanje dokumentov v različne knjižnice ali mape Organizator vsebine dejansko deluje kot vratar za dokumente. Vsakič, ko prenesete dokument, organizator vsebine na podlagi ustvarjenih pravil določi, kam naj se dokument premakne. Nato usmeri dokument v ustrezno knjižnico ali mapo, ki je lahko v različni zbirki mesta. Pravila lahko temeljijo na kombinaciji vrst vsebine in metapodatkov.
• Prenos vseh dokumentov v knjižnico za oddajo Organizatorja vsebine lahko konfigurirate tako, da vse naložene dokumente postavite v knjižnico, kamor lahko vnesete metapodatke in dokončate postopek oddaje.

• Upravljanje velikosti mape Organizatorja vsebine lahko konfigurirate tako, da spremlja število elementov v mapah in zagotovi, da nobena mapa ne vsebuje več kot določeno število elementov. Privzeto je ta omejitev 2500 elementov in ko prejmete 2501 element, organizator vsebine samodejno ustvari novo mapo in vanjo shrani dokument. Določite lahko število elementov, ki jih organizator vsebine dovoli v eni mapi.
• Upravljanje podvojenih oddaj Ko je prenesen dokument, ki že obstaja v knjižnici, lahko organizator vsebine uporabi SharePointove različice ali spremeni ime datoteke z dodajanjem enoličnih znakov. To zagotovi, da se ohranita obstoječi in podvojeni dokument.
• Ohranjanje dnevnikov nadzora Organizator vsebine lahko hrani dnevnike nadzora o dokumentu, ki je shranjen z usmerjenim dokumentom.

Aktiviranje funkcije organizatorja vsebine na mestu

Imeti morate vsaj dovoljenja lastnika mesta in omogočiti morajo biti funkcije objavljanja.

Aktiviranje funkcije organizatorja vsebine na mestu

1. Pojdite na stran, ki jo želite konfigurirati.

2. Kliknite in nato v spustnem meniju izberite Nastavitve mesta.
   Za SharePoint kliknite , Vsebina mesta in nato Nastavitve mesta.

3. Na strani Nastavitve mesta v skupini Dejanja mesta kliknite Upravljanje funkcij mesta.

4. Poleg imena funkcije organizatorja vsebine kliknite Aktiviraj. Ko je funkcija aktivirana, se v stolpcu Stanje prikaže beseda Aktivno.

   

Konfiguracija organizatorja vsebine za usmerjanje dokumentov

1. Poiščite mesto, za katero želite konfigurirati organizatorja vsebine, ki bo dokumente samodejno usmerjal na določena mesta.

2. Kliknite in nato v spustnem meniju izberite Nastavitve mesta.
   Za SharePoint kliknite , Vsebina mesta in nato Nastavitve mesta.

3. V skupini Skrbništvo mesta izberite Nastavitve organizatorja vsebine.

   Opomba

   Povezava nastavitev organizatorja vsebine se prikaže le, če je funkcija aktivirana za to mesto.

4. V razdelku Preusmerjanje uporabnikov v usmerjevalno knjižnico potrdite potrditveno polje, da vsilite organizatorja vsebine. S tem samodejno preusmerite uporabnike v usmerjevalno knjižnico, ko poskušajo prenesti dokument.

5. V razdelku Pošiljam na drugo mesto potrdite potrditveno polje, če želite dovoliti pravila za usmerjanje dokumentov na drugo mesto.

6. V razdelku Delitev mape potrdite polje Ustvari podmape, ko ima ciljno mesto preveč elementov, če želite samodejno ustvariti podmape, ko je na mestu doseženo določeno število elementov.

   • V polje Število elementov v posamezni mapi vnesite število dokumentov, ki jih je mogoče shraniti v mapo, preden je ustvarjena nova mapa.
   • V polju Oblika imena mape navedite konvencijo poimenovanja za vse novo ustvarjene mape.

7. V razdelku Podvojene pošiljke izberite, ali želite, da podvojeni zapisi uporabljajo SharePointovo funkcijo ustvarjanja različic, in ali naj imajo podvojeni zapisi v imenu datoteke elementa vedno enolične znake.

8. V razdelku Ohranjanje vsebine potrdite potrditveno polje, če želite dnevnike nadzora ali metapodatke shraniti kot vnose nadzora v poslanem elementu ali dokumentu.

9. V razdelku Upravitelji pravil vnesite uporabniška imena, ki so upravitelji pravil v vaši organizaciji. Upravitelji pravil morajo imeti dovoljenja za upravljanje spletnega mesta za dostop do strani z nastavitvami pravil organizatorja vsebine. Če želite več informacij, glejte Ustvarjanje pravil organizatorja vsebine za usmerjanje dokumentov.

10. Če želite nastaviti samodejno pošiljanje e-poštnih sporočil upraviteljem pravil, potrdite ustrezno potrditveno polje. Organizator vsebine lahko pošlje e-poštno sporočilo, kadar se pošiljanje ne ujema s pravilom ali kadar je katera koli vsebina poslana organizatorju vsebine.

    Opomba

    E-pošto mora konfigurirati skrbnik SharePointa ali omrežja za strežnik ali storitev, da bodo ta potrditvena polja omogočena.

11. V razdelku Točke pošiljanja vnesite podatke o drugih mestih ali ali programski opremi za pošiljanje e-poštnih sporočil, ki omogoča pošiljanje vsebine na trenutno mesto.

    Namig

    V tem razdelku najdete spletni naslov spletne storitve za pošiljanje vsebine na mesto, če želite ustvariti potek dela ali rešitev po meri za pošiljanje dokumentov iz e-poštnega sistema.