Ustvarjanje in posodabljanje stolpca zunanjih podatkov stolpca na seznamu ali v knjižnici

Na izvorni seznam ali v knjižnico lahko dodate posebno vrsto stolpca, imenovano stolpec zunanjih podatkov. Ta stolpec omogoča kombiniranje stolpca s podatki iz zunanjega podatkovnega vira z drugimi stolpci na izvornem seznamu ali v knjižnici. Ker je stolpec zunanjih podatkov dodan izvornemu seznamu ali knjižnici, delujejo vse povezane funkcije seznama ali knjižnice, vključno s shranjevanjem različic, odobritvami, sprostitvijo in rezervacijo ter datotečnimi prilogami.

Če želite več informacij, glejte Iskanje vsebine o zunanjih podatkih.

Kaj želite narediti?

• Preden začnete
• Razumevanje primerov uporabe stolpcev zunanjih podatkov
• Ustvarjanje stolpca zunanjih podatkov na seznamu ali v knjižnici
• Posodobitev stolpca zunanjih podatkov
• Osveževanje stolpca zunanjih podatkov

Preden začnete

Delo z zunanjimi podatki zahteva več dodatnih opravil, da je omogočen varen dostop do podatkov. Informacije v nadaljevanju vam bodo pomagale pri načrtovanju nadaljnjih korakov. Če pa se pri delu z zunanjimi podatki srečate s težavami, vam bodo te informacije pomagale določiti težavo. Če želite vi ali skrbnik dostopati do zunanjih podatkov, naredite to:

Priprava zunanjega vira podatkov Skrbnik bo morda moral ustvariti račun in omogočiti dovoljenja za vir podatkov, da zagotovi dostop do podatkov le tistim, ki ga potrebujejo, in da podatki ne pristanejo v napačnih rokah. V zunanji zbirki podatkov bo skrbnik morda ustvaril tudi posebne tabele, poglede, poizvedbe in drugo, da bo omejil rezultate le na tiste, ki so nujni, in tako izboljšal delovanje.

Konfiguracija SharePointovih storitev in računov Skrbnik mora aktivirati storitve povezljivosti poslovnih podatkov in storitev varnega shranjevanja.

Konfiguracija storitev varnega shranjevanja Skrbnik mora storiti to: izbrati najboljši način za dostop do zunanjega podatkovnega vira, ustvariti ciljni program in nastaviti poverilnice za ciljni program.

Konfiguracija storitev povezljivosti poslovnih podatkov Skrbnik mora zagotoviti, da ima uporabnik, ki ustvari zunanjo vrsto vsebine, dovoljenja za shrambo metapodatkov BDC in da imajo primerni uporabniki dostop do zunanje vrste vsebine, na kateri temelji zunanji seznam.

Ustvarjanje vrste zunanje vsebine Uporabnik mora določiti vrsto zunanje vsebine, ki vsebuje informacije o povezavah, dostopu, načinih delovanja, stolpcih, filtrih in drugih metapodatkih, ki so uporabljeni za pridobivanje podatkov iz zunanjih podatkovnih virov.

Na vrh strani

Razumevanje primerov uporabe stolpcev zunanjih podatkov

V teh razdelkih so opisane nekatere praktične uporabe dodajanja stolpca zunanjih podatkov na seznam ali v knjižnico.

Pogodbe s strankami in podatki za stik Imate knjižnico dokumentov, v kateri so pogodbe s strankami. Vendar pa se vse informacije o strankah hranijo v poslovni aplikaciji (kot sta SAP ali Microsoft CRM), ki ima vir podatkov, ki ni uporabljen v SharePointovih izdelkih. V knjižnici dokumentov želite slediti pogodbam stranke, vendar zagotoviti, da so sorodne informacije o strankah posodobljene in ne podvojene po nepotrebnem. To lahko storite tako, da v knjižnico dodate en stolpec zunanjih podatkov ali več, da povežete ustrezno ime in telefonsko številko stranke z vsako pogodbo, shranjeno v knjižnici. Stolpec zunanjih podatkov omogoča preprost vnos ali posodobitev pravilnih informacij in samodejno pridobi informacije o stranki iz zunanjega podatkovnega vira. V tem scenariju lahko ustvarite tudi strukturiran Wordov dokument, ki poviša vrednosti stolpcev zunanjih podatkov v Wordovem dokumentu, tako da lahko vrednosti urejate v podoknu s podatki o dokumentu ali s kontrolniki vsebine v programu Word.

Osnovni podatki o izdelku s slikami Ustvarili ste knjižnico slik, ki vsebuje fotografije izdelkov, ki jih prodaja vaša organizacija. V knjižnico dodate stolpec zunanjih podatkov, ki dostopa do imena izdelka, kode izdelka in trenutne cene iz zunanje zbirke podatkov. Vendar pa zagotovite, da so ob ustvarjanju zunanje vrste vsebine zunanji podatki samo za branje. Pravila in procesi podjetja zahtevajo, da se informacije o izdelku spremenijo prek sistema zbirke podatkov. Vendar si lahko zdaj več uporabnikov v organizaciji preprosto ogleda vse pogoste informacije o izdelku v enem pogledu knjižnice.

Na vrh strani

Ustvarjanje stolpca zunanjih podatkov na seznamu ali v knjižnici

1. Krmarite do SharePointovega mesta in se nato premaknite do seznama ali knjižnice.

   Opomba

   Stolpca zunanjih podatkov ne morete dodati na zunanji seznam.

2. Kliknite »Nastavitve seznama ali knjižnice>« ali »Nastavitve knjižnice«.

3. V razdelku »Stolpci « kliknite »Ustvari stolpec«.

4. Vnesite ime stolpca, na primer »Stranka«, in nato v razdelku »Vrste stolpcev« kliknite »Zunanji podatki«.

5. V razdelku »Vrsta zunanje vsebine« kliknite izbirnik zunanje vrste vsebine, nato pa na seznamu zunanjih vrst vsebine izberite ustrezen element, na primer CustomerCRM.

6. Določite, kako želite obravnavati dejanja, določena za zunanjo vrsto vsebine, tako da naredite nekaj od tega:

   • Če želite prikazati meni z enim ali več dejanji, kliknite »Prikaži meni dejanj«.
   • Če želite, da stolpec zunanjih podatkov izvede privzeto dejanje, ko je izbrano, kliknite Poveži ta stolpec s privzetim dejanjem zunanje vrste vsebine.

7. V razdelku Dodaj stolpec za prikaz vseh dodatnih polj kliknite » Izberi vsa polja « ali pa izberite eno ali več določenih imen polj, na primer »Imestranke« in »TelefonskaŠtevilka«.

Na vrh strani

Posodobitev stolpca zunanjih podatkov

1. Krmarite do SharePointovega mesta in se nato premaknite do seznama ali knjižnice.
2. Dodajte ali uredite element na seznamu ali v lastnostih knjižnice dokumentov.
3. V polju z besedilom stolpca zunanjih podatkov, na primer ime stranke, kliknite izbirnik zunanjih podatkovnih elementov.
   Avtor zunanje vrste vsebine mora določiti način delovanja izbirnika zunanjih podatkovnih elementov tako, da izbere ustrezno polje identitete in ustvari enega ali več filtrov, da lahko hitro poiščete pravilno vrednost. V nasprotnem primeru se za pomoč obrnite na avtorja zunanje vrste vsebine ali skrbnika.
4. V pogovornem oknu izberite ustrezen vnos, na primer Maja Zajc, in nato kliknite V redu.

Podatki so posodobljeni na zunanjem seznamu in v zunanjem viru podatkov.

Na vrh strani

Osveževanje stolpca zunanjih podatkov

Zaradi učinkovitosti delovanja so podatki v stolpcu zunanjih podatkov predpomnjeni v strežniku ali storitvi in morda ne bodo prikazane najnovejše vrednosti iz zunanjega podatkovnega sistema. Če želite zagotoviti, da so prikazani zunanji podatki posodobljeni, lahko osvežite stolpec zunanjih podatkov. Vendar pa bodite pri osveževanju previdni, saj lahko postopek traja dlje, odvisno od nastavitve zunanjih podatkov.

1. Krmarite do SharePointovega mesta in se nato premaknite do seznama ali knjižnice.
2. V glavi stolpca stolpca zunanjih podatkov kliknite Osveži.
3. Na strani »Osveži« se odločite, ali želite osvežiti le trenutno mapo ali trenutno mapo in vse njene podmape.
4. Kliknite V redu.

Na vrh strani