Ko uvozite podatke v Access, včasih izvorni podatki niso pravilno razdeljeni v povezane tabele. Če želite čim bolj izkoristiti Access, je treba podatke normalizirati – ločiti v različne tabele, vsaka o eni stvari, ki so povezane s ključnimi informacijami. Analizator tabel vam lahko pomaga pri tem kritičnem opravilu: na traku kliknite Orodja za zbirke podatkov in nato v skupini Analizirajkliknite Analiziraj tabelo. Čarovnik se začne in vas vodi skozi postopek.
Opomba
Informacije v tej temi veljajo le za Microsoft Accessovo namizno zbirko podatkov (.mdb ali .accdb).
1. Izvirna tabela
2. Tabele, ustvarjene z analizatorjem tabel
3. Poizvedba, ustvarjena z analizatorjem tabel
4. Iskalni seznam
Če ima Microsoft Accessova zbirka podatkov tabelo, ki vsebuje ponavljajoče se informacije v enem ali več poljih, uporabite analizator tabel, da razdelite podatke v povezane tabele, tako da lahko podatke shranite varneje in učinkoviteje. Ta postopek se imenuje normalizacija.
Analizator tabel razdeli eno tabelo, ki vsebuje ponavljajoče se informacije, v ločene tabele, v katerih je vsaka vrsta informacij shranjena samo enkrat. Zaradi tega je baza podatkov učinkovitejša in lažja za posodabljanje ter zmanjša njeno velikost. Ko čarovnik razdeli podatke, si lahko še vedno ogledate podatke in delate z njimi na enem mestu, tako da čarovnik ustvari poizvedbo.
Poizvedbo lahko uporabite za posodabljanje podatkov iz več tabel hkrati. Poizvedba ponuja tudi druge funkcije, ki prihranijo čas za povečanje natančnosti podatkov.
- Če spremenite polje, ki se ponovi v poizvedbi, se vsi zapisi s to vrednostjo samodejno posodobijo, ker dejansko posodabljate le eno polje v temeljni tabeli poizvedbe.
- Iz novih tabel poizvedba podeduje polja za iskanje, ki vam omogočajo, da spremenite vrednosti polj tako, da izberete vrednosti s seznama, namesto da bi morali pravilno vnašati vrednost. Seznam za iskanje poišče vrednosti iz temeljne tabele. Če ista vrednost velja za več kot en zapis, lahko zagotovite natančnost in doslednost tako, da vsakič izberete to vrednost s seznama.
- Obrazci in poročila, ki so prej temeljili na izvirni tabeli, bodo zdaj samodejno temeljili na poizvedbi, ker čarovnik poizvedbi dodeli ime izvirne tabele in tabelo preimenuje.
- Obstoječi obrazci in poročila, ki temeljijo na poizvedbi, bodo podedovali samodejne posodobitve polj. Novi obrazci in poročila bodo podedovali tudi sezname za iskanje.